Mötesprotokoll/Protokoll 2012-06-09

Det här är ett protokoll för Wikimedia Sverige. Vid frågor kontakta Mattias Blomgren.

Justerat:
Ordförande Ainali (diskussion) 10 juni 2012 kl. 10.51 (CEST)
Justeringsman Prolineserver (diskussion) 10 juni 2012 kl. 11.33 (CEST)

Tid

9 juni 11.00 på kontoret

Närvarande

Jan Ainali, Harald Andersson, Arild Vågen, Holger Motzkau, Bengt Oberger, Mattias Blomgren, Ylva Pettersson

INLEDNING

Mötets öppnande

• Mötet öppnades.

Val av mötesordförande

• Jan Ainali valdes.

Val av justeringsman

• Holger Motzkau valdes

Val av sekreterare

• Protokollet förs gemensamt på etherpad.

RAPPORTERING

Beslut tagna per capsulam sedan senaste mötet

• Beslut om att följa utskottets rekommendation för Gemenskapens projekt 2012 Bergslagssafari
• Beslut om att underteckna avsiktsförklaringen med Centralmuseernas samarbetsråd

Kansliets arbete

• Holger och Jan föredrog kort om kansliets arbete.

Status projekten

Innehållsdonationer

Avsiktsförklaring Centralmuseernas samarbetsråd

• Planering för workshops pågår.

Kulturskatter på nätet

• Vitboken har nu tryckts och distribueras på förfrågan.

Samemuseet Aitte

• Rapport finns på bloggen.

Teknikpool

Teknikutskottet har beslutat om inköp av:

• Ljudinspelningsutrustning Zoom H4n
• Bärbara datorer

Verkställda inköp:

• Ljudinspelningsutrustning Zoom H4n
• Stativ (Manfrotto) för systemkameran + väska (enligt tidigare styrelsebeslut)

Projekt drivna av gemenskapen

• Erfarenheter från Wiki takes Norrköping http://se.wikimedia.org/wiki/Projekt:Wiki_takes_Norrköping/Rapport_och_utvärdering

Referenslitteratur

Tre ansökningar på en gång.

• En bok beställd till Julle.
• En person ville avvakta.
• En person ville beställa men också köpa in en bättre kamera + OCR-program för att scanna böcker.
  • Hela den ansökan behandlas som ett gemenskapens projekt.
    • Beslut: Om utskottet rekmmenderar att det beviljas kan det genomföras genast.

Undersökningar

• Harald rapporterade. En på KTH där samtal skall hållas efter tentaperioden.
• Holger rapporterade om den tyska undersökningen. Ett telefonmöte kommer att hållas på onsdag.

Flygfoton

Harald har till slut fått respons från V nu, men det var inte mycket de skrev om motionen. Harald skall efter tisdag sätta sig och skriva (med Arilds hjälp) en motion och sedan gå direkt till den riksdagsmannen jag känner för S.

VERKSAMHETSPLANERING

Möjliggörande

Kansliets arbete

• Jakob presenterar ett förslag till en arbetstidsfördelning över de olika projekten för alla anställda till årsskiftet.
  • Styrelsen har gjort justeringar i det.
• Jakob presenterar en detaljerad arbetsplan med målsättningar fram till Wikimania.

Organisationsutveckling

Respolicy

• Beslut: Bengt arbetar fram ett underlag för en resepolicy för underlag till styrelsens nästa möte.

Arbetstid/Semester

• Beslut om policy för semester och arbetstid: Arbetstid för anställda

Kommunikation/Rapportering

• Diskussion: Ju mer föreningen växer och ju fler vi blir som gör saker desto viktigare är det att dokumentera vad som görs. Det är också av vikt för att blir mer professionella att vi inte gör dubbelarbete. Detta gäller alla projekt, anställda och styrelsen.
  • Beslut: Alla kontakter som kansliet och styrelsemedlemmar tar med externa parter skall redovisas i CRM-systemet. Detta finns på http://crm.wikimedia.se
  • Beslut: Jakob ska inkomma med en rapport om hur fundraisingarbetet hitills har gått senast sista juni.
  • Beslut: Före styrelsemöten ska en arbetsplan med prioriterade arbetsuppgifter för kommande månad lämnas till styrelsen. Den ska innehålla mål och nödvändiga resurser.
  • Beslut: En kvalitetsrapport av den detaljerade planen skall skrivas nästkommande månad.

