Här kommer en ansökan inför bokmässan 2015. Se mer information här: w:sv:Wikipedia:Projekt Bokmässan 2015 (uppdateras kontinuerligt). Projektet behöver svar senast vecka 32 för att kunna fixa allt inför mässdeltagandet ( = 3 veckors behandlingstid)

Adressuppgifter till projektledare/deltagare (namn, adress, e-post, användarnamn)

Dessutom medverkar såväl användare:Paracel63 (Per A.J. Andersson) som användare:Historiker (Mattias Blomgren)

Projekttitel

Bokmässan 2015

Ansökt totalbelopp

16370 kr

Kort beskrivning (max 100 ord)

Bokmässan hålls årligen i Göteborg, i år under tiden 24-27 september. Wikimedia Sverige har under flera år deltagit där med egen monter. Likt förra året skulle årets mässdeltagande ske genom att dela monter med med DIK, så att vi två dagar går runt och fotograferar/intervjuar och två dagar tar emot frågor. Även i år bör föreningen vara närvarande för att fotografera och marknadsföra Wikipedia och fri kunskap. Vi har redan ett muntligt avtal med DIK om att ta över deras centralt belägna monter lördag och söndag.

Detaljerad beskrivning

Kostnadsberäkning
- inträden och lunchkuponger (30 lunchkuponger och 8 utställarkort, beställda via DIK) = 7920 kr. Baserat på inskrivna deltagare: w:sv:Wikipedia:Projekt Bokmässan 2015#Deltagare samt tidigare års erfarenheter om antalet närvarande - fler intresserade kommer troligen att anmäla sig inom kort, samt på ekonomisk rapport från 2014 års projekt.^[1]
- t-tröjor ny modell 14 x 110 kr = 2700 kr, eftersom vi kommer att stå i monter delar av tiden, då "Jag fotograferar för Wikipedia" inte är lika träffande, baserat på ekonomisk rapport från 2014 års projekt
- resebidrag: 2000 kr
- minifolder à la "Välkommen till Wikipedia" (halv A4, 8 sidor), tryck+bigning 1 000 stycken, kostnad 3 000 kr + moms 750 kr = 3 750 kr

Vad är projektmålet?

Förbättra bildmaterialet på Commons. Detta gäller särskilt ungerska och isländska författare, då två av årets teman på Bokmässan är Ungern och Island. Det tredje temat är yttrandefrihet.
Sprida information om Wikipedia, genom vår närvaro.
Samla in information som kan förbättra Wikipedias artiklar.

Hur förbättrar, påverkar eller stödjer projektet fri kunskap?

Deltagarna kommer att bidra med bilder till Wikimedia Commons som kan användas av alla. Genom vår närvaro kommer vi att sprida information om Wikipedia, Wikimedia Commons och fri kunskap genom att tala med människor vi träffar.

Hur ska du mäta framgång, formulera mål enligt SMART?

minst 5 deltagare
minst 300 bilder/videoklipp på Commons
prata med minst 100 personer om Wikipedia (minst 10 sekunder per person)
minst 50 artiklar förbättrade genom foton som tagits (eller annan information som inhämtats) på bokmässan senast 1 december
skaffa eller fördjupa kontakter med minst 5 organisationer som kan leda till att mer information fylls på i Wikipedias artiklar

Vem är din målgrupp?

Författare, kulturpersoner, politiker, samt besökare på Bokmässan.

Behöver du speciella verktyg, metoder eller hjälpmedel?

Lån av utrustning ur Teknikpoolen. Lån av marknadsföringsmaterial från kontoret (Wikipedia-vepa, roll-upp). Redan existerande marknadsföringsmaterial, såsom pennor och klistermärken

Får du redan annat stöd till ditt projekt eller är det beroende av annat stöd för att kunna realiseras?

Ja, i form av delad monter med DIK utan att vi behöver betala för det

Vad händer med ditt projekt efter främjandeperioden?

Det är ett evenemang under fyra dagar och resultatet kommer att laddas upp på Commons. Det här brukar vara ett stort evenemang, som vi kan lära oss av som förening.

Har du redan erfarenhet av dylika projekt?

Användare:Hannibal, Historiker och Paracel63 har varit med på Bokmässan flera gånger och har arrangerat fotosafarier i Göteborg.

