Projekt:FindingGLAMs 2018/Ansökan

Ansökan har beviljats.

Försättsblad till ansökan.

Ansökan i PDF-form.

Budget till ansökan.

Bilaga om kampanjen till ansökan.

Bakgrund och problemformulering

Tillgängliggörande av vårt kulturarv genom digitala plattformar har en otroligt stor potential för att öka kunskap, medvetenhet och förståelse om vårt gemensamma kulturarv. Hastigheten på tillgängliggörandet går dock på många sätt långsammare än vad som vore möjligt. Inte överraskande är skillnaderna stora bland kulturarvsinstitutioner både inom och mellan länder. Wikimedia-plattformarna har utvecklats till att bli en central del i arbete runt tillgängliggörande  av kulturarvsinstitutionernas (det som ofta benämns med akronymen GLAM, Galleries, Libraries, Archives and Museums). Arbetet har dock skett ad-hoc, experimentellt och relativt ostrukturerat vilket förhindrat en uppskalning och ökad hastighet i arbetet.

I snart 10 år har Wikimedia Sverige arbetat med museer, arkiv och andra minnesinstitutioner för att tillgängliggöra det viktiga, vackra och inspirerande kulturarv de förvaltar, vårdar och utbildar om. Kulturarv som berättar om hur våra samhällen formats och om vår gemensamma historia. Vi har under åren diskuterat problemen runt tillgängliggörandet med flera dussintals olika GLAM-institutioner och vet att med relativt begränsade insatser kan Wikimedia fungera som lösningen på många av GLAM-institutionernas behov. Inom ramen för projektet vill vi jobba med GLAM-institutioner för att hitta nya samlingar och annan typ av information att tillgängliggöra till världen genom Wikimedia-plattformarna.

Över hela världen finns GLAM-institutioner som på samma sätt vårdar vårt gemensamma kulturarv. I många fall föreligger det ett reellt hot mot dessa och många GLAM-institutioners samlingar har gått förlorade genom åren. För att överhuvudtaget kunna skydda dessa krävs kunskap om var GLAM-institutionerna finns och idealt även vad de innehåller. Med denna grundläggande information kan sedan insatser planeras och åtgärdspaket sättas samman när väl en katastrof sker. Något överraskande saknas det i dagsläget en sammanställning över världens museer, arkiv och bibliotek och deras samlingar. Det innebär exempelvis att när exempelvis en katastrof sker är det inte alltid möjligt för det internationella samfundet att skicka nödvändig hjälp för att rädda hotat kulturarv som finns i de olika institutionerna. Detta blev uppenbart i exempelvis Nepal efter jordbävningen 2015 då ett flertal museer, arkiv och bibliotek skadades – och trots att resurser fanns i området skickades ingen hjälp vilket ledde till att många samlingar förstördes i efterföljande regn. Bristen på kunskap om var olika samlingar finns förhindrar också att arbeta förebyggande med digitalisering i de områden som är mest kritiska och för forskare att finns igen relevant material. Genom projektet kommer vi att ha möjlighet att lägga en bättre grund för att kunna påverka utvecklingen på ett positivt sätt på global skala.

Redan nu har Wikimedia-rörelsen en grund som vi kan bygga vidare på. För närvarande finns data om över 69 000 museer, 16 000 bibliotek och 1 950 arkiv. Detta är dock bara en bråkdel av alla institutionerna, då det exempelvis uppskattas finnas ca. 2,1 miljoner bibliotek världen över.

Under 2016–2017 fick föreningen stöd från Kulturstiftelsen projektet Kopplat Öppet Kulturarv (KÖK), där vi arbetade med att tillgängliggöra information om hotat byggt kulturarv över hela världen. Genom det projektet fick vi en djup förståelse om svårigheten för många GLAM att digitalisera sina samlingar. Det möjliggjorde även för oss att bygga upp världsledande spetskompetens för hur Wikidata kan nyttjas av kulturarvsinstitutioner. Vi har under projektet själva sett möjligheterna med Wikidata och sett GLAM-institutionernas behov.

Vårt aktiva internationella arbete har gett oss möjlighet att arbeta med många andra Wikimedia-föreningar världen över och vårt nätverk gör oss väl placerade att genomföra detta projekt. Genom det internationella arbetet såg vi även att även om digitaliseringen har kommit igång fick vi höra om de risker och de många olika problem som GLAM-institutionerna brottas med och som hotar olika delar av deras samlingar. Det blev tydligt för oss att det finns en deadline och vi behöver arbeta snabbt och fokuserat för att säkerställa att så mycket som möjligt finns tillgängligt för kommande generationer. Vi har även skaffat en djup förståelse för de många åtgärder som behöver ske på Wikimedia-rörelsens sida för att kunna säkerställa att fler GLAM-institutioner på ett effektivt kan jobba för att tillgängliggöra sitt material via Wikipedia och de andra plattformarna.

Inom ramen för KÖK arbetade vi nära med UNESCO på ett framgångsrikt sätt. Detta har öppnat upp för att i detta projekt kunna samarbeta med extremt starka institutionella partners. Vi har långt gångna diskussioner med flera tunga kulturarvsinstitutioner (se “9. Projektorganisation och samarbetsparter”) om att arbeta med oss för att inkludera mer material om GLAM-institutionerna och deras samlingar. De har tydligt uttryckt sitt intresse för att projektet skall genomföras. Att Wikimedia-plattformarna är både driftsäkra, stabila avgiftsfria gör att även mindre GLAM-institutioner kan nå ut med informationen utan att bygga upp en egen kostsam infrastruktur.

Parallellt med vårt arbete med KÖK påbörjade Wikimedia Foundation (WMF) i USA ett jätteprojekt med fokus att bygga om hela Wikimedia Commons, den mediadatabas där alla mediafiler som används på Wikipedia finns. Målet är att informationen skall vara organiserad på ett sådant strukturerat sätt att det blir sökbart på ett helt annat sätt. Den information vi samlat in i samarbete med GLAM-institutionerna kommer därmed att få ett ännu större värde. Viktigt är dock att det byggs på rätt sätt och vi kan bidra på ett bra sätt. Wikimedia Foundation blev därför intresserade av att samarbeta med oss för att beskriva hur detta påverkar GLAM-institutionerna och säkerställa att så mycket informationen som möjligt kan inkluderas. WMF har redan påbörjat arbetet med fallstudier på ett strukturerat sätt när det handlar om bildmaterial, men det finns ännu en stor brist i kunskapsläget runt data från GLAM-institutionerna.

