Personalmöte/2012-10-25

Möte 25 oktober 2012. Jakob, Jan, Axel & John.

Styrning från styrelsen i de olika projekten Tydligare rollfördelning i fokusområdena i styrelsen.

Hur ska vi samarbeta mellan oss på kontoret och de i fokusområdena. Idén var att pusha de i styrelsen att vara mer aktiva genom fokusområden. Fördela ut och bredda arbetet i styrelsen genom fokusgrupper. Aktiviteten har inte ökat iom fokusgrupper. Användarsida på wikin är uppdaterad med kontaktuppgifter och fokusgrupp. Lista på styrelsemedlemmar, där ska det även stå vilken fokusgrupp man deltar i. De ska känna sig som föräldrar till projekt. Skillnad på fokusområden och projekt. Styrelsemedlemmar har inte mandat inom fokusområden. HR gruppen har ibland mandat att rekrytera en tjänst. Ingen sammanställning av vem som är projektledare. Borde stå på varje projektsida. Förändring av nordiskt samarbete, kring samer. John 29 timmar över på nordiskt projekt som precis ändrats. Varje projekt har en projektbeskrivning och mål. Jobba för att komma närmre målen. Göra vårt bästa för att komma närmre målen.

Axel projektledare GLAM Sophie projektledare utbildning Jakob projektledare referenslitteratur (John projektledare fredagsfika)

Till styrelsemöte; Behövs det beslut på något Info ang. saker som kan påverka andra projekt. Stora kostnader m.m; avvikelser. Allra helst vill de ha; Jepp allt går bra. Är det något styrelsen behöver veta och ta beslut om så ska det till styrelsen. Ibland behövs dock snabbare beslut.

Skillnad på projektledare i styrelsen, projektledare bland anställda, fokusgrupper? Finns formellt bestämt vilket mandat en projektledare har.

Kommunikation & diskussion kring styrelsebeslut Titta på senaste ändringar på wikin kan inte vara det enda sättet att informera anställda om ny information. Skapa en kategori eller en mall med viktig information. Viktig information borde dock inte enbart kommuniceras via wikin. Verksamhetschef som är ny point of contact, vilket då kommer minska behovet av att höra av sig till styrelsen med frågor. Lyfta frågor till facebookgrupp, diskussionsforum. Bygga in allas kompetens. Speciellt när frågan rör fler. WM-UK kör livestreaming på alla sina styrelsemöten. Göra det till en vana att använda wikin och titta på den. Styrelsen kan bli bättre på att använda hela mejllistan istället för bara styrelselistan.

Syn på långsiktighet gällande uppbyggnad av både program och WMSE organisationen Ledarförsörjning. Volontärbrist. Kritisk faktor för fortlevnad. Utveckla program för hur vi ska fånga upp frivilliga och inbjuda dem till att vara ambassadörer. Försöka bli många fler medlemmar. Få tillgång till alla bidragsgivares mail så att vi kan bjuda in dem till att även bli medlemmar. Standard att berätta om medlemsmöjlighet på våra och andras event. På projektledarnivå. Kategori:Checklistor, utveckla. På wikin. Bland annat mässor. Tjänstebeskrivning på verksamhetschef ligger ute på wikin. Tre project managers, GLAM, Education and Volunteers. Ritar om tjänsterna utan att prata med personalen.

Användandet av CiviCRM som en del av tidsrapporteringen Förändras till nästa år. Inte fungera med timmar så som det gör nu. Styrelsen ska inte peta i sådana detaljerade saker som timmar för de anställda. Timmar ska vara fria för de anställda, i samarbete och med beslut från projektansvarig, kunna nyttjas. Stor frihet och ansvar inom varje nivå. Oanvändbart och krångligt att använda. Problem att inte meddela vilka tider på dygnet som man arbetar. Rapportera för varje delprojekt? Som John på Wiki Loves Public Art. Allt blir ju Europeana.

Genomgång av gjord månadsplanering av respektive anställd

Möjlighet av fortbildning för personalen (om behov, kostnader och tid)

Kommunikation & diskussion kring mottagande av idéer Bristande mål på projekten vilket ska redovisas till WMF. Det skapar begränsningar i vilka idéer vi kan arbeta med. Meningen är inte att såga idéer ifrån styrelsen, snarare kanske att se till att det blir målen som uppföljs. Projektledare har mandat att besluta inom sin budget. Annars behövs styrelsebeslut.