Hej @Historiker @John Andersson (WMSE) Notera att det finns två öppna ärenden på phab:T207135 samt phab:T232202 som gjort att delar av 2018-rensingen inte kunde genomföras. Vi bör försöka lösa dessa så att de inte blockerar 2019-rensingen.
Diskussion:Integritetspolicy/Registerförteckning och rensningsrutiner
Hoppa till navigering
Hoppa till sök
phab:T232202 har åtgärdats. phab:T207135 är fortfarande öppen.
För Medlemsregister kom jag och Evelina fram till att en förtydligande kommentar skulle vara bra.
Jag föreslår att vi lägger till följande i Kommentarskolumnen efter den existerande kommentaren: "En medlem får alltså påminnelser i två år om att förnya medlemskapet innan hens information raderas."
Det förtydligandet innebär är att det är tydligt att en person vars sista år av medlemskap var 2017 kan rensas som en del av oktober 2019 rutinen. Vid den tidpunkten har personen fått påminnelser under 2018 och 2019 (inga fler påminnelser skickas ut under året).
Otydligheten som fanns innan var om personen skulle rensas först 2020, detta skulle innebära ett tredje år av påminnelser alternativt att personerna måste särskiljas för att inte få den påminnelsen (varpå syftet med att behålla dem ej tydligt uppfylls). Tekniskt sett löper lagringstiden ut 2020-01-01, alltså innan den 3:e omgången av påminnelser går ut men kalenderåret efter den rensning jag här föreslår.
Det låter bra.
Låter bra.
Jag vill bara kolla om syftet är att Rensningspolicyn för medlemsregistret är för de medlemmar som aktivt samtyckt? Dvs. för de som vi preliminärt importerat från CiviCrm (men som inte sedan blivit medlemmar) så sker rensningen tidigare (eftersom de inte samtyckt).
Per E-post_och_visitkort samlar vi in en hel drös med information för alla som får e-postadress. Detta register borde även listas. Förslag på rensningsrutin är året efter det att e-post/visitkort lämnats tillbaka.
FYI: Jag är inte säker på om det någonsin har skett. Jag har i alla fall aldrig stött på något sådant papper i pärmarna och snubblade över sidan av en slump. :-)
Och vi bör se över rutinen/listan: Varför krävs personnummer? Finns uppgifterna i äldre versioner, så bör dessa döljas.
Jag har skapat en ny version av E-post_och_visitkort i samma dokument som för de nya Riktlinjerna för e-post. I denna har jag även skrivit in den rad som ska in i Rensningspolicyn.
Jag har omformulerat den så att den är tillämpbar både för frivilliga, förtroendevalda samt anställda. För anställda blir avtalsbiten en bilaga till anställningsavtalet, för övriga blir det det dokument som intygar att de ska efterleva de nya Riktlinjerna för e-post.
Kommentera gärna direkt i det dokumentet.
Syftet med denna ändring är att göra det tydligare vad sin ska rensas i Oktober samt att underlätta i själva rensningen.
Genom att knyta rensningen till det som löpt/löper ut under det aktuella kalenderåret betyder det att vi kan genomföra rensningen utifrån den årsstruktur vi har (mappar och årsbaserade listor) utan att behöva oroa oss för när under året en persondatapost löpte ut.
För en löptid på 3 år innebär det att de rensade posterna i praktiken är mellan 2år+2mån och 3år+10mån gamla.
Notera att detta kan kräva att vi ökar några av löptiderna så att vi inte raderar något två månader innan lagen tillåter det.
Det slog mig idag att ofullständiga medlemskapsansökningar sparas i två år per den aktuella skrivningen. Är det rimligt eller borde det vara kortare tid?
Mitt förslag är 2 månader, samma som mitt förslag (på T189098) för minderåriga vilka saknar samtycke.
ping @John Andersson (WMSE)@Historiker på denna då den är aktuell för att kunna spika den länkade rutinen samt blir aktuell i samband med Oktoberrensningen.
Ditt förslag är rimligt. Vi bör naturligtvis försöka att få ansökningarna fullständiga.
Tack. Då kompletterar jag med det
Denna innehåller fortfarande ett X. Är denna möjligen relaterad till skatteregler?
Jag avvaktar att få information om lämplig rensningstid. Frågan är uppe på jobbet och HR-avdelningen skall enligt uppgift ha tagit fram ett förslag, men jag har inte sett det än.
Ser att detta kompletterats. Märker som löst
Behöver man lägga till att eventuella målsmansmedgivanden (och eventuella andra fysiska medgivanden) rensas ut i samband med att det data de behandlar rensas ut?
Det är lämpligt.
Gjort Special:Diff/71465
Här står det: "Rensas om inget utskick har gjorts på tre år." Men vi gör inga utskick utifrån den listan så en formulering i stil med "Rensas om ingen interaktion har skett på tre år". Dvs. en volontär 2016 rensas 2019 om hen inte har varit volontär under 2017 eller 2018 (eller tidigare på året 2019).
Bra förslag. Jag har ändrat.
Det finns inga äldre ämnen