Mötesprotokoll/Protokoll 2020-11-22

Det här är ett protokoll för Wikimedia Sverige. Vid frågor kontakta Mattias Blomgren.

Justerat:
Ordförande Historiker (diskussion) 23 november 2020 kl. 19.37 (CET)
Justerare JONSSSVE (diskussion) 23 november 2020 kl. 18.58 (CET)

Tid

Söndag 22 november 2020 klockan 10.00–13.00 på via Google Meet.

Närvarande

Mattias Blomgren, Bengt Oberger, Sven-Erik Jonsson, Sofie Wennström, Brit Stakston, Göran Konstenius, Sofie Jansson, Ylva Pettersson, Johanna Berg, John Andersson (föredragande)

Mötets öppnande

• Mötet öppnades.

Val av justerare

• Sven-Erik Jonsson valdes.

Anmärkningar från senaste mötesprotokollet

• 2020-10-10
  • Inga anmärkningar togs upp.

Beslutsuppföljning

• Inga beslutsuppföljningspunkter fanns.

Projekt/budget 2020

Budgetuppföljning

• Prognos för kommande året.
  • Ekonomisk sammanställning hade skickats ut inför mötet.

Ledningsrapporter för projekt

• Ledningsrapport 2020
• Överlag: Majoriteten av målen förväntas att uppnås under året och projekten kunna genomföras som planerat. Covid-19 påverkar dock ett antal av dem negativt.
• Röda markeringar: Det finns i dagsläget inga röda markeringar.
• Orange markeringar
  • T.1.1 Arbetet med massuppladdningar har pågått kontinuerligt men har fokuserat på olika specialfall och kommer att fokusera på förbättringar av tidigare uppladdningar med nyttjande av strukturerad data på Wikimedia Commons och sammanlänkning med Wikidata för ökad sökbarhet. För närvarande 19 uppladdningar och målet med 25 uppladdningar förväntas inte nås.
  • T.1.3 Antalet kurser förväntas bli lägre än målet på 10 kurser. Detta då universitet var nedstängda och, då vårt utbildningsprogram höll på att återuppstarta med ny personal hade vi begränsad möjlighet till att interagera med nya och gamla samarbetspartners.

Programöversikt

• G.1.1, G.1.2 samt G.2.1 Det stöd vi har kunnat erbjuda till volontärer har varit begränsat på grund av Covid-19 och vi ser inte att målet kommer att kunna uppnås.
• M.1 Utbildning för personal kommer inte att nås då vi inte kan genomföra den planerade projektledarutbildningen.
• M.2 Deltagandet i internationella Wikimediaevenemang kommer inte att kunna uppnås på grund av Covid-19. Övriga delar bedöms kunna upprätthållas.

Rapportering från verksamhetschefen

• Rapport hade skickats ut till styrelsen inför mötet. Styrelsen ställde frågor och John informerade om några av punkterna. Speciellt diskuterades Face2Face-kampanjen, som har varit pausad på grund av corona, men där genomgång av rutiner har genomförts och eventuellt kommer den att återupptas. John redogjorde för hubbdiskussionen med Wikimedia Foundation och diskussionerna om säkerhetsgranskningen av Wikispeech.

Ansökningar

• FDC-ansökan för 2021 färdigställs 30 november.
• De två ansökningarna till Vinnova blev ej framgångsrika.
• Trackubacks-ansökan blev beviljad och vi kommer att motta 75 000 kr som underleverantör till dem för att utbilda dem om Wikimediaplattformarna och -API:erna.
• Ett projekt där vi var tänkta att vara underleverantör till Stockholms universitet var ej möjligt i slutändan, åtminstone i den omfattning som tidigare var tänkt. Om några medel är möjliga undersöks nu.
• Vi undersöker ett möjligt uppdrag om att stödja Samsyn efter projektavslut med en form av retainer-avtal. Upp till 100 000 kr över 3 år.
• En EU-ansökan där vi är med som underleverantör är inskickad. Svar får vi under våren 2021.
• Diskussion om fortsatt finansiering för hubbarbetet pågår. Oklart vad som kan komma att finansieras enligt tidigare diskussioner och vad som kan komma att finansieras via nya utlysningar runt årsskiftet. Utlysningarna är en nyhet där information om storlek på ansökningarna m.m. är bristfällig. Från tidigare diskussioner finns dock skäl till optimism.
• Ansökan inskickad till RAÄ:s utlysning "Riksantikvarieämbetets FoU-anslag till centrala museer” på totalt 1 miljon (200-300 000 kr för WMSE). Ett projekt som fokuserar på internationellt interoperabla auktoriteter och vokabulärer för svenska museer. Ansökan sker tillsammans med Statens historiska museer och Nationalmuseum (som leder projektet). Besked i januari 2021.
• Möjlig finansiering för en accelerator från WMDE. Storlek okänd, men ett antal månaders arbete förväntas bekostas under 2021. Diskussion har avstannat i dagsläget i väntan på beslut hos Wikimedia Deutschland hur de kommer att finansiera ytterligare arbete.
• Vi deltar i en COST-ansökan om strukturerad data för scenkonst (LODEPA = Linked Open Data Ecosystem for the Performing Arts) för att sprida information om hur Wikidata kan användas. Svar ges i maj 2021.
• Vi förbereder två ansökningar till Svenska Institutets utlysning Creative Force för såddfinansiering (100 000 kr per ansökan). Den första tittar på WikiGap-inspirerade skrivstugor med HBTQ-fokus i Ukraina. Den andra tittar på att ta fram utbildningsmoduler för nya skribenter i Uganda. Båda projekten sker tillsammans med UNFPA samt lokala partners på plats. Deadline januari 2021. Såddfinansiering är inte ett krav för att få fortsättningsprojekt (på upp till 1 miljon kr) men en stark rekommendation från SI.
• Vi tittar på större ansökningar till Postkodstiftelsen samt Postkodlotteriets förmånstagare (gemensamt projekt med en av deras nuvarande förmånstagare) samt till Allmänna arvsfonden.
• Autogiro är aktiverat.

