Det här är ett protokoll för Wikimedia Sverige. Vid frågor kontakta Mattias Blomgren.

Justerat:
Ordförande --Historiker (diskussion) 15 februari 2015 kl. 17.41 (CET)[svara]
Justeringsman Kriber (diskussion)

Tid: 24 januari 2015 klockan 10.30-17.00 på kontoret.
Närvarande

Mattias Blomgren, Maria Arneng, Kristina Berg, Bengt Oberger, Holger Motzkau, Arild Vågen, Jan Ainali (föredragande)

Frånvarande

Ylva Pettersson, Harald Andersson

INLEDNING

Mötets öppnande

Mötet öppnades.

Val av justeringsman

Kristina Berg valdes.

Anmärkningar från senaste mötesprotokollet

2014-12-08
Inga anmärkningar togs upp.

Beslutsuppföljning

Från styrelsemötet 2014-04-14

Jan ska till styrelsemötet i juni se om något projekt lämpar sig för en internationell jämförelse.
- 2014-06-15: Styrelsen beslöt att följande projekt jämförs: Wiki Loves Monuments, Teknikpool och Utbildningsprogram.
- 2014-08-24: Påbörjat men ej klart. Identifierat var det finns. Skall användas i samband med WMF-ansökan.
- 2014-09-20: Görs efter FDC-ansökan, då jämförelsen inte har någon påverkan eller betydelse för ansökan.
- 2014-10-13 Planeras in i november, efter Q3 rapport.
- 2014-11-08: Planeras in i november, efter Q3 rapport. Samarbete med andra chapters har initierats, jämförelsetabeller på Meta planeras.
- 2014-12-08: Styrelsen såg fortfarande ett behov av att jämföra ett projekt med andra länder. Rapport önskas till mötet i februari 2015.

Från styrelsemötet 2014-06-15

Jan fick i uppdrag att se över backup-rutiner avseende elektroniska dokument inför framtiden.
- 2014-08-24: Kansliet har undersökt möjligheterna med att köpa tjänst eller egen server. Kansliet sätter upp en kravspecifikation så kontrollerar Holger om det kan lösas på Glesys och FS-data.
- 2014-09-20 Kravspec för backuprutiner har ej tagits fram än, planerat till efter FDC-ansökan.
- 2014-10-13 Arbete för genomgång av hela IT-miljön påbörjad.
- 2014-11-08: Pågår, möte ska planeras in med Holger och André.
- 2014-12-08: En funktionell specifikation har tagits fram. En backupstrategi har påbörjats. Kravspecifikation på Cloudminne och dess organisation behöver tas fram.
- 2015-01-23: Jan tar kontakt med Andreas för att sätta upp server för Drupal/CiviCRM med mailserver. Holger har uppdaterat till ny version av Drupal. Vi har nu tvåstegsverifiering. Mål är att detta är klart till nästa styrelsemöte.

Från styrelsemötet 2014-11-08

- Styrelsen beslöt att ge Jan i uppdrag att säkerställa att kompetens om den tekniska miljön sprids på fler personer, för att minska riskerna.
- Styrelsen gav Jan i uppdrag att hos Idea och revisorn undersöka hur andra ideella organisationer i samma storleksordning använder sig av styrelsens kassör och fyra-ögonprincip.
- 2014-12-08: Revisorn kommer på onsdag och då kommer frågan att tas upp. Jan har inte fått tag på rätt person hos Idea.
- 2015-01-24: Jan hade haft kontakt med såväl revisorn som Idea och det finns möjlighet att lägga in i delegationsordningen. Styrelsen tog emot informationen och konstaterade att detta är en fråga att ta upp på nästa styrelses första möte.

Från styrelsemötet 2014-12-08

Styrelsen beslöt att ansöka om medlemskap i Litteraturhuset i Göteborg för 1 000 kr/år.
- 2015-01-24: Medlemskap ansökt om, tas upp på deras årsmöte i mars.
Styrelsen beslöt att ge Jan mandat att ansöka om medlemskap i Vetenskap & Allmänhet, med inriktning att utbyta medlemskap.
- 2015-01-24: Jan hade varit i kontakt med generalsekreteraren i V&A Cissi Askwall. Styrelsen beslöt att bli medlemmar för 6 100 kr/år.
Styrelsen beslöt att säga upp postboxen och få posten levererad till kontoret, vilket ger en besparing på arbetstid om en timme per vecka.
- 2015-01-24: Uppsagd. Om felaktig adress upptäcks någonstans, meddela kansliet så att vi kan uppdatera.

