Årsmöte 2021/Att använda Zoom

Vad är Zoom och varför är det den valda lösningen?

Zoom [zoom.us] är en kommersiell tjänst för videokonferenssamtal. Tjänsten är vald efter att användartester och utvärderingar av flera olika liknande tjänster har gjorts.

Zoom är valet för videomöten i Wikimedia Sverige framförallt utifrån dess stabilitet och dess integrerade mötesfunktioner. Föreningens förstahandsval hade varit en lösning baserad på öppen källkod, men då detta var ett alltför omfattande arbete och inte skulle garantera oss den stabilitet i önskar är detta i dagsläget inte möjligt.

Hur deltar jag i mötet?

• Du får en länk som du klickar på för att ansluta till mötet.
• Du kan ladda ner appen Zoom till dator, iPhone eller android, antingen i förväg eller i samband med att du ansluter till mötet.
• Du uppger ditt namn och koden till mötet. (Om du använt Zoom tidigare kan ditt namn redan vara inskrivet. Då klickar du på ditt namn i deltagarlistan och väljer "rename" när du är inne.)
• När du ansluter till mötet är din mikrofon och kamera avstängd. Sätt gärna på kameran så att vi ser varandra, men låt mikrofonen vara av tills du begärt och tilldelats ordet.
• Klicka på “participants” för att se vilka som deltar i mötet. Det är också där du hittar knapparna för att rösta ja eller nej samt begära ordet, "raise hand". Om du klickar på något av detta kommer en symbol för ditt val att dyka upp bredvid ditt namn i deltagarlistan.
• Klicka på “chat” för att öppna ett chattfönster. Se till att du skriver till “everyone” när du vill säga något till alla. Det är i chatten du lämnar yrkanden.
• Om du vill se alla deltagare i mötet, på dator klickar du uppe i högra hörnet, på mobil kan du swipe:a åt höger.

Om du har problem med att ansluta till Zoom inför mötet, kontakta i första hand personalen. En särskild tekniksupport kommer att finnas tillgänglig under dagen för årsmötet.

Hur använder jag Zoom?

Instruktioner för Zoom WMSE

Wikimedia Sverige har tagit fram två instruktionsfilmer för hur man använder Zoom, en för hur man använder Zoom på en dator och en för hur man använder Zoom på mobilen. Filmerna är anpassade för hur vi planerade att hålla föreningens årsmöte, men vi hoppas att du även i allmänhet med hjälp av dem kan känna dig trygg med hur tekniken fungerar. Om du fortsatt har frågor är du välkommen att höra av dig till någon av oss, så ska vi göra det bästa vi kan för att besvara dina frågor.

Zoom har även tagit fram en egen instruktionsfilm på engelska om hur man ansluter. Vill du ha mer stöd än från våra filmer kan du använda dig av den: Att ansluta till Zoom

Instruktioner Zoom mobil WMSE

Zoom och integritet

Det finns en pågående diskussion om att Zoom har haft och har problem gällande säkerhet och integritet. Detta är givetvis något Wikimediarörelsen och Wikimedia Sverige följer, exempelvis använder Wikimedia Foundation tjänsten medan Wikimedia Tyskland har valt att inte använda den alls.

Vilka åtgärder har Wikimedia Sverige vidtagit för att säkerställa säkerheten för deltagarna?

• Vi godkänner samtliga deltagare manuellt för att kontrollera vilka som ansluter sig till mötet.
• Vi delar länkar med berörda personer och lägger dem generellt inte fritt på nätet.
• Vi fortsätter följa säkerhetsläget och uppdateringar av verktyget för att försöka ha en så hög säkerhetsnivå som möjligt.

GDPR

För att säkerställa att personuppgifterna hos alla deltagare på årsmötet hanteras korrekt, kommer vi att genomföra årsmötet på Stockholm universitets Zoom-konto. Detta eftersom Stockholm universitet använder egna servrar, placerade i Sverige, för att hålla Zoom-möten. Om vi istället hade använt föreningens Zoom-konto hade vi inte kunnat säkerställa var servrarna för vårt samtal finns placerade.

Vi är mycket tacksamma för att vi får låna Stockholm universitets resurser för att genomföra årsmötet!

Vad kan jag som medlem göra för att säkerställa min egen integritet?

• Var medveten om att även privata chattmeddelanden mellan dig och en annan mötesdeltagare kommer att sparas ner och kunna läsas i efterhand.
• Zoom har fått kritik för att deras mjukvara kan samla in oönskad information om användaren, kritik som företaget på olika sätt har försökt åtgärda. Om du ändå vill undvika att ladda ner och installera Zooms mjukvara på din dator kan du istället välja att ansluta till mötet via webbläsare, ringa in med vanlig telefon eller följa mötet via YouTube. Om du ansluter via webbläsaren kan du delta i acklamation, men inte i slutna omröstningar. Om du följer mötet via YouTube kan du bara ta del av mötet, inte rösta.

För att ringa in till mötet följer du den här proceduren:

• För att ringa in till testmötet: Ring +46 850 539 728 från din vanliga telefon.
• Uppge det mötes-ID du fått utskickat och därefter #.
• När du får frågan om personligt ID, tryck enbart #.
• Uppge sedan det lösenord du fått.
• Du kommer då att släppas in i mötet. En automatisk röst berättar när din mikrofon sätts på eller stängs av. Instruktionerna är på engelska.