Wikimedia Sverige (WMSE) strävar efter att genomföra sin verksamhet genom en blandning av frivilliga, anställda och praktikanter.
Föreningen verkar som arbetsgivare inom gällande arbetsmarknadslagstiftning och enligt regler som följer av ingånget kollektivavtal med facklig organisation.
Föreningen har ett ansvar att som arbetsgivare förebygga diskriminering och ha ett målinriktat arbete inom frågan. Föreningen ser på diskriminering i enlighet med diskrimineringslagstiftningen där kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionsnedsättning, sexuell läggning eller ålder inte får ligga till grund för missgynnande eller sämre behandling, vare sig direkt eller indirekt. Detta görs i dagligt arbete, rekryteringar och kompetensutbildning.
Frivilliga
Frivilliga är sådana medlemmar av föreningen, eller sådana andra personer, vilka har sin huvudsakliga försörjning på annat håll, och vilka arbetar för föreningen utan – eller med begränsad – ersättning.
Frivilliga anlitas för genomförande av föreningens verksamhet i så stor utsträckning som möjligt. Föreningens projekt utformas normalt så att de kan genomföras av en blandning av frivilliga och anställda.
Frivilliga kan vid tjänstgöring få arvode samt ersättning för omkostnader och för kost och logi. De kan också omfattas av försäkringar och liknande, dock inom gränser som gör att det klart framgår att deras relation till föreningen är som frivilliga och inte som anställda. Om personal deltar som frivilliga i olika aktiviteter och får något som kan anses som en förmån skall det utredas ifall förmånsbeskattning är tillämpligt. Föreningens hållning är att detta inte ska vara ett hinder för att kunna delta utan att sådana aktiviteter får budgeteras med höjd för detta för att deltagande ska vara möjligt.
Frivilliga arbetar åt föreningen utan arbetskontrakt; dock kan dokument upprättas och undertecknas, vilka klargör situationen beträffande föreningens skyldigheter gentemot den frivillige beträffande ekonomisk ersättning och försäkringar.
Frivilliga medverkar i föreningens verksamhet på basis av enskilda projekt. De kan skiljas från sin medverkan i ett projekt av projektledaren, och själva skilja sig från sin medverkan i ett projekt, utan särskild formell ordning.
Föreningen kan förse en frivillig med visitkort, verktyg och fullmakter att agera i föreningens namn för den tid uppdrag som frivillig genomförs.
Föreningen kan förse en frivillig med möjlighet att arbeta på föreningens kontor under tid som uppdrag som frivillig genomförs, dock så att gränsen inte överskrids till att en anställning kan anses ha skett.
En frivillig arbetar under en projektledare, under föreningens verksamhetschef eller under styrelsen.
Om frivilligarbetet är omfattande, utfärdar föreningen på begäran ett intyg om en persons medverkan.
Anställda
Föreningen ingår personliga anställningskontrakt för all anställning, varav framgår vad som gäller beträffande sedvanliga frågor som anställningstid, ersättning med mera.
Anställda arbetar vid föreningens kansli i Stockholm, eller vid möjligt framtida filialkansli, om annat inte framgår av anställningskontrakt.
Anställningsbehov
Verksamhetschefen lägger fram en personalplan till styrelsen för godkännande i samband med budgetarbete eller vid behov av förändring.
Anställning sker av verksamhetschefen. Denne ska dock samråda med styrelsen i särskilda fall, om styrelsen så begär.
Rekrytering
Rekrytering sker efter offentlig utlysning av tjänst.
Om en befintlig tjänst väsentligt förändras, till exempel genom krav/önskemål, skall också rekrytering ske efter offentlig utlysning av tjänsten.
Vid rekrytering tas hänsyn till den sökandes kompetens att fullgöra respektive arbetsuppgifter. För verksamhetens bästa strävar vi efter en personalgrupp med en bredd avseende arbetslivserfarenhet, ålder, bakgrund och kön.
Introduktion
Nyanställd medarbetare ska introduceras på arbetsplatsen med ledning av ett introduktionsprogram. I introduktionen skall också ingå presentation för styrelsen.
Anställningstrygghet
En första anställning sker normalt genom tidsbegränsad anställning för viss tid.
Föreningen strävar efter att ha en blandning av anställda med tillsvidareanställning och anställda med olika former för visstidsanställning.
Föreningen ska informera de anställda om hur den finansiella framtidsbedömningen utvecklar sig, särskilt vid förhandlingar om förnyelse av anställningskontrakt.
Anställningsavtal och lön
Föreningen är medlem i arbetsgivarorganisationen Fremia och har kollektivavtal med Unionen.
Föreningen använder sig av Fremias lönestatistik som utgångspunkt för löneerbjudande.
Utvecklingssamtal sker med verksamhetschef en gång per år.
Lönerevision sker med verksamhetschef en gång per år.
Personalförmåner
Föreningen betalar friskvårdsbidrag till anställda om maximalt 2 000 kr per helår vid full tjänstgöring.
Praktikanter
Praktikanter hos föreningen är i första hand – normalt yngre – personer som genomgår en utbildning, i vilken praktikanttjänstgöring ingår som en integrerad del av utbildningen.
Praktikanter kan också vara – normalt yngre – personer som genomgår, eller nyligen har genomgått, utbildning och som under sin utbildningstid eller i skarven till normal anställning önskar skaffa sig arbetsmarknadserfarenhet genom att arbeta för föreningen.
Praktikanter kan också vara personer som genomgår praktikantprogram genom Arbetsförmedlingen.
Föreningen utser en handledare för praktikanten och ger handledning under praktikantperioden.
Praktikant ska introduceras på arbetsplatsen av handledaren.
Föreningen och praktikanten skriver på ett dokument, av vilket framgår bland annat tider för tjänstgöring, tänkta arbetsuppgifter och utsedd handledare samt uppgifter som reglerar frågor om ersättning och fullmakter. Av dokumentet skall framgå att praktikanten har rätt att skilja sig från tjänstgöringen när denne vill. Om praktikanttjänstgöringen inte är en integrerad del av en utbildning, skall också uttryckligt framgå att praktikantens befattning med föreningen är av sådan art att den inte kan anses vara en anställning.
Föreningen kan rekrytera praktikanter efter allmän utlysning om lediga praktikantplatser eller utlysning av viss praktikantplats.
Praktikanter kan ges ersättning under sin tjänstgöring; dock att den inte kan anses som huvudsaklig inkomstkälla och därmed anses ge praktikantarbetet karaktär av anställning.
Praktikanten inordnas under sin tjänstgöringstid i kansliets arbete och rutiner så långt detta är praktiskt rimligt och så långt att praktikantarbetet inte ges karaktär av anställning.