Rapportering från verksamhetschefen

Rapport från revisorn. "Den sammanfattande bedömningen är att Wikimedia Sverige har en god intern kontroll inom ekonomiadministrationen."
WMNL kommer att köra sin communityundersökning igen och undrar om vi ska översätta och delta. Föreslå att översättning görs på meta och annonsera detta på Bybrunnen.
Jan rapporterade om diskussioner i ED-gruppen. Styrelsen uttryckte att den vill hållas kontinuerligt informerad.
Jan rapporterade om att det är många ansökningar på gång och att vi har många bra samarbetspartners och medsökande.

Projekt/budget 2014

Budgetuppföljning

Årsbokslut - arbete pågår. Prognosen pekar på att alla WMF-medel upparbetats, vilket gör att inget behöver återbetalas. Årets resultat kommer att hamna på 60 000-70 000 kr.

Ledningsrapporter för projekt

Ledningsrapport 2014
- Ledningsrapporten gicks igenom. Utvärdering av alla projekten pågår.

Övergripande verksamhetsmål 2015

Styrelsen föreslog följande övergripande mål för 2015:
- Föreningen har 1000 medlemmar.
- 75 frivilliga engagerar sig i verksamhet relaterad till Wikimedia Sverige.
- Styrelsens medlemmar skall delta i sammanlagt minst nio utbildningar för att öka kompetensen inom relevant område.
Styrelsen diskuterade hur nya medlemmar kan vårdas och gav Mattias i uppdrag att göra en sammanställning av de enkätsvar som kommit in från nya medlemmar.

Årsmöte 2015

Bokslut & Årsredovisning 2014
- Arbete pågår. Verksamhetsberättelsen lämnas till revisorn 23 februari. Revisionsberättelsen skall vara klar den 13 mars.
Verksamhetsberättelse 2014
Propositioner
- Styrelsen såg inget behov av att lägga några propositioner till årsmötet.
- Strategi
  - Styrelsen beslöt att lämna strategin oförändrad och inte lägga fram den för årsmötet. Däremot bör det under kommande år avsättas ett styrelsemöte som arbetar med strategin som tema.
- Styrelsen beslöt att fastställa datum för årmötet till lördagen den 21 mars på Litterarturhuset i Göteborg. Datum ändrat jämfört med föregående mötesbeslut på grund av lokaltillgänglighet.
Styrelsens förslag till:
- Mötesordförande
  - Jan håller på att kontakta kandidater.
- Sekreterare
  - Jan håller på att kontakta kandidater.
- Medlemsavgift 2016
  - Styrelsen beslöt att lämna medlemsavgifterna oförändrade för år 2016.
- Revisor
- Styrelsen beslöt att uppdra åt Jan att ta in offerter att lämna till valberedningen.
Styrelsen beslöt att uppdra åt Jan att skicka ut inbjudan till Wikimedia Norge och Wikimedia Danmark.
Styrelsen diskuterade för- och nackdelar med att livestreama video under årsmötet.

Personalfrågor

Inga personalfrågor behandlades.

Övriga frågor

Offentlig konst
- Jan redogjorde från tingsrättsmötet.
Kakor på webbplatsen - Nämns nu i integritetspolicyn på webbplatsen, men behöver det anges än tydligare?
- För vanliga användare används inga kakor, så något förtydligande behövs inte.
Integritetspolicyn på wikin, fastställd av styrelsen 2013-03-10, är inte likalydande med den på Wikimedia.se.
- Styrelsen beslöt att ge Jan i uppdrag att uppdatera integritetspolicyn på Wikimedia.se i enlighet med den på wikin fastställda lydelsen.
- Styrelsen beslöt att föreslå kommande styrelse att se över integritetspolicyn.
Personuppgiftsombud
- Styrelsen beslöt att ge Kristina i uppgift att till konstituerande styrelsemöte ta fram underlag till beslut om föreningens fortsatta arbete med rutiner för personuppgifter.
Ståndpunkter med anledning av EU:s upphovsrättsreform
- Styrelsen beslöt att utöka Karl Sigfrid mandat att för Wikimedia Sverige driva frågorna vidare enligt nedan:
  - Upphovsrättsinnehavare bör ges rätten att helt avsäga sig upphovsrätten, inklusive de ideella rättigheterna, till ett verk för att därigenom donera verket till den allmänna domänen.
  - Upphovsrätten bör kortas från dagens 70 år till 50 år efter upphovsmannens död i enlighet med Bernkonventionen.
  - Citaträtten bör omfatta även audiovisuella verk i likhet med text.
Nästa möte
- Styrelsen beslöt att flytta nästa styrelsemöte till den 23 februari klockan 18.30 på kontoret/via Google hangout.
Organisationsmedlemskap:
- Styrelsen beslöt att tillämpa årliga utvärderingar av medlemskap i andra organisationer. Detta förs in i riktlinjen Föreningens arbete.
Wikimedia Conference 14-17/5 i Berlin.
- Jan informerade.
Styrelseutbildning
- Holger tog upp två förslag till styrelseutbildningar.

Mötets avslutande

Mötet avslutades.