Mötesprotokoll/Protokoll 2023-06-17

Det här är ett protokoll för Wikimedia Sverige. Vid frågor kontakta Mattias Blomgren.

Justerat:
Ordförande Historiker (diskussion) 5 september 2023 kl. 20.56 (CEST)
Justerare Boberger (diskussion) 4 september 2023 kl. 14.50 (CEST)

Tid

Lördag 17 juni 2023 klockan 10.30–15.30 på kontoret/via Google Meet.

Närvarande

Mattias Blomgren, Karl-Magnus Johansson, Johanna Berg, Ylva Pettersson (online), Sven-Erik Jonsson (online), Bengt Oberger, Sofie Jansson (online), Brit Stakston (online), John Andersson (föredragande), Josefine Hellroth Larsson (deltog under föredragning av idéprogram)

Frånvarande

Per Hasselberg

Mötets öppnande

• Mötet öppnades.

Val av justerare

• Bengt Oberger valdes.

Anmärkningar från senaste mötesprotokollet

• 2023-05-24
  • Inga anmärkningar togs upp.

Projekt/budget 2023

Budgetuppföljning

• Ekonomisk rapportering lämnas efter styrelsemötet, då arbete med en ansökan prioriterats.

Ledningsrapporter för projekt

• Ledningsrapport 2023

Rapportering från verksamhetschefen

• Rapport hade skickats ut till styrelsen inför mötet. John redogjorde, samt svarade på frågor.

Ansökningar

• Wikimedia Foundation har inte gett några uppdateringar om finansiering för konsultuppdraget åt OpenRefine, på cirka 100 000 kr, för utvecklingsarbete av verktyget. Bedömningen är att chansen att säkra finansiering är låg.
• Ansökningstexten till Allmänna arvsfonden är i stort sett färdigskriven och de breda penseldragen har diskuterats igen med finansiären som är mycket positiv. Det som kvarstår är delar av budgetarbetet. Inledande feedback väntas i september om vi skickar in innan sommaren. Beslut kan tidigast tas i oktober, men troligare är december 2023 eller till och med februari 2024.
• En ansökan om finansiering förbereds till Svenska institutet för ett projekt som syftar till att fördjupa samarbeten med Wikimediaorganisationer i Östeuropa. Fokus är på hotat kultur- och naturarv. Arbete relaterat till hubben kommer att bakas in i ansökan. En projektgrupp med representanter från Wikimediaorganisationer i regionen har upprättats och Ukraina och Polen är säkert med. Georgien, Estland och Armenien kan komma att delta. Vi planerar att söka för ett pilotprojekt under 2023 (på 400 000 kr) och ett större projekt som börjar 2024 (på 1 miljon kr). Pengarna kommer att delas med flera partner och ca. 120-150 000 kr tillfaller Wikimedia Sverige i pilotprojektet och uppskattningsvis 300-450 000 kr i det större projektet.
• En ansökan om finansiering förbereds till Vinnova för ett projekt som syftar till att engagera allmänheten i aktiviteter som dokumenterar hotat kulturarv så att det enklare kan skyddas färdigställs 19 juni. Uppsala universitet är samarbetspartner. 2 miljoner kan sökas. Arbetet startar i oktober 2023. Projektdesignen kommer till stora delar kunna återanvändas till ansökan till Svenska institutet.
• Indikationer finns om andra och/eller kompletterande finansieringsmöjligheter för projektet. Detta kommer att diskuteras med Riksantikvarieämbetet.

