Som arbetsgivare kommer styrelsen att ta ett arbetsrättsligt ansvar. Om en facklig organisation och/eller en anställd riktar ekonomiska krav gentemot styrelsen ifall styrelsen har brutit mot till exempel medbestämmandelagen (MBL) eller lagen om anställningsskydd (LAS) så kan styrelseledamöterna få vitesföreläggande eller till och med fängelsedom om inte arbetsmiljölagen följs.

Medlemskap i arbetsgivarförening

Wikimedia Sverige har ansökt om medlemskap i IDEA. Genom medlemsskap i en arbetsgivarförening blir man bunden av tillämpligt kollektivavtal. Att vara med i en arbetsgivarförening är ungefär som en försäkring mot konfliktkostnader. Processkostnader vid konflikt står arbetsgivarföreningen för (normalt 100 000 - 300 000 SEK. Om arbetsgivaren döms behöver arbetsgivaren enbart betala böterna). Desssutom får man till exempel rådgivning och kompetensutveckling om att anställa mm. Som medlem i en arbetsgivarförening behöver man inte själv förhandla med arbetstagarens fackförbund.

IDEA

Arbetsgivarföreningar för ideella organisationer:

http://www.ideella.org/

Wikimedia Sverige behöver:

Välja rätt avtal för att få uppgifterna uträttade

Eget avtal

Eget formulerat avtal. De flesta (alla?) kollektivavtal utgår från att man arbetar ungefär lika mycket varje månad och att man utgår från månadslöner. Detta har konsekvenser för uppdrag där arbetstiden inte alls är jämnt fördelad och där man snarare arbetar timmar eller dagar (typ Projekt:Wiki-skills 2012/sv eller Projekt:Europeana Awareness). Då har kollektivavtalsskrivelser om till exempel övertidsersättning, arbetstider och kompensation i form av extra semesterdagar ingen tydlig mening. Man kan delvis göra lokala anpassningar av kollektivavtalen men sådana avtal kan vara mycket omfattande (typ 60-100 sidor) att anpassa.

Man kan låna och inspireras av vissa delar från urvalda kollektivavtal. Kollektivavtalet kan lämpligen få granskas av en arbetstagarförening som någon är med i. Om man går med i en arbetsgivarförening skan dom hjälpa till med att granska avtalet. Däremot innebär granskning av egna avtal mycket extra arbete för en arbetsgivarorganisation som nog helst vill att man använder sig av ett kollektivavtal.

Anställa varje gång en arbetsuppgift skall utföras

Att gå på timmar är möjligt men detta är ingen anställningsform. Då utgår man från att den potentiella arbetstagaren har full frihet att vid själva arbetstillfället avgöra om han/hon vill ta den mycket tidsbegränsade anställningen eller inte. Då får man som arbetsgivare vara beredd på att få ett nej. Man tecknar ett nytt avtal för varje arbetstillfälle. Om oklarheter finns och avtal inte finns eller inte har undertecknats så är det lagen som gäller vilket i så fall innebär att personen får en tillsvidareanställning. Alltså en stor risk för arbetsgivaren.

Inte anställa – anlita en konsult

Konsultavtal. Liknar timanställning. Kostar 25% mer för Wikimedia Sverige som inte får tillbaks någon moms.

Hängavtal

Hängavtal. Man använder ett befintligt kollektivavtal utan att vara med i arbetsgivarföreningen. Då får man till exempel ingen hjälp vid tvister etc.

Anställa tidsbegränsat enligt kollektivavtal + medlemskap i arbetsgivarförening

En tidsbegränsad anställning med typ 10% omfattning enligt kollektivavtal. Man måste komplettera kollektivavtalet med avtal om vad som gäller vid arbete utomlands (t ex tjäsnteresor i utlandet) eftersom kollektivavtal enbart gäller på svensk mark. Fördelar: man får ett färdigt avtal som funkar. Nackdelar: Man måste på förhand veta att man kan ge arbetstagaren tillräckligt med arbete för att det ska motsvara lönen som man under alla omständigheter måste betala ut, även om arbetstagaren inte haft tillräckligt med arbetsuppgifter för att fylla sin tid. Andra månader kanske det skulle krävas större arbetsinsatser och då kanske arbetsomfattningen inte är tillräcklig.

Registera Wikimedia Sverige som arbetsgivare

Kostar inget. Görs bara för att Skatteverket skall få reda på att vi betalar ut beskattningsbar lön till personal.

Välja anställningsform

I de flesta av våra projekt så kommer anställningarna att vara tidsbegränsade.

En arbetsgivare som anställer någon tidsbegränsat för längre tid än en månad är enligt lagen om anställningsskydd skyldig att snarast underrätta den lokala arbetstagarorganisationen om avtalet. Regeln gäller även vid provanställning.

Formulera anställningsavtal

Av anställningsavtalet ska anställningsform, lön och semester framgå. Våra tidigare avtal med uppdragstagare ("Internet i Sverige–uppdraget" och "uppdrag om organisationsstöd") kan troligtvis inte användas direkt rakt av. Dessa avtal hänvisar till "Uppdragstagaren" och en uppdragstagare per definition inte är anställd (om man får tro http://www.verksamt.se/portal/web/guest/driva/anstalla-personal/anstallningsformer). Däremot kan det finnas en del användbara formuleringar ändå.