Förutom Wikimedia-rörelsen finns det inga organisationer (utanför näringslivet) som har den tekniska infrastruktur och den räckvidd som behövs för att ta på sig ett projekt av den här digniteten. I den internationella Wikimedia-rörelsen är det inte heller några andra som verkar globalt med den här typen av tekniskt stöd. Wikimedia Sveriges omfattande nätverk inom kulturarvssektorn gör det möjligt att nå ut till relevanta partners. Projektet har därigenom en särdeles god möjlighet att fylla ett stort hål i det globala arbetet med digitalt bevarandearbete vilket är orsaken till att så stora nationella och internationella aktörer är intresserade av att vara med.

Om er organisation

Wikimedia Sverige har arbetat med kulturmiljöfrågor sedan 2010 genom att främja tillgängliggörande av kunskap på Wikipedia, världens femte mest besökta webbplats, och de övriga Wikimedia-plattformarna. Vårt huvudfokus har varit på aktiviteter som tillgängliggjort kunskap i text, media och databaser online samt att engagera allmänheten i arbetet. Genom föreningens arbete får kulturarvssektorn en ökad synlighet och blir lättare att nå för allmänheten vilket ger allmänheten en ökad förståelse för kulturmiljöfrågor.

Föreningen har genom sin expertis rörande Wikimedia-plattformarna (där Wikipedia är mest välkänt) och erfarenhet av hur allmänheten kan engageras i onlineaktiviteter haft ett kontinuerligt samarbete med kulturarvssektorn i hela landet. Föreningen har säte i Stockholm men aktiva volontärer finns utspridda över hela landet och vi ordnar frekvent internationella aktiviteter.

Vi har ett nära samarbete med svenska arkiv, bibliotek och museer där samlingar som illustrerar kulturmiljö finns bevarade, vilka vi hjälper till att tillgängliggöra online. Internationella samarbeten med museer, IGOs såsom UNESCO, där Wikimedia Sverige är sedan 2017 en officiell partner i #Unite4Heritage, och den internationella Wikimedia-rörelsen gör att vi kan nå relevanta aktörer i många länder.

Föreningen genomförde 2016-2017 framgångsrikt ett projekt som finansieras av Postkodlotteriets kulturstiftelse gällande det digitala bevarandet av byggt kulturarv.

Projektsammanfattning

Projektet går ut på att samla information om världens GLAM-institutioner (museer, bibliotek, arkiv, konstgallerier) och göra den fritt tillgängligt genom Wikimedias plattformar, såsom Wikidata och Wikipedia. Till exempel om vilka museer som finns i ett land och var de ligger, men även deras digitaliserade samlingar såsom bildfiler.

Genom en initial kartläggning kommer vi att identifiera befintliga öppna dataset som är kompatibla med Wikimedias plattformar ur både ett tekniskt och upphovsrättsligt perspektiv. En sådan sammanställning saknas i dagsläget. Vidare kommer vi att samarbeta med GLAM-institutioner som vill tillgängliggöra sin data och bistå dem i detta arbete. Uppdaterat informationsmaterial om Wikimedias plattformar samt om möjligheterna med öppna data kommer att tas fram. I fall där det inte finns färdigställda dataset kommer informationen kunna kompletteras via en kampanj runt crowdsourcing.

Resultaten av samarbeten kommer att publiceras som fallstudier som kommer att tjäna som stöd för andra GLAM-institutioner som också vill arbeta med att tillgängliggöra sitt material.

För att synliggöra det tillgängliggjorda materialet och möjliggöra att den kommer till maximal nytta inom Wikimediaprojekten kommer vi att informera Wikimedia-gemenskapen om det fortskridande arbetet och engagera dem i vidareanvändningen.

Mål

Projektet övergripande mål är att skynda på den digitala omställningen för hur information om GLAM-institutionerna samt deras samlingar sammanställs och tillgängliggörs via Wikimedia-projekten.

Vi räknar med att uppnå följande resultat och effekter:

