Integritetspolicy/Rensningsprotokoll/Rensningsprotokoll 2020

<< 2019

Allmän not

2020-12-14: På grund av projektansökningar och andra åtaganden senarelades årets Intgritetsgallring från oktober till december. Inför 2020 års rensning fanns det fortfarande en stor backlogg av dokument att rensa under rubriken Allmän gallring, främst i de icke projektrelaterade mapparna. Till största del handlar det om dokument från 2011–2016 som skulle gallras tillsammans med de dokument (från 2017) som var aktuella i år. Vi förväntar oss inte att denna backlogg ska kunna hanteras under den aktuella gallringen men kommer istället att schemalägga insatser kring denna under 2021.

2021-02-26: Rensning av projektmapparna på Drive slutfördes.

2021-03-05: Samtliga dokument som var aktuella för i år (från 2017) har gallrats. Som förväntat kvarstår en del av backloggen under Allmän gallring, denna består av dokument från 2011–2016 under Ekonomi och Kontor. Storleken på backloggen har dock minskats avsevärt under den aktuella gallringen. Gallringen av backloggen kommer att ske löpande under året (2021).

Typ	Åtgärd(er)	Notering
Donationsregister	Säkerställ att inga strödokument påträffas
	Rensa sammanställningen	Ingen sammanställning finns före 2019
	Rensa utdrag från betalningstjänster	Ingen data finns före 2019
	Rensa skickade tack	Inga tack finns före 2019
	Rensa spärrlistan	Inga spärrningar finns före 2019
	Övrig (kräver notering)
Bokföring	Fortnox rensad	Ingen relevant bokföring i Fortnox före 2017
	Fysiska pärmar rensade	Se nedan
	Övrig (kräver notering)	Bokföringen i CiviCRM (2007–2016) rensas i sin helhet 2024 (tillsammans med tillhörande papperskopior)
Medlemsregister	Utdaterade medlemskap har raderats
	Fysiska dokument relaterade till rensade medlemskap har destruerats
	Säkerställ att inga utlöpta offulbordade medlemskap påträffas.	3 medlemsansökningar som redan skulle varit borttagna påträffades och raderades.
	Övrig (kräver notering)	En tillfällig fil med personuppgifter för sms-påminnelser påträffades och raderades.
Volontärregister	Säkerställ att inga volontärer utan medgivande har påträffats
	Senast aktiv uppdaterat för samtliga med aktivitet under året
	Volontärer med mer än 3 år sedan senaste medgivande eller volontärinsats har kontaktats med fråga om förnyat medgivande	Inga volontärer finns i registret från före 2019.
	Volontärer med mer än 3 år sedan senaste medgivande eller volontärinsats som inte har bekräftat förnyat medgivande har raderats.	Inga volontärer finns i registret från före 2019.
	Övrig (kräver notering)
E-postlistor	Kontaktlistor som ej använts på 3 år har tömts
	Kontakter som ej kontaktats på 3 år har raderats
	Övrig (kräver notering)
Webbstatistik	Bekräfta att inställningarna i Matomo respekterar vår policy
	Bekräfta att ingen serverbackup med äldre rådata finns på Bahnhof	Den äldsta påträffade backupen var från 2019-09-18, denna backup har raderats. Då backupen är från före driftsättningen av Matomo (2019-10-02) innehöll den ingen persondata.
	Övrig (kräver notering)
Kontaktförfrågningar	Inkomna kontaktförfrågningar rensade
	Övrig (kräver notering)
Listor för uppföljning av verksamhetsmål	Stöd till Gemenskapen har rensats
	Volontärer har rensats
	Listor i kommentar har rensats
	Övrig (kräver notering)
Presslistor	Rensa onåbara kontakter i Mynewsdesk
	Rensa avregistrerade kontakter i Mynewsdesk
	Säkerställ att enbart tjänsteadresser används.
	Övrig (kräver notering)
Inbjudningslistor	Övrig (kräver notering)	Rensade som en del av Allmän gallring samt E-postlistor
Ansökningshandlingar	Bekräfta att utlysta ansökningar på Drive:Chefer/Jobbansökningar har rensats	Då rensningsrutinen först fastställdes detta år påträffades 3 äldre ansökningar som raderades.
	Bekräfta att spontanansökningar på Drive:Chefer/Jobbansökningar har rensats	Då rensningsrutinen först fastställdes detta år påträffades 5 äldre ansökningar som raderades.
	Bekräfta att inkomna handlingar har rensats ut mailkorg(ar)
	Övrig (kräver notering)
Personaluppgifter	Övrig (kräver notering)	Inga före detta anställda omfattas ännu. Se phab:T207135 för öppen fråga om Prao och praktikanter.
Anhöriga för anställda	Säkerställ att ingen före detta anställd återfinns
	Övrig (kräver notering)
Utlåningsregister	Säkerställt att inga dokument finns för tidigare år.
	Säkerställt att inga dokument finns för innevarande kalenderår för ej pågående lån.
	Säkerställt att inga dokument finns kvar i mailkorg/på mobil
	Övrig (kräver notering)
Allmän gallring	Projekt	Slutfördes 2021-02-26
	Ekonomi	En backlogg kvarstår för dokument från 2012 samt 2014–2016.
	Ansökningar	Slutförd 2021-01-19
	Kontor	En backlogg kvarstår för dokument från 2011–2016.
	Mallar	Slutfördes 2021-02-26
	Övrig (kräver notering)	Två orensade projektmappar från 2016 har påträffats och rensats. Dessa missades under 2019 års rensning då de ingick i en större mängd dokument som arkiverats i samband med en avslutad anställning. Bergrummet har rensats och relevanta filer förts över till projektmappar