Ekonomiska rutiner/avstämningar

Vissa konton behöver regelbundet stämmas av, vanligtvis en gång efter månadens utgång.

Swedbank / kreditkort

Konton i Swedbank kan stämmas av halvautomatiskt med elektroniska kontoutdrag från internetbanken. De första stegen, att hämta kontoutdrag och att importera, behövs bara en gång för varje period.

Att hämta elektroniska kontoutdrag

• I internetbanken: öppna ett konto/transaktionslista och klicka på "Beställa rapporter"
• Välj konto, klick på "Byt konto"
• Markera "Transaktionsrapport", ange datum "201x-01-01" till dagens datum.
• Klick på "Beställ"
• Repetera det för samtliga konton som vi har i Swedbank.
• Gå till "Beställda rapporter"
• Hämta ut rapporterna som txt-fil. Kom ihåg vilken fil som tillhör vilket konto, t.ex. genom att benämna hämtade filer "Transaktionsrapport (kontonummer).txt" OBS! Txt-filen kommer laddas till civiCRM bara om namnet börjar på "Transaktionsrapport ... .txt". Om namnet inte är i detta format kommer filen inte laddas upp.

Att importera kontoutdrag

• I Drupal, gå till Uppgifter -> Reconciliation Swedbank
• Reconciliation file: välj filen du precis har laddat ned.
• Reconciliation account: välj tillhörande payment instrument i civiCRM. OBS: dubbelkolla gärna, det är lite krångligt om kontoutdragen matchas mot fel konto här.
• Klicka på Ladda upp.

Att stämma av konton

• I civiCRM, gå till Uppgifter -> Reconciliation Swedbank
• I listan Tillgängliga filer: Välj konton du vill stämma av.
• Klicka på load.
• Avstämningen laddas. Den har 6 kolumner:
  • Datum
  • Balans i kontoutdraget
  • Balans i civiCRM
  • Är den identiskt?
  • Ifall de är inte identiska: transaktioner på Swedbank under dagen
  • Ifall de är inte identiska: bokförda transaktioner under dagen
• De vanligaste felet är fel datum på transaktioner. Öppna transaktionen genom att klicka på det tiosiffriga ID-numret i höger spalten (right click > "öppna länk i ny flick"), rätta receive date, spara och stäng contribution fönster, ladda om original avstämmningen i sitt fönster. Det felet borde vara borta.
• Vid felaktiga belopp: Undersök varför beloppet är fel, kolla verifikationen. Har fel belopp utbetalats fundera på hur det kan fixas. Är det en utlandsbetalning är beloppet i bokföringen preliminärt och skulle ha anpassats när transaktionen blev klar. Fixa det (OBS: Vid ombokningar och utlägg kan det beröra flera transaktioner).
• Saknas en transaktion helt i bokföringen eller på bankkonton? Det är vanligtvis på fel konto eller fel datum, leta efter det. En annan vanlig orsak är avgifter vid utlandsbetalningar som har inte bokförts. Om det saknas en bankgirotinbetalning ska det importeras genom bankgiro-modulen.

Övriga kontroller

Bäst att titta på när alla andra punkter är klara. Lättast att hitta under "Sammanfattning" i "Full Audit".

• Öppna kontot i audit/full. Gå igenom transaktionslistan och kontrollera att:
  • Rätt verifikat är bifogat
  • Att category och projekt är någonting rimligt
  • Att source (kort beskrivningstext) är tydlig och enligt rutin (t.ex. innehåller)
  • Att det inte finns någon transaktion som pågår, är vilande eller planerad kvar. (Det här radet är viktigast vid kvartal-slutet).

Payson

• Logga in på Payson
• Klicka på "Exportera historik", "Exportera"
• Spara filen i Dropbox
• Öppna filen
• Använd modulen: Uppgifter > Reconciliation Payson.
• Jämför posterna. Varje post i Paysons kontoutdrag blir oftast flera poster i bokföringen, framför allt eftersom Paysons avgift bokförs som ett eget post, men också eftersom vissa betalningar delas upp, t.ex. en medlemsavgift och en donation.
• Saknas en Payson-avgift går in i Uppgifter -> Payson, och skapa de automatiska. Om de inte skapas automatiskt är någonting fel i själva betalningen som orsakar avgiften. Klicka på länken nedan för att skapa Payson-avgift automatiskt. https://www.wikimedia.se/sv/wmse/tasks/payson
• OBS: Kontrollera varje enda betalning mot kontoutdrag. Normalt ska de flesta Paysonbetalningar bokförs automatiskt, men det kan händer att det inte görs pga manuella inbetalningar. Eftersom de flesta inbetalningar är exakt 100kr är det därför lätt att en inbetalning missades.

iZettle

• Hämta avstämningsunderlaget för iZettle från iZettle:s sida, spara underlaget.
• Kontrollera att avstämningsunderlaget från iZettle överensstämmer med det som finns bokfört i civiCRM.

