Mötesprotokoll/Protokoll 2017-05-27

Det här är ett protokoll för Wikimedia Sverige. Vid frågor kontakta Mattias Blomgren.

Justerat:
Ordförande Historiker (diskussion) 30 maj 2017 kl. 19.10 (CEST)
Justeringsman JONSSSVE (diskussion) 29 maj 2017 kl. 22.20 (CEST)

Tid

Lördag 27 maj 2017 klockan 10.30-17.10 på kontoret.

Närvarande

Mattias Blomgren, Sven-Erik Jonsson, Erik Åström, Bengt Oberger, Kristina Berg, Sofie Jansson, Brit Stakston, John Andersson (föredragande)

Frånvarande

Ylva Pettersson, Elza Dunkels

Mötets öppnande

• Mötet öppnades.

Val av justeringsman

• Sven-Erik Jonsson valdes.

Anmärkningar från senaste mötesprotokollet

• Konstituerande möte 2017-04-23
• 2017-04-23
  • Inga anmärkningar togs upp.

Beslutsuppföljning

Från styrelsemötet 2015-03-22

• Styrelsen gav Jan (fr.o.m. 2016 Anna, fr.o.m. maj 2017 John) i uppdrag att dra igång arbetet med att ansöka om 90-konto.
  • 2015-04-18: Arbete pågår.
  • 2015-05-23: Arbete pågår.
  • 2015-08-23: Avvaktar ansökan till Postkodlotteriet.
  • 2015-09-19: Svar på ansökan till Postkodlotteriet förväntas i november.
  • 2015-11-21: Positivt svar, förhandling om projektbidragets storlek inleds.
  • 2016-02-06: Väntar på underskrift av avtal.
  • 2016-03-20: Arbetet går vidare.
  • 2016-05-21: Det mesta för ansökan är förberett och planen är att lämna in ansökan efter deklarationen i juni.
  • 2016-08-28: Arbetet har skjutits upp på grund av prioritering av andra uppgifter.
  • 2016-11-26: Avvaktar nytt ekonomisystem.
  • 2017-01-28: Avvaktar ekonomisystemet och årsbokslutet.
  • 2017-03-18: Inget nytt redovisades.
  • 2017-04-23: Inget nytt redovisades.
  • 2017-05-27: Inget nytt redovisades.

Från styrelsemötet 2015-08-23

• Styrelsen beslöt att uppdra åt Jan (fr.o.m. 2016 Anna, fr.o.m. maj 2017 John) att ta fram en dokumentplan inspirerad av exemplet och anpassad för föreningens verksamhet, senast till oktober. Karin kan utgöra bollplank.
  • Framtagande av systemdokumentation görs i ett följande steg, senast i december.
    • 2015-09-19: Skall vara klart till decembermötet.
    • 2016-03-20: Arbete pågår. Karin gav tips om att hjälp kan fås av studenter eller praktikplatser.
    • 2016-05-21: Inget att rapportera.
    • 2016-08-28: Inget att rapportera.
    • 2016-11-26: Avvaktar nytt ekonomisystem.
    • 2017-01-28: Nya rutiner tas fram i samband med byte av ekonomisystem och övergång till ny redovisningsbyrå. Arbete pågår.
    • 2017-03-18: Diskussion med redovisningsbyrån om vilka dokument de skall ha, respektive vilka som skall finnas på kansliet, har skett. Rutiner för dokument som skall finnas på kontoret skall tas fram.
    • 2017-04-23: Dokumentunderlag framtaget, men dokumentet ej uppdaterat. Kommer att göras av ekonomiassistenten.
    • 2017-05-27: Justering av dokumentet pågår.

