Ekonomiska sammanställningar/Inför styrelsemötet 13 februari 2021

Vårt ekonomiska prognosverktyg, Burncharten, innehåller detaljer om hur kostnader och intäkter förväntas falla ut. Då verktyget innehåller personuppgifter går den inte att dela.

Uppdateringar sedan senaste sammanställningen

Uppdateringen omfattar perioden 2020-11-30 – 2020-12-31

Notera att perioden ingår i den som rapporterades i förra sammanställningen, då var siffrorna dock preliminära och den långsiktiga utvecklingen har nu reviderats. Därför görs här en ny sammanställning.

Resultatet den senaste sammanställningen

Föreningens nettoresultat blev negativ under perioden enligt plan.

Totalintäkt: 676 070 kr
Totalkostnad: 1 682 808 kr
Resultat: -1 006 738 kr

Huvudsakliga intäktskällor (avrundade):

Post- och telestyrelsen: 619 000 kr
Stockholms universitet/Vinnova: 35 000 kr
Medlemskap och donationer: 21 000 kr

Huvudsakliga utgifter (utöver löpande):

Projektpartners Wikispeech: 334 000 kr
Medlemskap i FKAGEU: 52 000 kr

Skillnad i kostnader sedan prognos

Löpande kostnader (undantaget personal): Överspenderat 23 909 kr.
Personalkostnader: Överspenderat 131 550 kr.
Engångskostnader: Underspenderat 16 669 kr.

Överspenderingen i personalkostnader beror på beräkningen av lönebikostnader, som t.ex. semesterskuld, som slår hårt i december. För 2021 kommer semesterskulden att beräknas på månadsbasis för att undvika att detta upprepas.

Skillnad i intäkter sedan prognos

Medlemskap och donationer var 15 357 kr lägre än förväntat.
Intäkter för Face2Face (insamlings- och medlemsvärvningskampanjen) var 44 896 kr lägre än förväntat. Notera att kampanjen ställde om till en insamlingskampanj på sociala medier samt sökande av företagsdonationer p.g.a. de nya rekommendationerna kring Covid-19 pandemin.

Justeringar

Om signifikanta in-/utbetalningar har senare-/tidigarelagts för att vi t.ex. har förlängt ett projekt.

Utbetalningen för Wikispeech för AI har senarelagts (till februari)
Fördelning och utbetalningsdatum för FDC-medlen har ändrats så att en större del (70%) av medlen nu betalas ut i januari men resterande medel landar i augusti.
Vid årsskiftet lades ~513 000 till reserver, jämfört med det planerade 550 000. Detta då våra egna fria intäkter varit mindre än planerat.

Övrigt att notera

6 personer i personalen har haft en lönerevision vilken är retroaktiv från november 2020.
Kvartalsrevideringen av Burncharten är genomförd.
- Alla beviljade projekt ligger nu i Burncharten, exakta utbetalningsdatum kan komma att justeras.
- De konsultuppdrag som planeras för ligger för närvarande som ‘’prospective income’’ i väntan på slutliga kontrakt.
Projektbidraget för Wikidata för auktoritetskontroll-projektet har lagts till de bekräftade intäkterna.
Kvartalsavstämning gjordes för medlemsantal samt donationer.
- Donationerna nådde ungefär ⅔ till den prognos vi uppskattat i vår FDC-ansökan. De första två kvartalen såg lovande ut men de sista två gav sammanlagt mindre än endera av K1 eller K2. [Notera att detta inte tar F2F-kampanjen i beaktande då denna inte ingick i FDC-ansökan]
- Nya medlemmar har i praktiken enbart inkommit under K1. Vi slutar på nästan exakt samma antal medlemmar som 2019.

Prognos, långsiktig utveckling

Ackumulerat resultat de närmaste tre månader (januari-mars)

Intäkter: 2 710 915 kr
Utgifter: 2 238 233 kr
RESULTAT: 472 628 kr

Besparingar

Totalt uppgår våra långtidsbesparingar till 2 098 937 kr vid årsskiftet 2020/2021.

Vilka större intäkter förväntas 2020/2021

Här beskrivs de intäkter som förväntas kunna säkras under året. Detta inkluderar nya projektansökningar) samt andra intäktsströmmar som föreningen experimenterar med. Det innefattar inte projektansökningar som redan har godkänts och där pengarna redan säkerställts.

Donationer och medlemskapsavgifter på ytterligare 315 000 under 2021 (exkl. Face2Face).
En större kampanj för att få donationer och medlemmar planeras för året med 236 000 kr avsatt för detta i årets budget.
Vi är med som underleverantörer i en ansökan till Vinnova som mottagit finansiering. Företaget har inom ramen för ansökan accepterat 75 000 kr i konsultbeställningar och vi står för 64 000 kr i egenfinansiering. Större delen av vår insats förväntas ske i början av 2021.
Vi kommer att ta fram och genomföra ett utbildningspaket för en grupp GLAM-institutioner. Finansieringen för detta är 75 000 kr (konsultbeställning) och vår insats sker under andra halvan av 2021.
Vi kommer att ta fram visualiseringar inom ramen för Wikidata för auktoritetskontroll-projektet. Finansieringen för detta är 100 000 kr (konsultbeställning) och vår insats sker under andra halvan av 2021.
Vi kommer att lämna in två ansökningar för såddfinansiering, på vardera 100 000 kr, till Svenska Institutet i september 2021. Arbetet kommer att genomföras under 2021 och ligga till grund för fortsättningsprojekt på upp till 1 miljon vardera, med tidigast start under 2022.
Vi undersöker möjligheten till nya projekt med Kungliga Biblioteket som tar vid där det tidigare projekten, Wikipedia i biblioteken och Strategisk inkludering av biblioteksdata, slutade.
Medel för fortsatt arbete med den tematiska hubben förväntas i någon form. Storleken på summan och utbetalningsdatum saknas. En initial uppskattning har lagts in i Burncharten.
En större ansökan till Postkodstiftelsen utvecklas. Beroende på utfallet av andra finansieringar kan projektstart ske antingen under andra halvan av 2021 eller under första halvan av 2022.

Identifierade risker och hantering

Här beskrivs identifierade risker som kan komma att påverka föreningens ekonomi på ett allvarligt sätt samt planer för hur dessa kan hanteras.

Den största risken i dagsläget är att de större ansökningarna inte går igenom och att föreningen då måste ställa om väldigt mycket av verksamheten och snabbt växla spår. Flera stora ansökningar utvecklas därför parallellt.
De många parallella stora projektansökningarna skapar en “risk” att flera större projekt får finansiering samtidigt, vilket kan leda till att organisationen får växtverk. Därför försöker vi sprida ut startdatum för projekten över längre tid vilket är möjligt då vi utökat våra besparingar under de senaste tre åren.
I dagsläget är det få på kansliet som har erfarenhet av att skriva projektansökningar. Detta hanteras genom att fler i personalen aktivt involveras i arbetsprocessen för att få erfarenhet.
Ett verktyg för att ge översikt av budgeterad arbetstid över tid har tagits fram men har ännu inte utvärderats. Tanken är att tidigare kunna identifiera om vi under en period inte kan möta planerad arbetstakt (totalt tvärs över projekten) och därmed måste be om förlängning/justering av individuella projekt.