Riktlinjer för föreningsengagemang

Inledning

Wikimedia Sverige strävar efter att bli en folkrörelse. En folkrörelse byggs av medlemmar och utgörs av deras engagemang. Den byggs underifrån, och möjliggör engagemang oavsett vem man är. Wikimedia Sverige ska vara en folkrörelse både digitalt och fysiskt, med en gemenskap som skänker mening åt de inblandade. Det ska vara lätt att komma in, och kul att stanna kvar.

För att kunna uppnå föreningens vision behövs ett stärkt föreningsengagemang, med fler medlemmar som engagerar sig och ett medlemsengagemang på en djupare nivå. Volontärer på plattformarna (onlinevolontärer) är inte det här dokumentets huvudsakliga fokus. Med föreningsengagemang fokuserar vi på de eldsjälar som deltar, koordinerar eller leder insatser i föreningens verksamhet.

Detta dokument, Riktlinje för föreningsengagemang, inkluderar definitioner, inriktningar, arbetssätt och åtgärder för att stärka föreningen på vägen till att bli en folkrörelse. Flera ideella arbetsgrupper, styrelse- och kanslidiskussioner har bidragit till att utveckla riktlinjen.

Riktlinjen kommer att ligga till grund för Wikimedia Sveriges arbete med verksamhetsplanering samt vara ett stöd för kanslipersonalen i det löpande arbetet inom arbetet med föreningsengagemang.

Riktlinjer är levande arbetsdokument som antas av verksamhetschefen. Detta dokument har dock även beretts av styrelsen för att säkerställa en långsiktighet i arbetet.

Mål för föreningsengagemang

Wikimedia Sverige möjliggör lokalt, nationellt, internationellt och digitalt engagemang.
Wikimedia Sverige har låga trösklar för engagemang.
Det finns möjlighet att utvecklas inom Wikimedia Sverige, både som person och i egenskap av medlem.
Merparten av alla volontärer knutna till föreningen ska vara medlemmar. För att kunna utvecklas vidare i föreningen förutsätts ett medlemskap.

Medlemmar stannar kvar i föreningen.

Engagemangsstruktur

Utgångspunkt

Utgångspunkten i det här dokumentet är att medlemmen är föreningens mest centrala och viktigaste beståndsdel.

Medlem är den som genom att ha betalat medlemsavgiften har tagit ställning för medlemskap i Wikimedia Sverige, och som delar Wikimedia Sveriges värderingar. En medlem kan också vara med och utveckla föreningen, och bli en ledare inom densamma.

Medlemmen kan i högre grad än volontären ta del av utbildningar och delta i föreningens utveckling. Medlemmen omfattas av strategi för medlemsvård. Medlemskapet i sig är viktigt då det bygger identitet och gemenskap.

Enskilda individer kan ge ekonomiskt stöd till föreningen. Detta kan antingen vara som en extra inbetalning utöver medlemsavgiften. Då kallar vi det för stödmedlem. Man kan också ge ekonomiskt stöd utan att vara medlem. Då kallar vi det för givare.

I matrisen nedan utgör medlemmen de ljusgråa raderna och givaren samt följaren och volontären mörkgråa.

Modell

Wikimedia Sveriges arbete för ökat föreningsengagemang bygger på en engagemangsmodell. Det ska vara enkelt att hitta vägar in till föreningens arbete. Samtidigt ska man kunna ta olika roller i föreningen, och utvecklas både i sin roll som medlem och som person.

Ett identifierat problem är att det är svårt för många att få en tydlig bild av hur man kan engagera sig i föreningen: vilka vägar finns in i föreningen? Hur kan man fördjupa sitt engagemang om man vill det? Vilka olika typer av engagemang finns det?

Engagemangsmodellen syftar till att illustrera dessa vägar, och bidra till att tydliggöra vilken roll som medlemmar och volontärer spelar för föreningen.

Tabellen som kompletterar modellen beskriver de olika rollerna, vägen till dem, samt hur man kan fördjupa sitt engagemang. De identifierade rollerna är onlinevolontären, följaren, givaren, medlemmen, deltagaren, koordinatorn och ledaren. Givaren ligger lite vid sidan av i modellen, eftersom det är en något annorlunda roll jämfört med de andra. Det gäller även onlinevolontären, som i högre grad bidrar på Wikimediaplattformarna än i föreningen.

Även om olika roller kan innebära olika mycket ansvar har alla medlemmar och volontärer samma värde för föreningen, och medlemmens stadgeenliga rättigheter omfattar alla. Man måste inte heller med nödvändighet flytta sig mellan rollerna. I olika perioder av sitt medlemskap kan man röra sig fram och tillbaka, beroende på hur mycket tid och engagemang man har möjlighet till vid tillfället. Ambitionen är dock att inte tappa någon som en gång valt att teckna medlemskap.

Eftersom ambitionen är att Wikimedia Sverige ska bli en folkrörelse behöver vi personer som väljer att åta sig samtliga roller. Vi måste definiera vad man behöver för att kunna fördjupa sitt engagemang, och vad man behöver för att kunna upprätthålla det.

I engagemangmodellen är utgångspunkten att alla från medlemmen till ledaren är medlemmar i föreningen.

