Jag håller absolut med om att det vore bra om vi kunde anordna mer än en skrivstuga respektive event per tillfälle men att hoppas på att alla andra organisationer köper vårt schema tror jag dock är att hoppas på för mycket. Om vi kan få in tre event (workshops och skrivstugor) på en femdagarsperiod tror jag att vi gör det bra. (Sker det på dagtid måste ju samtliga deltagare ha frilagt sina scheman).
Alternativ Z är alltså fyra resor under upp till fem dagar i stöten med tre event per gång (i bästa fall räcker tre dagar eller så kan vi trycka in ett extra event, men det bör vi inte räkna med). Att ha fler resedagar innebär en ökad traktamentes-kostnad men det finns även en samordningsvinst med att vara på plats i Umeå i fler dagar som jag inte tycker vi bör bortse ifrån.
När det gäller tidsplaneringen tycker jag dock att vi måste öka den planerade tiden per event ordentligt. Nu är den beräknade tiden 2,5 arbetsdagar per skrivstuga, men jag tror att vi räknar mer rätt om vi räknar med minst sex dagar per skrivstuga. D.v.s. en vecka för förberedelser och efterarbete och en dag för själva eventet.
Det handlar ju om att:
- få de identifierade partnerna att verkligen förstå konceptet så att de kan kommunicera det så att så många som möjligt dyker upp;
- se till att ordna eventet på ett sätt som gör partners nöjda vilket kräver ytterligare diskussioner (men kan leda till ett långvarigt och konstruktivt samarbete);
- strukturera upp det material som deltagarna ska arbeta med;
- följa upp möjligheter som dyker upp under arbetets gång och som vi inte kunnat/hunnit planera för innan;
- identifiera och headhunta relevanta personer som vi vill ska vara med av olika anledningar;
- förbereda presentationer;
- få allt det praktiska på plats innan (lokal, internet, catering, pris);
- kommunicera ut om eventet både innan och efter på ett professionellt sätt;
- utvärdera det hela (vilket vi måste bli bättre på!);
- sätta samman/putsa på utbildningsmaterial (en del går att återanvända, men t.ex. de exempel som används kan med fördel anpassas beroende på den grupp som deltar).
- Slutligen tar det direkta arbetet med ett event på plats i stort sett en hel dag.
Min erfarenhet så här långt är att allt sånt här tar förbaskat mycket längre tid än vad man förväntar sig och att det alltid dyker upp oväntade problem som måste hanteras. Sedan kanske något event blir inställt i sista minuten och då måste vi ha lite extratid planerat för.
Det går ju förstås att göra en miniversion av en skrivstuga, men det tycker jag vore synd och en bortslösad chans då många organisationer reda visat stort intresse för detta och vi har ett momentum att ta till vara på. Jag skulle därför vilja att vi försöker få till så stora och intressanta event som möjligt - gärna med flera partners och med tillhörande innehållsdonationer m.m. (i likhet med den planerade modeskrivstugan i mars). Bättre material ökar så klart värdet av QR-skyltarna. Jag föreslår därför att vi planerar in minst 36 dagar för skrivstugorna vilket skulle öka budgeten 21 dagar och totalt 52 500 kronor mer i personalkostnader. Även med den utökade kostnadsposten ligger vi fortfarande långt under de 625 000 kronor vi skulle kunna budgetera för.