Projekt:Verktyg för partnerskap 2020/Insamlingskampanj 2020

Från Wikimedia
Hoppa till navigering Hoppa till sök

Under september-december genomförs den första experimentella insamlingskampanjen för Wikimedia Sverige med professionella värvare. Den sker i form av så kallad Face2Face-insamling. Baserat på utfallet kan insatsen komma att utökas 2021, eller ändra form.

Mål med kampanjen

Övergripande målen med insamlingskampanjen är att:

  1. Säkerställa en stabil grundfinansiering;
  2. Öka vårt medlemsantal;
  3. Hitta nya sätt att engagera volontärer för insamling; samt
  4. Öka mängden volontärer för vår totala verksamhet.

För 2020 är de SMARTA-målen att:

  1. Experimentera med insamlingsmetoder och utvärdera dessa i en rapport;
  2. Säkerställa 350 000 kronor under 2020 i donationer från månadsgivare samt på 1,5 miljoner kronor under 2021 (via autogiro). Kostnaderna får uppgå till maximalt 450 000 kronor (motsvarande 24,3%);
  3. Värva 500 nya medlemmar som en del av kampanjen under 2020;
  4. Hitta ett format för hur volontärer kan engageras i insamlingsarbetet med start 2021.

Tidplan

Datum Aktivitet Kommentar Phabricator

WMSE-Tools-for-Partnerships-2020

Juni Framtagande av plan för riskreducering av F2F under Covid-19 För att överhuvudtaget överväga att genomföra en kampanj av den här typen under Covid-19 började vi med att ta fram en plan för hur det skulle kunna genomföras på ett säkert sätt. T261547
Juni-juli Framtagande av måltal Utveckling av tydliga måltal (se ovan) sätter riktningen och gör det möjligt för medlemsvärvarna att se hur det går kontinuerligt. Om dessa mål uppnås bedöms det troligt att kampanjen kan skalas upp under 2021. T261552
Juni-december Koordinering med WMF Advancement För att utbyta information och kunskap samt att koordinera arbetet. T256637
Juli Fastställande av budget och insamlingsprognos Nödvändig för att upprätta mål samt för att bedöma hur stor investering som är rimlig för de inledande experimenten. T257160
Juli Framtagande av tjänstebeskrivningar för värvare I samband med framtagande av arbetsbeskrivning, lönesättning m.m. spikas flera viktiga val som kommer att påverka vilka personer vi anställer, hur många samt vad vi ser för möjligheter att behålla dem över tid. T259378
Juli-augusti Val och implementering av IT-plattformar för insamlingen Dessa val är endast för 2020 då vi under experimentfasen kommer att undersöka vilka våra behov är för att sedan eventuellt införskaffa en mer komplett lösning 2021. T257156
Juli-augusti Framtagande av manus för värvarna För att på kort tid kunna övertyga de personer som värvarna talar med om att stödja föreningen behövs ett genomtänkt manus. T257763
Juli-augusti Utveckla utbildningsmaterial för värvarna Den nyanställda personalen behöver utbildas både om föreningen, om Wikimediarörelsen samt om plattformarna så att de kan bli ansiktet utåt. De kommer även att få utbildning om vilka regler och riktlinjer som gäller vid insamling för Wikimedia Sverige. Detta material kommer att utvecklas på ett sådan sätt att det kommer att vara värdefullt även för volontärer som vill sprida information om föreningens verksamhet i olika situationer. T255416
Juli-augusti Plan för fysiska platser för värvarna Stockholm är uppdelat i olika zoner för att inte flera olika 90-kontoorganisationer ska stå på samma plats. Organisationerna växlar mellan de olika zonerna enligt ett förutbestämt schema och det gäller att dra nytta av de olika zonernas styrkor, d.v.s. var i stadsdelen bör värvarna stå för bäst effekt. Under 2020 kommer vi att experimentera med detta. Vi kommer att presentera en teori (idé) om vad en bra plats kan vara för att bedriva insamling och baserat på teorin testa, utvärdera och analysera utfallet. Baserat på resultaten omvärderar vi fortlöpande de potentiella platserna för att bedriva insamling på. T261728
