Utvärdering av Wikimedia Sveriges Wikipedia-dag, 22 april 2017

Planering

Planeringen inför Wikipedia-dagen inleddes redan i början av året, och det fanns således gott om tid att göra ett bra upplägg. Den goda framförhållningen innebar också att vi till relativt lågt pris (totalt bara några tusen) fick ihop en väldigt bra och namnkunnig panel (se här).

Vi lyckades också få tag på en bra lokal, dock inte gratis vilket var vår ursprungliga förhoppning. Vår initiala plan var att kunna sam-arrangera evenemanget med något museum för att därigenom kunna få gratis tillgång till deras lokaler. Vi var förmodligen för sent ute för att kunna få något sådant till skott. Det innebar inte att vi inte fick tag på bra lokaler, men snarare att vi inte fick det till ett så lågt pris som vi ville. Om ambitionen är att få en gratis lokal till nästa år genom samarrangemang bör nog initiala kontakter tas betydligt tidigare, och genom redan etablerade kontaktgångar.

Vi informerade tidigt gemenskapen om att evenemanget skulle äga rum, men vi bad däremot inte om input från gemenskapen. Det innebär att önskemål och tankar som vi hade kunnat ta med oss i processen aldrig kom med. Nästa gång vi anordnar ett liknande evenemang bör gemenskapen få komma med input, åtminstone i processens inledningsfas.

Förslag till nästa år:

Börja i god tid, gärna ett halvår innan.
Försök få till ett samarrangemang med ett museum, för att få gratis tillgång till lokal. Vi har bra kontakter som visat intresse på bland annat Scenkonstmuseet.
Låt gemenskapen komma med input i processens inledningsfas. Det kan exempelvis vara genom att ha en eventgrupp som ger feedback på idéer.

Kommunikation

En kommunikationsplan lades upp, dels för att attrahera besökare, dels för att få medial täckning på evenemanget. Till stora delar uppfylldes kommunikationsplanen i sociala medier, och vi använde upp nästan hela kommunikationsbudgeten. Vi fick stor spridning på vårt evenemang. Totalt 11 000 unika användare har sett information om evenemanget som del av marknadsföringen, 880 personer såg den aktivt och 240 personer svarade. Det var däremot inte alla av de som anmälde sig, antingen via Facebook eller Eventbrite, som faktiskt dök upp, och det var snudd på att vi uppfyllde målet om 50 närvarande.

Detta kan ha berott på flera saker. Vårt evenemang var under en lördag då mycket samtidigt hände i Stockholm, bland annat March for Science. Det innebar att vi hade hård konkurrens. Samtidigt är det här bland det första av det här slaget som vi anordnar, vilket i sin tur också innebar att vi inte har byggt upp ett varumärke av att anordna bra evenemang. Det är viktigt att vi underhåller vårt nätverk av intresserade, för att bygga upp en “bas” av sådana som ofta kommer. Då kommer på sikt vår miniminivå av besökare också att öka.

Vi lyckades inte hela vägen med att få medial närvaro och täckning av evenemanget. Till stor del beror det nog på tidsbrist. Det hade förmodligen kunnat gå, åtminstone med lokaltidningar, om det hade funnits tid. De mediala kontakterna borde ha tagits tidigare under samma vecka, en vecka som var hektisk och full av andra saker att genomföra och fullborda. Det är svårt att göra något åt, mer än att till nästa år se till att det är tillräckligt rent under veckan fram tills evenemangen för att också kunna kontakta medier.

Förslag till nästa år

Underhåll nätverk och arrangera intressanta evenemang med jämna mellanrum för att öka miniminivån av intresserade och för att på så vis på sikt få en större skara personer som kommer på våra event.
Se till att det finns en gedigen kommunikationsbudget, och fortsätt experimentera med hur man bäst kan marknadsföra eventet.
Håll tillräckligt rent i veckan innan större evenemang för att kunna sköta den mediala biten väl.