1. Resultat: Finna sätt att samla in information om världens GLAM-institutioner (ex. var de ligger) och tillgängliggöra informationen på ett strukturerat sätt via Wikidata. Detta så att alla kan dra nytta av den. En indexering av länder samt uppladdning av data från minst 5 länder kommer att ske därtill kommer en kampanj att utvecklas. Effekt: Resultatet blir en ökad överskådlighet av GLAM-institutioner globalt vilket kan nyttjas i både krissituationer, för turism samt för att inleda nya insatser kring digitalisering av kulturarv, för att ta några exempel.
2. Resultat: Sätta samman ett white paper med 3-4 fallstudier för GLAM-samarbeten där vi aktivt testat att inkludera olika typer av material på Wikimedia-plattformarna. Fallstudierna kan antingen fokusera på tema (ex. folkdräkter, mynt, ursprungsinvånare), samlingstyp (ex. 3D-objekt, kartor, musik) eller samarbetsformer. Effekt: Det white paper vi sätter samman kommer att ge stöd till både GLAM-institutioner som är intresserade av att tillgängliggöra material via Wikimedia-projekten samt till lokala Wikimedia-organisationer som vill ordna effektiva partnerskap med lokala institutioner.
3. Resultat: Stöd till minst 3 GLAM-institutioner i Sverige och andra länder för att tillgängliggöra sina digitaliserade samlingar. Effekt: Dessa insatser utgör det praktiska underlaget för fallstudierna vilka i sin tur gör det enklare för nya GLAM-institutioner att använda Wikimedia-projekten i framtiden. Utöver fallstudien blir även det digitaliserade materialet enkelt tillgängligt för allmänheten och kan inkluderas på exempelvis Wikipedia.
4. Resultat: Utöka vårt nätverk inom ramen för projektet där olika kulturarvsorganisationer, universitet eller liknande är med och diskuterar hur Wikimedia-projekten kan stödja digitaliseringens möjligheter och hur materialet bör inkluderas på plattformarna. Effekt: Detta möjliggör att ta del av mer insikter och att det material som skapas och de lärdomar som dras effektivt kan spridas samt utökar möjligheterna till informations- och förslagsinsamling i fallstudierna.
5. Resultat: Presentationer eller liknande på minst 10 relevanta evenemang (med fokus på ex. kulturarv, utbildning, biståndsarbete eller IT) samt arbete med Wikimania för att lyfta projektet. Genom detta kommer minst 800 experter skall få kännedom om projektet samt den kulturarvsdata som finns tillgänglig via Wikimedias plattformar. Effekt: Resultatet är dels ökad kunskap om de resurser projektet gjort tillgängliga, vilka fritt kan användas för ex. forskning eller digitala tjänster, dels kunskap för de i kulturarvssektorn som är intresserade av att tillgängliggöra sina samlingar digitalt.
6. Resultat: Anordna minst 10 utbildnings-/träningsevenemang (såsom workshops och seminarier) samt aktiviteter för att engagera volontärer online om projektets ämnesområden. Effekt: Detta skapar intresse för GLAM-institutionerna och deras arbete samt hur kulturen kan beskrivas online och hur deltagarna kan bidra till det. Det skapar ett mervärde för arbetet med att tillgängliggöra nytt material då detta kommer till användning och får spridning.
7. Resultat: Skapa instruktionsmaterial och saknad dokumentation som kan spridas inom vårt nätverk av GLAM-institutioner samt den globala Wikimedia-rörelsen. Effekt: Bättre dokumenterade processer och olika typer av stödmaterial ökar genomslaget av projektet genom att trösklar för framtida GLAM-samarbeten sänks och identifierade fallgropar kan undvikas.

En effekt är att Wikimedia Sverige genom projektet kommer att stå i centrum för den internationella utvecklingen av GLAM-institutionernas digitalisering och hur skyddet av GLAM-institutionerna kan stärkas genom tekniska lösningar. Detta kommer med stor sannolikhet leda till att fler liknande projekt kommer att följa.

Målgrupp

Projektet har fyra primära målgrupper:

1. Volontärer på Wikimedias plattformar och inom fri kunskapssektorn. Det finns globalt cirka 100 000 aktiva volontärer på Wikimedias plattformar och vi vill engagera dem till att inkludera materialet i Wikimedia-projekten. Dessa nås genom deltagande på evenemang, genom direktkontakter och genom riktade utskick.
2. GLAM-institutioner samt de myndigheter som ansvarar för GLAM-institutionerna samt för kris- och katastrofarbete. Ett påverkansarbete måste ske för att beskriva värdet för kulturarvssektorn med synlighet online samt jobba med dem för att förverkliga det hela på ett effektivt sätt. Det handlar om kulturarbetare, byråkrater på olika nivåer men även politiker och andra beslutsfattare (detta varierar beroende på hur maktfördelningen ser ut i de olika länderna). Det handlar både om institutionella beslut samt om enskilda individer som kan bidra med detaljkunskap genom riktade insatser. Dessa nås genom deltagande på evenemang, genom direktkontakter och genom riktade utskick.
3. Experter. Dessa bidrar med expertis för vi ska kunna inkludera nya samlingar och annan typ av information. Det handlar främst om att nå personer inom kulturarvssektorn, utbildning, biståndsarbete eller IT samt inom politiken. Vi kommer att fokusera specifikt på att informera dem på olika evenemang. Vi vill att de skall bli både användare och bidragsgivare med sitt material och sin expertis.
4. Intresserad allmänhet. För att skapa allmän opinion om behovet av att skydda hotat kulturarv världen över samt att informera om hur de genom volontärarbete kan hjälpa till att förbättra informationsläget.

De är därtill många andra grupper som kommer att gagnas av projektets utfall:

1. Wikipedias läsare. Runt 500 miljoner personer hämtar information från Wikipedia varje månad. Genom projektet kommer de att få bättre information om våra GLAM-institutioner och de samlingar de innehåller.
2. Forskare. De får tillgång till strukturerad data vilken kan användas för att göra olika typer av undersökningar om kulturarvsinstitutioner m.m.
3. Journalister. Vilka genom all information på Wikimedias plattformar får möjlighet att snabbt sätta samman information för sina artiklar om ett lands eller områdes GLAM-institutioner m.m.
4. Turister. Verktyg som bygger på Wikidata finns och ju mer information som läggs till där och ju enklare den blir att använda, desto större blir intresset för turismindustrin att använda informationen i sina produkter på olika sätt.
5. Företag. De kan använda och inkludera all den information projektet sammanställer då allt material på Wikimedias plattformar är under licenser som även tillåter kommersiell användning (detta för att kunskapen ska kunna spridas till så många som möjligt).

Geografiskt område

Projektet kommer att verka globalt med flera internationella partners. Allt material kommer att finnas tillgängligt online för en global publik. Insatser kommer att ske för att utvalda delar av materialet skall göras tillgängligt på flera språk.

Arbetet leds och huvuddelen av genomförandet sker från Sverige och Wikimedia Sveriges kontor i Stockholm. Personal på UNESCOs huvudkontor i Paris kommer också att arbeta med projektet. Personal från Wikimedia Foundation (WMF) i San Francisco kommer också att arbeta inom ramen för projektet med egenfinansiering.

Kulturarvsinstitutioner från flera länder kommer att inkluderas. Vi kommer att engagera flera av våra svenska GLAM-institutioner, och det är svenska institutioner vi företrädesvis kommer att fokusera på med minst en svensk institution per fallstudie. Även samarbeten med andra nordiska GLAM-institutioner kommer undersökas. Vi kommer även att försöka dra nytta av de kontakter som initierades inom ramen för vårt tidigare projekt, Kopplat Öppet Kulturarv, som finansierades av Kulturstiftelsen 2016-2017 och fokuserade på byggt kulturarv. Vidare kommer vi att be den internationella Wikimedia-gemenskapen om kontakter med lämpliga GLAM-institutioner i de länder de verkar i så att vi kan arbeta gemensamt över gränserna.