↑ Jag har beräknat med att lunchkupongerna kostar 92 kr, snarare än Wikimedia Sveriges ersättningsnivå 77 kronor ["Lunch eller middag ersätts med maximalt 77 kronor/måltid", (Projekt:Stöd till gemenskapen 2015/Gemenskapens projekt 2015) och yrkar på att Wikimedia Sverige betalar hela lunchkupongerna eftersom a) vi annars måste samla in pengar från volontärerna för att täcka upp skillnaden mellan ersättningsnivå och faktiskt kostnad och b) vi under samtliga tidigare år ersatt hela lunchkostnaden. Skillnaden för Wikimedia Sverige är i storleksordningen 450 kronor, vilket är mindre än den goodwillförlust föreningen skulle erfara genom att kräva pengar från volontärerna. Den faktiska kostnaden kan komma att öka något, med tanke på att priserna kanske höjs från förra året. Bokmässan har inte publicerat priserna för lunchkuponger eller utställarkort. Kostnaden kan också bli lägre, om vi inte utnyttjar alla kuponger och lämnar tillbaka dem.

Beslut

Bra projekt som tidigare år varit framgångsrikt. Beviljat, men med matersättningen enligt föreningens riktlinjer (77:- för en lunch) och därmed nedräknat till 15 920:-. Ersättning betalas ut mot redovisande av kvitton eller direkt betalning där det är möjligt och önskvärt. /Axel Pettersson (WMSE) (diskussion) 3 augusti 2015 kl. 18.46 (CEST)[svara]

Resultat

Rapport

Ansökan

Vi ansökte om medel och fick 15 920:- beviljat. Så här såg budgeten ut:

Verkliga kostnader:

Budgetpost	Kostnad	I budget	Över/under budget
32 st lunchkuponger	(99 kr st) = 3168 kr + moms = 3960 kr - 99 kr (en tillbakalämnad) = 3591 kr	Se nedan	Se nedan
6 st utställarkort (280 kr st)	1680 kr + moms = 2100 kr	Tillsammans med lunchkuponger budgeterat 7920 kr	1860 kr under budget. Arild Vågen, Bengt Oberger och Holger Motzkau fick pressackreditering
T-shirtar	13 * 79 kr + startkostnad 699 kr = 1726 kr	2700	Under budget: 974 kr
Foldrar (5000 st)	2638,70 kr	3750 kr	Under budget: 1111,30 kr (På grund av billigare tryckeri fick vi 5 gånger så många foldrar för en lägre kostnad)
Resor	490 kr + 598 kr + ca 500 kr + ca 1300 kr = ca 2888 kr	2000 kr	ca 888 kr över budget
Summa	13 213,70	15 920 kr	ca 2707,30 under budget

Dessutom köpte jag godis till montern för 211 kr. Den sammanlagda kostnaden för hela projektet blev alltså 13 424,70 kr, vilket är 2496,30 kr under budget.

På grund av Wikimedia Sveriges regler kommer dessvärre inte hela lunchkostnaderna att täckas av budgeten. 22 kr per lunchkupong täcks av Paracel63. Han behöver veta hur mycket han förväntas betala.

Måluppfyllnad

De mätbara målen för projektet var:

minst 5 deltagare
minst 300 bilder/videoklipp på Commons
prata med minst 100 personer om Wikipedia (minst 10 sekunder per person)
minst 50 artiklar förbättrade genom foton som tagits (eller annan information som inhämtats) på bokmässan senast 1 december
skaffa eller fördjupa kontakter med minst 5 organisationer som kan leda till att mer information fylls på i Wikipedias artiklar

Vi var sammanlagt 14 deltagare.

I skrivande stund finns det 210 bilder i huvudkategorin på Commons, 23 videor och 16 bilder på Wikimedia Sveriges deltagande. Det kan öka något, eftersom uppladdningen brukar släpa efter en del. Vi ska försöka anordna uppladdningsstuga under hösten för att få upp antalet mer. Bilder: https://commons.wikimedia.org/wiki/Category:G%C3%B6teborg_Book_Fair_2015

Videor: https://commons.wikimedia.org/wiki/Category:Videos_at_G%C3%B6teborg_Book_Fair_2015

Wikimedia Sverige på bokmässan: https://commons.wikimedia.org/wiki/Category:Wikimedia_Sverige_at_G%C3%B6teborg_Book_Fair_2015

Antalet personer vi pratade med översteg gott och väl 300 personer

Antalet förbättrade artiklar är ännu svårt att överblicka. Ett 40-tal är bekräftade.

Organisationer vi diskuterat med är över målet. Några av dem vi pratat med är Wilhelm von Braun-sällskapet & Seriefrämjandet, Riksarkivet, Kungliga Biblioteket (se nedan), Linköpings universitet och Veckans affärer. Dessutom fick vi Aftonbladet Kultur att twittra ut en bild med en positiv text. DIK har under bokmässan beslutat sig för att bli organisationsmedlemmar i Wikimedia Sverige. Jag bjöd också in några personer till Digikult, inklusive riksarkivaren Björn Jordell.