Logistik

Wikipedia-dagen ägde rum på Medeltidsmuseet. Lokalen i sig var bra och hade nog om rum för deltagarna. När rummet fylldes på blev dock luften lite dålig, framförallt när det var många deltagare och dagen hade pågått länge. Det var lite knepigt att hitta till lokalen. Wikimedia Sverige hade kunnat ha haft fler roll ups och andra hjälpverktyg för att göra det lättare att hitta, men den låg också lite otillgängligt till. Det fanns bara två ljudingångar, vilket inte var optimalt för att ha panelsamtal men fungerade bra för föreläsningar. Kostnaden för en heldag var ungefär 9 000 kronor. Det fungerar att vara i igen, men kan finnas lokaler som är mer värda pengarna.

Vi beställde caterad mat från Ett litet kök. Vi beställde vegetarisk lasagne i enportionsformar, men fick lammfärslasagne i engångsformar utan tallrikar eller bestick. På grund av detta fick vi en skriftlig ursäkt från cateringfirman, som lovade oss kompensering om vi använder dem igen. De som kunde äta maten var dock väldigt nöjda.

Det var ganska osmidigt att catera mat till Medeltidsmuseet. De har ingen sophantering under veckotid, och kunde inte förvara rester eller överbliven mat. Det finns anledning att när man letar efter lokal till nästa gång ser till att det finns möjlighet till att tillhandahållas tallrikar och bestick etc., samt möjlighet att hantera sopor.

Det bör också funderas över vilken typ av evenemang man vill ha, så att man kan specificera vad man vill ha i termer av teknisk utrustning.

Förslag till nästa år

Begär en offert från cateringfirman där exakt det du vill ha uttrycks, och inte en paraplyterm som “lunch” e. dyl.
Specificera i offertförfrågan exakt vilken teknisk utrustning som krävs.
Använd en lokal där allt som behövs finns lättordnat, även vad gäller det logistiska som sophantering och diskhämtning, etc.

Utförande

Det första och mest uppenbara bekymret var att den som anordnat och planerat stora delar av Wikipedia-dagen inte var på plats, på grund av ett möte på annan plats. Det är självklart alltid fördelaktigt att den som har mest koll på alla detaljer och har haft kontakt med de flesta också är på plats för att rodda med det praktiska. När det nu inte var möjligt fick vi försöka lösa det bäst möjligt ändå, bland annat med hjälp av tydliga planeringsmöten och detaljgenomgångar innan. Men till nästa gång är det förmodligen en god idé att i så stor utsträckning som det går tillförse att den med störst detaljkunskap också kan vara på plats.

Bland annat användaren Julle har gett input på att det, också med tanke på tema-namnet “Wikipedia som motgift”, var ganska lite fokus på Wikipedia. Från anordnarnas sida var tanken att en styrelsemedlem och aktiv Wikipedian med en annan styrelsemedlem som moderator i första samtalet, samt verksamhetschefen som moderator i andra samtalet, skulle se till att samtalet hela tiden återkopplade till Wikipedia, även om det inte var det enda fokuset. Till nästa gång är det ändå viktigt att i både planerings- och utförandestadiet tydligt se till att innehållet återkopplar till temat. Det är viktigt när man planerar vilka deltagare som ska bjudas in, men minst lika viktigt när moderatorer leder debatten.

Det önskades också uppstyrning kring ytterligare samkväm efter själva aktiviteterna var avslutade på dagen (exempelvis bordsbokning på middagsrestaurang). Det finns egentligen ingen anledning att inte ta till sig den kritiken.

Förslag till nästa år

Se till att huvudansvarige är på plats.
Se till att innehåll återkopplar till tema, både i planeringsstadiet och i utförandestadiet.
Boka bord på restaurang efteråt och gör ett uppstyrt samkväm

Uppföljning

Den huvudsakliga punkten att ta upp här är att någon utvärdering bland deltagarna aldrig genomfördes. Det bör såklart ha blivit gjort. Ska vi bli bättre till nästa gång måste vi veta hur folk uppfattade dagen.

Förslag till nästa år

Genomför en utvärdering via deltagarenkät inom en vecka efter att evenemanget har ägt rum (idealt sker utskick samma dag så att tid finns för en påminnelse).