Mötesprotokoll/Protokoll 2014-12-08
Utseende
- Det här är ett protokoll för Wikimedia Sverige. Vid frågor kontakta Mattias Blomgren.
Justerat:
Ordförande Historiker (diskussion) 14 januari 2015 kl. 19.19 (CET)
Justeringsman MariaArneng (diskussion) 13 januari 2015 kl. 09.46 (CET)
- Tid
- 8 december 2014 klockan 18.30-21.50 på kontoret/via Google Hangout.
- Närvarande
Mattias Blomgren, Holger Motzkau, Maria Arneng, Arild Vågen, Kristina Berg, Bengt Oberger (fr o m Beslutsuppföljning), Jan Ainali (föredragande)
- Frånvarande
Harald Andersson, Ylva Petterson
INLEDNING
Mötets öppnande
- Mötet öppnades.
Val av justeringsman
- Maria Arneng valdes.
Anmärkningar från senaste mötesprotokollet
- 2014-11-08
- Inga anmärkningar togs upp.
Beslutsuppföljning
- Från styrelsemötet 2014-04-14
- Jan ska till styrelsemötet i juni se om något projekt lämpar sig för en internationell jämförelse.
- 2014-06-15: Styrelsen beslöt att följande projekt jämförs: Wiki Loves Monuments, Teknikpool och Utbildningsprogram.
- 2014-08-24: Påbörjat men ej klart. Identifierat var det finns. Skall användas i samband med WMF-ansökan.
- 2014-09-20: Görs efter FDC-ansökan, då jämförelsen inte har någon påverkan eller betydelse för ansökan.
- 2014-10-13 Planeras in i november, efter Q3 rapport.
- 2014-11-08: Planeras in i november, efter Q3 rapport. Samarbete med andra chapters har initierats, jämförelsetabeller på Meta planeras.
- 2014-12-08: Styrelsen såg fortfarande ett behov av att jämföra ett projekt med andra länder. Rapport önskas till mötet i februari 2015.
- Från styrelsemötet 2014-06-15
- Jan fick i uppdrag att se över backup-rutiner avseende elektroniska dokument inför framtiden.
- 2014-08-24: Kansliet har undersökt möjligheterna med att köpa tjänst eller egen server. Kansliet sätter upp en kravspecifikation så kontrollerar Holger om det kan lösas på Glesys och FS-data.
- 2014-09-20 Kravspec för backuprutiner har ej tagits fram än, planerat till efter FDC-ansökan.
- 2014-10-13 Arbete för genomgång av hela IT-miljön påbörjad.
- 2014-11-08: Pågår, möte ska planeras in med Holger och André.
- 2014-12-08: En funktionell specifikation har tagits fram. En backupstrategi har påbörjats. Kravspecifikation på Cloudminne och dess organisation behöver tas fram.
- Från styrelsemötet 2014-11-08
- Styrelsen beslöt att ge Jan i uppdrag att säkerställa att kompetens om den tekniska miljön sprids på fler personer, för att minska riskerna.
- 2014-12-08: Jan har diskuterat med André. Det uppdrogs åt Jan att ge André tid för att studera CiviCRM.
- Styrelsen gav Jan i uppdrag att hos Idea och revisorn undersöka hur andra ideella organisationer i samma storleksordning använder sig av styrelsens kassör och fyra-ögonprincip.
- 2014-12-08: Revisorn kommer på onsdag och då kommer frågan att tas upp. Jan har inte fått tag på rätt person hos Idea.
Rapportering från verksamhetschefen
- Förbereder arbete med LSH för nästa år.
- WMUK:s chef slutar, WMIT anställer.
- Internetkabel finns indragen till kontoret, men kontakten gick sönder i samband med renoveringen vid inflyttningen. Åtgärd kommer att ske.
Projekt/budget 2014
Budgetuppföljning
https://docs.google.com/spreadsheets/d/1pN_hzIK83aIxcLXc5qs-eOHl7wxjU_FPiwNe5MhIIN8/edit?usp=sharing
- Jan kollar med WMF om utväxling av reservpengar.
- Prognosen pekar på några tusentals kronor plus vid årsskiftet.
- Det bör undersökas hur finansiärer kan presenteras bättre på hemsidan, t.ex. med logotypen.
Ledningsrapporter för projekt
- Ledningsrapport 2014
- Ledningsrapporten gicks igenom.
Årsmöte 2015
- Datum för årsmötet fastställdes: Lördag 28 mars i Göteborg, styrelsemöte 29 mars.
- Jan letar efter lokal, ordförande och sekreterare, och informerar medlemmarna.
- Styrelsen beslöt att ge 100 kr i resesubvention till medlemmar som reser till årsmötet.
Personalfrågor
- Jan informerade att alla anställda nu har tecknat tillsvidareanställningar.
- Vidare informerades om utvecklingsanställning.
Övriga frågor
- Styrelsen beslöt att ansöka om medlemskap i Litteraturhuset i Göteborg för 1 000 kr/år.
- Styrelsen beslöt att ge Jan mandat att ansöka om medlemskap i Vetenskap & Allmänhet, med inriktning att utbyta medlemskap.
- Styrelsen beslöt att säga upp postboxen och få posten levererad till kontoret, vilket ger en besparing på arbetstid om en timme per vecka.
Mötets avslutande
- Nästa möte: 24 januari 10.30-17.00 på kontoret
- Mötet avslutades.