Mötesprotokoll/Protokoll 2020-01-11

Det här är ett protokoll för Wikimedia Sverige. Vid frågor kontakta Mattias Blomgren.

Justerat:
Ordförande Historiker (diskussion) 13 januari 2020 kl. 19.14 (CET)
Justeringsman Kriber (diskussion)

Tid

Lördag 11 januari 2020 klockan 10.30–17.00 på kontoret.

Närvarande

Mattias Blomgren, Sven-Erik Jonsson, Kristina Berg, Bengt Oberger, Elza Dunkels, Sofie Jansson, Brit Stakston, John Andersson (föredragande)

Frånvarande

Göran Konstenius, Ylva Pettersson

Mötets öppnande

• Mötet öppnades.

Val av justeringsman

• Kristina Berg valdes.

Anmärkningar från senaste mötesprotokollet

• 2019-11-24
  • Inga anmärkningar togs upp.

Beslutsuppföljning

• Genomförande av krishanteringsövning bör planeras in. Ansvariga: Verksamhetschef och ordförande.
  • 2017-05-27: Styrelsen diskuterade hur ett scenario skulle kunna simuleras. Mattias och John kontaktar övriga ordförande och verksamhetschefer och hör efter vilka erfarenheter som finns i andra föreningar.
  • 2017-09-10: Punkten kvarstår. Offentlig konst-frågan har under sommaren varit en form av krishantering.
  • 2018-01-20: Föreslogs att ta upp frågan framåt sommaren.
  • 2018-03-17: Punkten kvarstår.
  • 2018-04-15: Punkten kvarstår.
  • 2018-05-26: Punkten kvarstår.
  • 2018-09-22: Punkten kvarstår. Diskussion om krishantering har förts med WMF inför Wikimania.
  • 2018-10-21: Punkten kvarstår.
  • 2019-01-12: Punkten kvarstår.
  • 2019-03-16: Punkten kvarstår.
  • 2019-04-28: Kontakt med WMF:s krishanteringsteam inför Wikimania.
  • 2019-10-05: Punkten kvarstår. Följande krishanteringsåtgärder noterade:
    • Hjärt- & lungräddning i samband med Wikimania för volontärer.
    • Trust & safety team hos WMF i samband med Wikimania. Ett dokument, som kan användas framöver togs fram.
    • Inga övningar i teamet på kansliet har genomförts.
    • Sammanställning över kontaktuppgifter till anhöriga till anställda framtagen.
  • 2019-11-24: Punkten kvarstår.
  • 2020-01-11: Punkten kvarstår.

Från styrelsemötet 2019-04-28

• Styrelsen beslöt att John och Mattias tar fram en plan och prioritering för revidering av övriga policyer.

Projekt/budget 2019

Budgetuppföljning

• Ekonomin ser bra ut. Viss underspendering har skett på grund av glapp i anställningar.

Ledningsrapporter för projekt

• Ledningsrapport 2019
  • Ingen genomgång gjordes.

Rapportering från verksamhetschefen

Nya ansökningar

• Medlemskap i Giva Sverige inskickad.
• Förmånstagare hos Svenska Postkodlotteriet. Mall för ansökan har ej publicerats än.
• Hubben.
• Möten i Bryssel med Europeiska kommissionen om Horizon Europe (100 miljarder euro) och Digital Europe (9,2 miljarder euro). Båda startar 2021. Målet var att påverka hur utlysningarna utformas.

Viktiga händelser

• Årsmöte och Wikipediadag planeras. Fokus på Wikidata.
• FindingGLAMs-kampanjen sker i februari 2020 efter projektförlängning till 29 februari.
• Event på UNESCO förhoppningsvis i slutet på februari.
• Uppladdningar av data om europeiska arkiv. 5 000 arkiv.
• Wikipedia i biblioteken: Kurser på Digiteket färdiga. 10 event inplanerade, 5 grupper i två omgångar. Alla fullbokade (totalt 125 stycken deltagare)!
• Uppladdning av biblioteksdata. 30 000 förbättringar på Wikidata.
• Samarbeten med Biståndsorganisationer. RFSL, UNHCR.
• Wikispeech-utvecklare på utbyte till WMDE i en vecka.
• John i Bryssel i möten med Europesika kommissionen (se ovan).

Utveckling med WMF

• Satsar stort.
• Rekommendationer som skrivits samman kommer i närtid för påsyn till granskare (John är en).
• Presentation på WMFs All hands i februari.
• Presentation på Wikimedia Summit i Berlin i april.
• Mål utarbetas.
• Teknisk färdplan utarbetas.
• Kartläggning av WMF kring vad som gjorts inom GLAM i Wikimediarörelsen.
• Finansieringsmöjligheter identifieras och diskuteras.

