Verksamhetsberättelse 2024/Fail fest: Volontärengagemang – en utmaning

I denna fail fest fokuserar vi på våra ambitioner att involvera den frivilliga gemenskapen i att organisera aktiviteter som bland annat fototävlingar, vilka vi inte lyckades realisera fullt ut.

Ett mål för oss under 2024 var att engagera volontärer i arbetet med att organisera fototävlingarna Wiki Loves Earth – som fokuserar på Sveriges skyddade natur – och Wiki Loves Monuments – som fokuserar på vårt byggda kulturarv. Vi såg behov av att utveckla både tydligare uppgifter för hur volontärer kunde stödja kansliet i koordineringen av den nationella tävlingen, men framförallt runt att anordna lokala aktiviteter och evenemang som knutits samman med tävlingen, såsom fotosafaris för att dokumentera kultur- eller naturarvet inom ett visst geografiskt område eller skrivstugor för att lägga till bilderna i Wikipediaartiklar eller helt andra idéer. Detta arbete påbörjades men har inte avslutats och i denna Fail Fest analyserar vi vad som återstår att göra för att komma dit vi vill, och hur vi kan arbeta med volontärengagemang i föreningen överlag. Det finns även andra aktiviteter under Stöd till gemenskapen som bedöms som initiativ som borde kunna drivas av volontärer – det tas upp i Story om "Utökade insatser runt stöd till gemenskapen".

Traditionellt har föreningen hållit i Wiki Loves-tävlingarna och 2024 var inget undantag trots intentionen att lämna över delar av arbetet till gemenskapen. Detta skedde då den dokumentation och överblick av tävlingarnas aktiviteter som krävdes var mer omfattande än vi initialt hade bedömt. För Wiki Loves-tävlingarna, men även för andra aktiviteter, behöver vi kunna förklara uppgifterna som föreningen vill överlämna på ett sätt som engagerar och där en volontär vet vad som förväntas av den, samtidigt som det inte får stänga ut de som vill genomföra aktiviteter på ett annat sätt än vi gjort hittills.

Kansliet har haft svårt att tydligt beskriva vilka föreningsaktiviteter de särskilt skulle ha stor nytta av volontärhjälp med och hur de ska kommunicera att de söker stöd och vilket åtagande det skulle innebära. Vi vet att det finns många idéer bland gemenskapen som skulle kunna implementeras om de fick utrymme och kännedom om att det går.

På vår hemsida exponerar vi inte tydligt att man kan engagera sig. Föreningen har haft “Det här kan du som frivillig hjälpa oss med!”-rutor på projektsidorna i flera år, men utan någon större framgång.

Det finns också utmaningar utifrån vår finansiering och det är svårt att bjuda in volontärer till våra externt finansierade projekt. Där finns det risker med att förlita sig på volontärinsatser då projekten måste leverera kvalitativa resultat inom en begränsad tidsrymd och om en volontär inte längre vill engagera sig kan föreningens möjligheter att säkra medel i framtiden äventyras. Samtidigt måste våra internt finansierade projekt både ha konkreta tydliga uppgifter och möjligheter för volontärerna att komma och föreslå egna initiativ.

Framtida planer

Vi behöver fundera vidare på hur vi bäst presenterar möjligheter till volontärengagemang. På vår webbplats och på våra projektsidor exponerar vi inte tillräckligt tydligt att man kan engagera sig, och många i gemenskapen vet inte hur de kan bidra, eller att de kan. Vi behöver göra det enklare och mer attraktivt.

Det innebär att vi behöver bli bättre på att titta på aktiviteter och projekt i vilka man kan engagera sig. Det är däremot en svår balansgång att bjuda in volontärer (och även andra) och att faktiskt ha resurser för att stötta dem. Vi måste ta hänsyn till att det kan ta tid att stödja och handleda dem som engagerar sig ideellt och vi måste tillhandahålla utbildningar och andra typer av stöd på vägen. Vi tror att detta är en klok investering då det har potentialen att öka innovationen i föreningen, kan skapa lokalt engagemang och ägandeskap vilket positivt kan stärka vår samhällspåverkan och engagemanget och att det kan avlasta kanslipersonalen så att andra typer av insatser kan genomföras som är svårare att driva av volontärer.

Det nyligen implementerade CRM-systemet är också en viktig pusselbit. CRM-systemet gör att vi kan engagera, följa och stödja volontärer systematiskt samt kartlägga kompetenser och intressen för att förbättra ledarutveckling och delaktighet. Vårt CRM-system ger också nya möjligheter för effektivt engagemang med medlemmar och givare, vilket säkerställer långsiktigt engagemang och ökar ekonomisk hållbarhet. Vårt långsiktiga mål, som beskrivs i våra riktlinjer för föreningsengagemang, är att omvandla passiva medlemmar till aktiva bidragsgivare och i slutändan till ledare. Systemet kommer också att ge oss möjlighet att bättre analysera vilka som engagerar sig i föreningen, i vilken roll och i vilken utsträckning. Det kommer också att bidra till att lyfta fram vem vi saknar och aktivt bör engagera oss med. Vi kommer att använda insikterna för att vidareutveckla vår årliga mångfaldsrapport.

Det finns en stor vana i föreningen att volontärer kommer med idéer/initiativ och så tittar kansliet på hur de kan stödja denna idé, och här finns redan upparbetade rutiner som kan tas vidare.