Mötesprotokoll/Protokoll 2015-01-24

Det här är ett protokoll för Wikimedia Sverige. Vid frågor kontakta Mattias Blomgren.

Justerat:
Ordförande --Historiker (diskussion) 15 februari 2015 kl. 17.41 (CET)
Justeringsman Kriber (diskussion)

Tid

24 januari 2015 klockan 10.30-17.00 på kontoret.

Närvarande

Mattias Blomgren, Maria Arneng, Kristina Berg, Bengt Oberger, Holger Motzkau, Arild Vågen, Jan Ainali (föredragande)

Frånvarande

Ylva Pettersson, Harald Andersson

INLEDNING

Mötets öppnande

• Mötet öppnades.

Val av justeringsman

• Kristina Berg valdes.

Anmärkningar från senaste mötesprotokollet

• 2014-12-08
• Inga anmärkningar togs upp.

Beslutsuppföljning

Från styrelsemötet 2014-04-14

• Jan ska till styrelsemötet i juni se om något projekt lämpar sig för en internationell jämförelse.
  • 2014-06-15: Styrelsen beslöt att följande projekt jämförs: Wiki Loves Monuments, Teknikpool och Utbildningsprogram.
  • 2014-08-24: Påbörjat men ej klart. Identifierat var det finns. Skall användas i samband med WMF-ansökan.
  • 2014-09-20: Görs efter FDC-ansökan, då jämförelsen inte har någon påverkan eller betydelse för ansökan.
  • 2014-10-13 Planeras in i november, efter Q3 rapport.
  • 2014-11-08: Planeras in i november, efter Q3 rapport. Samarbete med andra chapters har initierats, jämförelsetabeller på Meta planeras.
  • 2014-12-08: Styrelsen såg fortfarande ett behov av att jämföra ett projekt med andra länder. Rapport önskas till mötet i februari 2015.

Från styrelsemötet 2014-06-15

• Jan fick i uppdrag att se över backup-rutiner avseende elektroniska dokument inför framtiden.
  • 2014-08-24: Kansliet har undersökt möjligheterna med att köpa tjänst eller egen server. Kansliet sätter upp en kravspecifikation så kontrollerar Holger om det kan lösas på Glesys och FS-data.
  • 2014-09-20 Kravspec för backuprutiner har ej tagits fram än, planerat till efter FDC-ansökan.
  • 2014-10-13 Arbete för genomgång av hela IT-miljön påbörjad.
  • 2014-11-08: Pågår, möte ska planeras in med Holger och André.
  • 2014-12-08: En funktionell specifikation har tagits fram. En backupstrategi har påbörjats. Kravspecifikation på Cloudminne och dess organisation behöver tas fram.
  • 2015-01-23: Jan tar kontakt med Andreas för att sätta upp server för Drupal/CiviCRM med mailserver. Holger har uppdaterat till ny version av Drupal. Vi har nu tvåstegsverifiering. Mål är att detta är klart till nästa styrelsemöte.

Från styrelsemötet 2014-11-08

• • Styrelsen beslöt att ge Jan i uppdrag att säkerställa att kompetens om den tekniska miljön sprids på fler personer, för att minska riskerna.
  • Styrelsen gav Jan i uppdrag att hos Idea och revisorn undersöka hur andra ideella organisationer i samma storleksordning använder sig av styrelsens kassör och fyra-ögonprincip.
  • 2014-12-08: Revisorn kommer på onsdag och då kommer frågan att tas upp. Jan har inte fått tag på rätt person hos Idea.
  • 2015-01-24: Jan hade haft kontakt med såväl revisorn som Idea och det finns möjlighet att lägga in i delegationsordningen. Styrelsen tog emot informationen och konstaterade att detta är en fråga att ta upp på nästa styrelses första möte.

Från styrelsemötet 2014-12-08

• Styrelsen beslöt att ansöka om medlemskap i Litteraturhuset i Göteborg för 1 000 kr/år.
  • 2015-01-24: Medlemskap ansökt om, tas upp på deras årsmöte i mars.
• Styrelsen beslöt att ge Jan mandat att ansöka om medlemskap i Vetenskap & Allmänhet, med inriktning att utbyta medlemskap.
  • 2015-01-24: Jan hade varit i kontakt med generalsekreteraren i V&A Cissi Askwall. Styrelsen beslöt att bli medlemmar för 6 100 kr/år.
• Styrelsen beslöt att säga upp postboxen och få posten levererad till kontoret, vilket ger en besparing på arbetstid om en timme per vecka.
  • 2015-01-24: Uppsagd. Om felaktig adress upptäcks någonstans, meddela kansliet så att vi kan uppdatera.

