Årsmöte 2020/Utredning av årsmötesplattformar

Digitalt årsmöte

Underlag till Wikimedia Sveriges styrelse från kansliet.

I detta dokument presenteras olika förslag som kan användas för att genomföra årsmötet digitalt på olika sätt. Som introduktion rekommenderas att titta på denna kvartslånga film om vad som är bra att tänka på inför ett digitalt årsmöte. Den går att titta på även utan konto på Facebook: https://www.facebook.com/civsampodd/videos/667826247093442/

Utöver att skapa tydliga instruktioner för anslutning till mötet föreslås att ta fram en arbetsordning för mötet, särskilt anpassat till videokonferenssystemet. Där ingår exempelvis hur deltagarna begär ordet, lägger förslag och röstar, samt hygienfaktorer vid videokonferens.

Videolösning

Förslag 1: Zoom

Zoom är idag en populär videokonferenslösning för små som stora möten. Upp till 100 videodeltagare och 10 000 lyssnare.

Fördelar:

• Möjlighet till inspelning och livestream även för icke-medlemmar
• Funktioner såsom att begära ordet, skapa enkäter, och “yes” och “no”-knappar för att kunna rösta
• Går att lösenordsskydda
• För-registrering av deltagare (för kontroll mot medlemsregistret)
• Möjlighet att bryta upp i mindre grupper
• Möjlighet till enskild chatt mellan deltagare
• Går att öppna i t ex Chrome utan att ladda ner
• Går även att ladda ner klient
• Drar inte så mycket bandbredd
• Administratör kan byta namn på deltagare samt stänga av deras mikrofoner

Nackdelar:

• Kostnad (går att få reducerat pris via Techsoup)
• Mer avancerat att sätta upp och administrera sändningen
• Ej open source
• Möjliga integritetsaspekter

Länkar

https://zoom.us/

https://www.techsoup.se/donor-program/zoom

https://www.techradar.com/reviews/zoom

Förslag 2: BigBlueButton

Detta är en open source-lösning för videokonferens med många integrerade funktioner. Ca 100 personer är max för video på egen server.

Fördelar:

• Open source
• Ingen klient att ladda ner
• Möjlighet till livestream även för icke-medlemmar
• Anteckningar i etherpad som integrerad lösning
• Funktioner för att skapa omröstningar, räcka upp handen osv integrerat i verktyget (även dold omröstning)
• Möjlighet att bryta upp mötet i grupprum
• Möjlighet till enskild chatt
• Visningsläge som går att ha igång samtidigt som alla deltagare ses, och som samtliga deltagare även kan redigera i (om de ges tillåtelse)
• Bra administratörsbehörigheter
• Relativt enkelt att sätta upp mötet

Nackdelar:

• Kräver arbete med att sätta upp en egen server, vilket kansliet har begränsad kompetens med
• Inspelningsfunktionen samt möjlighet att ha längre möten än 60 minuter begränsad pga hög belastning just nu*

Länkar:

• http://bigbluebutton.org
• https://demo.bigbluebutton.org/gl/
• https://www.g2.com/products/bigbluebutton/reviews

*Om vi kör egen server går det att ha längre möten

Förslag 3: Google Hangouts Meet

Detta är det system kansliet vanligen använder till sina videokonferensmöten och ingår som en del av G Suite. Detta är ett verktyg som tar upp till 100 deltagare där samtliga kan delta med video och ljud. Det är ett enkelt system, på gott och ont.

Fördelar:

• Inga merkostnader
• Enkelt att ansluta som deltagare
• Enkelt att skapa sändning
• Ingen klient att ladda ner

Nackdelar:

• Ingen möjlighet att spela in eller spara streamen*
• Ingen möjlighet att automatiskt spara chatten
• Ingen funktion att begära ordet, skapa undersökningar, namnge deltagare eller bryta upp i mindre diskussioner

Länkar:

https://gsuite.google.com/products/meet/

https://www.techradar.com/reviews/google-hangouts-for-g-suite

*Verkar som att i coronatider har en avancerad version med möjlighet att spela in och spara till Drive lanserats.

Bortvalda system:

• Vi testade även den open source-baserade lösningen Jitsi Meet, som vi inte upplevde hade tillräcklig funktionalitet för att hålla ett digitalt årsmöte. Det kvalificerade sig därför inte in till att bli ett förslag.
• Skype är en produkt som inte fungerar för operativsystemet Ubuntu som bl.a. personalen använder. Det har heller inte samma funktionalitet som andra motsvarande system.

Ärendehantering/omröstning

Här föreslås hur beslutshanteringen kan gå till inför och under mötet, om vi vill ha ett separat sådant system.

Förslag 1: VoteIT

Här publiceras handlingarna i förväg. Vem som helst kan läsa handlingar och diskussioner, enbart inloggade medlemmar kan kommentera, lägga förslag och rösta i systemet.

Fördelar:

• Diskussionen kan påbörjas i förväg så att alla vänjer sig vid systemet och har möjlighet att förbereda sina förslag hemma på kammaren
• Det är tydligt hur beslutsfattandet sker och var på dagordningen en är.
• Talarlista
• Röstlängd
• Avancerade beslutsfattarmöjligheter
• Open source (och möjlighet att vara aktiva i föreningen VoteIT som jobbar med plattformen och spridning av digitala mötesfunktioner)

Nackdelar:

• Kostnad, en årsavgift på 10 000 sek som snarast är en medlemsavgift
• System som deltagarna troligen är ovana vid (särskilt i kombination med att vara med på videomöte)
• Osäkert om det ger mervärde då det inte förväntas så många mötesdeltagare och det inte finns något i stadgarna om exempelvis sluten omröstning
• Tar tid att sätta upp och förbereda

Länkar:

https://www.voteit.se/

Förslag 2: Anteckningar exempelvis i Google slides i kombination med videokonferensen

Den punkt som behandlas, inklusive förslag till omröstning, finns förberett i en presentation som visas genom delad skärm i videokonferensen. Omröstningar genomförs genom acklamation, att skriva “ja” i chatten eller att använda en omröstningsfunktion i videokonferenssystemet.

