Rapport från styrelseworkshop i London 2014

Rapport från styrelseworkshop i London mars 2014

Namn: Wikimedia Board Training Workshop
Deltagare: Arild Vågen och Bengt Oberger
Plats: Wikimedia United Kingdoms kontor i London
Tid: 1 - 2 mars 2014
Kostnad: 50 GBP per person + resekostnader

Upplägg

Två dagar cirka 09:00-17:00 med enkel smörgåslunch på plats.
Gemensamma middagar på restaurang i närheten fredag kväll före seminariet och lördag kväll
Föreläsningar i lokal med halvformell sittning med fåtal utbrytningar i smågrupper
Kärnan var kursmoment av professionell konsult, som arbetat med WMUK
Seminariet leddes av WMUK:s förre ordförande Chris Keating

Innehåll

Under dag 1 höll i princip managementkonsulten Mike Hudson på Compass Partnership, specialiserad på ideella organisationer, i programmet. Hudson har arbetat med WMUK i samband med den kris föreningen hade med intressekonflikter härom året.

Huvudinslaget dag 2 var "Strategy, planning and evaluation" och hölls av polacken Dariusz Jemielniak, wikipedian med plats t ex i WMF:s EDF och yrkesmässigt managementföreläsare på ett universitet i Warszawa. Mycket handlade om SWOT-analysers möjliga effektivitet.presentationslänk

Övrigt inslag var ett slags icke sammanfattad sammanfattning av WMDE:s undersökning om attityder med mera inom chapters hösten 2013. En mera strukturerad sammanfattning kommer att lämnas på Chapters Conference i Berlin i april. Denna redovisning ledde till att ett par veteraner inom Wikipediarörelsen redovisade pessimistiska bedömningar av rörelsens nuvarande situation (byråkrati, sysslande med "låga" frågor etc). Det var inte tid för, och blev inte heller, debatt om detta, och det är är tveksamt om denna misantropiska syn delades av många.

Deltagare

Ungefär 34 personer deltog från:

Wikimedia UK
Wikimedia Deutschland
Wikimedia France
Wikimedia Serbia
Wikimedia Nederland
Wikimedia Österreich
Wikimedia Estland
Wikimedia Polen
Wikimedia Israel
Wikimedia Philippines
Wikimedia Bangladesh
Wikimedia India
Wikimedia Venezuela
Wikimedia Tjeckien
Wikimedia Ukraina
Wikimedia Schweiz
Wikimedia Foundations styrelse (Stu West, Astrid Wiegard)
Wikimedia Foundations kansli (Jessie Wild, Anasuya Sangupta)

Flertalet var styrelseledamöter. Från Österrike och Nederländerna var också verksamhetschefena Andrea Kareth och Sandra Rientjes närvarande.

Några relevanta mementon för WMSE

Mike Hudson radade upp tio roller för en mogen styrelse/styrelse under mognande-fas, varvid man kunde dra slutsatsen att WMSE ligger ganska bra till. Roll nr 10 ("Provide insight and wise judgement") kanske är svår att någonsin uppnå. Av övriga skulle man kunna hävda att WMSE är relativt svagast beträffande roll nr 7 ("Manage risk") och

roll nr 9 ("Review governance effectiveness").

Mike Hudson radade upp "Top 5 drivers of governance performance", alltså vad som karaktäriserar en "effective" (välfungerande) styrelse i bra NGOs. Det är fråga om saker som visat sig utmärka bra organisationer bland dem som Compass Partnership undersökt:

Works well as a team
Ensures meetings deliver excellent governance
Has required skills and experience
Focuses on strategy
Operates with openness and trust

Detta kan man begrunda, men vi kan konstatera den relevativa betydelsen Compass lägger på samarbetsdrivers (1 och 5). Där ligger vi bra till.

Dariusz Jemielniak hade in intressant genomgång av "Domain", att ha klart för sig inom vilken business man arbetar, att mera existentiellt ha klart för sig vad man (som organisation) är till för, vad som är kärnan i det man arbetar med och vill åstadkomma med sin verksamhet. Han menade att många organisationer inte har klart för sig detta, och hamnar snett, särskilt om omgivningen drastiskt förändras, som vid teknologisprång eller andra paradigmskiften. Han har sin erfarenhet från företagsvärlden, men ansåg att iaktagelsen var lika relevant för ideella organisationer.

Intressant frågeställning som diskuterades av Jemielniak var Google som Wikipedias viktigaste konkurrent. Inte konklusiv, men tankeväckande, eftersom vi ofta fortfarande ser Encyclopedia Britanica/Nationalencyklopedin som främsta jämförelseobjekt. Två frågor:Vad ger det att se jämförelseobjektfrågan i ett komkurrentperspektiv? Är det Google som är (den enda) konkurrenten?

Slutsatser om deltagande i eventuellt framtida liknande evenemang

Detta workshop var väl arrangerat och innehöll föreläsningar och vidhängande diskussioner av nytta för styrelseledamöter i Wikimedia Sverige som styrelseledamotutbildning.
Sammandrag av detta slag ger nyttig information om tillståndet i olika delar av Wikimedia-rörelsen, vilket kan vara av värde i styrelsearbetet i Sverige
Vi bör ha en positiv attityd till deltagande vid eventuella framtida liknande inbjudningar
Om vi upplever att Wikimedia Sverige också bör göra en insats för ett liknande gemensamt internationellt projekt, kan ett konkret projekt av detta slag vara ett bra alternativ till mer ambitiösa projekt som att arrangera Chapters Conference. En intressant bieffekt med att arrangera ett någorlunda liknande workshop i Stockholm är att (alla) styrelseledamöter och anställda i WMSE får god inblick i andra chapters arbete, bredare kontaktyta inom rörelsen och konkreta tips om projekt/arbetsmetoder.

Uppföljning

Leela Valma: WM Estland sökt kontakt för besök på WM Finland, men utan resultat.

Ta upp saken hemma. Åtgärdat: Bengt pratat med Mathias, som har kontakt i WM Finland.

Arild och Bengt kan prova på att i ett miniseminarium vid ett en dags-styrelsesammanträde föra över vissa tankegångar från kursen .

Tas upp inför ett av sommarmötena.

Komma ihåg att ta upp och sätta styrelsemöte 2014 med strategi som viktig dagordningspunkt.
Skriva/titta över "mission statement" (domain-frågan ovan) för att få kort, slagkraftig formulering?

Tas upp på strategimötet 2014?

Inför planering av projekt i verksamhetsplan 2015: (inkludera i) checklista för bedöming för varje projekt:

målsättning mot "mission"
komparativa fördelar att just WMSE genomför
inte nog med att projektet är bra, de får inte ta utrymme för att de bästa projekten genomförs
...

Komma ihåg detta hösten 2014