För 30-40 år sedan gjorde jag många utvärderingar av It-system av denna typ, och jag lärde mig detta är lurigt. Upplägget ni börjar med måste ju till men sedan skulle jag föreslå ni funderar ett varv till på hela processen.
Jag lärde mig (från mina misstag) att när man letar efter funktioner och skall kryssa i har/har ej, så luras man ofta av potemkinkulisser, otroligt svaga lösningar. Det andra luriga var listan med krav. Den blev lätt förstörande för processen- att 8 OK kryss kan lätt tolkas som bättre än 6 men det kan skymma det väsentliga: kärnkraven som bara måste fungera väl.
I slutändan lärde jag mig av processen hur man anställer, som jag uppfattade är mer välfungerande:1 Gör en totalinventering och sålla snabbt fram 5-7 intressanta kandidater. 2 Gör en seriös utvärdering av dessa (främst på papper, men kan också kolla upp referenser) och välj ut 2-3 till "final". 3 Gör hands on arbete med finalkandidaterna (motsvarar intervjuer) 4 välj
Och egentligen tycker jag ni borde ha gått igenom punkt 1 till styrelsemötet i maj. Om det inte hinns med tycker jag ni skall nöja er med att komma till punkt 3 till mötet i augusti, och åtminstone dela upp processen ungefär enligt dessa steg. Tänk på hur ni gjorde vid rektryteringen av ny verksamhetschef, där avstämningen med styrelsen gjordes vid mycket väl valda tillfällen