Fördelar:

• Enkelt att följa med
• Inget extra system för deltagarna
• Ingen extra kostnad
• Mindre arbete med att sätta upp

Nackdelar:

• Mindre organiserad förberedelse hos deltagarna inför mötet
• Kan vara svårt att få tydlig överblick över var mötet befinner sig

Förslag 3: Inget system utöver videokonferensen

Samtliga personer har sina egna handlingar. Omröstningar genomförs genom acklamation, att skriva “ja” i chatten eller att använda en omröstningsfunktion i videokonferenssystemet. Den som talar vid varje givet tillfälle är i bild.

Fördelar

• Minimal arbetsinsats gällande förberedelser
• Ingen extra kostnad

Nackdelar

• Kan bli rörigt när alla inte hänger med eller är på samma ställe
• Riskerar att minska engagemanget och att fler zoomar ut pga låg förståelse

Rekommendationer

Utifrån denna uppställning rekommenderar kansliet följande lösning:

Zoom i kombination med presentation

Vi har gått igenom och testat flera olika lösningar för att undersöka vad som skulle passa bäst för Wikimedia Sveriges årsmöte. Vår bedömning är att en licens hos Zoom är det som i högst grad garanterar ett genomförbart digitalt årsmöte.

Ett antal olika kriterier har legat till grund för bedömningen. Det viktigaste kriteriet är att årsmötet är genomförbart. För det krävs dels att konferenssystemet klarar en hög belastning: om servern överbelastas kan årsmötet behöva göras om. Dels behövs integrerade lösningar för att kunna hålla ett årsmöte. Ett annat viktigt kriterium var om det finns ett videokonferenssystem byggt på öppen källkod, i enlighet med föreningens övriga prioriteringar.

Det enda videokonferenssystemet av de vi har testat som bygger på på öppen källkod och som vi bedömer uppfyller kriteriet om genomförbart årsmöte är BigBlueButton. Det är en bra lösning rent tekniskt, med många smarta funktioner. Det finns dock ingen betallösning för att få en tjänst som klarar av en högre belastning, och det finns, på grund av den stora efterfrågan, strikta begränsningar i hur många som kan använda BigBlueButtons demoversion samtidigt. Det gör att deras demoversion inte lämpar sig för ett årsmöte.

Alternativet hade varit för föreningen att själva sätta upp en serverlösning och drifta systemet på den. Med den knappa tiden för förberedelser, och den stora osäkerheten kring vad som behövs i form av tekniska specifikationer för att kunna klara av ett årsmöte, är vår bedömning att osäkerheten för detta är stor. Det finns en inte negligerbar risk att serverlösningen överbelastas, och i så fall behöver årsmötet tas om igen.Det finns stor potential att använda BigBlueButton framöver, men det behövs mer riskanalys, test och förberedelser än vad kansliet hinner göra innan årsmötet. Zoom har en annan stabilitet då det är en global plattform där vi inte behöver stå för servrarna själva. Open source-lösningen blev helt enkelt för sårbar för att våga genomföra årsmötet på.

En stor brist hos Zoom är frågan kring säkerhet och integritet. Wikimedia Tyskland har tagit ett principbeslut om att inte använda Zoom på grund av integritetsaspekten. Zoom har fått en del kritik där videomöten har kapats, och där installationer av Zooms klient har kunnat innebära ingångar till privatdatorer. Vi är medvetna om dessa problem, och delar farhågorna kring dem. Vi arbetar för att komma runt dem i så stor utsträckning som möjligt. Ett första steg är att lösenordsskydda våra videokonferenser. Det minimerar risken för kapning. Kansliet kommer också att förbereda ett simulerat test, för att se hur man kan hantera en kapning. Vi sprider heller inte årsmöteslänken offentligt samt stämmer av alla deltagare mot medlemsregistret. Det innebär att vi är så förberedda som vi kan för att hantera en eventuell men osannolik kapning.

Kansliet tar fram ett antal frågor och svar kring vad som gäller med integritet och Zoom, för att kunna svara på frågor från medlemmar. Svaren berör dels vad som faktiskt gäller integritetsmässigt med Zoom, dels vad den som bekymrar sig över bristande integritetsskydd på plattformen själv kan göra för att maximera sitt integritetsskydd. För den som inte alls vill använda appen kommer årsmötet att streamas till en privat länk på YouTube, så att medlemmar åtminstone kan följa årsmötet. Man kan också ringa in till mötet, även om funktionaliteten vad gäller omröstning för detta är låg.

Gällande att inte använda ett särskilt system för ärendehantering och omröstning bedömde vi att de integrerade funktioner som finns i Zoom säkerställer att vi kan genomföra årsmötet utan ytterligare ett system. Bedömningen är att årsmötet inte är så omfattande att ett separat system behövs.

Vidare rekommenderas att en mötesordförande med erfarenhet från digitala årsmöten kontrakterats för årsmötet. Offert har begärts från Ulrika Eklund.