Föreningens arbete

Antagen av föreningens styrelse den 18 december 2019 per capsulam (se protokoll för beslut).

Arbets- och delegationsordning.

Denna sida är föreningens övergripande arbets- och delegationsordning som definierar hur föreningens arbete bedrivs. Föreningens övergripande mål att bedriva verksamheten är att vara så öppen som möjlig, utan att inskränka tredje parts intressen, och att ge så många som möjligt möjlighet att delta och påverka verksamheten. Övriga Regler, riktlinjer och policy finns sammanställda i prioritetsordning.

Styrelse

Se även 5 § Styrelse i föreningens stadgar.

Styrelsen är föreningens beslutande organ mellan årsmöten, och har övergripande ansvar för föreningen, föreningens verksamhet, och föreningens anställda. Styrelsen ansvarar för årsredovisning och lägger fram detta till årsmötet. Styrelsen är en kollegial sammanslutning vilket innebär att alla och envar har skyldighet att ta initiativ, driva verksamheten och säkra att goda beslut tas. I beslut är allas röster av lika värde, ordföranden har utslagsröst. För vissa uppgifter gäller dock speciella ansvar vilka beskrivs nedan. Ordföranden utses av årsmötet och övriga roller av styrelsen efter behov. Styrelsen beslutar om policyer, riktlinjer, strategier och projektbeskrivningar för större projekt. Kontinuerlig rapportering av utformningen av mindre projekt ska ske till styrelsen.

Ordförande

• Föreningens högsta officiella representant.
• Kallar till och leder styrelsemöten.
• Är verksamhetschefens överordnade.
• Har arbetsgivaransvar för verksamhetschefen.
• Styrelsens kontaktperson för verksamhetschefen.
• Ansvarar för att dynamiken i gruppen är bejakande för alla ledamöter i styrelsen.
• Hanterar attesteringar vid kassörens frånvaro och för det som rör kassören personligen.
• Ansvarar för att initiera dagordning för styrelsemöten.
• Ansvarar att följa upp beslut från tidigare styrelsemöten.

Kassör

• Tillfällig ersättare för ordföranden vid frånvaro.
• Ansvarar för att föreningens ekonomi och relaterade frågor hanteras korrekt och i enlighet med myndigheters krav, årsmötes beslut och god sed.
• Fokuserar inom styrelsen på ekonomiska frågor.
• Kontrollerar att föreningens in- och utbetalningar, bokföring, bokslut, redovisningar etc. sker korrekt.
• Sätter upp ekonomiska rutiner i samråd med verksamhetschefen och projektassistent.
• Hanterar attesteringar vid verksamhetschefens frånvaro och för det som rör ordföranden, styrelsen samt verksamhetschefen personligen.

Ledamöter

• Det åligger var och en att läsa e-post från styrelsen, hålla sig informerad om kommande möten och att själv lägga in sådana punkter i Nästa dagordning som man önskar ta upp.
• Ledamöter med tilldelade fokusområden ska bevaka och rapportera om det till övriga styrelsen och utgör mentorer gentemot verksamhetschefen och kanslipersonal inom dessa områden.
• Styrelsens HR-grupp ansvarar för anställning av ny verksamhetschef samt sköter löne- och kontraktsförhandling med verksamhetschefen.

Kansliet

Verksamhetschef

Övergripande

• Leder föreningens operativa arbete.
• Ansvarar för föreningens formella kontakter med myndigheter, banker och tredje part och undertecknar alla relaterade formella dokument och kontrakt.
• Är firmatecknare och har ansvar för att alla dokument handhas korrekt.
• Förbereder förslag till styrelsen för de behov som finns med anledning av den operativa verksamheten.
• Är ständigt adjungerad till styrelsemötena.

Verksamhet

• Ansvarar för att verksamhetsplanen genomförs enligt styrelsens direktiv.
• Är projektägare för föreningens projekt, och har ansvar för projektansökningar, genomförande, utvärderingar och rapporteringar gentemot tredje part.
• Fattar vid behov operativa beslut inom projekt.
• Rapporterar resultat och avvikelser från projekten samt den löpande verksamheten till styrelsen inför varje styrelsemöte.
• Ansvarar för utvärdering av projekt till styrelsen.
• Förbereder styrelsemöten och beslutsunderlag och ansvarar för verkställande av styrelsebeslut.
• Har ansvar för medlemsregistret och kommunikation med medlemmarna och Wikimediagemenskapen.
• Har ansvar för organisation av årsmötet.

Arbetsgivaransvar

• Har arbetsgivaransvar för föreningens anställda.
• Leder och fördelar arbetet för anställda.
• Har ansvar för rekrytering och anställning samt för framtagande av organisationsstruktur och bemanningsplan.
• Får självständigt anställa personal i enlighet med bemanningsplan.
• Hanterar arbetsmiljöfrågor, utvecklingssamtal, lönerevision etc., i enlighet med personalpolicy.
• Beviljar tjänsteresor.

