Verksamhetsberättelse 2025/Story: Tillväxt, projektmedel och strategisk kapacitetsuppbyggnad

I den här storyn berättar vi om hur personalexpansion, hög träffsäkerhet i projektansökningar och strategiska satsningar på finansiering tillsammans skapade förutsättningar för att skala upp det programmatiska arbetet under 2026.

År 2025 blev ett avgörande år för föreningens långsiktiga utveckling. Under flera år hade verksamheten vuxit i omfattning, komplexitet och internationell räckvidd, samtidigt som personalstyrkan varit relativt begränsad. Detta skapade ett högt arbetstryck och små marginaler i genomförandet. Under året togs därför ett medvetet strategiskt beslut att förstärka kapaciteten. Totalt nyanställdes nio personer under året, och ytterligare en person som anställts i slutet av 2024 påbörjade sin tjänst. Sex av de nyanställda började arbeta under året, medan tre tillträdde sina tjänster under första halvan av januari 2026.

Under året avslutade två personer sina anställningar och två andra minskade sin tjänstgöringsgrad. Därutöver tecknades avtal med åtta enskilda konsulter samt med en juristbyrå. Verksamhetschefens avtal förnyades också under året. Det innebar en av de största kapacitetsförstärkningarna i föreningens historia och markerade en tydlig övergång från att arbeta reaktivt under resursbrist till att bygga strukturer för hållbar tillväxt.

Samtidigt präglades delar av året fortfarande av effekterna av den tidigare begränsade personalstyrkan. Rekryteringsprocesser tar tid, och ny personal behöver introduktion och stöd innan full kapacitet uppnås. Under övergångsperioden innebar detta att vissa projekt genomfördes med fördröjningar och att delar av budgeten inte kunde användas. Den underspendering jämfört med budgeterade medel som uppstod var därför i huvudsak kopplad till kapacitet snarare än brist på finansiering eller idéer. I praktiken handlade det om att organisationen befann sig mitt i en strukturell omställning, där investeringar i personalstyrka och system ännu inte hunnit ge full effekt.

Parallellt med kapacitetsuppbyggnaden visade året på en stark förmåga att attrahera extern finansiering. Under året söktes totalt 2,97 miljoner kronor i externa medel för Wikimedia Sverige, varav 1,96 miljoner kronor beviljades. Det motsvarar en träffsäkerhet på 66 procent räknat i sökta medel och 75 procent sett till antalet inskickade ansökningar. I en mycket konkurrensutsatt finansieringsmiljö är detta ett mycket starkt resultat och ett tecken på att föreningens projektidéer är väl förankrade, relevanta och strategiskt positionerade. Den externa finansieringen fungerar alltmer som ett strategiskt komplement till medel från Wikimedia Foundation.

Stöd kunde även säkras för arbetet med den internationella innehållspartnerskapshubben, vilket stärker vår internationella roll och möjliggör fortsatt utveckling av strukturer som kommer hela Wikimediarörelsen till del. Genom hubben etableras långsiktiga samarbeten med internationella organisationer, kulturarvsinstitutioner och Wikimediaorganisationer i flera länder. Arbetet bidrar samtidigt till att tydliggöra föreningens roll som expert inom innehållspartnerskap, öppna licenser och hur kulturarvs- och kunskapsinstitutioner kan samarbeta med Wikimediaplattformarna.

Bedömningen är därför att hubbens framväxt öppnar för nya typer av finansiering under kommande år. Genom att bygga upp gemensamma arbetsformer, nätverk och kompetens kan föreningen ta en mer central roll i större internationella projekt och konsortier, exempelvis inom EU-program och andra multilaterala finansieringsformer. Den ökade synligheten och expertrollen gör det också lättare för externa aktörer att identifiera oss som en naturlig samarbetspartner i initiativ som rör digitalt kulturarv, öppna data, kunskapstillgänglighet och internationellt kapacitetsbyggande.

Genom att bredda finansieringsbasen minskar den ekonomiska sårbarheten och föreningen får större handlingsutrymme att initiera och forma verksamhet inom nya områden. Samtidigt innebär varje ny finansiär också nya relationer, nya samarbeten och nya möjligheter att påverka hur fri kunskap kan utvecklas och spridas.

Under året fortsatte även arbetet med att skala upp insamlingen. Detta är ett område där effekterna i hög grad är långsiktiga, medan kostnaderna uppstår tidigare i processen. Investeringar i system, kommunikation och personalresurser innebär initialt ökade utgifter, men syftet är att bygga en mer stabil och diversifierad intäktsbas över tid. En växande medlemsbas och fler givare stärker inte bara ekonomin utan också den demokratiska förankringen och legitimiteten i arbetet. Även om de fulla effekterna ännu inte syns i årets resultat, är riktningen tydlig och arbetet fortsätter att utvecklas.

Sammantaget kan 2025 beskrivas som ett strategiskt mellanår. Mycket av energin lades på att bygga kapacitet, etablera nya strukturer och säkra långsiktiga resurser. Med en förstärkt personalstyrka, breddad konsultkompetens, hög träffsäkerhet i projektansökningar och en mer diversifierad finansiering är föreningen nu i ett betydligt starkare läge. De investeringar som gjordes under året skapar förutsättningar för att det programmatiska arbetet på allvar ska kunna skala upp under 2026.