Från styrelsemötet 2016-11-26

• Styrelsen beslöt att ge Anna i uppdrag att förbereda för en workshop där frågan om finansiering diskuteras på styrelsemötet i januari 2017. Syftet är att klargöra vad som styrelsen respektive kansliet ansvarar för och utför beträffande finansiering.
  • 2017-01-28: Anna kommer att mejla ett utkast till styrelsen för diskussion.
  • 2017-05-27: John kontaktar Anna för att mejla ut det till styrelsen.
• Styrelsen beslöt att ge Anna i uppdrag att konkretisera de finansieringsåtgärder som ligger på henne och kansliet, samt att ta upp med redovisningsbyråns skattejurister beträffande tillämpliga skatteregler för föreningen som beskattningsbar person.
  • 2017-01-28: Anna kommer att mejla ett utkast till styrelsen för diskussion.
  • 2017-03-18: Anna hade tagit fram ett utkast som diskuterades. Anna anpassar det utifrån de synpunkter som framfördes och skickar ut till styrelsen i nästa vecka. En genomgång om skattemässiga aspekter kommer att ske med redovisningsbyrån.
    • Riktlinjer för samarbeten med företag och organisationer behöver tas fram gemensamt mellan kansliet och styrelsen.
    • 2017-04-23: Inget framtaget. Tas upp på nästa möte.
    • 2017-05-27: Ansvaret överförs till John.

Från styrelsemötet 2017-04-23

• Föreningens arbete: Uppdatering av Ekonomiassistent, Projektledare och eventuellt av andra funktioner behöver göras. Ansvariga: Anna och Sven-Erik.
  • 2017-05-27: Punkten kvarstår. Ansvaret överförs till John och Sven-Erik.
• Finansieringspolicy: Uppdaterades språkligt. Internationell finansiering bör läggas in som ny punkt. Ansvariga: Anna och Mattias.
  • 2017-05-27: Punkten kvarstår. Ansvaret överförs till John och Mattias.
• En översyn av rutiner för reserapportering görs till kommande möte. Ansvariga: Anna, Mattias och Sven-Erik.
  • 2017-05-27: Punkten kvarstår. Ansvar överförs till John, Mattias och Sven-Erik.
  • Styrelsen beslöt att reseredovisningen behöver inte fyllas i för styrelsens resor, då dessa antingen beslutas genom styrelsebeslut, eller är resor till styrelsemöten, eller överenskoms med verksamhetschefen. För anställdas tjänsteresor behöver ifyllande av traktamente göras.
• Styrelsen uppdrog åt Anna, Mattias och Sven-Erik att finna rutiner för SJ businessavtal för att underlätta reseadministrationen.
  • 2017-05-27: Ekonomiassistenten har fått i uppgift att ordna SJ Business-avtal. Ansvaret överförs till John.
• Former för introduktion av nyanställda och nya i styrelsen behöver tas fram. Ansvariga: Verksamhetschef och ordförande.
  • 2017-05-27: Punkten kvarstår.
• Genomförande av krishanteringsövning bör planeras in. Ansvariga: Verksamhetschef och ordförande.
  • 2017-05-27: Styrelsen diskuterade hur ett scenario skulle kunna simuleras. Mattias och John kontaktar övriga ordförande och verksamhetschefer och hör efter vilka erfarenheter som finns i andra föreningar.
• EU:s dataskyddsreform: Mattias bokar möte med kansliets personal för genomgång.
  • 2017-05-27: Avvaktar att rutiner kring Fortnox är klara.
• Jävsriktlinjer – nya ledamöter skall skriva under Deklaration beträffande möjlig intressekonflikt/möjligt jäv i mitt arbete i Wikimedia Sverige.
  • 2017-05-27: Sofie lämnade in underskriven deklaration.
• Anna uppdaterar e-postlistorna och ordnar e-postadresser till de nya styrelseledamöterna.
  • 2017-05-27: Klart.

Rapportering från verksamhetschefen

• Tjänst som kommunikatör utlyst och rekrytering pågår.
• Avtal med UNESCO om fotoutställning för KÖK pågår.
• Möbler till nya rummet kommer att monteras på måndag.
• Phabricator används för att dokumentera olika uppgifter. Den tidigare försöksverksamhet har utvärderats och verktyget kommer att fortsätta användas. Det har visats internationellt intresse för detta. Länkning görs från respektive projektsida.

