Mötesprotokoll/Protokoll 2020-01-11

Det här är ett protokoll för Wikimedia Sverige. Vid frågor kontakta Mattias Blomgren.

Justerat:
Ordförande Historiker (diskussion) 13 januari 2020 kl. 19.14 (CET)[svara]
Justeringsman Kriber (diskussion)

Tid: Lördag 11 januari 2020 klockan 10.30–17.00 på kontoret.

Närvarande: Mattias Blomgren, Sven-Erik Jonsson, Kristina Berg, Bengt Oberger, Elza Dunkels, Sofie Jansson, Brit Stakston, John Andersson (föredragande)

Frånvarande: Göran Konstenius, Ylva Pettersson

Mötets öppnande

Mötet öppnades.

Val av justeringsman

Kristina Berg valdes.

Anmärkningar från senaste mötesprotokollet

2019-11-24
- Inga anmärkningar togs upp.

Beslutsuppföljning

Genomförande av krishanteringsövning bör planeras in. Ansvariga: Verksamhetschef och ordförande.
- 2017-05-27: Styrelsen diskuterade hur ett scenario skulle kunna simuleras. Mattias och John kontaktar övriga ordförande och verksamhetschefer och hör efter vilka erfarenheter som finns i andra föreningar.
- 2017-09-10: Punkten kvarstår. Offentlig konst-frågan har under sommaren varit en form av krishantering.
- 2018-01-20: Föreslogs att ta upp frågan framåt sommaren.
- 2018-03-17: Punkten kvarstår.
- 2018-04-15: Punkten kvarstår.
- 2018-05-26: Punkten kvarstår.
- 2018-09-22: Punkten kvarstår. Diskussion om krishantering har förts med WMF inför Wikimania.
- 2018-10-21: Punkten kvarstår.
- 2019-01-12: Punkten kvarstår.
- 2019-03-16: Punkten kvarstår.
- 2019-04-28: Kontakt med WMF:s krishanteringsteam inför Wikimania.
- 2019-10-05: Punkten kvarstår. Följande krishanteringsåtgärder noterade:
  - Hjärt- & lungräddning i samband med Wikimania för volontärer.
  - Trust & safety team hos WMF i samband med Wikimania. Ett dokument, som kan användas framöver togs fram.
  - Inga övningar i teamet på kansliet har genomförts.
  - Sammanställning över kontaktuppgifter till anhöriga till anställda framtagen.
- 2019-11-24: Punkten kvarstår.
- 2020-01-11: Punkten kvarstår.

Från styrelsemötet 2019-04-28

Styrelsen beslöt att John och Mattias tar fram en plan och prioritering för revidering av övriga policyer.

Projekt/budget 2019

Budgetuppföljning

Ekonomin ser bra ut. Viss underspendering har skett på grund av glapp i anställningar.

Ledningsrapporter för projekt

Ledningsrapport 2019
- Ingen genomgång gjordes.

Rapportering från verksamhetschefen

Nya ansökningar

Medlemskap i Giva Sverige inskickad.
Förmånstagare hos Svenska Postkodlotteriet. Mall för ansökan har ej publicerats än.
Hubben.
Möten i Bryssel med Europeiska kommissionen om Horizon Europe (100 miljarder euro) och Digital Europe (9,2 miljarder euro). Båda startar 2021. Målet var att påverka hur utlysningarna utformas.

Viktiga händelser

Årsmöte och Wikipediadag planeras. Fokus på Wikidata.
FindingGLAMs-kampanjen sker i februari 2020 efter projektförlängning till 29 februari.
Event på UNESCO förhoppningsvis i slutet på februari.
Uppladdningar av data om europeiska arkiv. 5 000 arkiv.
Wikipedia i biblioteken: Kurser på Digiteket färdiga. 10 event inplanerade, 5 grupper i två omgångar. Alla fullbokade (totalt 125 stycken deltagare)!
Uppladdning av biblioteksdata. 30 000 förbättringar på Wikidata.
Samarbeten med Biståndsorganisationer. RFSL, UNHCR.
Wikispeech-utvecklare på utbyte till WMDE i en vecka.
John i Bryssel i möten med Europesika kommissionen (se ovan).

Utveckling med WMF

Satsar stort.
Rekommendationer som skrivits samman kommer i närtid för påsyn till granskare (John är en).
Presentation på WMFs All hands i februari.
Presentation på Wikimedia Summit i Berlin i april.
Mål utarbetas.
Teknisk färdplan utarbetas.
Kartläggning av WMF kring vad som gjorts inom GLAM i Wikimediarörelsen.
Finansieringsmöjligheter identifieras och diskuteras.