Roll	Engagemang	Hur når jag hit?	Vad gör jag här?	Vad behövs för att hålla mig intresserad?	Hur fördjupar jag mitt engagemang?	Vilken är målgruppen?
Onlinevolontären	Är aktiv online	Gör förbättringar på plattformarna	Bidrar till Wikimediaplattformarna	Stöd när det efterfrågas.	Information om föreningens verksamhet (i lämpliga mängder).	Svensk och internationell
Följaren och volontären	Är medveten (och nyfiken)	Samarbeten Kampanjer Nätverk Wikipedia Kontakter	Känner till föreningen Bidrar eventuellt med punktinsatser som frivillig	Regelbunden kontakt Kommunikation som fördjupar min förståelse	Följer Wikimedia Sverige i sociala medier Prenumererar på nyhetsbrevet Blir medlem	Svensk och internationell
Givaren	Stöttar ekonomiskt	Kommunikations- kampanjer Face to face Direkta frågor	Skänker pengar Tar del av information	Uppdatering av vad medel går till, genom det får jag ökad kunskap Påminnelser om vikten av att donera	Får del av information om hur jag engagerar mig i föreningen, och agerar på den	Svensk och internationell
Medlemmen	Tar del av	Blir medlem Börjar prenumerera på nyhetsbrevet Följer sociala medier	Följer och känner mig som en del av Wikimedia Sverige	Information och kommunikation om betydelsen av medlemskapet Inbjudande kommunikation som får mig att känna mig delaktig	Genomgår en steg 1-utbildning Får kontakt med andra medlemmar	Svensk
Deltagaren	Är engagerad	Är medlem Genomgår en steg 1-utbildning Partnerskap Strukturerade samarbeten Kampanjer Deltar på workshoppar	Bidrar till Wikimedia Sveriges projekt Deltar i arbetsgrupper, workshoppar och föreningens aktiviteter	Möjligheter till engagemang och medskapande Möjligheter till utbildning och fortbildning Potential att påverka föreningens verksamhet Uppskattning för mitt medlemskap och mina insatser	Steg 2-utbildning Knyter band till andra medlemmar och personal	Svensk
Koordinatorn	Tar ansvar	Är medlem Genomgår en steg 2-utbildning	Koordinerar verksamhet Har roller i arbetsgrupper, projekt, verksamhet Funktionär vid event	Utökat ansvar och förtroende Strukturer för att kunna kanalisera engagemang och idéer	Genomgår en steg 3-utbildning Kommer på egna idéer om föreningsverksamhet	Svensk
Ledaren	Leder	Är medlem Genomgår en steg 3-utbildning	Initierar, leder och driver projekt och verksamhet Arrangerar läger/kurser Engagerar andra Fortbildar sig	Fortbildning som ger bredd och djup Inflytande och makt i föreningens verksamhet Mandat att driva egen verksamhet	Tar på sig styrelseuppdrag. Blir en central del av den internationella rörelsen. Tar egna, oberoende initiativ Tar ansvar inom nya områden	Svensk

Plan

Rekrytering

Rekrytering handlar om både volontärer och medlemmar. Det långsiktiga målet är att alla som är volontärer åt föreningen löser medlemskap. Man kan alltså antingen börja med att engagera sig som volontär, för att när engagemanget fördjupas lösa medlemskap; eller bli medlem direkt, och därefter lära sig om hur man kan fördjupa sitt medlemsengagemang.

Utöver dessa två grupper arbetar föreningen med rekrytering av givare.

Var och hur rekryterar vi volontärer?

Att inleda sitt engagemang i Wikimedia Sverige som volontär kan vara ett sätt att påbörja vägen mot ett fördjupat engagemang. När vi specifikt rekryterar volontärer bör det vara för en av de två följande anledningarna:

Vi vill peka på möjligheterna till att engagera sig i föreningen, för att därigenom uppmuntra till att på sikt bli medlem.
Vi har specifika behov som medlemskåren i dagsläget inte räcker till för att uppfylla. Dessa behov kan gälla både nationell och internationell verksamhet.

Det första fallet kan vara att via sociala medier, tävlingar eller liknande projekt peka på möjligheterna till engagemang på plattformarna och för föreningen. Sådan kommunikation bör vara lustdriven, och syfta till att väcka engagemang hos deltagaren. Kommunikationen kan också marknadsföras direkt mot vissa grupper, där föreningen i det enskilda fallet tror sig ha stor möjlighet till gensvar.

Det andra fallet kan handla om särskilda event som föreningen anordnar, eller större projekt som behöver specifika volontärroller. Det kan handla om personer i anmälningsdisken vid större evenemang, om jurymedlemmar i tävlingar, eller liknande roller. Även i detta fall bör föreningen peka på möjligheten till fördjupat engagemang, och uppmuntra till medlemskap. Erfarenheten är att sådana volontärer exempelvis återfinns på lärosätena, eller bland våra partner inom olika delar av samhället som redan känner till och uppskattar föreningens arbete.

Det andra fallet kan också, givet Wikimedia Sveriges alltmer internationella verksamhet, gälla internationella volontärinsatser. Kontaktvägar bör upparbetas och informationsmaterial utarbetas för att effektivt kunna attrahera en internationell målgrupp, utan att motverka volontärer och medlemmar baserade i Sverige.

I bägge fallen är det viktigt att föreningen proaktivt identifierar kanaler som också kan bidra till att nå ut till nya och i synnerhet underrepresenterade målgrupper, så att inte mångfald återkommande motverkas genom invanda strukturer.

Föreningen behöver ha en lättillgänglig webbplats där möjligheter och vägar till engagemang framhävs tydligt och konkret. Denna information fördjupas genom innehåll på föreningswikin där den intresserade kan läsa in sig.