Att det inte enkelt går att hitta igen vilka länder som har databaser vi kan arbeta med visar på behovet av den strukturerade undersökning vi kommer att göra. Vår sammanställning av vilka länder som har databaser om GLAM-institutioner är global i sitt fokus och vi kommer att använda vår nätverk för att nå ut med frågor till så många länder som möjligt.

Genomförande

Även om Wikimedia-rörelsen i många år har arbetat med GLAM-institutioner har detta skett ad-hoc. Det saknas en djupare och uppdaterad förståelse och en infrastruktur för att kunna maximera utbytet och tillgängliggöra så mycket material som möjligt. Detta projekt kommer att lägga en grund för att förändra detta.

Information om institutionerna är en viktig startpunkt för att sedan kunna bygga vidare med mer detaljerad information om vad de innehåller. Rik information om institutionerna gör det även enklare att senare organisera riktade insatser runt digitalisering (exempelvis kontakta alla museer i ett område som har samlingar av textilier). I dagsläget kan tiden det tar att identifiera partners i en insats ta mycket lång tid och då lämnas ändå många mindre aktörer utanför då ingen tänker på att komma kontakta dem. Urvalsprocessen av vilka länder vi fokuserar på kommer att likna den process vi utvecklade i projektet Kopplat Öppet Kulturarv, där länder där institutionerna är hotade kommer att prioriteras.

Under 2017 har vi påbörjat samtal med mängder av universitet och GLAM-institutioner samt andra aktörer som har intresse av frågeställningen. Som en del av projektet vill vi utveckla ett nätverk runt detta. Vi ser ett oerhört stort värde och betydelse av lokalt ägandeskap och vill aktivt involvera museer och andra kulturarvsinstitutioner i olika länder i ett tidigt skede.

När den grundläggande informationen om GLAM-institutionerna har sammanställts (vad de heter, var de ligger m.m.) går det sedan att arbeta vidare och koppla den till allt större mängder information. Detta innebär att insatsen inte bara hjälper till att skydda hotat kulturarv utan även kan hjälpa till att tillgängliggöra det och låta fler lära av kulturarvet samt skapa nya insikter och ny kunskap.

Under vårt förra projekt med Kulturstiftelsen nådde vi insikten om de många begränsningar som uppstod med insatser med ett begränsat tematiskt fokus. Det finns ännu oerhört mycket lågt hängande frukt. Ett öppen fokus där urvalet till stor del avgörs beroende på vad GLAM-institutionerna redan förberett bedömer vi leder till att vi för en lägre kostnad kommer att kunna tillgängliggöra större mängder material, få till stånd fler konkreta samarbeten och skapa en bredare kunskapsbas. Det är värt att ha i åtanke att redan det faktum att ett objekt har bevarats på ex. ett museum innebär att en hård gallring redan skett av expertis på museet. Vi vill inom ramen för projektet kunna inkludera mer information om olika samlingar samt aktivt arbeta för att tillgängliggöra flera nya samlingar. När vi under det projektet besökte olika länder insåg vi att den här hjälpen saknas på väldigt många platser och att vi, utifrån våra kunskaper från Sverige, kan fylla en oerhört viktig funktion för att snabbt hjälpa dem att komma igång med digitaliseringen.

Digitaliseringen av världens kulturella uttryck är i en tidig fas och en hel del forskning pågår. Vi vill undersöka och utveckla sätt att lagra informationen från GLAM-institutionerna på Wikimedia-plattformarna. Hur ska informationen om så vitt skilda områden som exempelvis scenkonst eller mynt kunna hanteras och tillgängliggöras på ett bra sätt? Vilka typer av information kan lagras? Vad krävs för att exempelvis inkludera 3D-modeller? Kan vi arbeta för att få fram bättre fritt licensierad kartdata om GLAM-institutionerna så att det lättare går att ta sig dit?

Att bidra med metoder, tekniska lösningar och strategier runt den här typen av nya och svåra frågor är viktigt. Då vi kommer att arbeta med flera olika typer av samlingar som inte har kunnat tillgängliggöras på ett effektivt sätt på Wikimedia-projekten tidigare kommer vi att lära oss mycket nytt. Vi räknar med att ta fram 3-4 stycken fallstudier med 1-3 GLAM-institutioner vardera. Vi kommer att fokusera på olika typer (kartor, 3D-objekt), och ämnen (ex. folkdräkter, mynt, ursprungsinvånare, kultur- och naturmiljöer). Detta är några av de områden som vi har gjorts medvetna om är bristfälliga under de många möten och diskussioner som vi genomförde under vårt förra projekt. Vi ser detta som en bra startpunkt för vår planering av projektets aktiviteter. Under detta kommer ett praktiskt och experimentellt inriktat arbete att ske och vi räknar med att tiotusentals mediafiler kommer att bli tillgängliggjorda och tusentals personer kommer att ha fått en fördjupad insikt om möjligheterna runt digitalisering av kulturarvet och Wikimedia-projekten.

Fallstudierna och våra erfarenheter kommer att sammanställas i ett white paper där konkreta åtgärder som förbättrar möjligheterna att organisera framgångsrika initiativ mellan GLAM-institutioner och Wikimedia-rörelsen presenteras. Det kommer att hjälpa till att guida Wikimedia Foundations tekniska utvecklingsarbete såväl som lokala Wikimedia-föreningars arbete i olika länder.

Projektet kommer att genomföras med tre parallella spår som alla knyter an till varandra.

Spår 1: Nätverksbyggande och fallstudier

Vi kommer aktivt att engagera oss i olika konferenser och möten för att hämta in ny kunskap. Genom detta samt riktade insatser mot ledande experter kommer vi att bygga upp ett nätverk för att få en bättre förståelse om vad för typ av information som finns tillgänglig, hur den är strukturerad och hur den går att samla in.

