Verksamhetsberättelse 2025/Fail fest: Överblick och struktur i hubbarbetet

I den här fail festen tar vi en närmare titt på Innehållspartnerskapshubben (Content Partnerships Hub), vårt initiativ för att etablera en organisation inom den internationella rörelsen som samlar expertis, struktur, material och dokumentation för innehållspartnerskap med olika organisationer, till exempel inom kulturarvssektorn, utbildningssektorn eller internationella organisationer. Målet är att förenkla för Wikimediaorganisationer, användargrupper och enstaka volontärer runt om i världen, att etablera partnerskap med kunskapsskapande och kunskapsförvaltande organisationer. Projektet fick en pilotfinansiering av WMF i ett år, där den huvudsakliga delen av arbetet kommer att ske under 2026.

Innehållspartnerskapshubben har länge funnits som idé och som initiativ från Wikimedia Sverige. Under 2025 ansökte föreningen tillsammans med flera andra Wikimediaorganisationer om att gemensamt skala upp och dela på arbetet. Tiden att slutföra projektansökan till Wikimedia Foundation var mycket knapphändig och hela ansökan utvecklades på endast ett fåtal veckor, inklusive det möte som ägde rum i Berlin där de deltagande organisationerna möttes för att enas om att söka medel. Ansökningen sammanföll med introduktionen av den nya operativa chefen, som även, efter godkänt ansökan, kom att fungera som projektledare. Det blev snabbt tydligt att kombinationen av ett komplext projekt som har växt fram under många år och bytt prioriteringar och skepnader några gånger, med en nyanställd projektledare, var en krävande blandning.

Innehållspartnerskapshubbens projektdeltagare i pilotfasen 2025–2026.

Några delar som projektteamet inom hubben hade jobbat med under flera år har varit bristfällig dokumenterat och vissa av projektmålen var inte tydligt formulerade. Att initiativet hade växt fram under några år med knapphändiga resurser hade också lett till att rollfördelningen, uppgifter och ansvar var delvis oklara, och inte tydligt beskrivna i ansökan som beviljades. Några av innehållspartnerskapshubbens huvuddelar blev dessutom inte beviljade av Wikimedia Foundation, vilket ledde till ytterligare oklarheter i vad som förväntades av vilka partners i projektet.

Efter att Wikimedia Foundation godkänt pilotansökan inleddes en intensiv fas, där verksamhetschefen och projektledaren granskade ett antal äldre dokument, protokoll och kommunikation både med projektpartners och Wikimedia Foundation, för att kunna utveckla en tydlig projektplan. Att dokumentation ibland saknades ledde till att mål och visioner ifrågasattes och diskuterades om. Det var en krävande period, men i slutändan ledde det till att vi kunde formulera en vassare vision för projektet och bygga en projektorganisation där rollfördelningen var inte bara tydlig för projektledaren, utan också brett förankrad i hela projektgruppen.

Lärdomen från denna period är två: För det ena behöver vi bli bättre på att skapa tydliga projektmål även för projekt där finansiering och tidplanen är oviss, och det behöver tydligt avsättas tid för etablering av projektstruktur i själva projektplanen, när det handlar om så pass komplexa projekt med många olika aktörer. I och med att den operativa starten av hubben försenades kommer vi att ansöka om förlängning av projektet, som det finns mycket goda chanser för att det godtas. För det andra var just etablering av innehållspartnerskapshubben en värdefull uppgift för den nya operativa chefen, som genom detta projekt behövde granska visionerna, sätta sig in i projektmålen och direkt började samarbeta med ett antal internationella Wikimediaorganisationer. En rivstart för att komma i kontakt med rörelsens olika organisationsformer, strukturer och utmaningar. I slutet av 2025 var organisationen, målen och rollfördelningen för innehållspartnerskapshubben tydligt för alla deltagare och vi är övertygade om att projektet kommer att leverera mycket bra resultat under det kommande året.