Sammanfattningsvis:

Föreningen bör använda digitala och analoga plattformar för att visa på möjligheterna till att engagera sig på plattformarna, i föreningen, och på sikt som medlem.
Föreningen bör rekrytera volontärer för att uppfylla specifika behov när de uppstår, och då visa dessa volontärer på möjligheterna till fortsatt och fördjupat engagemang i föreningen.
Föreningen arbetar proaktivt för att nå ut även till nya och i synnerhet underrepresenterade målgrupper.
Föreningen rekryterar i huvudsak medlemmar, alltså arbetar för att få de vi möter att lösa medlemskap som väg in i föreningens verksamhet.

Hur väljer vi ut volontärer för särskilda uppgifter?

Grundinställningen bör vara att alla som vill kanalisera tid och engagemang till Wikimediarörelsen är välkomna, som volontärer på plattformarna eller som medlemmar i föreningen.

När volontärer rekryteras för att uppfylla vissa behov som uppstår i föreningen kan dock särskilda urvalsprocesser behövas. Det gäller i synnerhet vid anordnande av evenemang, när volontären kan komma att behöva vara ett ansikte utåt för föreningen, eller när det i övrigt skulle kunna ha negativ påverkan på rörelsens anseende.

Urvalsprocesser får inte vara diskriminerande eller fördomsfulla. De ska vara utformade för att uppfylla sitt syfte. Ansökningar behöver hanteras i enlighet med föreningens integritetspolicy. Handlar volontärinsatsen om kontakt eller verksamhet med minderåriga kan utdrag ur belastningsregistret behövas.

Det bör tydligt framgå i kommunikationen vilka språk som krävs för att kunna lösa de identifierade uppgifterna, om det rör andra språk än bara svenska. För insatser på svenska mot svenska målgrupper är inte detta nödvändigt. Om insatserna kan ske på både svenska och engelska är det fördelaktigt om kommunikationen sker på både svenska och engelska. När insatser behövs på ytterligare språk ska även dessa språk, om så möjligt, anges.

Sammanfattningsvis:

Grundinställningen är att allt engagemang ska tas tillvara.
Föreningen behöver säkerställa att när volontärer rekryteras för särskilda behov ska urvalsprocessen varken vara diskriminerande eller fördomsfull, och ska vara utformad för att uppfylla sitt syfte.
Föreningen behöver i sin kommunikation göra det tydligt vilka språk som krävs för att kunna lösa de identifierade uppgifterna, om det rör andra språk än bara svenska.

Hur får vi volontärer att stanna kvar?

Det huvudsakliga svaret på den här frågan följer under nästa rubrik: genom att värva dem som medlemmar. Det kan dock finnas tillfällen när volontärengagemang kan fortgå över längre tid utan att de involverade vill eller bör bli medlemmar. Det kan exempelvis gälla personer som i sina yrkesroller gör insatser som kan betraktas som volontärinsatser för föreningen, vilket i olika sammanhang kan behöva uppmuntras. Det kan också exempelvis gälla internationella volontärer som bidrar med insatser som en del av föreningens internationella arbete.

Internationella volontärer kommer inte utan svårigheter eller stora organisatoriska förändringar att kunna förstå föreningens nyhetsbrev, eller ha möjlighet att delta på återkommande evenemang som årsmöten och medlemsmöten. I många fall kan alltså den här typen av volontärer behöva andra kontaktvägar till föreningen, för att vilja stanna kvar och känna sig som en del av verksamheten.

För båda grupperna kan kontaktvägarna röra sig om specifika kommunikationsgrupper, på plattformar som Facebook eller Telegram, eller specifika kontaktpersoner in i föreningen – såväl kanslipersonal som andra medlemmar.

En internkommunikationsplan bör tas fram, där det även tydliggörs hur vi når ut till, kommunicerar och upprätthåller intresset hos volontärer som av olika skäl inte vill eller kan bli medlemmar.

Sammanfattningsvis:

Föreningen bör ta fram en internkommunikationsplan.
Föreningen bör upprätta specifika kontaktvägar för att kunna upprätthålla kontakt med specifika volontärgrupper.
Föreningen bör utreda ett system med kontaktpersoner, antingen kansli eller medlemmar eller en kombination.

Hur får vi volontärer att bli medlemmar?

Volontärer som inte inser värdet av, eller avstår, att lösa medlemskap är förlorade möjligheter. Vi bör sträva efter att varje person som engagerar sig i föreningen också vill och väljer att lösa medlemskap. För att nå dit behöver några saker hända:

Vi behöver tydliggöra volontär- och medlemsroller. Det måste vara tydligt hur man som medlem kan engagera sig i föreningen och dess verksamhet, och hur det skiljer sig från att vara volontär utan medlemskap. Vägen in i föreningens verksamhet måste också tydliggöras, så att man som potentiell eller ny medlem förstår hur man kan inleda och fördjupa sitt engagemang.

Det är i dagsläget otydligt för många hur man kan engagera sig i föreningens verksamhet. Det gör att de volontärer föreningen har haft för enskilda uppdrag i alltför många fall har lämnat rörelsen, utan att lösa medlemskap. Att lösa medlemskap bör på sikt vara det främsta verktyget för att också bibehålla volontärers engagemang i rörelsen. Dessutom bör sådana volontärer aktivt uppmuntras till att följa nyhetsbrev och Wikimedia Sveriges flöden i sociala medier.