Tillsammans med våra partners kommer vi att kunna nå ut till museer, bibliotek och arkiv för att samla in information om institutionerna och engagera dem i arbetet med tillgängliggörandet av samlingarna. Vi kommer även att aktivt arbeta för att inkludera andra lokala Wikimedia-organisationer i arbetet.

Nätverket kommer att underhållas både genom Facebook-grupper, mailkonversation och wikisidor samt genom möten fysiskt och online.

En av aktiviteterna för att bygga långsiktighet är att tillsammans med GLAM-institutionerna skapa fallstudier som underlättar både kommande digitaliseringar och tillgängliggöranden samt förenklar för nya institutioner att komma igång med arbetet. Inledningsvis i projektet kommer vi att arbeta för att definiera fokusområden, kontakta möjliga GLAM-institutioner att arbeta med m.m. Fallstudierna kommer att vara uppbyggda i moduler för att passa oavsett förutsättningar och ingångsläge, samt ha fokus på både bidragande och mottagande sida så att både GLAM-institutioner och Wikimedia-rörelsen har nytta av dem. Vi kommer att i första hand arbeta med svenska och nordiska GLAM-institutioner, i andra hand med de vi fick kontakt med under vårt tidigare projekt med Kulturstiftelsen och i tredje hand med europeiska och amerikanska GLAM-institutioner. Detta då dessa har kommit längre i digitaliseringsarbetet. I vissa fall kan den praktiska digitalisering komma att ske efter projektslut. UNESCO har åter börjat arbeta med museer som är hotade av olika orsaker och detta projekt ligger väl i linje med detta nygamla arbete. UNESCOs involvering säkerställer att vi når ut internationellt för att hitta partners. Vi räknar med ett flertal arbetsmöten med GLAM-institutioner (enskilda möten eller organiserade workshops med ett flertal deltagande institutioner) där olika frågor diskuteras för att utveckla fallstudierna.

Vi har redan identifierat och knutit ett antal centrala svenska organisationer till arbetet med fallstudier. Statens museer för världskultur och Riksantikvarieämbetet vill exempelvis arbeta med oss ​​kring 3D-objekt från museisamlingar. Detta innebär att arbete med fallstudier kan påbörjas omgående. Huvuddelen av detta arbete kommer att ske under Projektmånad 3-15.

"På Världskulturmuseerna har vi än så länge bara börjat testa 3D i liten skala. Vi är väldigt intresserade av att gå vidare med det arbetet, och vill också bidra till att utveckla metoder för att inkludera 3D-objekt i Wikimedia-projekten."

– Johanna Berg, Projektledare Digitala museet, Statens Museer för Världskultur.

Spår 2: Tillgängliggörande av information

Vi kommer att söka sätt att med våra partners och vårt nätverk arbeta för att samla in data om institutionerna. Vi planerar en riktad kampanj för att engagera personal på både central nivå, ute i lokala organisationer samt allmänheten som vill bidra med information. Se Bilaga 1 för en genomgång av planerna för hur kampanjens utformning. Beroende på hur datainsamlingen utformas kan resultatet antingen tillgängliggöras direkt på Wikidata eller publiceras som en fri dataresurs.

Utöver det kommer vi att undersöka möjligheterna att tillgängliggöra databaser med information från exempelvis ländernas kulturdepartementet eller andra organisationer som har ansvar för att registrera GLAM-institutioner i länderna. Vi kommer att kontakta så många länder som möjligt om vilka databaser de har. Denna information kommer att sammanställas vilket blir en värdefull resurs i framtida arbete. Data från de tillgängliggjorda databaserna kan kompletteras med data från kampanjerna. Vi har redan identifierat flera centrala svenska databasägare till projektet.

• Arbetslivsmuseernas Samarbetsråd (ArbetSam) (med 1 450 små museer i Sverige knutna till sig) vill arbeta med oss för att fortsätta utveckla informationen om museerna på Wikidata och undersöka hur verktyg kan byggas för att hålla Wikidata synkroniserad med förändringar på deras sida. Detta skulle vara ett intressant testfall som vi kan börja med och sedan skala internationellt.
• Kungliga biblioteket har en databas över Sveriges bibliotek som de skulle vilja arbeta med oss ​​för att inkludera. Detta skulle också fungera som ett intressant testfall som vi kan ta till IFLA.

I många fall (troligtvis de flesta) kommer databaserna inte att vara fritt licensierade och då kommer vi att bedriva ett aktivt påverkansarbete för att de skall licensieras fritt. Detta är dock ett arbete tar tid innan fullt resultat ses och vi räknar med att endast en liten del av de kontakter vi tar med dataägare kommer att resultera i inkluderad data på kort sikt, men detta arbete har ett mycket stort långsiktigt värde. Huvuddelen av detta arbete kommer att ske under Projektmånad 3-15.

Vi ser ett stort behov av att kunna stödja GLAM-institutionerna i arbetet med att tillgängliggöra mer material online, framförallt de i länder där det saknas resurser för att genomföra det själva. Vi kan bidra med stöd att identifiera vilka samlingar att prioritera, hur informationen om dem bör se ut, hur det kan struktureras samt med tillgängliggörandet av samlingarna på Wikimedia-plattformarna. Många GLAM-institutioner har värdefulla samlingar som de ville dela med sig av, men som inte passade inom det snäva fokus på byggt kulturarv vi hade i vårt tidigare projekt med Kulturstiftelsen. Vi vill kunna jobba bredare med GLAM-institutionerna och bygga långsiktiga partnerskap, på samma sätt som vi gjort i Sverige med ex. Centralmuseerna. Vi kommer även att diskutera värdet med fria licenser med politiker då Europaparlamentet nu diskuterar flera upphovsrättsliga frågor som direkt kan påverka möjligheten att tillgängliggöra material online. Huvuddelen av detta arbete kommer att ske under Projektmånad 5-15.

