Mötesprotokoll/Protokoll 2013-11-11

Det här är ett protokoll för Wikimedia Sverige. Vid frågor kontakta Mattias Blomgren.

Justerat:
Ordförande Historiker (diskussion) 20 november 2013 kl. 20.17 (CET)
Justeringsman Kriber (diskussion) 19 november 2013 kl. 16.00 (CET)

Tid

11 november 2013 klockan 18.30-22.10 på kontoret/via Google Hangout.

Närvarande

Mattias Blomgren, Jan Ainali, Sverker Johansson (uppehåll under punkten Långsiktig finansiering), Bengt Oberger, Kristina Berg, Holger Motzkau

Frånvarande

Arild Vågen, Ylva Pettersson, Harald Andersson

INLEDNING

Mötets öppnande

• Mötet öppnades.

Val av justeringsman

• Kristina Berg valdes.

Anmärkningar från senaste mötesprotokollet

• 2013-10-14
• Inga anmärkningar togs upp.

Beslutsuppföljning

Från styrelsemötet 2013-10-14:

• Jan kontrollerar utskick till tidigare donatorer.
  • Har skickats in till WMF dagen efter förra styrelsemötet. Idag fick de en påminnelse och svaret var att inget hade hänt. Uppföljning görs på nästa möte.

Övriga rapporteringar från verksamhetschefen

• FDC-ansökan: Inlämnad och har tagits emot. Ett antal frågor har ställts från FDC och det har gjorts ett preliminärt staff assessment, där vi fick ett bra betyg. Främsta kritiken är att WMSE underspenderar, vilket gör att vi får fortsätta att argumentera för behovet av en buffert. En annan kritik är att vi satsar på många olika områden, istället för att fokusera. För övrigt är det en generell kritik av chapters impact. Positivt är vår öppenhet och förmåga att lära.
• Panoramafrihet: En utredning gjord av Daniel Westman har inkommit. Utredningen visar på stöd för tolkningen som finns på Commons. Frågan är hur vi tar detta vidare.
  • Styrelsen uppdrog åt Jan att föra en diskussion med Daniel Westman om möjliga handlingsvägar.
• Signatärsforum Digitaliseringskommisionen 4/12.
  • Jan anmäler Bengt.
• Wikipedia Academy Norge.
  • Mattias representerar föreningen.

Projekt/budget 2013

Budgetuppföljning

• Det verkar som om pengar för projekt Kvinnor på Wikipedia behöver förskjutas till nästa år, då vi inte hinner arbeta upp dem i år.
• Flera projekt kommer att hinna slutföras under året.
• Om pengar blir över bör utrustningen i Teknikpoolen genomgå service.
• Styrelsen uppdrog åt Jan och Holger att göra nödvändiga omdisponeringar av ej strategisk karaktär.
• En större genomgång av budgetuppföljning görs på decembermötet.
• Jan förbereder slutrapporteringen av kostnader inom Europeana Awareness och Wikiskills.

Ledningsrapporter för projekt

• Ledningsrapport 2013
• NC-broschyren layoutad.
• Vasamuseet har gått upp till orange.
• Batchuppladdningsmötet har gått från grönt till orange på grund av bristande intresse.
• Umepedia är helt klart grönt efter det att ansökan beviljats.

Långsiktig finansiering

• Bakgrund: Jan och kansliet har arbetat mycket med ansökningar till olika stiftelser och fonder, men det är styrelsens ansvar att hjälpa till med att säkra den långsiktiga finansieringen och minska beroendet av WMF.
• Agendapunkt: Styrelsen för en ingående diskussion om hur den långsiktiga finansieringen kan säkras.
• Det diskuterades hur man kan få lågintensiva bidrag från användare, till exempel från institutioner som har nytta av Wikipedia, eller från stiftelser.
• En idé för att nå ut till potentiella medlemmar är intervjuer i facktidningar.
• Kan vi göra gemensam sak med andra, för att därigenom få en gemensam nytta?
• Vi måste arbeta med att marknadsföra oss bättre.
• Förslag framfördes att genomföra en medlemsdag om fundraising eller ha det som en punkt på årsmötet.
• Det konstaterades att det diskuterades två spår: Fundraising/finansiering och medlemsvärvning.
  • Medlemsvärvning är i detta mer operativt och kan starta på en gång.
  • En arbetsgrupp för att titta på finansiärer och systematisera arbetet bör skapas.
    • Styrelsen beslöt att Kristina och Bengt startar arbetsgruppen för att ta fram ett diskussionsunderlag till styrelsen innan årsmötet.

Autogiro

• Autogiro öppnar möjligheten att regelbundet ta in pengar, till exempel för medlemsavgifter eller donationer, utan att de glöms.
• Det går lätt att lämna ut som en pappersblankett: exempel
• Kostnader (prislista): 1,80 kr/transaktion, antagligen ingen årsavgift eller liknande.
• Väldokumenterad (manual), går att integrera i civiCRM.
• Styrelsen beslöt att uppdra åt Holger och Jan att teckna avtal med banken avseende autogiro, åt Jan att sätta upp de icke tekniska rutinerna kring autogiro, samt åt Holger att ta hand om det tekniska.

Personalfrågor

• Styrelsen tillstyrkte förslaget från Jan att för de heltidsanställningsavtal som ska förlängas nyteckna dessa som tillsvidareavtal.

Övriga frågor

• Utkast till '"Free Knowledge Advocacy Group EU statement of intent"'

Rapport av Bengt från möte i London 4 november och fråga om föreningen kan ställa sig bakom "statement of intent".

Reserapport och utkast finns i dokumentet Reserapport + utkast.

PS. WMNL har meddelat att dess styrelse ställer sig bakom statement of intent. DS

• Styrelsen beslöt att ställa sig bakom statement of intent.
• Styrelsen tackade Bengt för hans deltagande på mötet i London.

• Inköpspolicy: Just nu har vi det som praktik att så mycket som möjligt ska köpas in direkt av föreningen för att undvika utlägg, vilket borde skrivas ned i policyn. När det gäller utlägg så har vi just nu bara en rutin/lathund, Ersättning för utlägg, vilket är tillräckligt.
  • Styrelsen beslöt att ge Mattias i uppdrag att skriva en formulering om detta till nästa möte. Frågan bordlades tills nästa möte.

• Diarium: Föreningen har vuxit kraftigt, och vi har mycket mer handlingar samt många fler personer som hanterar dessa. Samtidigt är många handlingar (och underlag kring dessa) som inte direkt ingår i bokslutet ändå viktiga av ekonomisk betydelse, och vi måste fundera över hur vi identifierar, hittar och arkiverar dem effektivt.
  • Styrelsen beslöt att ge Jan i uppdrag att identifiera vad som är viktigt att arkivera/indexera och som saknar rutin idag till nästa styrelsemöte.

• Nästa möte: Måndagen den 9 december klockan 18.30 kontoret/via Google Hangout.
• Januarimöte: Lördagen den 25 januari klockan 10.30-17.00 på kontoret.

Mötets avslutande

• Mötet avslutades.