Verksamhetsberättelse 2025/Fail Fest: Dokumentations- och systemglapp märks vid personalförändringar

I den här fail festen berättar vi om de problem som uppstår när vi tappar kunskap på grund av att någon slutar jobba hos oss. Den tar upp exempel på när det blir ett problem och förslag på saker vi kan göra för att underlätta i framtiden.

När man jobbar med något lär man sig nya saker. Kanske stöter man på något problem som man efter en del undersökande och letande hittar lösningen på. Kanske hör eller läser man något som gör att man i framtiden kan göra saker bättre eller lättare. En förutsättning för att dessa erfarenheter ska komma till gagn är att man faktiskt kommer ihåg dem.

Det kan vara svårt nog att komma ihåg vad man gjorde för en vecka, en månad eller ett år sedan. Var det inte man själv med om det är man beroende av att det finns någon att fråga. Finns det ingen person tillgänglig är man istället beroende av att det finns välskrivna och aktuella instruktioner. I brist på det måste man börja om från början.

En sak som gör det ännu svårare är att brister ofta upptäcks först efter att någon har slutat. Finns det en person som alltid gör en uppgift har hen troligen bra koll på hur den utförs på ett bra sätt. Däremot innebär det problem när någon annan ska utföra uppgiften om den inte har dokumenterats tillräckligt bra. Finns det då ingen att fråga om oklarheter behöver man komma på hur uppgiften ska utföras på nytt.

Det kan även uppstå glapp om en anställd slutar och det ännu inte finns någon på plats som kan ta hens plats. Det går att planera för att det ska bli så lite påverkan som möjligt i en sådan situation. Man kan se till att andra kollegor kan ta hand om en del av uppgifterna. Man kan planera vad som ska göras inom den närmaste framtiden så att de som fortfarande jobbar i ett projekt känner till prioriteringar.

Däremot går det inte att förbereda allt och förr eller senare kommer det att uppstå problem. Det gäller särskilt om man är utan projektledare. När man jobbar på ett projekt dyker det titt som tätt upp nya saker. Möjligheter man inte känt till tidigare. Hinder man inte hade förutsett. Då behövs någon som kan fatta beslut om vilken väg man ska ta och hur saker ska prioriteras. Det innebär inte att arbetet kommer att stå helt still, men ju längre tid det tar, desto längre risk är det att man missar något.

När projektledaren slutade under året blev det tydligt att vi behöver bättre rutiner för att minimera hur detta påverkar arbetet negativt. Det ledde till att efterträdare fick lägga mycket tid på att sätta sig in i projektet. En del av detta är hur vi arbetar med uppgifter i Phabricator. Vi skulle behöva en rutin för hur man avgör om en uppgift är värd att behålla och hur man gör om den inte är det. Risken är annars att dessa blir kvar som brus som försvårar arbetet överlag.

Vi behöver också ett kontinuerligt arbete med att dokumentera hur vi löser uppgifter och att detta finns lätt tillgängligt vid behov. Detta är något som lätt glöms bort både när man är mitt uppe i arbetet och efter man har avslutat en uppgift. Det är inget som hjälper just där och då. Däremot är det något som kan underlätta nästa gång någon, en själv eller någon annan, ska göra det.