Årsmötesplanering

Plats för årsmötet diskuterades.
Utlysning av Wikimedia-priset
- Styrelsen beslöt att utskick om nominering till Wikimediapriset skall göras via nyhetsbrevet, på Bybrunnen, bloggen, sociala medier och Wikipediapodden senast i mitten av februari. Nomineringar skall vara inne senast 10 mars, och beslut tas av styrelsen på styrelsemötet den 14 mars.
Verksamhetsinriktning och ekonomiska ramar är klara.
Bokslutsplan. Styrelsen skriver under årsredovisningen på mötet den 14 mars.
Motionstid
- Styrelsen beslöt att motioner till årsmötet skall vara inlämnade senast den 10 mars. Utskick med information om motionsperiod skickas ut senast i mitten av februari.
Offerter för revisor. Verksamhetschefen begär in offert.
Wikipedia-dagen
- Styrelsen beslöt att utskick om Wikipediadagen görs tillsammans med utskicket om Wikimediapriset, senast i mitten av februari. Tema för dagen blir Wikidata.
Uppföljning av beslut vid förra årsmötet och dess påverkan på årets årsmöte.
- Vid årsmötet 2019 beslöts att återremittera motionen om att delta i årsmötet på distans till styrelsen.
- Styrelsen konstaterade att utrustning för att sända mötet över nätet finns på plats.
- En diskussion om möjligheter för röstning via nätet fördes. Styrelsen beslöt att ge kansliet i uppgift att kontakta organisationer, som använt digitala lösningar för årsmötesomröstningar och återkomma med en redovisning av hur det fungerat, möjliga tekniska lösningar och hur tekniska problem kan hanteras.
- Styrelsen konstaterade att yttranderätt över nätet skulle kunna vara ett mellansteg, i det fall riskerna med digitala omröstningar skulle vara för stora.
Valberedningen hade skickat mejl inför nomineringsarbetet till styrelsen för att efterhöra om de ledamöter, vars mandatperiod går ut, ställer upp för omval. Styrelsen diskuterade kompetensbehov i kommande styrelse.

Wikimedias strategiarbete

John hade under rapporteringspunkten ovan informerat om det pågående strategiarbetet.
Styrelsen diskuterade om medlemsmöten där strategin kan tas upp. John återkommer med schema.

Föreningens medlemskap

Föreningen är medlem i några organisationer. Det har tidigare tagits styrelsebeslut om dessa medlemskap, och tanken var att regelbundet/årsvis följa upp om föreningen skall kvarstå. Det har dock inte gjorts tidigare, men bör göras nu. Tidigare beslut:
- Litteraturhuset i Göteborg och Vetenskap & Allmänhet 2014-12-08
- Fotosidan diskuterades 2012.
- Idea är arbetsgivarorganisationen
Styrelsen beslöt att kvarstå som medlemmar i Litteraturhuset i Göteborg, Vetenskap & Allmänhet och Idea.
John följer upp hur medlemskapet i Fotosidan används.
Till förteckningen över medlemskap skall läggas besluten om Giva Sverige och SweSoft, som togs 2019-11-24.
Årlig genomgång av medlemskapen läggs in som punkt i årscykeln.

Per capsulambeslut

Insamlingspolicy antagen enligt följande 2019-11-13.
Föreningens arbete uppdaterad enligt följande 2019-12-18.

Styrelseutbildningar

Fortbildning av styrelsen, social aktivitet styrelsen och anställda.
- Det finns intresse för det från såväl kansliet, som styrelsen. Det läggs in i årsplanen.
Sven-Erik redogjorde för diskussion med Grant Thornton om en utbildning. Sven-Erik skickar ut mejlet till styrelsen.
Sofie tog upp om workshop om värde och värdeskapande för föreningen, vilken hållits för styrelsen för Litteraturhuset och som tog ungefär tre timmar.
Kristina och John rapporterade från Stiftelsedagen, som arrangerades av Grant Thornton.

Personalfrågor

John rapporterade under punkten Rapportering från verksamhetschefen.

Övriga frågor

Erfarenhetsutbyte och lägerguide. Har vi tydliga svar på dessa frågor, eller har vi behov av förtydliganden och/eller beslut?
- Sofie redogjorde för bakgrunden.
- Styrelsen hade en ingående diskussion om frågan om det kan vara ett rimligt krav att personer som åker på läger ska vara medlemmar i Wikimedia Sverige. Ett problem har varit att många anmälda deltagare har lämnat återbud, vilket medfört mycket extraarbete för att finna ersättare.
- Styrelsen beslöt att projektledare kan få ställa krav på medlemskap i föreningen för deltagande i läger. Beslutet är inget principiellt beslut beträffande generellt krav på medlemskap för deltagande i föreningens arrangemang.
- John tar med sig övriga frågor till kansliet.

Mötets avslutande

Mötet avslutades.