Vi måste också tydliggöra medlemsvärdet. En viktig del av det är att ta fram och genomföra relevanta och eftersökta utbildningar. Medlemsvärde och utbildning hanteras under separata rubriker nedan.

Sammanfattningsvis:

Föreningen behöver tydliggöra värdet av medlemskap, och kommunicera detta både internt och externt.
Målet är att alla som engagerar sig i föreningen väljer att lösa medlemskap.
Föreningen bör tydliggöra hur man som medlem kan engagera sig i föreningen och dess verksamhet, liksom hur man kan fördjupa sitt engagemang.

Var och hur rekryterar vi medlemmar?

Wikimedia Sverige har ingen tradition av medlemsvärvning. På övergripande plan behöver en kulturell förändring ske, där styrelse, kansli och medlemmar i de olika sammanhang de rör sig blir ambassadörer för föreningen, och aktivt frågar intresserade ifall de vill lösa medlemskap.

För de som redan potentiellt är intresserade kan det räcka med den konkreta frågan. Som stöd till det bör föreningen ta fram stödmaterial, med frågor och argument som kan hjälpa till att övertyga. Stödmaterialet bör också, särskilt för medlemmar som värvar, tydligt beskriva hur man löser medlemskap.

Föreningen bör formulera en hypotes om vilka grupper som intresset potentiellt redan är stort i, för att uppmuntra och ge stöd till medlemmar, styrelse och kansli att ställa frågan till medlemmar av dessa grupper när man rör sig i sammanhang där de finns. Det handlar i grund och botten om att få de som redan är närstående föreningen att lösa medlemskap, för att öka medlemsantalet så snabbt som möjligt på kortast möjliga tid.

Föreningen behöver dock även arbeta strategiskt med att nå nya grupper. Dels behöver detta kontinuerligt utredas, för att identifiera särskilt prioriterade målgrupper, i synnerhet vilka som idag är underrepresenterade i föreningen och på plattformarna. Dels behöver nya kanaler och sammanhang identifieras, för att nå dessa och andra målgrupper. Det handlar om att värna och utveckla föreningsdemokratin genom att öppna upp för fler perspektiv och tankar, men även om att främja mångfald och föreningsengagemang i fler delar av samhället.

Föreningen bedriver idag relativt omfattande utbildningsverksamhet genom projekt som drivs framförallt av personal. Här träffar vi i hög grad personer som arbetar med Wikimediaplattformarna i sin yrkesroll. I dessa utbildningar bör vi arbeta tydligare med att föra fram de möjligheter som föreningen erbjuder, för att locka till ytterligare engagemang även efter slutförd utbildning, och därigenom medlemskap i föreningen.

Sammanfattningsvis:

Föreningen bör identifiera vilka grupper som redan står nära föreningen men som ännu inte har löst medlemskap, för att där kunna rekrytera medlemmar.
Föreningen bör ta fram och sprida stödmaterial, som underlättar för styrelse, kansli och medlemmar att ställa den konkreta frågan om medlemskap.
Föreningen bör identifiera underrepresenterade grupper, och arbeta strategiskt med att nå ut till dessa och andra nya målgrupper.
Föreningen bör locka de som deltar i dess utbildningsverksamhet till ytterligare engagemang och därigenom medlemskap.

Hur får vi medlemmar intresserade av att fördjupa sitt engagemang?

Som konstaterat under rubriken om hur vi får volontärer att bli medlemmar är det i dagsläget för många otydligt hur man kan engagera sig i föreningen. Ökad tydlighet kring detta skulle även gynna de medlemmar som är intresserade av att fördjupa sitt engagemang. Det innefattar det arbete som beskrivs med engagemangsmodellen ovan, men även tydliggjorda roller och riktade utbildningsinsatser för de olika specifika rollerna. Det kan handla om fortbildning kring påverkansarbete, massuppladdningar, ledarskapskurser eller andra områden.

En viktig del av att lämna rum för fördjupat engagemang är också att ge medlemmar ansvar. Det kan handla om budgetära frågor, men även annat förtroende när det kommer till ledarskap och anordnande av olika evenemang och projekt. I dagsläget är engagemang inom föreningen behäftat med en del byråkrati och dokumentation, utöver att processerna ibland är otydliga. Föreningen behöver sänka trösklarna för engagemang, och ge ett ökat förtroende till medlemmar som vill fördjupa sitt engagemang.

Sammanfattningsvis:

Föreningen behöver tydliggöra olika sätt att engagera sig på, och erbjuda fortbildning inom dessa områden.
Föreningen behöver sänka trösklarna för engagemang, och ge medlemmar ett ökat förtroende och ansvar.

Hur främjar vi mångfald i rekryteringen?

När Wikimedia Sverige rekryterar behöver vi fundera över vilka grupper vi når, och hur. I dag har vi dålig koll på vilka vi når ut till, och vad som gör att de intresserar sig för föreningens arbete. Det vi vet är att det finns kraftigt underskott på kvinnor och yngre bland föreningens medlemmar. Vi tror också att det kan finnas fler underrepresenterade grupper. Detta gör att vi behöver komplettera befintlig medlemsskara med personer som är av andra kön, födda i andra generationer, har andra yrkeserfarenheter och kan bidra med fler språkliga och kulturella perspektiv.

Vi bör därför undersöka vilka grupper som är underrepresenterade, och ta fram en plan för hur vi når dem. Sedan behöver vi göra riktade rekryteringsinsatser mot underrepresenterade grupper, så att vi kan jämna ut obalansen. Givetvis gör en breddad rekrytering att fler personer väljer att engagera sig i föreningen, och med det kommer möjligheten att ge plats åt fler personer från underrepresenterade grupper.