Vi har identifierat luckor i det instruktionsmaterial som finns (inte minst då stora ändringar sker runt Internets utveckling och runt digitalisering och det material som var aktuellt för några år sedan nu behöver uppdateras) och som vi vill kunna vidareutveckla under projektet för att göra det enklare för olika intressenter att engagera sig i tillgängliggörandet av kulturarvet via Wikimedia-projekten. Huvuddelen av detta arbete kommer att ske under Projektmånad 6-15.

Vi kommer även att titta på hur informationen kan presenteras och rapporteras till GLAM-institutionerna för att de internt skall kunna rättfärdiga denna typ av aktiviteter. Det innefattar stöddokumentation, statistikmetodik, visualiseringsverktyg m.m. Huvuddelen av detta arbete kommer att ske under Projektmånad 6-15.

Spår 3: Kommunikation och evenemang

Det sista spåret i projektet handlar om att kommunicera om arbetet och resultatet utåt. När spännande och kanske relativt okända GLAM-institutioners samlingar digitaliseras och tillgängliggörs kan deras synlighet öka – oberoende av geografiska och andra fysiska begränsningar. De får helt enkelt den synlighet de förtjänar. Vi kommer att framhålla projektet genom vår webbplats, bloggar, olika wikis, pressmeddelanden och sociala medier.

Vi kommer att anordna evenemang, i både Sverige och internationellt, för volontärer så att fler personer intresserar sig för att arbeta med den information som tillgängliggörs på våra plattformar. Vi kommer dessutom att genomföra onlineaktiviteter på Wikimedia-projekten för att öka synlighet och användning av det material som tillgängliggjorts. De kommer troligtvis att ske på olika GLAM-institutioner, men kan även ske på vårt kontor (vi har Internetfonden i huset och det vore kul att göra något med dem) samt på olika konferenser som workshopsaktiviteter m.m. i programmet. I samband med den stora internationella konferensen Wikimania i Stockholm 2019 kommer ett flertal sidoevenemang att anordnas tillsammans med museer i Stockholm. Förhoppningen är att den stora synlighet projekten får under den vecka konferensen pågår kommer att leda till ett högt deltagande på eventen. Huvuddelen av detta arbete kommer att ske under Projektmånad 8-15.

Projektet kommer att presenteras på åtskilliga konferenser och evenemang under projektet för att skapa medvetenhet om projektet och dess resultat. Därtill kommer arbete att ske med den internationella konferensen Wikimania som ordnas i Sverige i augusti 2019. Där kommer ca. 1 200-1 500 personer från ett hundratal länder att delta för att diskutera Wikimedia-relaterade frågor. Där sker även ett större hackathon där mjukvara utvecklas. Detta kommer att vara ett utmärkt tillfälle att lyfta projektets resultat och få spridning och fortsatt arbete, engagera volontärer, utveckla programvaran ytterligare m.m. Wikimania 2019 blir något av en avslutningsaktivet för projektet och ett sätt att säkra projektets fortlevnad och vi räknar med att ett antal evenemang kommer att ske på olika GLAM-institutioner i Stockholm under den veckan. De evenemangen kommer att dra nytta av den synlighet Wikimania kommer att leda till samt av det stora antalet volontärer som är på plats i staden.

Att skapa ett kit för att volontärer skall kunna ordna evenemang och dylikt som stödjer projektet är en viktig del för att kunna skala upp arbetet och säkerställa långsiktig fortlevnad av resultatet. Det handlar om att ta fram träningsmaterial för volontärer som vill engagera sig i evenemang eller på andra sätt i föreningen.

Tidsplan

Projektet pågår 13 augusti 2018 till 15 november 2019.

När (projekt-månader, 1-15)	Vad (spår, aktivitet)	Vem	Kommentar
1-2	Administrativt arbete vid projektstart	WMSE, UNESCO, WMF	Avtal, anställningar av personal, ekonomiska förberedelser m.m.
2-15	Spår 1: Utveckling av nätverk	WMSE, UNESCO	Fortsätter och utvärderas under projekttiden
2-15	Spår 1: Kontakter med GLAM-institutioner om involvering i fallstudier och om existerande dataset	WMSE, UNESCO	Organisationer som ICOM, IFLA, Europeana, Europa Nostra kan komma att engageras. Omfattningen av deras deltagande är dock inte säkerställt i dagsläget
1-8	Spår 1: Identifiera fallstudiepartners	WMSE, UNESCO, WMF
3-15	Spår 1: Möten med GLAM-institutioner för diskussioner som grund för fallstudier	WMSE, UNESCO, WMF, fallstudiepartners
5-15	Spår 1: Genomföra och dokumentera fallstudier	WMSE, WMF, fallstudiepartners
11-15	Spår 1: Sammanställa fallstudier och skriv ihop white paper	WMSE, WMF, fallstudiepartners
1-3	Spår 2: Definiera hur vår sammanställning av dataset ser ut	WMSE, UNESCO, WMF
3-15	Spår 2: Kontakta kulturarvssektorn (möjliga databasägare) om vilka databaser över institutioner de har och sammanställa detta	WMSE, UNESCO, WMF
1-8	Spår 2: Förbereda datainsamlingskampanj	WMSE, UNESCO, WMF	Organisationer som ICOM, IFLA, Europeana, Europa Nostra kan komma att engageras. Omfattningen av deras deltagande är dock inte säkerställt i dagsläget
2-10	Spår 2: Skapa informationsmaterial inför GLAM-stöd	WMSE, UNESCO, WMF
4-15	Spår 2: Uppladdningar av data och mediafiler	WMSE, UNESCO, andra Wikimedia-föreningar
5-15	Spår 2: Stöddokumentation, statistikmetodik, visualiseringsverktyg	WMSE, UNESCO, fallstudiepartners
8-13	Spår 2: Genomföra datainsamlingskampanj	WMSE, UNESCO, WMF	Organisationer som ICOM, IFLA, Europeana, Europa Nostra kan komma att engageras. Omfattningen av deras deltagande är dock inte säkerställt i dagsläget
13-15	Spår 2: Publicera data från datainsamlingskampanjen och sammanställ statistik över denna	WMSE, WMF	Beroende på kampanjformatet kan även UNESCO, WMF, ICOM, IFLA, Europeana komma att involveras
2-15	Spår 3: Deltagande i och presentationer på lämpliga konferenser	WMSE, UNESCO, WMF	Dessa kontakter bidrar även direkt till Spår 1 för att finna fallstudier
2-14	Spår 3: Evenemang för allmänhet och volontärer. Wikimania äger rum i augusti 2019	WMSE, UNESCO, WMF, andra Wikimedia-föreningar	Olika typer av evenemang kommer att organiseras under projektets gång. Wikimania är på många sätt en avslutningsaktivtet för projektet. Ett antal sidoevenemang anordnas på GLAM-institutioner i staden.
4-9	Spår 3: Skapa utbildningsmaterial för volontärer	WMSE, UNESCO	Uppdateringar sker även under resten av projektet baserat på frågor och insikter från volontärutbildningarna
4-15	Spår 3: Förbered och genomför aktiviteter online för att engagera volontärer	WMSE, andra Wikimedia-föreningar

