Integritetspolicy/Rensningsprotokoll/Rensningsprotokoll 2020

Från Wikimedia
Hoppa till navigering Hoppa till sök
<< 2019
Allmän not
2020-12-14: På grund av projektansökningar och andra åtaganden senarelades årets Intgritetsgallring från oktober till december. Inför 2020 års rensning fanns det fortfarande en stor backlogg av dokument att rensa under rubriken Allmän gallring, främst i de icke projektrelaterade mapparna. Till största del handlar det om dokument från 2011—2016 som skulle gallras tillsammans med de dokument (från 2017) som var aktuella i år. Vi förväntar oss inte att denna backlogg ska kunna hanteras under den aktuella gallringen men kommer istället att schemalägga insatser kring denna under 2021.
2021-02-26: Rensning av projektmapparna på Drive slutfördes.
2021-03-05: Samtliga dokument som var aktuella för i år (från 2017) har gallrats. Som förväntat kvarstår en del av backloggen under Allmän gallring, denna består av dokument från 2011—2016 under Ekonomi och Kontor. Storleken på backloggen har dock minskats avsevärt under den aktuella gallringen. Gallringen av backloggen kommer att ske löpande under året (2021).
Typ Åtgärd(er) Notering
Donationsregister Checkbox 1.svg  Säkerställ att inga strödokument påträffas
Checkbox 1.svg  Rensa sammanställningen Ingen sammanställning finns före 2019
Checkbox 1.svg  Rensa utdrag från betalningstjänster Ingen data finns före 2019
Checkbox 1.svg  Rensa skickade tack Inga tack finns före 2019
Checkbox 1.svg  Rensa spärrlistan Inga spärrningar finns före 2019
Checkbox 0.svg  Övrig (kräver notering)
Bokföring Checkbox 1.svg  Fortnox rensad Ingen relevant bokföring i Fortnox före 2017
Checkbox 1.svg  Fysiska pärmar rensade Se nedan
Checkbox 1.svg  Övrig (kräver notering) Bokföringen i CiviCRM (2007–2016) rensas i sin helhet 2024 (tillsammans med tillhörande papperskopior)
Medlemsregister Checkbox 1.svg  Utdaterade medlemskap har raderats
Checkbox 1.svg  Fysiska dokument relaterade till rensade medlemskap har destruerats
Checkbox 1.svg  Säkerställ att inga utlöpta offulbordade medlemskap påträffas. 3 medlemsansökningar som redan skulle varit borttagna påträffades och raderades.
Checkbox 1.svg  Övrig (kräver notering) En tillfällig fil med personuppgifter för sms-påminnelser påträffades och raderades.
Volontärregister Checkbox 1.svg  Säkerställ att inga volontärer utan medgivande har påträffats
Checkbox 1.svg  Senast aktiv uppdaterat för samtliga med aktivitet under året
Checkbox 1.svg  Volontärer med mer än 3 år sedan senaste medgivande eller volontärinsats har kontaktats med fråga om förnyat medgivande Inga volontärer finns i registret från före 2019.
Checkbox 1.svg  Volontärer med mer än 3 år sedan senaste medgivande eller volontärinsats som inte har bekräftat förnyat medgivande har raderats. Inga volontärer finns i registret från före 2019.
Checkbox 0.svg  Övrig (kräver notering)
E-postlistor Checkbox 1.svg  Kontaktlistor som ej använts på 3 år har tömts
Checkbox 1.svg  Kontakter som ej kontaktats på 3 år har raderats
Checkbox 0.svg  Övrig (kräver notering)
Webbstatistik Checkbox 1.svg  Bekräfta att inställningarna i Matomo respekterar vår policy
Checkbox 1.svg  Bekräfta att ingen serverbackup med äldre rådata finns på Bahnhof Den äldsta påträffade backupen var från 2019-09-18, denna backup har raderats. Då backupen är från före driftsättningen av Matomo (2019-10-02) innehöll den ingen persondata.
Checkbox 0.svg  Övrig (kräver notering)
Kontaktförfrågningar Checkbox 1.svg  Inkomna kontaktförfrågningar rensade
Checkbox 0.svg  Övrig (kräver notering)
Listor för uppföljning av verksamhetsmål Checkbox 1.svg  Stöd till Gemenskapen har rensats
Checkbox 1.svg  Volontärer har rensats
Checkbox 1.svg  Listor i kommentar har rensats
Checkbox 0.svg  Övrig (kräver notering)
Presslistor Checkbox 1.svg  Rensa onåbara kontakter i Mynewsdesk
Checkbox 1.svg  Rensa avregistrerade kontakter i Mynewsdesk
Checkbox 1.svg  Säkerställ att enbart tjänsteadresser används.
Checkbox 0.svg  Övrig (kräver notering)
Inbjudningslistor Checkbox 1.svg  Övrig (kräver notering) Rensade som en del av Allmän gallring samt E-postlistor
Ansökningshandlingar Checkbox 1.svg  Bekräfta att utlysta ansökningar på Drive:Chefer/Jobbansökningar har rensats Då rensningsrutinen först fastställdes detta år påträffades 3 äldre ansökningar som raderades.
Checkbox 1.svg  Bekräfta att spontanansökningar på Drive:Chefer/Jobbansökningar har rensats Då rensningsrutinen först fastställdes detta år påträffades 5 äldre ansökningar som raderades.
Checkbox 1.svg  Bekräfta att inkomna handlingar har rensats ut mailkorg(ar)
Checkbox 0.svg  Övrig (kräver notering)
Personaluppgifter Checkbox 0.svg  Övrig (kräver notering) Inga före detta anställda omfattas ännu. Se phab:T207135 för öppen fråga om Prao och praktikanter.
Anhöriga för anställda Checkbox 1.svg  Säkerställ att ingen före detta anställd återfinns
Checkbox 0.svg  Övrig (kräver notering)
Utlåningsregister Checkbox 1.svg  Säkerställt att inga dokument finns för tidigare år.
Checkbox 1.svg  Säkerställt att inga dokument finns för innevarande kalenderår för ej pågående lån.
Checkbox 1.svg  Säkerställt att inga dokument finns kvar i mailkorg/på mobil
Checkbox 0.svg  Övrig (kräver notering)
Allmän gallring Checkbox 1.svg  Projekt Slutfördes 2021-02-26
Checkbox 1.svg  Ekonomi En backlogg kvarstår för dokument från 2012 samt 2014—2016.
Checkbox 1.svg  Ansökningar Slutförd 2021-01-19
Checkbox 1.svg  Kontor En backlogg kvarstår för dokument från 2011—2016.
Checkbox 1.svg  Mallar Slutfördes 2021-02-26
Checkbox 1.svg  Övrig (kräver notering)
  • Två orensade projektmappar från 2016 har påträffats och rensats. Dessa missades under 2019 års rensning då de ingick i en större mängd dokument som arkiverats i samband med en avslutad anställning.
  • Bergrummet har rensats och relevanta filer förts över till projektmappar