Det internationella arbetet ger en möjlighet att bredda mångfalden i de som engagerar sig i föreningen. Samtidigt finns det särskilda problem behäftade med en utveckling där vi försöker få dessa att även bli medlemmar i föreningen. Flerspråkighet och internationellt engagemang i föreningen bör utredas noggrant, erfarenheter från andra rörelser som har gjort en liknande utveckling hämtas in, och strukturerna som skapas vara föränderliga för att kunna anpassa sig till nya möjligheter och utmaningar.

Sammanfattningsvis:

Föreningen behöver genomföra en undersökning om underrepresenterade grupper i föreningen, vilket resulterar i en regelbundet publicerad mångfaldsrapport.
Föreningen behöver utreda flerspråkighet och internationellt engagemang.
Föreningen gör i sitt värvningsarbete särskilda insatser och medvetna val, för att värva medlemmar ur underrepresenterade grupper.

Främjande av engagemang

Möjliggöra för fler att ta plats i föreningen

För att kunna uppnå den ursprungliga visionen om att tillgängliggöra mänsklighetens samlade kunskap behöver föreningen bli en folkrörelse. Därför behöver föreningen ha en bred representation av personer och åsikter. I dagsläget behöver dock trösklarna till engagemang sänkas för att det ska kunna realiseras. Om föreningen på vissa områden har höga trösklar för människor att engagera sig kommer vi varken att nå alla eller att ha en mångfald av perspektiv att sprida. Ett aktivt arbete behöver därför ske för att sänka trösklarna så att vem som helst enkelt kan engagera sig.

Detta handlar bland annat om att göra det enklare att engagera sig i föreningens projekt, att göra det roligt och enkelt att vara med i föreningens demokratiska processer, att främja en välkomnande kultur och att aktivt kommunicera på ett sätt som alla kan ta del av.

Vi behöver också fundera över hur vi kan göra information och kommunikation lättare att ta till sig, oavsett hur mycket svenska man pratar, eller om man exempelvis har olika former av funktionsvariationer. Kommunikationen behöver också återspegla en större mångfald, för att fler ska kunna känna sig representerade genom föreningens kommunikation. Vi behöver arbeta systematiskt för att nå ut till fler och attrahera en större mångfald till våra roller.

Ett första steg i ett sådant förändringsarbete är att sträva efter mångfald vid val till uppdrag där man representerar föreningen, för att göra fler till förebilder och en möjlighet att se sig själva i liknande roller. Föreningen måste också så långt det är möjligt fortsätta arbetet med att säkerställa en mångfald av perspektiv, bakgrunder och erfarenheter när arbetsgrupper, utskott, arrangörer och så vidare utses, så att en mångfald av perspektiv informerar föreningens verksamhet.

Av den tillgängliga datan vet vi att medlemmarnas profil vad gäller bland annat genus, ålder och geografisk hemvist inte är representativ för hur det ser ut i samhället. Vår kunskap om föreningens mångfald är dock begränsad. Därför behöver vi undersöka hur det egentligen ligger till, sammanställa utvecklingen regelbundet och analysera vilka metoder och verktyg som kan nyttjas under formella möten för att främja deltagande från underrepresenterade grupper, utifrån framtaget underlag.

Wikimedia Sverige behöver inleda ett omfattande förändringsarbete med förändrade strukturer, för att kunna bli en folkrörelse där alla upplever att man är välkommen och har möjlighet att ta plats. I varje situation bör vi vara medvetna om dessa ojämlikheter och agera för att förändra dem. Det finns metoder för att synliggöra och förändra ojämlikhet, och det kräver insatser på många olika plan:

Sammanfattningsvis:

Föreningen bör se över metoder och verktyg för att främja inkludering och deltagande från underrepresenterade grupper under formella möten för att medvetandegöra och självkritiskt granska vad som sker i organisationen.
Föreningen bör sträva efter mångfald vid val till uppdrag där man representerar föreningen, för att göra fler till förebilder och en möjlighet att se sig själva i liknande roller.
Föreningen undersöker mångfalden i föreningen och bland föreningens förtroendevalda och aktiva medlemmar, och hur detta påverkar befintliga eller potentiella medlemmars engagemang.
Föreningen gör en översyn av information och kommunikation, för att säkerställa att så många som möjligt kan förstå vad föreningen förmedlar.
Föreningen bör se över vilka som representeras i det kommunikationsmaterial vi tar fram och visa många olika människor, för att visa att alla är välkomna i föreningen.
Föreningen ska, så långt det är möjligt, säkerställa en mångfald av perspektiv, bakgrunder och erfarenheter när arbetsgrupper, utskott, arrangörer och så vidare utses.

Handledning och guidning

För att locka fler till engagemang är det viktigt med personlig kontakt och att känna att man befinner sig i ett sammanhang. En viktig sådan kontakt är mellan den enskilda medlemmen och kansliet. Här finns möjlighet att stötta enskilda medlemmar i gemenskapen och hjälpa till med både specifika och breda problem.

Utöver detta är det också viktigt att den enskilda medlemmen får kontakt med andra likasinnade. Därför bör Wikimedia Sverige arbeta mer aktivt med att koppla samman medlemmar i olika sammanhang. Det skulle kunna handla om att skapa nätverk av engagerade som kan hjälpa och stötta varandra utifrån sina egna erfarenheter. Det skulle också kunna innebära att vi arbetar aktivt med mentorskap i föreningen, och även uppmuntra föreningens medlemmar att ta del av mentorskap som finns etablerade i civilsamhället redan.