Vi skrev också en rapport till This month in GLAM för september: https://outreach.wikimedia.org/wiki/GLAM/Newsletter/September_2015/Contents/Sweden_report

De övergripande målen:

Förbättra bildmaterialet på Commons. Detta gäller särskilt ungerska och isländska författare, då två av årets teman på Bokmässan är Ungern och Island. Det tredje temat är yttrandefrihet.
Sprida information om Wikipedia, genom vår närvaro.
Samla in information som kan förbättra Wikipedias artiklar.

Där kan vi också sägas ha uppfyllt målen. Många uppmärksammade våra tröjor och kom fram och pratade. Och vi köpte såväl nya källor som pratade med flera av dem vi fotograferade, vilket gjorde att vi fick tillfälle att marknadsföra Wikipedia.

Problem och tankar inför kommande bokmässor

Efter bokmässans slut pratade vi igenom vad som hade fungerat bra och dåligt, och hur vi kan göra framöver. Jag kommer inte att anordna fler bokmässor, men finns kvar som rådgivare och kan fortsätta att ha kontakt med DIK. (DIK är mycket glada för samarbetet och vill gärna fortsätta.)

Några av de frågor som det är bra att fundera mer över är:

inträde och lunchkuponger. Vi beställde bara så många utställarkort som behövdes för varje dag enligt deltagarnas föranmälning. Eftersom det förändrades stämde det inte riktigt. Dessutom finns det en utmaning i att fördela lunchkupongerna när jag var upptagen. Vi löste det nästan. Att frivilliga ska behöva täcka upp kostnaderna för luncher är något som föreningen behöver fundera mer på.
kan vi fixa fler pressackrediteringar? Då finns det fler fotomöjligheter de första två dagarna.
antalet tröjor är svårt att beräkna när deltagare tillkommer och försvinner. Inför nästa år bör vi kanske beställa några extra. Tröjorna på TS Reklam är bra, särskilt när vi använder stort tryck, men storlekarna är något små.
folderleveransen var sen. Nu lär vi dock inte behöva fler på ett tag. De återstående foldrarna finns på Litteraturhuset.
vi skulle kunna göra mer av montern, särskilt när det gäller smyckningen
inför nästa år borde vi ha ett monterprogram. Vi har en scen och högtalarutrustning, och borde kunna ta in talare från olika ställen (universitet, wikipedianer, etc) och ha ett par punkter
inför nästa år borde vi också kontakta olika förlag i god tid och diskutera fototillfällen
informationsspridning bör inte enbart hänga på foldrar. Tidigare år har vi haft muggar. Det är något som folk har kvar under en längre tid. Jag tog med de muggar jag hade hemma och vi delade ut några av dem till särskilt intressanta besökare: lärare som redan använde Wikipedia med sina elever, KB:s digitaliseringsanvariga, etc, men även till de frivilliga. Det var mycket uppskattat. Det vore också bra med visitkort eller liknande, för enklare frågor med adresser till faddrar och liknande.

Skatteredovisning

I november stod det klart att projektet fick en ny uppgift:

"Skatteverket har ändrat sina regler, vilket innebär att alla luncher är skattepliktiga. Det betyder att vi måste redovisa vilka som fått luncher i projekt, och det innebär att vi behöver få en lista med namn och personnummer för alla som fick lunch inom bokmässeprojektet. Deltagarna kommer att få skatta för sina luncher, och det kommer att synas på skattebeskedet när det kommer.

Det positiva med det här är att vi kan täcka hela kostnaden för luncherna, så Per behöver inte stå för mellanskillnaden.

En blandning av att det blir enklare och smidigare samtidigt som det blir omständigare och krångligare. Vi behöver listan nästa vecka så att vi kan få in alla namn i bokföringen."

Mail har skickats ut till samtliga deltagare.

[1] Jag har beräknat med att lunchkupongerna kostar 92 kr, snarare än Wikimedia Sveriges ersättningsnivå 77 kronor ["Lunch eller middag ersätts med maximalt 77 kronor/måltid", (Projekt:Stöd till gemenskapen 2015/Gemenskapens projekt 2015) och yrkar på att Wikimedia Sverige betalar hela lunchkupongerna eftersom a) vi annars måste samla in pengar från volontärerna för att täcka upp skillnaden mellan ersättningsnivå och faktiskt kostnad och b) vi under samtliga tidigare år ersatt hela lunchkostnaden. Skillnaden för Wikimedia Sverige är i storleksordningen 450 kronor, vilket är mindre än den goodwillförlust föreningen skulle erfara genom att kräva pengar från volontärerna. Den faktiska kostnaden kan komma att öka något, med tanke på att priserna kanske höjs från förra året. Bokmässan har inte publicerat priserna för lunchkuponger eller utställarkort. Kostnaden kan också bli lägre, om vi inte utnyttjar alla kuponger och lämnar tillbaka dem.

[1]