Mötesprotokoll/Protokoll 2017-01-28

Från Wikimedia
Hoppa till: navigering, sök
Det här är ett protokoll för Wikimedia Sverige. Vid frågor kontakta Mattias Blomgren.

Justerat:
Ordförande --Historiker (diskussion) 6 februari 2017 kl. 19.49 (CET)
Justeringsman --Kriber (diskussion) 5 februari 2017 kl. 21.31 (CET)


Tid
Lördag 28 januari 2017 klockan 10.30-17.00 på kontoret/via Hangout.
Närvarande
Mattias Blomgren, Brit Stakston (under punkten Kansliets arbete), Elza Dunkels (till klockan 15.00), Sven-Erik Jonsson, Kristina Berg, Ylva Pettersson (via Hangout under styrelsemötespunkterna klockan 13.30–16.10), Anna Troberg (föredragande), samt Sara Mörtsell och Axel Pettersson (punkten Kansliets arbete)
Frånvarande
Karin Åström Iko, Bengt Oberger

INLEDNING

Mötets öppnande

  • Mötet öppnades.

Kansliets arbete, wikiarbete och samverkan styrelse-kansli

  • Utbildningspunkt där Axel Pettersson, Sara Mörtsell och Anna Troberg informerade styrelsen om Wikipedia, Wikimedia, föreningen vs. gemenskapen och hur man redigerar på wikier. Axel inledde med historia från januari 2001 då Wikipedia startade. I maj 2001 startade svenskspråkiga Wikipedia. År 2003 grundades Wikimedia Foundation. Totalt finns omkring 40 föreningar (chapters) i världen. Dessutom finns ett antal tematiska organisationer. Föreningarna är landsbundna, medan Wikipedia-projekten är språkbundna. Ungefär 3000 wikipedianer gör minst en redigering per månad, 800 gör minst fem redigeringar och 100 gör över 100 redigeringar på svenskspråkiga Wikipedia. Skillnaden mellan gemenskapen och föreningen beskrevs och diskuterades. Sara visade hur redigering görs på wikier så som föreningswikin och Wikipedia. Användarsidor skapades för de styrelsemedlemmar som inte hade någon. Föreningswikin beskrevs som kontoret på webben där man kan följa med i vad som händer, till exempel genom att bevaka olika sidor eller följa Senaste ändringar. Det är också bra att följa sidan Veckomöte. Den globala wikin för samarbete med andra föreningar och Wikimedia Foundation är Meta. KÖK-projektet redovisas på Connected Open Heritage.
  • Under presentationerna fördes diskussioner och många frågor ställdes. Styrelsens ledamöter tackade för genomgången.

Val av justeringsman

  • Kristina Berg valdes.

Anmärkningar från senaste mötesprotokollet

Beslutsuppföljning

Från styrelsemötet 2015-03-22
  • Styrelsen gav Jan (fr.o.m. 2016 Anna) i uppdrag att dra igång arbetet med att ansöka om 90-konto.
    • 2015-04-18: Arbete pågår.
    • 2015-05-23: Arbete pågår.
    • 2015-08-23: Avvaktar ansökan till Postkodlotteriet.
    • 2015-09-19: Svar på ansökan till Postkodlotteriet förväntas i november.
    • 2015-11-21: Positivt svar, förhandling om projektbidragets storlek inleds.
    • 2016-02-06: Väntar på underskrift av avtal.
    • 2016-03-20: Arbetet går vidare.
    • 2016-05-21: Det mesta för ansökan är förberett och planen är att lämna in ansökan efter deklarationen i juni.
    • 2016-08-28: Arbetet har skjutits upp på grund av prioritering av andra uppgifter.
    • 2016-11-26: Avvaktar nytt ekonomisystem.
    • 2017-01-28: Avvaktar ekonomisystemet och årsbokslutet.
Från styrelsemötet 2015-08-23
  • Styrelsen beslöt att uppdra åt Jan (fr.o.m. 2016 Anna) att ta fram en dokumentplan inspirerad av exemplet och anpassad för föreningens verksamhet, senast till oktober. Karin kan utgöra bollplank.
    • Framtagande av systemdokumentation görs i ett följande steg, senast i december.
      • 2015-09-19: Skall vara klart till decembermötet.
      • 2016-03-20: Arbete pågår. Karin gav tips om att hjälp kan fås av studenter eller praktikplatser.
      • 2016-05-21: Inget att rapportera.
      • 2016-08-28: Inget att rapportera.
      • 2016-11-26: Avvaktar nytt ekonomisystem.
      • 2017-01-28: Nya rutiner tas fram i samband med byte av ekonomisystem och övergång till ny redovisningsbyrå. Arbete pågår.
Från styrelsemötet 2016-03-20
  • Styrelsen beslöt att ge HR-utskottet i uppdrag att ta fram ett nytt tilläggsavtal till verksamhetschefsavtalet.
    • 2016-05-21: Kommer att diskuteras under dagen.
    • 2016-08-28: Kvarstår.
    • 2016-11-26: Tas upp under dagen.
    • 2017-01-28: Anna och Mattias skall komma överens om avtalet.
  • Anna rapporterar stadgeändringarna till WMF.
    • 2016-05-21: Anna mejlar WMF. Dessutom kan den engelska versionen av stadgarna behöva uppdateras, då detta inte skett sedan 2008.
    • 2016-08-28: Anna skall tala med WMF när kontaktpersonen är tillbaka från semester.
    • 2016-11-26: Anna tar kontakt med Delphine i nästa vecka.
    • 2017-01-28: Stadgarna är översatta och upplagda på Meta.
Från styrelsemötet 2016-11-26
  • Styrelsen beslöt att ge Anna i uppdrag att förbereda för en workshop där frågan om finansiering diskuteras på styrelsemötet i januari 2017. Syftet är att klargöra vad som styrelsen respektive kansliet ansvarar för och utför beträffande finansiering.
    • 2017-01-28: Anna kommer att mejla ett utkast till styrelsen för diskussion.
  • Styrelsen beslöt att ge Anna i uppdrag att konkretisera de finansieringsåtgärder som ligger på henne och kansliet, samt att ta upp med redovisningsbyråns skattejurister beträffande tillämpliga skatteregler för föreningen som beskattningsbar person.
    • 2017-01-28: Anna kommer att mejla ett utkast till styrelsen för diskussion.
  • Styrelsen beslöt att ge Anna, Mattias och Sven-Erik i uppdrag att ta fram förslag till årscykel till nästa möte. Se Årscykel – Årsplanering 2017 nedan.
  • Styrelsen beslöt att ge Anna och Mattias i uppdrag att lägga upp en plan för arbetet med EU:s dataskyddsreform, samt genomföra det och rapportera på kommande styrelsemöten. Se EU:s dataskyddsreform nedan.
  • Styrelsen beslöt att ge Anna i uppdrag att organisera ett Wikimedia-event, omfattande ett pris, internationellt deltagande och i samarbete med annan organisation. Se Sociala mediepriset nedan.
  • Styrelsen beslöt att vid nästa styrelsemöte den 28 januari 2017 hålls en utbildning för styrelseledamöter om kansliets arbete, wikiarbete och samverkan styrelse–kansli. Se #Kansliets arbete, wikiarbete och samverkan styrelse-kansli ovan.

