Checklista för F2F-kampanj

Det här dokumentet är en lathund/checklista framtagen för uppstart och genomförande av framtida F2F-kampanjer.

Vad är F2F?

F2F är en insamlingskanal där personal (och frivilliga) finns ute på gator och torg för att engagera människor i samtal och berätta om organisationen. Därav beteckningen F2F som står för "Face to face", det vill säga ansikte mot ansikte. Målet är att så många som möjligt ska bli inspirerade och utbildade om de frågor som föreningen arbetar för och känna sig manad att stödja, framför allt genom ett ekonomiskt bidrag (oftast genom ett månatligt stöd via Autogiro) men även med tid.

Samtalen sker där vi vet att människor rör sig men även vid mer strategiska platser som är valda utifrån målgrupp. Strategiska platser kan röra sig om universitet, köpcentra, platser i närheten av IT-företag etc. Personal kan även komma att röra sig till ytor där samarbeten behöver upprättas, eller yta hyras. Det rör sig om köpcentra, konstgallerier, museer m.m. om inte samarbete mellan förening och part finns.

F2F har funnits sedan slutet av 1990-talet och kom till Sverige runt millennieskiftet, och genom att placera personal där ett naturligt flöde av människor fanns och erbjuda stöd via Autogiro så växte sig metoden stark. F2F i kombination med Autogiro ses som ett effektivt och billigt sätt för en organisation att få månadsgivare på men samtidigt att öka synligheten. Genom denna metod kan man nå ett hundratals människor varje dag. Tumregeln är att för varje ny månadsgivare behöver en värvare ha pratat med ca 15 personer. Denna statistik kan så klart ändras när man erbjuder andra sätt att stödja på än enbart Autogiro. Dock är det en beprövad betallösning och den ger många fördelar.

De senaste åren har också Autogiro-formuläret digitaliserats med hjälp av användandet av plattor, vilket gör att flödet från en signatur till att det kommer in i systemet blivit smidigare.

Alternativa betallösningar är:

Swish – som komplement till Autogiro.
Swish – prenumeration (kommer).
Kortbetalning – Autogiro via betalkort.

Autogiro:

Ger regelbundna och långsiktiga intäkter.
Hjälper organisationer att spara på administrativa kostnader då det mesta sker digitalt (inga inbetalningskort behöver skickas ut).
Gynnar organisation då man bättre vet vilka intäkter man kan förvänta sig varje månad.
I en ekonomisk kris kan regelbundna givare även fungera som säkerhet vid banklån.

Not: Tanken är att denna planering ska inledas minst ett halvår innan men kan variera något om alla resurser ska kopieras från tidigare kampanj och finns på plats. Däremot behöver annonsering efter kandidater inledas minst tre månader innan, men ju tidigare desto bättre. Om det är en sommarkampanj så kan potentiella sökande redan vara uppbokade i mars.

Inledande samtal – där vilken typ av insamling som ska ske via vilken kanal bestäms

Bestäm önskad effekt/målsättning	Öka antalet givare, medlemmar, volontärer, företag, annat.
Via vilken kanal tror vi att vi når målsättningen	F2F, Telemarketing, D2D, event (större, mindre) etc. (Övriga kanaler är ex. direktmail, kampanj över sociala medier, större event/gala, testamente, företagssamarbete).
Eventuella delmål (beror val av målsättning och kanal).	Vid värvning av givare/medlemmar via autogiro kan delmål vara ökad kännedom, ökat engagemang i tid.

Vid val F2F-kampanj ta fram ramverk

Förslag på budskap under kampanjen.	Vad vill vi förmedla. Specifikt ämne/projekt som kan exemplifiera föreningen i ett manus.
Ta fram kostnadsbudget och utifrån det estimera:	Antal värvare. Tidsperiod för kampanj (start- och slutdatum). Intäkter.
Betallösning – verktyg/teknisk lösning (digitalt formulär, landningssida).	Finns det på plats, eller behöver externa leverantörer bokas in.
Intressenter – vilka ska informeras. Varför de är relevant och hur de ska informeras läggs in vid. Aktivitets/tidsplanering.	Styrelse. Medlemmar/volontärer. Zon-ordförande (ev. andra organisationer och Giva Sverige). Samarbetspartners. Andra anställda som ej är direkt involverade.
Lista vilka som ska involveras internt/boka upp dessa.	Utbildningsansvarig/innehållsansvarig. Volontärsamordnare. Tekniker. Löneadministratör. Givarservice. Skyddsombud. Projektledare för fördjupande utbildningar. Andra.

Planering utifrån tidigare beslut

Att göra – lägga in i aktivitets/tidsplan

Ta fram budgetmål/intäkter/nyckeltal utifrån kostnadsbudget och val av kampanj.	Kostnadsposter i en F2F-budget. Bekräfta även här uppstartsdatum – period för kampanj.
Boka upp tid med interna intressenter.	Intressenter – vilka är involverade och hur.
Se över arbetsbeskrivning/anställningsform för värvare/gruppledare/typ av kontrakt utifrån kollektivavtal.	Checklista arbetsbeskrivning/kontraktsform värvare.
Annonsering.	Datum för när annons ska gå upp. Bestäm var annons ska ligga. Tidigare annonsering.
Rekrytering av värvare.	Tid för intervjuer. Vilka ska hålla i dem. Upplägg för intervjuer, frågebatteri. Frågebatteri från 2020 hittas i samma mapp som ovan i _intervjuer värvare.
Kommunikation till intressenter.	Tidigare kommunikation. Överblick av interna och externa intressenter.
Värvarmaterial/Verktyg under värvning.	Vad ska beställas. Lista på material. Bilder.
Ta fram eller uppdatera utbildningar/material till kampanjen.	Material 2020. Grundutbildning. Handbok. Uppdatera tematisk information som ska in grundutbildning. Vidareutbildningar (boka upp fördjupande utbildningar med projektledare). Uppdatera värvningstekniska delar som ska in i grundutbildning. Planera in värvningstekniska workshops som ska gå i cykler, återupprepas då och då (speciellt om nya kommer in med större ruljans). Kan bokas in under de första två veckorna för att ge rätt verktyg tidigt.
Upplägg för introduktion.	Checklista vid introduktion värvare. Upplägg grundutbildning.
Säkerhetsrutiner.	Uppdatera handlingsplan, riktlinjer för ett säkert arbete ute på stan. Säkerhetsworkshop.
Manus/budskap.	Vad ska värvarna förmedla (utifrån beslut om inriktning). Öronmärkt (ex. vid enstaka event). Öppningsfras/gimmick ex. quiz/video som knyter an till budskap men gör det enklare att fånga intresset hos målgruppen (mest lästa artiklarna etc.). Ej klar.
Workshops.	Ofta återkommande workshops. Ansvarig planerar in tid varje/varannan vecka för att skapa nya workshops utifrån behov Fler ska läggas till'.
Administrativt flöde.	Hantering av formulär/inkommande gåvor.
Kommunikation till den nya medlemmen/givaren.	Rutiner.
Coachning/medarbetarsamtalsmall.	Kontinuerliga coachnings/feedbackssamtal behövs. - samtalsmall.
Värvarschema.	Veckoplanering/placering utifrån zonsystemet och målgrupp. Tidrapportera – rutin plus statistik. Zonsystemet.