Ekonomiska rutiner/Autogiro
Utseende
Denna sida behöver uppdateras. Se eventuellt diskussionssidan för mer information. |
Registrera nytt medgivande
- när autogiromedgivandet kommer in registreras den med ingångsstämpel och diarieförs
- digital kopia sparas i /Dropbox/Ekonomi/2016/Bankgiro/aktiva medgivanden
- dokument /Dropbox/Ekonomi/2016/Bankgiro/autogiro.ods uppdateras
- i CiviCRM: sök upp rätt kontakt
- om epostadress saknas: lägg till den, avstäm postadress.
- klicka på "Administrera Autogiro"
- fyll i uppgifterna
- som startdatum använd datum när medgivandet undertecknades.
- klicka på fortsätt
- bifoga skannad autogiromedgivande
- spara
Betalning av medlemskap och/eller donation
- Lägg upp medlemsavgift enligt Bokning av medlemskap och/eller donation som vanligt i CiviCRM, med receipt date idag, och receive date sista bankdag i månaden (OBS: blir det en röd dag så dras pengar först månaden efter...), dock minst 10 dagar i mellan. För framtida månatliga eller kvartalsvisa donationer används den första dagen i månaden som receipt date och sista bankdag som receive_date. Autogiros regler kräver att man informerar betalaren 10 dagar i förväg om en betalning, detta kan dock ske t.ex. en gång per år med ett betalningsschema.
- Använd betalningsstatus "in progress" (pågår) (ändras automatiskt till vilande när betalningsfilen har skickats till banken), samt betalninstrument girokonto.
- skicka ett mail till betalaren att vi kommer dra pengar. Mailet behöver inte skickas när det är en ny betalare som precis fick ett bekräftelse att pengarna dras i slutet av månaden.
- uppdatera /Dropbox/Ekonomi/2016/Autogiro/autogiro.ods till det datum där alla betalningar har registrerats.
- följ instruktion under 'exportera transaktionsfiler'
- markera i månadens checklista att det är klart
Exportera transaktionsfiler
- gå till https://www.wikimedia.se/sv/wmse/tasks/bankgirot/autogiro
- markera alla nya kontakter ELLER alla nya betalningar
- klicka på "exportera"
- markera alla, fortsätt
- datafilen till banken har nu skapats. Ladda ned filen, spara i Dropbox.
- logga in till Swedbank med Firefox, klicka på Betala/överföra, filöverföring.
- Ladda upp filen.
- Signera filen.
- Kontrasignera filen.
Importera transaktionsfiler
- ladda hem transaktionsfiler från Internetbanken
- gå till https://www.wikimedia.se/sv/wmse/tasks/bankgirot
- välj fil, ladda upp BgMax-fil. Filerna sorteras automatiskt efter typ.
- I rubrik medgivande (behörighet...), välj process (eller gå direkt till https://www.wikimedia.se/sv/wmse/tasks/bankgirot/autogiro/permission)
- välj fil att importera, fortsätt
- kontrollera uppgifter, fortsätt
- filen tas automatiskt bort från listan.
- Skicka ut bekräftelsebrev till nya betalare.
Hej! Vi har mottagit ditt autogiromedgivande och har aktiverad autogirobetalningen för dig. Vi kommer dra ditt medlemsavgift i slutet av månaden. Tack för att du stödjer föreningen! Hälsningar, Holger Motzkau