Projekt/budget 2017

Budgetuppföljning

• Ingen rapportering. Uppföljning kommer att göras i Fortnox.
• Årsredovisningen underskriven av Brit.
• Revisionsrapporten skall skrivas under kommande vecka. Vissa frågor om överskjutande medel har diskuterats med revisorn.

Ledningsrapporter för projekt

• Ledningsrapport 2017
  • Ledningsrapporten gicks igenom.

Finansieringsfrågor/strategi

• Frågan om finansiering har diskuterats vid styrelsemötena 2014-01-25, 2016-05-21 och 2016-11-26. Underlag har varit dokumentet finansieringsstrategi. Frågan har även diskuterats vid möten under 2017.
• Styrelsen förde en diskussion om huruvida skatteregler och arbete med projekt med extern uppdragsfinansiering kan påverka föreningens verksamhet som ideell organisation. Det rådde en samsyn om att föreningens vision och kärnverksamhet bäst gynnas av en fortsatt ideell inriktning.
• Länkning från Finansieringspolicyn till diskussionsunderlaget Hur öka långsiktig finansiering? togs bort och det förtydligades att dokumentet var ett diskussionsunderlag.

Vision

• Föreningens vision fastställdes 2016 och beskriver vad föreningen vill uppnå på lång sikt. Styrelsen bör enligt årscykeln årligen diskutera hur föreningen skall förhålla sig till den och hur den bör påverka arbetet under det kommande året. Verksamhetsplan 2017 gäller, men en verksamhetsplan för 2018 skall förberedas.
  • Vid styrelsemötet i september görs en uppföljning av 2017 års verksamhetsplan och en uppdatering inför 2018 kommer att göras. Styrelsen gav John i uppdrag att förbereda detta.

Medlemsmöte

• Planering av medlemsmötet 9 september i Göteborg diskuterades.
• Styrelsen beslöt att ge John i uppdrag att ta fram förslag till upplägg på medlemsmöte. Frågan tas upp på styrelsemötet den 15 juni.

Medlemsvärvning

• I Projekt:Föreningsengagemang 2017 finns en aktivitet om medlemsvärvningskampanj. Tidplanen kommer att uppdateras.
• Styrelsen diskuterades vad ett medlemskap ger för mervärde. Det upplevs av omgivningen som oklart vad skillnaden är mellan att skänka pengar till Wikipedia och att bli medlem.

Uppföljning av arbetsmiljöarbetet

• Uppföljning av arbetsmiljöarbetet enligt arbetsmiljöpolicy.
  • John informerade att Sara är arbetsmiljöombud och hon skall gå utbildning till hösten. En arbetsmiljörunda med John, André och Sara kommer att hållas i juni.

EU:s dataskyddsreform

• Uppföljning och rapportering av arbetet med Åtgärdsplan för uppfyllande av dataskyddsreformen.
  • Inget nytt rapporterades.

Skatteregler

• Sven-Erik rapporterade från möte med redovisningsbyrån och skattejurist hos revisorn. Ytterligare kontroll av gällande regler kommer att göras.
• En bättre kontoplan skall upprättas i ekonomisystemet. Ett uppstartsmöte om detta kommer att hållas den 8 juni.
• Styrelsen beslöt att uppdra åt John att se över de avtal som kan beröras av den förda skattediskussionen.
• Diskussionen fortsätter vid nästa styrelsemöte efter ytterligare information från revisionsbyrån.

WMF:s strategiarbete

• Information om WMF:s strategiarbete.
  • Styrelsen uppdrog åt Bengt, Mattias och Sofie att bjuda in personer till en strategidiskussion på föreningens wiki för att sedan föra in föreningens synpunkter till WMF:s strategidiskussion.

Offentlig konst

• Inget nytt rapporterades.

Personalfrågor

• Inga personalfrågor behandlades.

Övriga frågor

• Inga övriga frågor behandlades.

Mötets avslutande

• Mötet avslutades.