Sammanfattningsvis:

Föreningen bör arbeta aktivt för att nya medlemmar får tydliga kontaktpersoner på kansliet, så att kontakt lätt kan uppstå när det behövs.
Föreningen bör verka för att skapa sammanhang där erfarna och oerfarna medlemmar kan träffas och utbyta erfarenheter, till exempel nätverk eller mentorskapsprogram. Dessa nätverk kan vara lokala, nationella och internationella.

Erkännande

Föreningen behöver ta ett helhetsgrepp när det kommer till hur förtjänstfulla insatser från medlemmar lyfts fram. I dag finns möjligheten för medlemmen att få synlighet genom att skriva ett blogginlägg, och en gång per år delas utmärkelsen Wikimedia-priset ut – än så länge dock utan tydlig koppling till engagemang i föreningen. En viktig del av att främja engagemang är också att lyfta fram engagemang. Det kan innefatta idéer som ”månadens Wikimedian” eller intervjuer med jämna mellanrum med volontärer och medlemmar som har gjort särskilda bragder.

Det kan också handla om att nominera föreningens medlemmar till andra priser och utmärkelser som finns exempelvis i civilsamhället. På så sätt lyfts både den enskilda individen och föreningen, och ökar synligheten för vår verksamhet.

Sammanfattningsvis:

Föreningen behöver hitta sätt att lyfta fram medlemmar som genomför förtjänstfulla insatser.
Föreningen ser över vilka årliga priser, utmärkelser och stipendier som delas ut i lämpliga sammanhang och nominerar medlemmar som gjort förtjänstfulla insatser till dessa.

Firande

Wikimedia Sverige behöver bli bättre på att fira. Vi åstadkommer massor av stora saker, och har dessutom en gemenskap som lägger ner sin själ i föreningens arbete och på våra plattformar. För att uppmärksamma detta bör naturliga tillfällen att fira planeras in på förhand, så att detta inte glöms bort när verksamheten går vidare.

När en arbetsgrupp är klar med sitt uppdrag avslutas deras arbete med ett firande. Det blir delvis ett tillfälle att reflektera över vad man åstadkommit, och delvis ett tillfälle att stärka den sociala gemenskapen mellan deltagarna i gruppen.

Under årsmötet bör det föras in möjlighet att fira vad som åstadkommits när vi tittar på tidigare verksamhet. Utöver detta bör föreningen bjuda in till festligheter för medlemmarna ungefär två gånger varje år, lämpligtvis till sommaren och som avslutning på året. Dessa tillfällen kan lämpligen hållas en fysiskt och en digitalt, för att tillgodose förutsättningarna hos olika delar av medlemsskaran. Här bör kansliet och engagerade medlemmar samarbeta i planering och genomförande av arrangemangen.

Sammanfattningsvis:

Föreningen behöver utveckla rutiner för när och hur vi firar engagemang, och avsätta medel för att bekosta firandet.

Medlemsvård: värdet av medlemskap och återlösning

När Wikimedia Sverige ska växa som förening behöver vi dels öka rekryteringen och dels hålla kvar redan värvade medlemmar. För att medlemmarna ska vilja stanna kvar behöver vi som förening lägga tid och energi även på detta.

Personer som en gång valt att gå med i föreningen har lockats av något. Av verksamheten eller av ideologin, eller en kombination. Vi bör därför fokusera på båda dessa delar i kontakten med medlemmarna. Vi behöver bli bättre på att vårda Wikimedia Sveriges medlemmar. Det innefattar bland annat att förklara värdet av ett medlemskap, både för egen del (vad man erbjuds för möjligheter, exempelvis i form av verksamhet, resurser och kontakter) och för samhällets del (hur man är med och främjar arbetet för fri kunskap). Medlemsvården innefattar också information, genom nyhetsbrev och medlemsutskick, internkommunikation och dialog. En riktlinje för internkommunikation och dialog bör utvecklas.

Utöver internkommunikationen behövs en aktiv kontakt från föreningens sida när en medlem väljer att gå ur föreningen eller att inte betala sin medlemsavgift. Till exempel kan föreningen ringa upp samtliga personer som efter en påminnelse inte har betalat sin medlemsavgift. Då ges dels en möjlighet att påminna personen i fråga om varför hen gick med till att börja med, och dels en möjlighet för föreningen att få veta varför medlemsavgiften inte betalts. Finns det något som hade kunnat göra att medlemmen betalade sin avgift direkt, och i så fall vad? Detta blir till hjälp i föreningens fortsatta kommunikation och verksamhetsutveckling.

Sammanfattningsvis:

Föreningen behöver fortsätta utveckla rutiner för kommunikation med medlemmar som lämnar föreningen eller inte betalar sin medlemsavgift.
Föreningen behöver identifiera vilka olika värden medlemmar ser med sitt medlemskap, och utveckla metoder för att stimulera dem.

Medlemskap: att identifiera sig som wikimedian

Medlemskapet i Wikimedia Sverige är en aktiv handling, som markerar att man som person identifierar sig med föreningens ideologi och hittar meningsfullhet i föreningen. Med andra ord ser man sig som en wikimedian.

Det handlar alltså inte enbart om att delta på aktiviteter, utan att se sig som en del av en rörelse – oavsett vad man presterar. Identifikationen handlar inte om nivån av engagemang, som kan variera över tid, utan om den ideologiska, känslomässiga kopplingen till föreningen.