Marginalen

• Hämta kontoutdraget, spara underlaget.

(Alltid finns: Dropbox > Ekonomi > 2015 > Diarie)

• Kontrollera att avstämningsunderlaget från Marginalen överensstämmer med det som finns bokfört i civiCRM.
• Vid slutet av kvartalet, räkna ut upplupna räntor

Landshypotek

• Hämta kontoutdraget, spara underlaget.
• Kontrollera att avstämningsunderlaget från Landshypotek överensstämmer med det som finns bokfört i civiCRM.
• Vid slutet av kvartalet, räkna ut upplupna räntor

Handkassa

• Räkna kontanterna och avstäm mot kassaboken.
• Avstäm varje post i kassaboken i de senaste 2 månader mot "3: Handkassa". Kontrollera att slutsaldon överensstämmer.

Skattekonto

• För avstämningen används avstämningsmodulen.

(Kan hitta den: civiCRM > Uppgifter > "Reconciliation Skattekonto")

• Hämta skattekontoutdrag från Skatteverkets hemsida och importera i modulen.
• Ladda avstämningen.
• OBS:
  • För räntor och skatt/avgift ska receipt_date och receive_date vara identiska.
  • Vid ombokning från girokonto till skattekonto tas pengarna normalt dock några dagar tidigare från girokontot än de dyker upp på skattekontot. I detta fall ska receive_date från Swedbanks transaktionslista (under "Reconciliation Swedbank) för girokontot användas även vid skattekontots contributions (båda 2, + och - ), medan receipt_date på både contributions är datumet från Skatteverkets kontoutdrag (titta på samma contribution under "Reconciliation Skattekonto).
  • (Man känner igen en omboking om "source" börjar på, till exempel, "Transfer" o "Inbetalning". Ombokningar har också 2 sidor på "view contribution".)

  InvoiceID Använd

  SKV:ÅÅÅÅ(MM):<Löpnummer>

• Example: SKV:2015(12):1 Ränta / SKV:2015(12):1 Avgift.

Interna konton/utlägg

• detta punkt gäller betalninstrument '7: Intern' och '8: Utlägg' samt contribution types '9010 Interna ombokningar' och '9020 Utlägg'.
• på dessa ska slutsaldo på alla transaktioner varje dag vara noll.
• till hjälp kan en avstämningsmodul användas.
• Om det inte står ok på en rad, undersök varför.
• Rader som är röda har inte statusen Klar, vilket de borde ha om datumet har passerats.

Fordringar och skulder

• Stämma av varje kvartal
• Under https://www.wikimedia.se/sv/wmse/audit/current välj period 1 januari till sista dag där avstämningen ska ske, t.ex. 31 mars.
• Du går in i Audit flex och väljer respektive månad/kvartal: då hittar du de längst ned mellan "26: Marginalen Sparkonto"  och  "Sammanfattning."
• Särskild intressanta är punkterna E-H, punkterna A-D är förra årets saker och får inte längre att ändras.
• Contributions markerade med in progress och planerad: undersöka varför de inte är avslutade i civicrm. Avstäm med t.ex. kontoutdrag etc. om de kan avslutas, eller varför transaktionen inte har genomförts än. Kontrollera också att den inte har lagts in dubbelt (dvs. en liknande är avslutad) samt att den inte påverkar tidigare genomförd avstämning av andra likvidkonton. Om du är klar med punkten ska det inte finnas contributions med in progress eller planerad kvar.
• För contributions i vilande: Kontrollera om fordran är fortfarande aktuell eller om den har bara inte registrerats som inkommen eller registrerats som en ny contribution. Om det är en hård fordran vi har, t.ex. ställd faktura, påminna betalaren. Ifall att det är en donation eller medlemsavgift: Skicka en vänlig påminnelse, alternativt avbryta den om det är osannolikt att den kommer betalas. Vilande betalningar kan (i skillnad till in progress och planerad) finnas kvar efter avstämningen.
• För varje post som är i status klar kontrollera att det verkligen har varit en fordran/skuld/förutbetald intäkt/kostnad etc. per 31 mars
• För övrigt så går det bra att lägga in kommentarer i notes-fält för att anteckna saker.