Juli-augusti Design av experiment för insamlingen Vi är intresserade av att bl.a. titta på vilken påverkan olika typer av manus har, hur de olika betalningssätt som värvarna lyfter fram påverkar intresset, hur valet av plats påverkar, hur exempelvis dagar och tider påverkar, hur Wikimedia Foundations banner-kampanj påverkar. Baserat på dessa faktorer och fler därtill kommer vi att experimentera med olika versioner och utvärdera resultatet och vilken effekt vi ser när vi justerar en faktor. Målet är att kunna maximera resultatet av F2F i framtiden och ständigt utvecklas. T261729
Augusti Nyanställningar av värvare Intervjuer och kontraktskrivande behöver ske inför anställning av ny personal som värvare. T261731
Augusti Schema för värvare Baseras på organisationens behov, nuvarande personals behov samt de nyanställdas tillgänglighet (vilket diskuteras med dem under anställningsfasen). T261773
Augusti-september Genomföra utbildning av nyanställda Värvarna kommer inledningsvis att genomgå en två halvdagar lång utbildning där de går igenom det nyutvecklade utbildningsmaterialet samt genomför förberedande övningar, rollspelsövningar m.m. Därefter kommer de att påbörja det skarpa insamlingsarbetet och baserat på deras löpande feedback kommer ytterligare utbildning att erbjudas (ex. om specifika projekt föreningen driver och som de fått frågor om, eller ytterligare information om hur redigering på Wikimediaplattformarna går till). Det nyframtagna utbildningsmaterialet kommer att förbättras och kompletteras med detta så att det fungerar ännu bättre för kommande anställda och volontärer. T261774
Augusti Kunskapsutbyte med andra Wikimediaföreningar om insamling Wikimedia CH (Schweiz) är tillsammans med Wikimedia Deutschland (Tyskland) de enda chapters som i dagsläget har tillstånd att samla in pengar genom banner på Wikipedia. Även föreningar såsom Wikimédia France (Frankrike) och Wikimedia Israel har värdefull erfarenhet inom angränsande typer av insamling. För att lära från deras erfarenhet kommer vi att genomföra olika möten med dem. T261825
Augusti-september Justering av GDPR-dokumentation Anpassa relevant dokumentation, integritetspolicy m.m. gällande de nya verktyg m.m. som kommer att användas för insamlingen. T261826
Augusti-september Framtagande av kommunikationsmaterial till nya donatorer och medlemmar När en person väl valt att stödja föreningen med en enskild gåva (donation), som månadsgivare eller som medlem behöver de få regelbunden kommunikation så att de ser hur deras gåvor används och för att bibehålla engagemang. WMSE kommer också aktivt att arbeta fram en plan som syftar att få de som ger gåvor att fördjupa sitt engagemang och bli volontärer på Wikimediaplattformarna eller för föreningen. Vi ser det som viktigt att hitta en god balans mellan att nyttja F2F både för insamling av medel samt för att introducera personer till verksamheten och därigenom låta dem ta det första steget på sin engagemangstrappa (T256350). T261827
September-december Koordinering av nyanställda värvare under insamlingen De nyanställda kommer att genomföra regelbundna veckovisa möten gällande hur arbetet fortskrider, hur måluppfyllelsen ser ut, hur manus och utbildningsmaterial fungerar och kan vidareutvecklas, om säkerhetsproblem, om vilka platser de ska arbeta på, om stämningen i gruppen m.m. T261828
September-december Utvärdering och analys av resultat för experimenten En kontinuerlig analys och utvärdering kommer att ske baserat på de måltal vi satt och de olika undersökningarna för insamlingen vi genomfört (vilka manus som funkar, var vi bör stå m.m.). Även andra aspekter, såsom ökning av antalet medlemmar och medlemmarnas tillfredsställelse, hur nöjda personalen är m.m. bör framhävas om relevant information finns tillgänglig eller insikter har uppnåtts. En månadsrapport sammanställs och presenteras för verksamhetschef som beslutsunderlag för om initiativet skall fortsätta. I slutet av insamlingen presenteras resultatet i aggregerad form för styrelsen för beslut om hur insatserna under 2021 skall se ut. T261830