Rapportering från verksamhetschefen

• Rapport från revisorn. "Den sammanfattande bedömningen är att Wikimedia Sverige har en god intern kontroll inom ekonomiadministrationen."
• WMNL kommer att köra sin communityundersökning igen och undrar om vi ska översätta och delta. Föreslå att översättning görs på meta och annonsera detta på Bybrunnen.
• Jan rapporterade om diskussioner i ED-gruppen. Styrelsen uttryckte att den vill hållas kontinuerligt informerad.
• Jan rapporterade om att det är många ansökningar på gång och att vi har många bra samarbetspartners och medsökande.

Projekt/budget 2014

Budgetuppföljning

• Årsbokslut - arbete pågår. Prognosen pekar på att alla WMF-medel upparbetats, vilket gör att inget behöver återbetalas. Årets resultat kommer att hamna på 60 000-70 000 kr.

Ledningsrapporter för projekt

• Ledningsrapport 2014
  • Ledningsrapporten gicks igenom. Utvärdering av alla projekten pågår.

Övergripande verksamhetsmål 2015

• Styrelsen föreslog följande övergripande mål för 2015:
  • Föreningen har 1000 medlemmar.
  • 75 frivilliga engagerar sig i verksamhet relaterad till Wikimedia Sverige.
  • Styrelsens medlemmar skall delta i sammanlagt minst nio utbildningar för att öka kompetensen inom relevant område.
• Styrelsen diskuterade hur nya medlemmar kan vårdas och gav Mattias i uppdrag att göra en sammanställning av de enkätsvar som kommit in från nya medlemmar.

Årsmöte 2015

• Bokslut & Årsredovisning 2014
  • Arbete pågår. Verksamhetsberättelsen lämnas till revisorn 23 februari. Revisionsberättelsen skall vara klar den 13 mars.
• Verksamhetsberättelse 2014
• Propositioner
  • Styrelsen såg inget behov av att lägga några propositioner till årsmötet.
  • Strategi
    • Styrelsen beslöt att lämna strategin oförändrad och inte lägga fram den för årsmötet. Däremot bör det under kommande år avsättas ett styrelsemöte som arbetar med strategin som tema.
  • Styrelsen beslöt att fastställa datum för årmötet till lördagen den 21 mars på Litterarturhuset i Göteborg. Datum ändrat jämfört med föregående mötesbeslut på grund av lokaltillgänglighet.
• Styrelsens förslag till:
  • Mötesordförande
    • Jan håller på att kontakta kandidater.
  • Sekreterare
    • Jan håller på att kontakta kandidater.
  • Medlemsavgift 2016
    • Styrelsen beslöt att lämna medlemsavgifterna oförändrade för år 2016.
  • Revisor
  • Styrelsen beslöt att uppdra åt Jan att ta in offerter att lämna till valberedningen.
• Styrelsen beslöt att uppdra åt Jan att skicka ut inbjudan till Wikimedia Norge och Wikimedia Danmark.
• Styrelsen diskuterade för- och nackdelar med att livestreama video under årsmötet.

Personalfrågor

• Inga personalfrågor behandlades.

Övriga frågor

• Offentlig konst
  • Jan redogjorde från tingsrättsmötet.
• Kakor på webbplatsen - Nämns nu i integritetspolicyn på webbplatsen, men behöver det anges än tydligare?
  • För vanliga användare används inga kakor, så något förtydligande behövs inte.
• Integritetspolicyn på wikin, fastställd av styrelsen 2013-03-10, är inte likalydande med den på Wikimedia.se.
  • Styrelsen beslöt att ge Jan i uppdrag att uppdatera integritetspolicyn på Wikimedia.se i enlighet med den på wikin fastställda lydelsen.
  • Styrelsen beslöt att föreslå kommande styrelse att se över integritetspolicyn.
• Personuppgiftsombud
  • Styrelsen beslöt att ge Kristina i uppgift att till konstituerande styrelsemöte ta fram underlag till beslut om föreningens fortsatta arbete med rutiner för personuppgifter.
• Ståndpunkter med anledning av EU:s upphovsrättsreform
  • Styrelsen beslöt att utöka Karl Sigfrid mandat att för Wikimedia Sverige driva frågorna vidare enligt nedan:
    • Upphovsrättsinnehavare bör ges rätten att helt avsäga sig upphovsrätten, inklusive de ideella rättigheterna, till ett verk för att därigenom donera verket till den allmänna domänen.
    • Upphovsrätten bör kortas från dagens 70 år till 50 år efter upphovsmannens död i enlighet med Bernkonventionen.
    • Citaträtten bör omfatta även audiovisuella verk i likhet med text.
• Nästa möte
  • Styrelsen beslöt att flytta nästa styrelsemöte till den 23 februari klockan 18.30 på kontoret/via Google hangout.
• Organisationsmedlemskap:
  • Styrelsen beslöt att tillämpa årliga utvärderingar av medlemskap i andra organisationer. Detta förs in i riktlinjen Föreningens arbete.
• Wikimedia Conference 14-17/5 i Berlin.
  • Jan informerade.
• Styrelseutbildning
  • Holger tog upp två förslag till styrelseutbildningar.

Mötets avslutande

• Mötet avslutades.