Integritetspolicy/Rensningsprotokoll/Rensningsprotokoll 2020
<< 2019
- Allmän not
- 2020-12-14: På grund av projektansökningar och andra åtaganden senarelades årets Intgritetsgallring från oktober till december. Inför 2020 års rensning fanns det fortfarande en stor backlogg av dokument att rensa under rubriken Allmän gallring, främst i de icke projektrelaterade mapparna. Till största del handlar det om dokument från 2011–2016 som skulle gallras tillsammans med de dokument (från 2017) som var aktuella i år. Vi förväntar oss inte att denna backlogg ska kunna hanteras under den aktuella gallringen men kommer istället att schemalägga insatser kring denna under 2021.
- 2021-02-26: Rensning av projektmapparna på Drive slutfördes.
- 2021-03-05: Samtliga dokument som var aktuella för i år (från 2017) har gallrats. Som förväntat kvarstår en del av backloggen under Allmän gallring, denna består av dokument från 2011–2016 under Ekonomi och Kontor. Storleken på backloggen har dock minskats avsevärt under den aktuella gallringen. Gallringen av backloggen kommer att ske löpande under året (2021).
| Typ | Åtgärd(er) | Notering |
| Donationsregister |  Säkerställ att inga strödokument påträffas
|
|
| Rensa sammanställningen
|
Ingen sammanställning finns före 2019 | |
| Rensa utdrag från betalningstjänster
|
Ingen data finns före 2019 | |
| Rensa skickade tack
|
Inga tack finns före 2019 | |
| Rensa spärrlistan
|
Inga spärrningar finns före 2019 | |
 Övrig (kräver notering)
|
||
| Bokföring | Fortnox rensad
|
Ingen relevant bokföring i Fortnox före 2017 |
| Fysiska pärmar rensade
|
Se nedan | |
| Övrig (kräver notering)
|
Bokföringen i CiviCRM (2007–2016) rensas i sin helhet 2024 (tillsammans med tillhörande papperskopior) | |
| Medlemsregister | Utdaterade medlemskap har raderats
|
|
| Fysiska dokument relaterade till rensade medlemskap har destruerats
|
||
| Säkerställ att inga utlöpta offulbordade medlemskap påträffas.
|
3 medlemsansökningar som redan skulle varit borttagna påträffades och raderades. | |
| Övrig (kräver notering)
|
En tillfällig fil med personuppgifter för sms-påminnelser påträffades och raderades. | |
| Volontärregister | Säkerställ att inga volontärer utan medgivande har påträffats
|
|
| Senast aktiv uppdaterat för samtliga med aktivitet under året
|
||
| Volontärer med mer än 3 år sedan senaste medgivande eller volontärinsats har kontaktats med fråga om förnyat medgivande
|
Inga volontärer finns i registret från före 2019. | |
| Volontärer med mer än 3 år sedan senaste medgivande eller volontärinsats som inte har bekräftat förnyat medgivande har raderats.
|
Inga volontärer finns i registret från före 2019. | |
| Övrig (kräver notering)
|
||
| E-postlistor | Kontaktlistor som ej använts på 3 år har tömts
|
|
| Kontakter som ej kontaktats på 3 år har raderats
|
||
| Övrig (kräver notering)
|
||
| Webbstatistik | Bekräfta att inställningarna i Matomo respekterar vår policy
|
|
| Bekräfta att ingen serverbackup med äldre rådata finns på Bahnhof
|
Den äldsta påträffade backupen var från 2019-09-18, denna backup har raderats. Då backupen är från före driftsättningen av Matomo (2019-10-02) innehöll den ingen persondata. | |
| Övrig (kräver notering)
|
||
| Kontaktförfrågningar | Inkomna kontaktförfrågningar rensade
|
|
| Övrig (kräver notering)
|
||
| Listor för uppföljning av verksamhetsmål | Stöd till Gemenskapen har rensats
|
|
| Volontärer har rensats
|
||
| Listor i kommentar har rensats
|
||
| Övrig (kräver notering)
|
||
| Presslistor | Rensa onåbara kontakter i Mynewsdesk
|
|
| Rensa avregistrerade kontakter i Mynewsdesk
|
||
| Säkerställ att enbart tjänsteadresser används.
|
||
| Övrig (kräver notering)
|
||
| Inbjudningslistor | Övrig (kräver notering)
|
Rensade som en del av Allmän gallring samt E-postlistor |
| Ansökningshandlingar | Bekräfta att utlysta ansökningar på Drive:Chefer/Jobbansökningar har rensats
|
Då rensningsrutinen först fastställdes detta år påträffades 3 äldre ansökningar som raderades. |
| Bekräfta att spontanansökningar på Drive:Chefer/Jobbansökningar har rensats
|
Då rensningsrutinen först fastställdes detta år påträffades 5 äldre ansökningar som raderades. | |
| Bekräfta att inkomna handlingar har rensats ut mailkorg(ar)
|
||
| Övrig (kräver notering)
|
||
| Personaluppgifter | Övrig (kräver notering)
|
Inga före detta anställda omfattas ännu. Se phab:T207135 för öppen fråga om Prao och praktikanter. |
| Anhöriga för anställda | Säkerställ att ingen före detta anställd återfinns
|
|
| Övrig (kräver notering)
|
||
| Utlåningsregister | Säkerställt att inga dokument finns för tidigare år.
|
|
| Säkerställt att inga dokument finns för innevarande kalenderår för ej pågående lån.
|
||
| Säkerställt att inga dokument finns kvar i mailkorg/på mobil
|
||
| Övrig (kräver notering)
|
||
| Allmän gallring | Projekt
|
Slutfördes 2021-02-26 |
| Ekonomi
|
En backlogg kvarstår för dokument från 2012 samt 2014–2016. | |
| Ansökningar
|
Slutförd 2021-01-19 | |
| Kontor
|
En backlogg kvarstår för dokument från 2011–2016. | |
| Mallar
|
Slutfördes 2021-02-26 | |
| Övrig (kräver notering)
|
|