Enligt LAS skall en arbetsgivare informera den anställde skriftligt om alla villkor av väsentlig betydelse för anställningen senast en månad efter det att den anställde börjat arbeta. Om anställningen är kortare än tre veckor krävs det inte någon sådan information. Om arbetsgivaren inte informerar enligt LAS kan det leda till skadestånd.

Tidsbegränsad anställning (mall)

Utlysa tjänst

Behandla personuppgifter i enlighet med PUL

I och med att man behandlar personuppgifter inom ramen för ett företag eller organisation så omfattas man av PUL. Om man utlyser en tjänst och inhämtar CV:n så får man visst inte spara dessa CV:n längre än nödvändigt för ändamålet. Om en arbetssökande skickar in sitt CV så kan man antagligen anta att denna person har samtyckt till att CV:t används för att söka precis den utlysta tjänsten men inget annat.

Bara personer som är relevanta vid tillsättningen av tjänsten skall få tillgång till inlämnade personuppgifter.
Det kan möjligen vara olämpligt att skicka CV:n okrypterat över mejl. Å andra sidan står det på datainspektionens hemsida "Om man ska skicka ett e-postmeddelande med personuppgifter som inte är känsliga och som "tål andras ögon" behöver man inte vidta några extra säkerhetsåtgärder." Tål ett vanligt CV utan personnummer andras ögon?

Om Wikimedia Sverige väljer att spara CV:n för en personal–pool och för kommande utlysta tjänster inom Wikimedia Sverige så måste vi:

inhämta samtycke till detta från den ansökande, lämpligen redan vid utlysningen av den första tjänsten. Typ: "Meddela gärna även om vill att Wikimedia Sverige sparar ditt CV för att kunna skicka förfrågningar till dig om andra utlysta tjänster och uppdrag inom Wikimedia Sverige. Om du inte meddelar något så används din ansökan enbart för den här tjänsten." Vi har egentligen ingen rätt att spara uppgifterna för andra ändamål, exempelvis för att erbjuda andra tjänster såvida vi inte informerar om ändamålet och inhämtar samtycke.
lagra CV:n på ett säkert sätt, ordna rutiner för att rensa bort inaktuella uppgifter, se till att enbart relevanta personer skall kunna ta del av registret. Det är möjligt att vi behöver personuppgiftsbiträdesavtal med de som äger den server som vi använder. Antagligen kräver ett register med CV:n att man uppfyller hanteringsreglerna i PUL.

Avgöra lön

I de EU-projekt som Wikimedia Sverige har beviljats bidrag för finns belopp angivna för personalkostnader. Om vi hade anlitat en konsult så hade vi i princip kunnat ge dom hela beloppet minskat med 20% (eftersom Wikimedia Sverige måste betala 25% moms som vi inte får tillbaks). När vi istället väljer att anställa så måste man från beloppet för lönekostnader göra avdrag för följande innan vi vet hur mycket som finns kvar till bruttolön:

arbetsgivaravgifter ca 31% räknat på bruttolönen
semesterlön
ev. avsätta en liten buffert för eventuell sjukdom
försäkringar
- Tjänstepensionsförsäkring ITP (ITP1)
- Tjänstepensionsförsäkring ITPK
- Tjänstegrupplivförsäkring (TGL)
- Trygghetsförsäkring vid arbetsskada (TFA)
särskild löneskatt

Verktyg för att beräkna lön till arbetstagare och motsvarande kostnad för arbetsgivare

Avsätta ekonomisk marginal för sjukdom

Vid sjukdom betalar WM-SE som arbetsgivare ut 80 procent av lönen efter karensdagen. Försäkringskassan tar över efter 14 dagar. Observera att detta gäller även tidsbegränsade anställningar där vi betalar lön per timme i de fall arbetsaktiviteter har planerats att utföras av en viss anställd en viss dag/period.

Betala lön och arbetsgivaravgifter

Själva utbetalningen bestämmer när redovisning till Skattverket skall ske, alltså när arbetsgivaren måste betala in arbetsgivaravgifter och preliminärskatt samt skicka in Skattedeklarationen. Hur ofta löneutbetalningar måste ske bestämmer man i anställnignsavtalet. Med andra ord kan man avtala om att betala ut lön exempelvis först när en anställd har arbetat ihop ett visst antal timmar.

Skattedeklarera

Varje månad skall man som arbetsgivare redovisa all personals utbetalda löner och förmåner, avdragen inkomstskatt samt arbetsgivaravgifter i skattedeklaration till Skatteverket.

Följa tillämpliga lagar

Läsa på om att anställa

Sajten verksamt.se som drivs av Skatteverket, Bolagsverket och Tillväxtverket beskriver rätt tydligt vad som krävs för att anställa personal: http://www.verksamt.se/portal/web/guest/driva/anstalla-personal.