Viktiga händelser

• Slutrapport för Verktyg för partnerskap 2019 – Blueprinting har färdigställts och behandlas nu av WMF.
• White paper för tematiska hubbar diskuteras med WMF inför publicering.
• John var huvudtalare på konferensen "Audiovisual heritage and its potential" i Litauen.
• Framtagande av ett business case för Wikispeech.
• Ytterligare kontakter har tagits med WMF:s chefer om säkerhetsgranskning/lansering av Wikispeech.
• Ny portal för Wikispeech mjuklanserad.
• Påbörjat arbetet med API och frontend för taldatainsamlaren.
• Vinnarna av Wiki Loves Monuments är utsedda.
• 6 blogginlägg har publicerats med anknytning till att föreningen framhölls i betänkandet “Det demokratiska samtalet i en digital tid”.
• Projektet Fri musik på Wikipedia 2019 har förlängts till 30 juni 2021. Flera intressanta samlingar och möjligheter har utforskats. Ett utökat fokus på volontärengagemang för ny musik och för att strukturera material har påbörjats.
• Våra riktlinjer för utvecklare har utvecklats ytterligare.
• Deltagande på Libris Användardag 2020.
• Massuppladdning av bibliografisk data fortgår med ytterligare 3 850 förbättringar.
• Arbetet med att färdigställa gemenskapens önskningar om teknisk utveckling inom ramen för vårt projekt Utvecklingsstöd 2020 har återupptagits.
• Wikipediadagen 2020 genomfördes digitalt 21 november.
• Planering av 20-års jubileum pågår.
• Planering för Wikigap 2021 har initierats, inklusive externa ansökningar.
• Vi har bjudits in som remissinstans till Öppna data-utredningen och vi diskuterar med andra organisationer om samordning av remissvar.
• Planering inför Wiki Loves 2021 har inletts.

Strategiarbete

• Status för arbetet med föreningens strategi för de kommande fyra åren diskuterades genom att styrelseledamöterna redogjorde för diskussionerna i de olika grupperna.
  • Användning: Johanna och Mattias
  • Tillgång: Sofie W, Göran, John. En särskild diskussion har förts kring interoperabilitet.
  • Gemenskap: Sofie J, Brit
  • Möjliggörande: Sven-Erik, Bengt, Ylva
• Styrelsens ledamöter ansåg att arbetet i de olika grupperna går bra.
• Styrelsen diskuterade olika strategimodeller och ansåg att föreningens kommande strategi skall utgå ifrån de fyra områdena Användning, Tillgång, Gemenskap och Möjliggörande, men att det behöver tydliggöras, vad som menas med områdena och hur strategin hänger ihop med visionen och verksamhetsplanen. Det behöver skapas ett dokument, som andra förstår och där olika begrepp förklaras.

Wikipedias 20-årsfirande 2021

• Arrangemang med anledning av Wikipedias 20-årsfirande 15 januari 2021.
  • John informerade att man har kommit långt i planeringen. Det blir en festlighet, som genomförs digitalt och bli interaktiv.

Kommande styrelsemöten

• Styrelsen beslöt att hålla nästa styrelsemöte söndagen den 17 januari klockan 10.00–13.00 (digitalt) och där behandla förslaget till ny strategi.

Uppdatering av policyer

• Styrelsen beslöt att godkänna förslaget till tillägg i integritetspolicyn: "Sammanställning av anonymiserad statistik för rapportering".
• Styrelsen beslöt att förtydliga kommunikationspolicyn med "Officiella meddelanden behöver inte signeras." Det framtagna förslaget antogs ej. En större omarbetning av kommunikationspolicyn skall genomföras.

Föreningens medlemskap

• I enlighet med årscykeln gjordes avstämning av Föreningens medlemskap.
• Styrelsen beslöt att fastställa förteckningen.

Styrelseutbildningar

• Mattias, Sven-Erik och Sofie W hade deltagit i Grant Thornton-seminarium "Förebygg oegentligheter i din ideella organisation" digitalt den 6 november. Sofie W skickar ut länk till inspelat seminarium till styrelsen.
• Mattias, Sven-Erik och Sofie W kommer att deltaga i Grant Thornton-seminarium "Hållbarhetsredovisning för ideella organisationer – så kommunicerar du din påverkan på omvärlden" digitalt den 24 november.

Personalfrågor

• John hade redogjort skriftligt för personalfrågor under punkten Rapportering från verksamhetschefen.

Övriga frågor

• Uppföljning Deloitte Impact Day: Tas in i organisationsutvecklingsarbetet nästa år.
• I ansökan till WMF för Annual Plan Grants, som skall lämnas in den 30 november, kan några verksamhetsmål för nästa år behöva revideras. För detta kommer per capsulam-beslut att behöva fattas och styrelsen uppmanandes att snabbt svara på det i slutet av veckan.

Mötets avslutande

• Mötet avslutades.