Inköpspolicy

• Beslut: Alla anställda ska ha tillgång till ett eget kreditkort, kopplade till ett eget konto på banken.

Organizational best practices

• Beslut: Jakob skall till nästa styrelsemöte kartlägga vilka krav vi redan uppfyller, och föreslå åtgärder och rutiner som behöver anpassas/sättas upp.

Föreläsningar

• Diskussionspunkt. Det är viktigt att vi föreläser vid rätt tillfällen. Jan ska upprätta en lista på vilka frivilliga som kan genomföra sådana kvalitetssäkrade föreläsningar i föreningens namn. För att anställda ska åka bör det vägas mot genomslaget i förhållandet till föreningens mål. Jan tar fram en riktlinje för den värderingen.

Strategiarbete

• 25-26 augusti genomförs det första arbetsmötet. Första dagen öppen för alla medlemmar. En facilitator till det ska hittas.

Utbildning för styrelsen och anställda

• Diskussionspunkt.

Rapporter/erfarenhetsåterföring om genomförda projekt

• Diskussionspunkt. Vi har blivit sämre på rapportering på webbplatsen i takt med att verksamheten ökat. Det är viktigt att vi orkar med det.
• Beslut: Alla resor som görs betalda av föreningen ska summeras i en reserapport.
• Beslut: Bengt tar fram en mall för denna.

Informationsmaterial

Trycka verksamhetsrapport från 2011

• Beslut att inte trycka den.

Arbetskläder

• Diskussionspunkt. Konkreta förslag från styrelsemedlemmar välkomnas till nästa styrelsemöte.

Verksamhetsplan 2013

• Arbetsmöte för detta sker 22-23 september. Första dagen öppen för alla medlemmar.

Outreach

Nordiskt samarbete

Årsbok

• Bengt tar över projektledarrollen från Holger.

http://se.wikimedia.org/wiki/Verksamhetsplan_2012/Nordiskt_samarbete#Nordisk_Wikimedia-.C3.A5rsbok

FSCONS

• Diskussionspunkt.
  • Se projektutkast för 40 deltagare på meta under Nordic-temat.
  • Jämför även Lars Aronssons rapport fån Berlin, där han noterar svag förnyelse av deltagare, färre amatörer samt fortfarande mycket få kvinnor.
• Beslut: Flytta de överblivande pengarna från nordiskt samarbete till detta för allmänna stipendier.
• Beslut: Mattias översätter Call for participation och lägger på Wikipedia.

Kvalitet

Flygfoton

• Beslut: Vi tillfrågar Calle Eklund om han kan ta över projektledarskapet. Om inte så tar Jan över den rollen.

Innehållsdonationer

• Diskussion om att vi behöver arbeta fram en strategi om vi får väldigt mycket förfrågningar från GLAM-organisationer.
  • Beslut: Axel ansvarar för att ta fram ett beslutsunderlag till styrelsen för en sådan strategi till nästa styrelsemötet.
• Arild tar ett möte med Axel.
• Se även Verksamhetsplan 2012/Innehållsdonationer/Projektbeskrivning.

Wiki Loves Monuments

• Beslut: Tid tas från Axel till att jobba med detta.
• Beslut: Axel ska ta fram ett paket för att kunna göra lokala projekt enkelt, t.ex. med skolor.

Stöd till gemenskapen

• Diskussion om hur vi gör detta synligare på Wikipedia.

Teknikpoolen

• Styrelsen rekommenderar till Teknikkommittén att två lätta datorer köps in och att Teknikkommittén lämnar konkret önskan på märke/modell till föreningssekreteraren för inköp.
• Beslut om att köpa tio stycken specialtryckta vindskydd för mikrofoner.

Övrigt

Hallunda Bibliotek

• Harald skall på möte 14/6 angående wikipediadag på biblioteket till hösten under en temavecka om medborgare och internet. Förslag, skriv in det på denna sida.

Andra domännamn

• Vi köper http://wikifika.se.

AVSLUTNING

Nästa styrelsemöte

• Datum: 26 augusti.
• Tid: 10.00
• Plats: Kontoret.

Mötets avslutande

• Mötet avslutades.