September-december Plan för kontinuerligt engagemang av volontärer för insamling För att möjliggöra ett aktivt engagemang med tydliga uppgifter för volontärer som vill stödja föreningen i insamlingsarbetet kommer en plan att tas fram. Planen inkluderar sådant som mål, tidplan, material och utbildningar som måste tas fram eller anpassas, aktiviteter för att säkerställa kontinuerligt engagemang för volontärerna som samlar in medel, aktiviteter för de nyblivna medlemmarna så att de fördjupar sitt engagemang, arbetsbeskrivning för olika roller volontärerna kan fylla, listor med evenemang och aktiviteter (typ mässor) där insamling kan ske m.m. T259874
September-december Ekonomisk processning av donationer och underhåll av medlemsregister Efter att en ny givare har gett en enskild gåva, blivit månadsgivare eller blivit medlem i föreningen behöver deras betalningsuppgifter processas. Detta sker genom en kombination av manuell och automatiserad hantering. I dagsläget har vi en större manuell hantering än vad vi hoppas på i framtiden och en del av uppgiften handlar om att etablera rutiner och utvärdera vilka tekniska lösningar som är aktuella att köpa in eller utveckla utifall att vi väljer att skala upp insamlingsarbetet kommande år. För att aktivt kunna kommunicera med de som stöttat oss behöver vi utöver deras ekonomiska information även underhålla deras kontaktuppgifter och vilka val de gjort om hur de vill bli informerade. T261831
November-december Ta fram system för registrering av volontärer Föreningen har ett generellt behov av ett system för att sammanställa kontaktuppgifter och intresseområden för volontärer som vill engagera sig i föreningens arbete. I dagsläget sker detta ad hoc och baseras till stor del på kanslipersonalens minne från tidigare aktiviteter. Ett mer strukturerat och lättsökt system behöver upprättas och underhållas. T261834
November-december Genomföra testutbildning av volontärer I likhet med utbildningen för de anställda värvarna behöver vi utveckla utbildningsmaterialet för de volontärer som vill stödja oss inom detta område. Vi måste genomföra en första utbildning av volontärer för att testa materialet och processerna. Baserat på denna första volontäromgång kommer vi att ytterligare förfina vårt arbete för att kunna skala vår F2F nationellt. Den här uppgiften kan komma att skjutas på till 2021 beroende på arbetsbörda och utfallet av att ha anställda värvare. T261835
November-december Ta fram schema för volontärer För att engagera volontärer i insamlingskampanj under 2021 fastslås ett schema i slutet av året så att intresserade i god tid kan boka upp tider i sina kalendrar. T261833
2021 Engagera volontärer för separata insamlingskampanjer under 2021 Planen för volontärengagemang kommer att justeras beroende på utfallet med de betalda värvarna under 2020. Mot slutet av 2020 eller tidigt 2021 kommer några inledande volontärer att utbildas och därefter kommer vi att se hur detta kan skalas kontinuerligt framöver. T261836
2021 Anordnande av evenemang för volontärer under 2021 För att de volontärer som börjat samla in gåvor eller värvat nya medlemmar ska vilja fortsätta arbetet kommer riktade insatser runt fortbildning och team building att ske i olika former i enlighet med den plan som tagits fram. T261837
2021 Sammanställ lärdomar och dela dem med andra Wikimediaföreningar Vi testar något nytt här. F2F har, oss veterligt, inte genomförts i stor skala i Wikimediarörelsen hittills. Det har genomförts en del mycket små och begränsade tester, men inga betydande investeringar har gjorts och inga dedikerade team har bildats. Förhoppningen är att F2F-kampanjer med olika inriktning i framtiden kommer att vara en värdefull finansieringskälla, ett värdefullt verktyg för kommunikationsinsatser (varumärkesbyggande) och för ökat volontärengagemang för Wikimediarörelsen.

Oavsett om vi lyckas från början eller om stora förbättringar behövs bör vår erfarenhet delas aktivt med andra organisationer i Wikimediarörelsen. Rapporter, instruktionsguider, presentationer och praktisk hjälp måste planeras.

T261839