Rapportering från verksamhetschefen

  • Anna rapporterade om arbetet med övergång till nytt ekonomisystem och redovisningsbyråns arbete. Redovisningsbyrån har kontakt med revisorn. Projektredovisning och tidsredovisning förberett i det nya systemet. Arbetet med att ta fram rutiner pågår. Föreningen kommer att ansöka om F-skatt för att undvika restskatt. Redovisningsbyrån tittar på frågan om momsredovisning.
    • Testkörning av tidredovisningen skall göras. En justering av timkostnaden skall göras.
    • Alla medlemmar är upplagda i systemet. Rutiner för administration av medlemmar, till exempel medlemsavgifter, samt koppling till ekonomisystemet, skall tas fram. I detta arbete ligger även koppling till autogiro.
    • Rapporter från ekonomisystemet kommer att läggas upp månadsvis på föreningswikin.
  • Anna rapporterade om projekten. Det har accepterats att förlänga jämställdhetsprojektet två månader in på det nya året.
  • Ny projektmall har tagits fram för att förtydliga och underlätta projektredovisningen. Exempel finns på Projekt:GLAM 2017. Uppgifter i projekt kommer att läggas upp i Phabricator tasks.
  • Årsplanering för projekt finns i kalkylark.
  • De nya rutinerna kommer att minska dokumentationen och administrationen, då det är samlat på färre ställen.
  • Arbete med att stänga gamla sidor på föreningswikin och uppdatera/skapa nya pågår.
  • Det har blivit bättre med att flera personer på kansliet har insyn i olika arbetsuppgifter och därmed har det blivit mindre av stuprör i arbetet.

Projekt/budget 2016

Budgetuppföljning

  • Ingen rapportering lämnades. Rapport kommer att skickas till styrelsen när siffrorna är klara i det nya ekonomisystemet.

Ledningsrapporter för projekt

Årscykel – Årsplanering 2017

  • Förslag till Årscykel diskuterades och uppdaterades.

Förbättringsarbete

  • Frågan om hur projektrapporteringen kan förbättras hanterades under verksamhetschefens rapportering av de nya rutinerna för projektrapportering enligt ovan.

EU:s dataskyddsreform

  • Utkast till plan för arbete med att uppfylla EU:s dataskyddsreform.
    • Mattias rapporterade och kansliet kommer att påbörja analysarbete under våren. Rapportering kommer att ske på varje styrelsemöte framöver.

Sociala mediepriset

  • Vid styrelsemötet 2016-11-26 beslöt styrelsen att ge Anna i uppdrag att organisera ett Wikimedia-event, omfattande ett pris, internationellt deltagande och i samarbete med annan organisation.
    • Wikimedia-dagen läggs i samband med årsmötet lördagen den 22 april 2017. Arbete med att söka lokal pågår. Det börjar efter lunch med keynote speaker. Temat för dagen blir faktagranskning och skall anknyta till Wikipedia. En paneldiskussion kommer att hållas - deltagare har tillfrågats.

Årsmöte 2017

  • Styrelsen har tagit beslut via mejl att hålla årsmötet i Stockholm och enligt årsplanen lördagen den 22 april 2017.
    • Plats och tid. Årsmötet kommer att hållas i samma lokal som Wikimedia-dagen med start klockan 10.30.
    • Pott för resesubventioner: Anna och Sven-Erik fick i uppdrag att fastställa totalsumma.
    • Kallelse skickas ut två månader före årsmötet, det vill säga i slutet av februari.
    • Offerter från revisorer. Anna kommer att ta kontakt med redovisningsbyrån och höra om de kan rekommendera någon revisor och därefter begära in offert.

WMF:s strategiarbete

Offentlig konst

  • Inget nytt rapporterades.

Personalfrågor

  • En programmerare har anställts i december och arbetar på distans.

Övriga frågor

  • Styrelsemötet den 1 april behöver flyttas på grund av Wikimedia Conference. Förslag lördagen den 18 eller lördagen den 25 mars på kontoret. Mötet 27 februari hålls endast om akut fråga uppstår. Mattias skickar mejl till styrelsen för att fastställa datum

Mötets avslutande

  • Mötet avslutades.