Årsmötesplanering

• Plats för årsmötet diskuterades.
• Utlysning av Wikimedia-priset
  • Styrelsen beslöt att utskick om nominering till Wikimediapriset skall göras via nyhetsbrevet, på Bybrunnen, bloggen, sociala medier och Wikipediapodden senast i mitten av februari. Nomineringar skall vara inne senast 10 mars, och beslut tas av styrelsen på styrelsemötet den 14 mars.
• Verksamhetsinriktning och ekonomiska ramar är klara.
• Bokslutsplan. Styrelsen skriver under årsredovisningen på mötet den 14 mars.
• Motionstid
  • Styrelsen beslöt att motioner till årsmötet skall vara inlämnade senast den 10 mars. Utskick med information om motionsperiod skickas ut senast i mitten av februari.
• Offerter för revisor. Verksamhetschefen begär in offert.
• Wikipedia-dagen
  • Styrelsen beslöt att utskick om Wikipediadagen görs tillsammans med utskicket om Wikimediapriset, senast i mitten av februari. Tema för dagen blir Wikidata.
• Uppföljning av beslut vid förra årsmötet och dess påverkan på årets årsmöte.
  • Vid årsmötet 2019 beslöts att återremittera motionen om att delta i årsmötet på distans till styrelsen.
  • Styrelsen konstaterade att utrustning för att sända mötet över nätet finns på plats.
  • En diskussion om möjligheter för röstning via nätet fördes. Styrelsen beslöt att ge kansliet i uppgift att kontakta organisationer, som använt digitala lösningar för årsmötesomröstningar och återkomma med en redovisning av hur det fungerat, möjliga tekniska lösningar och hur tekniska problem kan hanteras.
  • Styrelsen konstaterade att yttranderätt över nätet skulle kunna vara ett mellansteg, i det fall riskerna med digitala omröstningar skulle vara för stora.
• Valberedningen hade skickat mejl inför nomineringsarbetet till styrelsen för att efterhöra om de ledamöter, vars mandatperiod går ut, ställer upp för omval. Styrelsen diskuterade kompetensbehov i kommande styrelse.

Wikimedias strategiarbete

• John hade under rapporteringspunkten ovan informerat om det pågående strategiarbetet.
• Styrelsen diskuterade om medlemsmöten där strategin kan tas upp. John återkommer med schema.

Föreningens medlemskap

• Föreningen är medlem i några organisationer. Det har tidigare tagits styrelsebeslut om dessa medlemskap, och tanken var att regelbundet/årsvis följa upp om föreningen skall kvarstå. Det har dock inte gjorts tidigare, men bör göras nu. Tidigare beslut:
  • Litteraturhuset i Göteborg och Vetenskap & Allmänhet 2014-12-08
  • Fotosidan diskuterades 2012.
  • Idea är arbetsgivarorganisationen
• Styrelsen beslöt att kvarstå som medlemmar i Litteraturhuset i Göteborg, Vetenskap & Allmänhet och Idea.
• John följer upp hur medlemskapet i Fotosidan används.
• Till förteckningen över medlemskap skall läggas besluten om Giva Sverige och SweSoft, som togs 2019-11-24.
• Årlig genomgång av medlemskapen läggs in som punkt i årscykeln.

Per capsulambeslut

• Insamlingspolicy antagen enligt följande 2019-11-13.
• Föreningens arbete uppdaterad enligt följande 2019-12-18.

Styrelseutbildningar

• Fortbildning av styrelsen, social aktivitet styrelsen och anställda.
  • Det finns intresse för det från såväl kansliet, som styrelsen. Det läggs in i årsplanen.
• Sven-Erik redogjorde för diskussion med Grant Thornton om en utbildning. Sven-Erik skickar ut mejlet till styrelsen.
• Sofie tog upp om workshop om värde och värdeskapande för föreningen, vilken hållits för styrelsen för Litteraturhuset och som tog ungefär tre timmar.
• Kristina och John rapporterade från Stiftelsedagen, som arrangerades av Grant Thornton.

Personalfrågor

• John rapporterade under punkten Rapportering från verksamhetschefen.

Övriga frågor

• Erfarenhetsutbyte och lägerguide. Har vi tydliga svar på dessa frågor, eller har vi behov av förtydliganden och/eller beslut?
  • Sofie redogjorde för bakgrunden.
  • Styrelsen hade en ingående diskussion om frågan om det kan vara ett rimligt krav att personer som åker på läger ska vara medlemmar i Wikimedia Sverige. Ett problem har varit att många anmälda deltagare har lämnat återbud, vilket medfört mycket extraarbete för att finna ersättare.
  • Styrelsen beslöt att projektledare kan få ställa krav på medlemskap i föreningen för deltagande i läger. Beslutet är inget principiellt beslut beträffande generellt krav på medlemskap för deltagande i föreningens arrangemang.
  • John tar med sig övriga frågor till kansliet.

Mötets avslutande

• Mötet avslutades.