Ekonomiska rutiner/Autogiro

Registrera nytt medgivande

• när autogiromedgivandet kommer in registreras den med ingångsstämpel och diarieförs
• digital kopia sparas i /Dropbox/Ekonomi/2016/Bankgiro/aktiva medgivanden
• dokument /Dropbox/Ekonomi/2016/Bankgiro/autogiro.ods uppdateras
• i CiviCRM: sök upp rätt kontakt
• om epostadress saknas: lägg till den, avstäm postadress.
• klicka på "Administrera Autogiro"
• fyll i uppgifterna
  • som startdatum använd datum när medgivandet undertecknades.
• klicka på fortsätt
• bifoga skannad autogiromedgivande
• spara

Betalning av medlemskap och/eller donation

• Lägg upp medlemsavgift enligt Bokning av medlemskap och/eller donation som vanligt i CiviCRM, med receipt date idag, och receive date sista bankdag i månaden (OBS: blir det en röd dag så dras pengar först månaden efter...), dock minst 10 dagar i mellan. För framtida månatliga eller kvartalsvisa donationer används den första dagen i månaden som receipt date och sista bankdag som receive_date. Autogiros regler kräver att man informerar betalaren 10 dagar i förväg om en betalning, detta kan dock ske t.ex. en gång per år med ett betalningsschema.
• Använd betalningsstatus "in progress" (pågår) (ändras automatiskt till vilande när betalningsfilen har skickats till banken), samt betalninstrument girokonto.
• skicka ett mail till betalaren att vi kommer dra pengar. Mailet behöver inte skickas när det är en ny betalare som precis fick ett bekräftelse att pengarna dras i slutet av månaden.
• uppdatera /Dropbox/Ekonomi/2016/Autogiro/autogiro.ods till det datum där alla betalningar har registrerats.
• följ instruktion under 'exportera transaktionsfiler'
• markera i månadens checklista att det är klart

Exportera transaktionsfiler

• gå till https://www.wikimedia.se/sv/wmse/tasks/bankgirot/autogiro
• markera alla nya kontakter ELLER alla nya betalningar
• klicka på "exportera"
• markera alla, fortsätt
• datafilen till banken har nu skapats. Ladda ned filen, spara i Dropbox.
• logga in till Swedbank med Firefox, klicka på Betala/överföra, filöverföring.
• Ladda upp filen.
• Signera filen.
• Kontrasignera filen.

Importera transaktionsfiler

• ladda hem transaktionsfiler från Internetbanken
• gå till https://www.wikimedia.se/sv/wmse/tasks/bankgirot
• välj fil, ladda upp BgMax-fil. Filerna sorteras automatiskt efter typ.
• I rubrik medgivande (behörighet...), välj process (eller gå direkt till https://www.wikimedia.se/sv/wmse/tasks/bankgirot/autogiro/permission)
• välj fil att importera, fortsätt
• kontrollera uppgifter, fortsätt
• filen tas automatiskt bort från listan.
• Skicka ut bekräftelsebrev till nya betalare.

Hej!

Vi har mottagit ditt autogiromedgivande och har aktiverad autogirobetalningen för dig. Vi kommer dra ditt medlemsavgift i slutet av månaden.

Tack för att du stödjer föreningen!

Hälsningar,
Holger Motzkau