När medlemmar känner sig som wikimedianer kommer man att sprida budskap om föreningen, dess ideologi och aktiviteter, till fler. På så sätt bildas en positiv spiral som lockar ännu fler att bli en del av gemenskapen. Wikimedianerna kommer också i högre grad att engagera sig i föreningens aktiviteter och ge av sin fritid till Wikimedia Sverige. Det är en värdefull gåva som föreningen behöver förvalta.

Medlemmar som identifierar sig som wikimedianer och som känner stolthet över sitt engagemang fungerar på så vis också som viktiga ambassadörer för föreningen.

Sammanfattningsvis:

Föreningens värderingar behöver förtydligas, så att det är tydligt vad Wikimedia Sverige står för, och enkelt att kommunicera det budskapet.

Stöd

Föreningen behöver ge stöd till medlemmar och volontärer, så att dessa känner att de har makt, förmåga och resurser till sitt engagemang. Stödet behöver ta åtminstone tre former: ekonomiskt stöd, utbildningsstöd och materiellt stöd.

Ekonomiskt behöver det finnas tillräckligt med resurser för att engagemang på varje steg i engagemangsmodellen möjliggörs. I dagsläget finns det stöd, som inte används upp. Föreningen behöver sänka trösklarna för att ta del av stödet, minimera byråkratin som krävs, och underlätta för långsiktig ekonomisk planering, för exempelvis evenemang eller projekt över tid. Föreningen bör ha som utgångspunkt att alla arrangemang är kostnadsfria för medlemmar, så länge det finns resurser.

Föreningen behöver också se till att det finns tillräckligt med övrigt materiellt stöd för engagemang. Det kan handla om kameror, skannrar eller annat tekniskt material av hög kvalitet som underlättar för strukturerade insatser av volontärer när det kommer till innehållsskapande. Det kräver dock också en lyhördhet gentemot medlemmar och volontärer, kring vilket materiellt stöd som behövs. Målet bör vara att så lite teknik som möjligt befinner sig på kansliet.

Alla medlemmar ska också kunna få stöd både för att gå och hålla i egna utbildningar. För att stötta medlemmarna att gå utbildningar är det viktigt att föreningen kommunicerar tydligt vilka utbildningar som finns och hur man kan ta del av dem, samt hur man som medlem påverkar vilket nytt utbildningsmaterial som tas fram. Föreningen bör också arbeta för att medlemmar håller egna utbildningar och får det stöd i form av resurser och fortbildning som krävs för att kunna göra detta.

Sammanfattningsvis:

Föreningen behöver erbjuda ekonomiskt, materiellt och utbildningsstöd för lokalt, regionalt, nationellt och internationellt engagemang, och sänka trösklarna för att ta del av detta stöd.

Utbildning

För att skapa och utveckla en stark förening behöver Wikimedia Sverige tillgodose medlemmars och volontärers utbildningsbehov, i huvudsak utifrån de tre olika utbildningsnivåerna som anges i matrisen på sidan 5. Dessa behov ser olika ut för olika individer och vid olika tillfällen, till exempel beroende på vilken roll man har i organisationen. Utbildning är alltså också ett sätt att flytta en person mellan olika platser i engagemangsmodellen, och stärka engagemanget hos individer såväl som grupper.

Utöver att stärka personer som redan har tagit ett beslut om att engagera sig i föreningens verksamhet kan utbildning vara människors första kontakt med föreningen. Därför behöver vi ständigt reflektera över vad vi förmedlar genom vår utbildningsverksamhet, så att vi skapar nyfikenhet kring föreningens arbete och erbjuder sätt att fortsätta sitt engagemang även efter första kontakten.

Utbildningarna i Wikimedia Sverige bygger på kunskapsmoduler, som enkelt kan fogas samman utifrån förutsättningarna till att bli kompletta utbildningar. På sikt finns en gedigen grund av utbildningsmaterial online, som deltagarna kan gå på egen hand. Detta kompletteras med träffar fysiskt eller online för att ge mer ömsesidigt utbyte och möjlighet att lära av varandra.

Olika typer av utbildningar

Föreningsutbildningar

Som medlemsstyrd organisation behöver medlemmarna verktyg för att kunna utöva sina föreningsdemokratiska rättigheter, och hitta vägar in i föreningsverksamheten. Därför behövs utbildning i föreningskunskap. Här ligger fokus på ren kunskap om föreningen och dess förutsättningar, de verktyg vi använder i verksamheten och hur olika demokratiska processer och funktioner i föreningen fungerar.

Detta område kommer att täckas in i en grundläggande utbildning. Utöver det kommer en fördjupad nivå, för personer som vill engagera sig ännu mer. Här kommer innehållet exempelvis att fokusera på ledarskap i Wikimedia Sverige, i att hålla egna aktiviteter och utbildningar, föreningens policyer och riktlinjer eller att hantera ekonomin i en verksamhet man själv driver. Dessutom kommer det att finnas mer specifika utbildningar som rör särskilda teman eller verksamheter.

Andra utbildningar som är viktiga på vägen mot en folkrörelse skapas handlar om hur man är arrangör eller ledare i föreningens verksamhet. I dessa utbildningar berörs både praktiska och ideologiska aspekter.