Projektorganisation och samarbetsparter

Wikimedia Sverige (WMSE) är en ideell allmännyttig förening som etablerades 2007 som den svenska delen av den globala Wikimedia-rörelsen. Föreningen verkar för att sprida fri kunskap med ett speciellt fokus på Wikimedias plattformar (varav Wikipedia är det mest välkända). WMSE har haft anställda på ett kansli sedan 2012. I dagsläget har föreningen sju stycken anställda. Föreningen har även en mycket engagerad styrelse.

På kontoret finns nödvändig infrastruktur i form av kontorsutrustning, datorer och annan teknisk utrustning som behövs för att kunna genomföra projektet. WMSE har under åren byggt upp ett omfattande nätverk av samarbetspartners i Sverige och internationellt, med ett speciellt fokus på kulturarvssektorn och utbildningssektorn samt runt öppna data. Inom dessa områden har vi genomfört projekt med flera av de största aktörerna och vi har drivit mängder med mycket framgångsrika projekt från vilka vi har dragit mängder av lärdomar och utarbetat effektiva metoder.

Hos personalen finns all nödvändig expertkompetens för att kunna lösa uppgifterna i projektet. Vi har projektledare med erfarenhet av arbete runt öppna data och internationella kulturarvsprojekt. Vi har tre utvecklare som har omfattande erfarenhet av Wikimedias miljöer, med kulturarvsdata samt med massuppladdningar av bildmaterial. Vi har också personal med stor erfarenhet av arbete med den svenska kulturarvssektorn, med olika mediaprojekt samt med utveckling av utbildningsmaterial.

Vi kommer att arbeta tillsammans med Wikimedia Foundation och UNESCO är samarbetspartners i projektet (vilket beskrivs i “1. Bakgrund och problemformulering”).

Statens museer för världskultur, Riksantikvarieämbetet, Kungliga biblioteket, Arbetslivsmuseernas samarbetsråd, Europa Nostra, Europeana, International Council of Museums (ICOM), International Federation of Library Associations and Institutions (IFLA) har kontaktats och har samtliga visat intresse av att på olika sätt stödja projektet (genom att delta i de olika fokusgrupperna, att kommunicera om projektet till sina medlemsinstitutioner/medlemmar). Vi har pågående projekt med Statens museer för världskultur, Riksantikvarieämbetet, Kungliga biblioteket som vi bedömer kommer att kunna knytas ihop med det här projektet för att få synergieffekter.

Kommunikation

Arbetet med kommunikation är en central del av projektet och beskrivs i “Spår 3: Kommunikation och evenemang” under “7. Genomförande”.

Uppföljning och utvärdering

För Mål 1 kommer vi att kvalitativt utvärdera hur väl de olika experimentella sätten att samla in data om GLAM-institutioner fungerat, d.v.s. om någon av sätten har levererat data av högre kvalitet och vilka andra brister/svårigheter/möjligheter som finns. Vi kommer att kvalitativt beskriva de kontakter vi haft med olika beslutsfattare för att material skall släppas under fria licenser och hur detta artat sig. Vi kommer i rapporten även att redogöra för hur urvalet av länder gått till och problematisera deltagandet. Vi kommer kvantitativt redogöra för hur:

• många länder som 1. kontaktats, 2. finns representerade, 3. har levererat data och på vilket sätt samt hur spridningen ser ut globalt
• många institutioner som lagts till
• uppdateringar av existerande data har gått. Vi kommer att redovisa antalet förbättrade objekt samt typen av förbättringar (ex. om vi har kopplat dem till en extern databas, lagt till källor, uppdaterat data m.m.)

För Mål 2 samt Mål 3 kommer vi att kvalitativt utvärdera hur det gått med uppladdningarna och brister/svårigheter/möjligheter som finns samt redogöra för vilken fortsatt utveckling som behöver ske efter projektet. Detta sker i vårt white paper. Vi kommer kvantitativt redogöra för hur:

• många filer från GLAM-institutionerna som laddats upp
• stor användningen är av filerna är (i antal Wikipedia-artiklar samt på antal språk)
• många visningar filerna får per månad inkl. uppskattning hur trenden förväntas se ut över tid

För Mål 4, Mål 5 samt Mål 6 kommer vi att kvalitativt utvärdera vilka organisationer som vi varit i kontakt med, vilka värden och möjligheter vi ser samt presentera eventuella spin off-effekter. Vi kommer även att presentera hur materialet kommit till användning genom eventen och utvärdera hur väl olika typer av evenemang fungerat. Vi kommer kvantitativt redogöra för hur:

• många event som organiserats samt antalet deltagare, och om möjligt vilka organisationer de representerar
• många presentationer som genomförts samt antalet åhörare
• könsfördelningen av deltagarna på våra presentationer och våra event ser ut

För Mål 7 kommer vi att kvalitativt redogöra för vilken typ av material som skapats, varför det skett, vad som återstår att göra och vilken användning vi ser. Kvantitativt kommer vi att presentera antalet resurser som skapats samt storleken av dessa.

