Riktlinjer för representation
Allmänt om representation
Wikimedia Sverige har en återhållsam linje beträffande representation.
Föreningens ordförande och verksamhetschef har rätt att fatta beslut om representation.
Om föreningen inte satt upp en post för representation i budgeten hindrar detta inte en begränsad representation, vilken kan ske inom ramen för budget för visst projekt eller genom att verksamhetschefen tar beslut om användande av andra tillgängliga medel genom budgetomallokering, vilket anmäls och registreras vid nästkommande styrelsemöte.
Extern representation
- Ordföranden och verksamhetschefen har möjlighet att i kontaktskapande syfte i för föreningen central verksamhet bjuda viktig föreningskontakt på måltid. Sådan representation kan innefatta öl och vin i måttlig mängd, särskilt om den avser utländsk gäst.
- Om representation avser utländska besökare, får antalet ersättningsgilla på värdsidan inte överstiga gästantalet.
- Representation kan ske såväl dag- som kvällstid.
Intern representation
- Med intern representation avser föreningen kostnader för måltider eller annan förplägnad av sådan art att den inte är förmånsbeskattad om den avser anställd personal. Det är således kostnader som kan beslutas om i direkt samband med aktiviteter så som årsmöte, styrelsemöte, arbetskonferenser och liknande.
- Vidare avser föreningen med intern representation mindre gåvor som kan lämnas till anställda eller andra som gratis arbetar för föreningen i samband med speciella händelser som dödsfall, födslar, större högtidsdagar eller vid avtackande efter avslutade uppdrag eller anställning.
- Med intern representation avses också sådan måltid som ordföranden eller verksamhetschefen kan välja att bjuda en volontär på efter avslutande av en större arbetsinsats.
Personalsociala åtgärder
- Under förutsättning att budget avsatts för personalsociala ändamål inom löne- och personalkostnadsbudgeten, kan styrelsen besluta att bekosta eller subskribera en personalfest för att uppmärksamma en för föreningen betydelsefull genomförd arbetsverksamhet eller ett jubileum. Hänsyn ska därvid tas till Skatteverkets avdragsregler.
Reklam
Föreningen har en särskild budget för reklam och marknadsföring, och i vissa fall sådana poster i projektbudgetar, vilken ligger utanför extern och intern representation. Utdelning av reklammaterial omfattas inte av dessa riktlinjer, utan styrs av eventuell reklam- och marknadsföringspolicy inom ett projekt, eller av budgetansvarigs omdöme.