Utbildningar i att använda Wikimediaplattformarna

En grundpelare i Wikimedia Sveriges utbildningar är material om att använda Wikimediarörelsens plattformar. Det kan exempelvis handla om att skapa ett konto, redigera en artikel på Wikipedia, ladda upp bilder till Wikimedia Commons, lägga till Wikidataobjekt eller korrekturläsa en text på Wikisource.

Dessa utbildningar kan användas både för att stärka engagemanget hos de som redan är medlemmar och för att hitta nya medlemmar. Därför behöver det finnas grundläggande utbildningar som inte kräver någon förkunskap, såväl som utbildningar på mer avancerad nivå.

Sammanfattningsvis:

Föreningen tar fram utbildningsmaterial för digitala och fysiska utbildningar, som tillgodoser medlemmarnas utbildningsbehov och ger möjligheten för ett fördjupat föreningsengagemang.
Föreningen tar fram utbildningsmaterial för digitala och fysiska utbildningar, om hur Wikimediarörelsens plattformar används.

Säkerhet och välmående

Krisberedskap

Wikimedia Sveriges verksamhet ska vara trygg och säker för alla. Ibland kan det dock ändå uppstå situationer som gör att ett krisläge uppstår. Detta kan bero på interna såväl som externa faktorer och det är viktigt att det finns beredskap för hur man ska agera i dessa situationer.

Det finns några konkreta områden där föreningen snarast bör lägga fokus. Det omfattar HLR-utbildningar för de som är engagerade vid fysiska möten, samt de första insatserna som krävs om en nödsituation uppstår.

Sammanfattningsvis:

Föreningen bör ta fram en plan för hur man som enskild ska agera i krissituationer i föreningen.
Föreningen bör erbjuda utbildningar för medlemmar som del av planen, så att det finns tillräcklig kunskap inom särskilt viktiga områden.
Föreningen bör arbeta för att kansli och styrelse har tillräcklig kunskap och övning i att agera i en krissituation, för att säkerställa trygg verksamhet för alla.

När volontärer och medlemmar beter sig illa

Som en del i arbetet med att skapa trygga mötesplatser för medlemmar och deltagare i verksamheten har Wikimedia Sverige idag riktlinjer för inkluderande möten. Här beskrivs vad som räknas som trakasserier och de åtgärder arrangören kan vidta både för att skydda en utsatt person och för att hantera den som trakasserar.

För att dessa riktlinjer ska fortsätta fungera behöver föreningen fortsätta att diskutera dem i många olika sammanhang och på olika platser. Varje arrangör behöver också ha en plan för vem som är ansvarig för frågorna och hur man går tillväga för att berätta om man som deltagare känner sig utsatt. Detta kan till exempel regleras genom att man inte får ekonomiskt bidrag till ett arrangemang om inte ett aktivt arbete för inkluderande möten finns på plats.

Utöver att den enskilda mötesarrangören kan stänga av en person från verksamheten om hen trakasserat någon annan, bör föreningen skapa tydlighet kring om och i så fall hur en medlem också ska kunna uteslutas ur föreningen för sitt beteende.

Sammanfattningsvis:

Föreningen bör utveckla riktlinjer kring sanktioner för medlemmar och volontärer i föreningens verksamhet som inte beter sig i enlighet med Wikimedia Sveriges värderingar.
Föreningens stadgar bör ses över med fokus på uteslutning av medlemmar och möjligt överklagande.
Föreningen bör utse en anställd för att hantera ärenden där volontärer och medlemmar beter sig illa, och som kan stötta arrangörer i akuta situationer som uppstår.

Interndemokrati

En förutsättning för en stark folkrörelse är en stark interndemokrati. Det kommer innebära att aktiva medlemmar tar större plats i samtalen om vilka Wikimedia Sverige ska vara och vad föreningen ska göra. Ökat engagemang och inflytande från medlemmar kan leda till ökad debatt, vilket i de flesta fall är något positivt och leder till utveckling och förbättring. Det kan även leda till konflikt, vilket kräver att föreningen också aktivt arbetar med inkluderande möten och främjar en positiv miljö i föreningen.

När föreningen växer kommer detta troligen också få konsekvenser för hur det interndemokratiska systemet ser ut. Kanske kommer fler demokratiska nivåer växa fram i föreningen, exempelvis lokalföreningar eller tematiska föreningar. Allteftersom föreningen växer behöver föreningen arbeta vidare med strukturerna för hur detta kan se ut.

Föreningen behöver se över sin årscykel, återkommande evenemang och utbildningar, för att stärka medlemmars möjligheter att påverka föreningen. En sådan översyn behöver titta på kopplingarna mellan årsmöten, medlemsmöten, arbetsgrupper och liknande instanser, och upplägget bör främja långsiktiga möjligheter till påverkan och förutsägbarhet kring hur man som medlem kan driva sin mening. Särskilt arbetsgrupper bör i högre grad användas för att involvera medlemmar i verksamhetsutveckling och även direkt verksamhet.

För att tydliggöra vilka funktioner och roller i organisationen som ansvarar för olika delar av verksamheten kommer detta behöva definieras och förtydligas. Ett sådant arbete finns påbörjat i denna översikt för stärkt föreningsdemokrati.

Sammanfattningsvis:

Föreningens interndemokrati behöver stärkas, i en process där medlemmarna får ge uttryck för sina behov.
Föreningens olika möten bör ses över för att ge ännu bättre möjligheter till demokratiska processer, till exempel genom vilka mötesformer och hur medlemmar involveras.
Föreningen behöver vidareutveckla sin årscykel för att skapa förutsägbarhet kring när man kan påverka det interna arbetet.