Diskussion:Utredning om nytt löne- och ekonomisystem

Hoppa till navigering Hoppa till sök

Om denna diskussion

Inte redigerbar

Några viktiga punkter

2
Anna Troberg (WMSE) (diskussionbidrag)

Här är några punkter som jag förutom grundläggande funktionalitet vill lyfta fram som extra viktiga:

Ett välkänt system som många som jobbar med ekonomi på olika nivåer känner till. Det är farligt att ha ett system som bara en eller två personer kan hantera till fullo. Det försvårar också möjligheten att vid behov hitta ny ekonomipersonal och/eller bokföringsbyrå. Det kostar också extra, då det innebär att tex revisorer måste lägga ner tid på att förstå systemet.

Ett användarvänligt system. Det ska vara så överskådligt och lätt att använda som möjligt. Det spar tid, frustration och i förlängningen även pengar.

Ett snabbt system. I det nuvarande systemet är laddtiderna inte sällan väldigt långa. Det tar till exempel orimligt mycket tid för personalen att tidsrapportera.

Goda möjligheter att snabbt plocka ut ekonomiska rapporter av olika slag.

Bra och tillgänglig support. Det är viktigt att det finns support att tillgå när man stöter på eventuella problem. Det är både frustrerande, tidskrävande och kostsamt att inte ha tillgång till kontinuerlig support.

Så många automatiska kopplingar som möjligt, tex till banker. Det tar tid att sitta och skicka filer fram och tillbaka manuellt.

Integrerad lönehantering. Precis som i punkten ovan, så spar man tid om saker och ting finns integrerat och inte kräver alltför mycket manuell handpåläggning i form av filflyttningar hit och dit.

Historiker (diskussionbidrag)

Jag håller med dig i synpunkterna. Om man väljer något av de systemen som listats, så tror jag att man kommer att uppfylla kravet på att många som arbetar med ekonomi kan hantera och känner till systemet. Det kan naturligtvis variera, framför allt kan erfarenheten vara lägre om man väljer någon av de moderna molntjänsterna. Beträffande support, så har jag nu lagt till ett icke-funktionellt krav om att leverantören skall tillhandahålla support - vi får värdera hur viktigt vi tycker det är.

Anders Wennersten (diskussionbidrag)

För 30-40 år sedan gjorde jag många utvärderingar av It-system av denna typ, och jag lärde mig detta är lurigt. Upplägget ni börjar med måste ju till men sedan skulle jag föreslå ni funderar ett varv till på hela processen.

Jag lärde mig (från mina misstag) att när man letar efter funktioner och skall kryssa i har/har ej, så luras man ofta av potemkinkulisser, otroligt svaga lösningar. Det andra luriga var listan med krav. Den blev lätt förstörande för processen- att 8 OK kryss kan lätt tolkas som bättre än 6 men det kan skymma det väsentliga: kärnkraven som bara måste fungera väl.

I slutändan lärde jag mig av processen hur man anställer, som jag uppfattade är mer välfungerande:1 Gör en totalinventering och sålla snabbt fram 5-7 intressanta kandidater. 2 Gör en seriös utvärdering av dessa (främst på papper, men kan också kolla upp referenser) och välj ut 2-3 till "final". 3 Gör hands on arbete med finalkandidaterna (motsvarar intervjuer) 4 välj

Och egentligen tycker jag ni borde ha gått igenom punkt 1 till styrelsemötet i maj. Om det inte hinns med tycker jag ni skall nöja er med att komma till punkt 3 till mötet i augusti, och åtminstone dela upp processen ungefär enligt dessa steg. Tänk på hur ni gjorde vid rektryteringen av ny verksamhetschef, där avstämningen med styrelsen gjordes vid mycket väl valda tillfällen

Historiker (diskussionbidrag)

Tack för dina synpunkter, Andes! Jag håller med om att det kan vara lurigt att enbart räkna kryss, och det är möjligt att den metod jag skissat på längst ner är lite väl detaljerad och ger sken av för vetenskaplig bedömning; jag kommer att fundera vidare på det. Dock anser jag att man bör lista vilka krav man har, för att veta hur omfattande system man har behov av. Det är onödigt att köpa system med funktioner, som man inte har behov. Dock skall man komma ihåg att moderna system ofta är byggda i moduler, som gör att de kan utökas efter hand som behov uppstår.

Som du ser har jag listat upp ett antal system, som finns på marknaden, vilket är underlag för den inventering du efterfrågar. Redan nu har jag en uppfattning av vilka som kan vara värda att gå vidare med, men kommer att titta närmare på det fram till styrelsemötet i maj.

Anders Wennersten (diskussionbidrag)

Låter bra. Och jag hoppas du till majmötet kan komma till ett förlag som beslutas om, över de ni skall titta närmare på, ett begränsat antal. Jag är övertygad din "känsla" räcker långt för att få fram semifinalkandidaterna, och att de få, Holger och Anna, som kan ha synpunkter kan föra fram de före styrelsemötet

Matchning mot projektbudgetar

2
John Andersson (WMSE) (diskussionbidrag)

Det vore väldigt, väldigt värdefullt om det automagiskt gick att få utdrag från bokföringssystemet i det format som ska rapporteras till externa finansiärer (ex. att delen "icke-personal" går att få uppdelat i ex. trycksaker, resor, konsulter m.m. i enlighet med ansökningen).

Rent praktiskt antar jag att det skulle behöva matchas i början av projektet samt att enskilda kostnader markeras upp på något sätt, men det skulle spara tid senare och även göra att vi som är projektledare hela tiden har en bättre överblick.

Historiker (diskussionbidrag)
Det finns inga äldre ämnen