Integritetspolicy/Rensningsprotokoll/Rensningsprotokoll 2024
<< 2023
- Allmänna noter:
- 2025-02-17: Protokollet publicerat. På grund av omfattande ändringar i rutinerna, då data om givare, medlemmar och volontärer nu hanteras i nytt CRM har processen dragit ut på tiden. I samband med att data fördes över till de nya systemen exkluderades data som skulle gallras under 2024. Data som inte var aktuell för gallring kan under en övergångsperiod återfinnas i både gamla och nya system. Gallringsinstruktionerna har ännu ej uppdaterats för att reflektera de nya systemen.
| Typ | Åtgärd(er) | Notering |
| Donationsregister |  Säkerställ att inga strödokument påträffas
|
|
| Gallra sammanställningen
|
||
| Gallra utdrag från betalningstjänster
|
||
| Gallra skickade tack
|
Gallrade, fortsättningsvis hanteras dessa direkt i CRM:et | |
| Gallra spärrlistan
|
Inga poster för gallring påträffades. Denna lista ska fasas ut till förmån för inställning i CRM. | |
| Uppdatera status för autogiromedgivanden
|
||
 Övrig (kräver notering)
|
||
| Bokföring | Fortnox gallrat
|
Ännu ej aktuellt |
 Fysiska pärmar gallrade
|
||
| Bokföringsmaterial i Drive gallrat
|
2016 samt 2008–2011 gallrat | |
| Autogiromedgivanden gallrade
|
Dessa ligger numera i CRM:et och gallras automatiskt i samband med att personuppgifterna gallras.
Aktiva medgivanden har förts över och medgivanden (aktiva och inaktiva) har gallrats från övriga plattformar. | |
| Övrig (kräver notering)
|
* Bokföringen i CiviCRM (2007–2016) gallrad i sin helhet. (Tillhörande papperskopior återstår) | |
| Medlemsregister | Utdaterade medlemskap har raderats
|
|
| Fysiska dokument relaterade till gallrade medlemskap har destruerats
|
||
| Säkerställ att inga utlöpta offulbordade medlemskap påträffas.
|
9 påträffade ofullbordade medlemskap gallrade. | |
| Radera medgivande för minderårig medlem som nu fyllt 13 år.
|
||
| Övrig (kräver notering)
|
All medlemsdata i Zynatic har gallrats. | |
| Volontärregister | Säkerställ att inga volontärer utan medgivande har påträffats
|
|
| Senast aktiv uppdaterat för samtliga med aktivitet under året
|
||
| Volontärer med mer än 3 år sedan senaste medgivande eller volontärinsats har kontaktats med fråga om förnyat medgivande
|
||
| Volontärer med mer än 3 år sedan senaste medgivande eller volontärinsats som inte har bekräftat förnyat medgivande har raderats.
|
||
| Övrig (kräver notering)
|
||
| E-postlistor | Kontaktlistor som ej använts på 3 år har tömts
|
|
| Kontakter som ej kontaktats på 3 år har raderats
|
||
| Övrig (kräver notering)
|
Utskick i CiviCRM (2007–2016) gallrades tillsammans med bokföringen. | |
| Webbstatistik | Bekräfta att inställningarna i Matomo respekterar vår policy
|
|
| Bekräfta att ingen serverbackup med äldre rådata finns på Glesys
|
||
| Övrig (kräver notering)
|
||
| Kontaktförfrågningar | Inkomna kontaktförfrågningar gallrade
|
|
| Övrig (kräver notering)
|
||
| Listor för uppföljning av verksamhetsmål | Stöd till Gemenskapen har gallrats
|
|
| Volontärer har gallrats
|
||
| Listor i kommentar har gallrats
|
||
| Övrig (kräver notering)
|
||
| Presslistor | Gallra onåbara kontakter i Mynewsdesk
|
|
| Gallra avregistrerade kontakter i Mynewsdesk
|
||
| Säkerställ att enbart tjänsteadresser används.
|
||
| Övrig (kräver notering)
|
||
| Inbjudningslistor | Övrig (kräver notering)
|
Gallrade som en del av Allmän gallring samt E-postlistor |
| Ansökningshandlingar | Bekräfta att Drive:Chefer/Jobbansökningar har gallrats
|
|
| Bekräfta att spontanansökningar på Drive:Chefer/Jobbansökningar har gallrats
|
||
| Bekräfta att inkomna handlingar har gallrats ur mailkorg(ar)
|
||
| Övrig (kräver notering)
|
||
| Personaluppgifter | Övrig (kräver notering)
|
|
| Anhöriga för anställda | Säkerställ att ingen före detta anställd återfinns
|
|
| Övrig (kräver notering)
|
||
| Utlåningsregister | Säkerställt att inga dokument finns för tidigare år.
|
|
| Säkerställt att inga dokument finns för innevarande kalenderår för ej pågående lån.
|
||
| Säkerställt att inga dokument finns kvar i mailkorg/på mobil
|
||
| Övrig (kräver notering)
|
||
| E-arkiv för dokumentsignering | Inställningarna för Datalagring är korrekta
|
|
| Inga dokument som borde ha gallrats återfinns i E-arkivet
|
||
| Övrig (kräver notering)
|
||
| Allmän gallring | Projekt
|
|
| Ekonomi
|
||
| Ansökningar
|
||
| Kontor
|
||
| Mallar
|
||
| Övrig (kräver notering)
|