Budgetansvar

• Disponerar föreningens resurser enligt årsmötets och styrelsens riktlinjer.
• Ansvarar för att föreningens in- och utbetalningar, bokföring, redovisningar etc. sker korrekt och enligt lag.
• Ansvarar för föreningens insamlingar och finansiering gentemot styrelsen.
• Fattar beslut vid utgifter upp till 100 000 kr.
• Godkänner utläggsbegäran, attesterar utbetalningar, redovisningar och bokföring till övriga anställda och tredje part.

Operativ chef 

Övergripande

• Stödjer verksamhetschefen i föreningens operativa arbete och rapporterar till verksamhetschefen.
• Sköter koordinering och planering av all teknisk verksamhet.
• Utvecklar rutiner och metoder för effektivare och regelmässig drift.
• Stödjer verksamhetschefen vid uppföljning och analys av måluppfyllelse.

Verksamhet

• Tar vid verksamhetschefens frånvaro över ansvar för verksamhetens drift.
• Ansvarar för att verksamhetsplanen genomförs enligt verksamhetschefens direktiv.
• Är integritetsansvarig.
• Säkerställer teknisk drift av föreningens system.
• Säkerställer att ledningsrapporter färdigställs inför styrelsemöten.

Arbetsgivararbete

• Stödjer verksamhetschefen vid rekrytering och anställning.
• Stödjer verksamhetschefen vid framtagande av organisationsstruktur och bemanningsplan.
• Operativa chefen har inte arbetsgivaransvar varför alla HR-frågor av icke-trivial karaktär tas över av styrelsens HR-utskott om verksamhetschefen inte är tillgänglig.

Budgetarbete

• Är huvudansvarig för att förbereda budgetdokument för verksamheten, vilket sker i nära samarbete med verksamhetschefen.
• Planerar, förbereder och följer upp ekonomisk dokumentation.

Projektassistent

• Löpande administration: dokumenthantering, diarieföring, posthantering, medlemsregister, inventarielista, samt att vid behov bistå med enklare ekonomisk hantering.
• Understödjer anlitad redovisningsbyrå (sedan Q4 2016 är detta OP Administration, OPAD) med löpande bokföring och annan ekonomisk hantering. Arbetsfördelning beskrivs i Ekonomiska rutiner.
• Inköp/beställning av material/tjänster till kontoret.
• Kontinuerlig genomgång och utvärdering av föreningens ekonomiska rutiner med syfte att utveckla, förenkla och effektivisera hanteringen.
• Övriga förekommande administrativa arbetsuppgifter.

Projektledare

• Utvecklar och underhåller projektbeskrivningar, målsättningar, uppskattar tidsåtgång, kostnader och kompetensbehov till verksamhetschefen.
• Ansvarar för ledning och uppföljning av beslutat leveransinnehåll, tidplan och budget.
• Rapporterar projektstatus till verksamhetschefen med överenskommen frekvens, normalt varje månad.
• Utvärderar projekterfarenheter att beakta i kommande verksamhet.
• Beslutar om och genomför inköp inom projekten upp till 5 000 SEK, på delegation av verksamhetschefen.

Styrelsemöten

Se även 6 § Styrelsesammanträde i föreningens stadgar.

Mötesordning

• Schemat för årets styrelsemöten görs på styrelsens första möte och publiceras på föreningens wiki.
• Mötena kan hållas på distans och det åligger ledamöterna att ha erforderlig utrustning för sin uppkoppling.
• Kallelser till möten skickas vanligtvis inte ut utan det åligger ledamöterna att hålla reda på mötestider som ska finnas publicerade föreningens wiki och finns länkat från Nästa dagordning. Tid ska ha beslutats senast vid det föregående mötet.
• Verksamhetschefen är ständigt adjungerad till styrelsemötena.

Dagordning

• Dagordning för nästa styrelsemöte ska ligga på Nästa dagordning. Varje ledamot som vill ta upp frågor åligger det att själv lägga in dessa punkter i dagordningen på lämplig plats och med länkar till relevant material till punkten.
• En dagordning ska av ordföranden upprättas senast fem dagar efter föregående möte och tillägg/ändringar bör undvikas senare än två dagar före själva mötet.
• Utöver styrelsens ledamöter äger verksamhetschefen rätt att föreslå punkter till dagordningen.

Mötesprotokoll

• Ska i normalfallet vara publika och läggas upp på wikin snarast efter genomförda möten.
• Av särskilda skäl kan vissa tillägg behöva protokollföras enbart internt.