Ekonomiska sammanställningar/Inför styrelsemötet 28 juni 2020

Vårt ekonomiska prognosverktyg, Burncharten, innehåller detaljer om hur kostnader och intäkter förväntas falla ut. Då verktyget innehåller personuppgifter går den inte att dela.

Uppdateringar sedan senaste sammanställningen

Uppdateringen omfattar perioden 2020-04-30 – 2020-05-31

Resultatet den senaste sammanställningen

• Föreningens nettoresultat blev positivt under perioden enligt plan. Totalt blev våra utgifter 529 482 kr mindre än intäkterna för perioden. Det resultatet är dock bättre än prognosen.

Skillnad i kostnader sedan prognos

• Löpande kostnader (undantaget personal): Överspenderat 15 494 kr.
• Personalkostnader: Underspenderat 64 834,54 kr. Detta förklaras av ökad föräldraledighet och sjukdom.
• Engångskostnaderna överspenderades med 11 943 kr. Detta förklaras av att vi i praktiken strukit alla engångskostnader (enbart en schablon på 5 000 återstår) detta då event och resor i princip upphört. Denna månaden uppstod dock andra kostnader för reklam/PR.
• Notera att revideringar har gjorts i Burncharten på kostnadsposterna (engångs och löpande icke-personal) för Jan-april 2020. Dessa är nu totalt 42 047 kr lägre än tidigare redovisat. Främst handlar det om kvitton som retroaktivt förts in men där ingick även en saknad revision samt en kostnad som tagits med dubbelt.

Skillnad i intäkter sedan prognos

• Medlemskap och donationer var 15 810 kr mindre än förväntat. Detta var närmare den summa vi förväntat oss under sommarmånaderna. Förhoppningsvis innebär det en ökning efter sommaren istället.
• Utbetalningen för Hubförberedelseprojektet blev 11 021 kr mindre än förväntad p.g.a. förändrade växelkurser.

Justeringar

Om signifikanta in-/utbetalningar har senare-/tidigarelagts för att vi t.ex. har förlängt ett projekt.

• Projektet Verktyg för partnerskap 2019 – Blueprinting har förlängts till 30 september 2020. De pengar som var avsatta till konsulter, event och resor används nu till personalkostnader.
• Intäkter för att fortsätta förbereda inför den tematiska hubben på 1,55 miljoner har justerats till en utbetalning i början av projektet.
• Intäkter och utbetalningar för Wikispeech har senarelagts med en månad för att reflektera förlängning p.g.a. Covid-19.

Övrigt att notera

• En större justeringar av vår totala budget har genomförts för att anpassa omkostnaderna till situationen med COVID-19 (minskade omkostnader för resor och event samt minskade intäkter för hubben än planerat) samt reflektera faktiska utgifter under Q1.
• Justerade budgetar har godkänts av Post- och telestyrelsen (Wikispeech) samt Kungliga biblioteket (Biblioteksdata) samt Wikimedia Foundation (Blueprinting). Preliminära godkännanden finns för Kulturbryggan (Fri musik på Wikipedia).
• WMF har tagit ett preliminärt beslut om en procentuell ökning på 3 procent på vårt Annual planning grant för 2021, vilket troligtvis motsvarar 88 500 kr.
• WMFs beslut om extra medel till våra reserver. 528 700 kr kommer att betalas ut i juni 2020.
• Den insamlings- och medlemsvärvningskampanj som planeras i höst är ännu inte inkluderad i Burncharten då vi är osäkra på både kostnad och förväntad intäkt i dagsläget. En uppdatering kommer att ske under sommaren.

Långsiktig utveckling

Ackumulerat resultat de närmaste tre månader (juni-augusti)

• Intäkter: 4 030 472 kr
• Utgifter: 2 642 520 kr
• RESULTAT: 1 387 952 kr

Besparingar

• Totalt uppgår våra långtidsbesparingar till 2 135 939 kr vid årsskiftet 2020/2021.

Vilka större intäkter förväntas 2020/2021

• Donationer på 300 000 kr (redan 25 000 kr mer jämfört med januari-mars 2019). Kampanj på sociala media i mars-maj 2020. Kampanj face2face hösten 2020. På grund av osäkerheten har detta inte lagts till i burncharten ännu.
• EU-ansökan för Wikispeech och AI på ca. 3 300 000 kr, med första inbetalning i december 2020. Storleken på inbetalningen är mycket osäker och kan komma att ske först i samband med projektstart (vilket preliminärt är satt till januari 2021).

Identifierade risker och hantering

• Återbetalning av pengar från våra externfinansierade projekt där vi har underspenderat har hanterats genom att projekten har förlängts och omkostnader för resor och evenemang har omvandlats till personaltid.
• Arbete har påbörjats med ett verktyg för att ge översikt av budgeterad arbetstid över tid. Tanken är att tidigare kunna identifiera om vi under en period inte kan möta planerad arbetstakt och därmed måste be om förlängning/justering.