Anknytning till de globala målen för hållbar utveckling

Den internationella konferensen Wikimania, som vi kommer att anordna i Stockholm år 2019, kommer med stor sannolikhet att ha ett fokus på hur fri kunskap bidrar till de globala målen.

Globalt mål 4: God utbildning för alla – Fria kunskapsresurser har en viktig roll att spela för likvärdig, jämlik och inkluderande tillgång till utbildning och livslångt lärande, detta projekt bidrar aktivt till att mer resurser tillgängliggörs globalt på ett effektivt sätt.

Globalt mål 5: Jämställdhet – Genom att allt material är skapat med fria licenser och tillgängliggörs globalt bidrar projektet till att öka användningen av gynnsam teknik, i synnerhet informations- och kommunikationsteknik, för att främja kvinnors egenmakt.

Globalt mål 8: Anständiga arbetsvillkor och ekonomisk tillväxt – Genom de fria licenserna av allt material möjliggörs företagande och kreativitet och innovation. Det kommer även att förbättra den globala resurseffektiviteten då material inte behöver skapas på nytt utan det går att bygga vidare på det som finns. Projektet kommer även att bidra till hållbar turism.

Globalt mål 9: Hållbar industri, innovationer och infrastruktur – Genom att skapa en överblick av vilka institutioner som finns och var de är belägna går det att bygga upp en motståndskraftig infrastruktur och ge alla rättvis tillgång. Kunskap om var institutionerna finns förbättrar möjligheten att prioritera upprustning av infrastruktur och bidrar till nya möjligheter för forskning och innovation. Att diskutera värdet av öppna data stödjer inhemsk teknikutveckling, forskning och innovation i utvecklingsländerna.

Globalt mål 10: Minskad ojämlikhet – Genom att tillgängliggöra fri kunskap minskar ojämlikheten då inköpskostnaden tas bort ur ekvationen och materialet görs tillgängligt till alla utan att bedömningar görs för vem som skall få tillgång till den.

Globalt mål 11: Hållbara städer och samhällen – Tillgången till information om institutionerna förbättrar kapaciteten för deltagandebaserat hållbart byggande och hållbar planering. Det stärker insatserna för att skydda och trygga världens kulturarv och minskar därmed påverkan på de människor och länder som drabbats av katastrofer.

Globalt mål 17: Genomförande och globalt partnerskap – Tillgången till data om institutionerna ökar genom partnerskap mellan nord-syd. Ökad tillgång till data av hög kvalitet ökar även kapacitetsuppbyggnad för att genomföra de andra målen för hållbar utveckling.

Projektets fortlevnad

Allt material som skapas under projektet kommer att tillgängliggöras under fria licenser på Wikimedias servrar så att det är fritt tillgängliga för alla. Wikimedia Foundation har en stabil infrastruktur och fri kunskap om kulturarvsdata är en central del av Wikimedia-rörelsens syfte och det finns ett åtagande att säkerställa att materialet finns kvar även på lång sikt för alla intresserade.

Resultatet kommer att spridas till Wikimedias olika lokalavdelningar så att de kan dra nytta av våra lärdomar. Därigenom kan de genomföra liknande projekt och få in ännu fler länders kulturarv i Wikidata.

Baserat på lärdomarna och för fortsatt arbete med att tillgängliggöra samlingar om och från museer kommer vi att söka projektbidrag från Wikimedia Foundation.

Vi kommer att arbeta med att träna upp volontärer som kan ta vid arbetet när projekttiden tar slut.

Om insamlingskampanjen är framgångsrik kommer vi att med egna medel genomföra den igen under 2020.

Budget

Se separat budgetdokument.

Riskanalys

Risk	Sannolikhet	Konsekvens	Hantering
Avsaknad av data	Hög	Om ingen databas existerar går det inte att få in en grund att bygga vidare på. Ibland kan regler om ex. personuppgifter försvåra hanteringen.	1. Vi kommer att kontakta ett stort antal länder genom våra partners och inte låsa fast oss vid några enskilda länder initialt. 2. Kampanjen med crowdsourcing blir ett sätt att ta in data från länder som saknar det. 3. Vi kan komma att inkludera delar av dataseten för att undvika problem med ex. personuppgifter
Bristande kunskap om licenser m.m hos data- eller mediaägare	Hög	Om de har gjort ogenomtänkta val (eller inga val) gällande licenser kommer det att ta tid innan vi kan ladda upp data från dem	1. Vi kommer att att börja med att kontakta institutioner där vi vet att de redan arbetat med det på något sätt, d.v.s. där viss förkunskap finns. 2. Ta fram kortfattat informationsmaterial "det här är Wikimedia / öppna data och vad det innebär för er”
Försämrad kvalitet av data	Hög	Då data läggs till från crowdsourcingen kan kvaliteten försämras	1. Tillägg av källor på de påståenden som laddas upp. 2. Flera evenemang för att upprätthålla kvaliteten
Felaktigheter när data eller media laddas upp på Wikimedia-projekten	Medel/låg	Irritation från volontärgemenskapen. I värsta fall kan vi förhindras från att fortsätta arbetet. En mindre värdefull resurs p.g.a. sämre datakvalitet	1. Vi tar höjd för att följa upp eventuella problem som identifieras. 2. Evenemangen hjälper oss att identifiera dem Att det skulle gå så långt att vi inte kan fortsätta arbetet bedöms som lågt
Förändringar i arbetsstyrkan	Medel	Fördröjningar och förändringar i tidplanen	1. Vi fortsätter dokumentera vårt arbete noggrant för att snabbt kunna ta ombord ny personal. 2. Kontinuerliga diskussioner med Postkodstiftelsen när problem uppstår
Förändrad lagstiftning	Medel	Om europeisk lagstiftning begränsar möjligheten för digitalt tillgängliggörande kan det försvåra uppläsningar av mediafiler och data	Vi kommer att kontakta lagstiftare om hur de föreslagna direktivet kan påverka Wikimedia-plattformarna
Korruption för att släppa data	Låg	Dataseten kommer inte att inkluderas då vi har nolltolerans runt mutor	WMSE kommer att ta fram policys runt detta i projektets inledning som stöd för personalen