Viktiga händelser

• Ansökan till Wikimedia Foundation för hubben med fokus på kapacitetsbyggande har finansierats till fullo (530 000 kr). Avtalet har skrivits under.
• Värvare för insamlingsarbete med Face2Face har valts ut och anställningskontrakt skrivits.
• Delrapport till Postkodstiftelsen har färdigställts och godkänts.
• Presentation har getts för FN:s arbetsgruppen för open access om hur de kan arbeta med Wikimediarörelsen och om möjligheten att arbeta med oss för att ta fram ett utbildningsprogram för Wikimedian in Residence (WiR) hos mellanstatliga organisationer.
• Workshop på WMEU:s årsmöte om hur hubbar kan samarbeta. En av de mest välbesökta workshoparna under mötet. Uppföljningsmöten sker i höst.
• Presentation på RightsCon om strategier för påverkansarbete inom Wikimediarörelsen.
• ISA Tool har reparerats och fungerar åter.
• Ett idéprogram/värderingskompass har tagits fram och delats med styrelsen för diskussion. Den bygger på en sammanställning av enkätsvar från ca. 100 av våra medlemmar.
• Möte har skett med medlemmar från användargrupperna i Malaysia, Filippinerna och Indonesien. Stort intresse av Wikispeech och volontärstöd.
• Deltagande på Digital Assembly, som är en del av Sveriges EU-ordförandeskap 2023.

Kommande händelser

• Face-to-face-insamlingen initieras 26 juni och avslutas 31 juli. Detaljerade planer för årets projekt efter sommaren färdigställs. Detta fördröjdes då personalsamlingen ställdes in på grund av sjukdom. Personalsamling sker 20-21 juni.
• Årliga lönerevisioner kommer att ske nu när nytt kollektivavtal finns.
• Verksamhetsmålen färdigställs och godkänns av styrelsen.
• Etablering av arbetsgrupperna för den tematiska hubbens Helpdesk påbörjas.
• Diskussioner sker med svenska delegationen till Unesco om ett evenemang riktat till de afrikanska medlemsländerna på Unesco samt andra potentiella initiativ som kan drivas tillsammans.
• Upprättandet av en kravspecifikation för ett CRM-system samt initiala diskussioner med och offerter från lämpliga leverantörer färdigställs och delas med styrelsen.
• Banners på Wikipedia.se utvecklas för att använda den för insamlingsarbete.
• En ny årlig mångfaldsrapport kommer att publiceras.
• Diskussionerna planeras fortsätta om hur stöd bäst kan ges till volontärer i länder som är på USA:s sanktionslista och där Wikimedia Foundation inte kan ge ekonomiska bidrag.
• En plan för vilken typ av initiativ vi kan lansera med Utrikesdepartementet för att ersätta WikiGap tas fram.
• Diskussioner med internationella organisationer som kan tänkas arbeta med oss runt fortsatt internationell koordinering av WikiGap fortsätter.
• Ansökan till Allmänna arvsfonden kommer att slutföras.
• Ansökan till Svenska institutet om hotat kulturarv i Östeuropa utvecklas. Detta fördjupar samarbetet med den regionala hubben CEE Hub.
• Ansökan till Vinnova om crowdsourcing för att digitalisera hotat kulturarv i Sverige kommer att slutföras.

Rapportering från WMEU årsmöte

• Bengt rapporterade från WMEU årsmöte i Prag.

Idéprogram

Josefine Hellroth Larsson föredrog förslag till idéprogram för föreningen och styrelsen diskuterade det. Styrelsen var nöjd med förslaget och det diskuterades hur det tas vidare: medlemsmöte, årsmötesbeslut/styrelsebeslut, och det kan kommuniceras på tematisk nivå.

• Det föreslogs att att ta upp idéprogrammet på ett medlemsmöte men skicka ut underlag innan.
• Idéprogrammet skickas ut till dem som svarat på enkäten och till alla medlemmar.
• Styrelsen ansåg att förslaget kan användas i kommunikation.

Personalfrågor

• Redogjordes för i verksamhetschefens rapportering.
• Mattias rapporterade att utvecklings- och lönesamtal med verksamhetschefen genomfördes av ordföranden i början av juni.
• Mattias redogjorde för genomförd lönerevision för verksamhetschefen. Nu gällande anställningsavtal för verksamhetschefen tecknades 2020-03-19. Lönerevision gällande från och med 2023-04-01 skedde 2023-06-09 och innebar en uppräkning av lönen, men ingen förändring av anställningsvillkor, övriga ersättningar eller pensionsvillkor gjordes.

Övriga frågor

• Inga övriga frågor behandlades.

Mötets avslutande

• Mötet avslutades.