Verksamhetsberättelse 2025/Story: CRM och insamling – system, rutiner och kompletterande insatser

I den här storyn beskrivs hur föreningen arbetade upp rutiner, utvecklade rapporter och drog lärdomar utifrån det operativa arbetet i det nya medlems- och givarvårdssystemet som upphandlades under 2025.

Under 2025 kunde föreningen inleda det operativa arbetet i det nya medlems- och givarvårdssystemet (CRM) som implementerades i december 2024. Systemet är en strategisk investering i föreningens långsiktiga utveckling och syftar till att skapa bättre förutsättningar för ett starkare och mer diversifierat insamlingsarbete.

Under året har fler delar av verksamheten integrerats i systemet. Förutom medlems- och givarhantering har även funktioner för exempelvis volontärer lagts in, vilket ger bättre överblick och möjligheter till uppföljning och kontakt. Nya rapportfunktioner har också gjort det enklare att följa resultat i samband med kampanjer och insamlingsinsatser.

CRM-systemet är byggt på plattformen Salesforce och den lösning som implementerades togs fram tillsammans med implementationspartnern Axenon.

Utveckling av rutiner och insamlingsflöden

En central del av arbetet under året har varit att utveckla rutiner och arbetsflöden kopplade till systemet. Eftersom systemet inte tidigare hade testats fullt ut i vår verksamhet har en del förbättringsområden identifierats och vi har haft en dialog med leverantören om utvecklingsbehov. Under arbetets gång har flera förbättringsförslag och justeringar gjorts, i syfte att bättre anpassa systemet till föreningens behov. Arbetet har också bidragit till att skapa en tydligare struktur för hur data samlas in, hanteras och används i insamlingsarbetet.

Samarbetet med Axenon fungerade inledningsvis väl, men har under året påverkats av interna utmaningar hos leverantören. Detta har inneburit att vissa delar av utvecklingsarbetet, såsom framtagning av nya flöden och mer målgruppsanpassad kommunikation till givare, medlemmar och volontärer, har gått långsammare än planerat. Arbetet med att vidareutveckla dessa delar fortsätter därför under kommande verksamhetsår.

Förbättrade möjligheter att ge

En av de största vinsterna under året är att föreningen har kunnat erbjuda enklare och tryggare sätt att ge en gåva. Genom de nya formulären på hemsidan kan givare nu enkelt starta Autogiro, ge en engångsgåva via Swish eller bli medlem. Informationen registreras automatiskt i CRM-systemet, vilket både förenklar administrationen och minskar risken för fel.

Den förbättrade infrastrukturen har även gjort det möjligt att snabbare följa upp givande och att bättre förstå hur olika insamlingsinsatser fungerar.

Under 2025 har föreningen sett ett ökat givande, särskilt i samband med kampanjer. Antalet givare som väljer Autogiro fortsätter att växa, en utveckling som även kunde skönjas under 2024. Samtidigt är Swish fortsatt det mest använda betalningssättet för engångsgåvor.

Antal nya medlemmar: 80 st.
Antal nya givare: 814 st.
Antal nya givare med Autogiro: 56 stycken varav 26 blev medlemmar, 17 månadsgivare, 13 som både betalar medlemskap och ger månadsgåvor.

Kampanjer och test av nya kanaler

Under året har insamlingsarbetet även stärkts genom digitala kampanjer, bland annat i sociala medier. Kampanjen “Av människor för människor” har varit en viktig del i att nå nya målgrupper och uppmuntra fler att bidra till föreningens arbete.

Parallellt har även nya kanaler testats, exempelvis bannerkampanjer på wikipedia.se. Dessa insatser har bidragit till att öka synligheten för föreningens arbete och skapa fler kontaktytor mot potentiella givare.

Genom det nya CRM-systemet har det blivit enklare att följa hur olika kampanjer bidrar till nya givare och medlemmar, vilket ger bättre underlag för att utveckla framtida insamlingsstrategier.

Ett effektivt CRM-systemet möjliggör även förenklad kommunikation runt andra typer av möjligheter för givare. Detta då det på ett säkert och korrekt sätt går att dokumentera vilka som mottagit information, om de inte vill ha mer material etc. När CRM-systemet var aktiverat prioriterade vi att synliggöra möjligheten att skänka en gåva till föreningen via sitt testamente. En testmentesfolder togs fram och en advokattjänst upphandlades. Detta innebär att vi under 2026 kommer att kunna ge de supportrar som önskar bättre information om testamentering överlag, och information om hur man kan testamentera en gåva till föreningen.