Årscykel

Från Wikimedia
Hoppa till navigering Hoppa till sök

Årscykeln beskriver hur föreningens och styrelsens arbete är planerat över året.

Bakgrund och syfte

Föreningens arbete är fördelat mellan kansliet och styrelsen, där det dagliga operativa arbetet bedrivs av kansliet under ledning av verksamhetschefen, medan styrelsen arbetar med de strategiska frågorna och ger verksamhetschefen direktiv för arbetets ledning. Arbets- och delegationsordningen beskrivs i dokumentet Föreningens arbete.

Sedan några år tillbaka har det vid styrelsens konstituerande möte efter årsmötet fastställts en mötesplan, den nu gällande för verksamhetsåret 2017, i vilken huvudsakliga beslutspunkter anges för respektive möte.

Föreningens verksamhet är till vissa delar cyklisk, med årligen återkommande arbeten med årsmöte, budget, verksamhetsplan, FDC-ansökan med mera. För att underlätta arbetet för styrelsen och kansliet har denna årscykel tagits fram.

Aktiviteter

Månad Aktivitet Agendapunkter styrelsemöte Kommentar
April
  • Årsmöte
  • Konstituerande styrelsemöte
  • Finansiell rapport till FDC
  • Löneförhandling med all personal
  • Fastställande av mötesplan för verksamhetsåret, inklusive nästa ordinarie årsmöte och ort för detta.
  • Genomgång av Regler, riktlinjer och policy
  • Inplanering av social aktivitet för styrelse och anställda under året
  • För den finansiella rapporten till FDC behövs både den signerade versionen av förvaltningsberättelsen som förberetts inför årsmötet, samt en engelsk översättning av den
Maj
  • Utvärdering av högsta tjänstemans prestation görs av HR-utskott och ordförande i samband med utvecklings/lönesamtal
  • Senast sista maj ska rapportpaket och andra dokument in till Svensk Insamlingskontroll. Se mer längst ned på sidan om 90-konto
  • Brandövning på kontoret
  • HLR-övning vartannat år
  • Rapportpaket till Svensk insamlingskontroll, senast 31 maj
  • Finansieringsfrågor/strategi
  • Vision
  • Budgetinriktning inför Letter of Intent till FDC (ej 2017)
  • Medlemsvärvning
  • Rapportering av arbetsmiljöarbete enligt Arbetsmiljöpolicy
  • Anställda och styrelse träffas på styrelsemötet - agendapunkt
  • Informationspunkt: HR-utskott meddelar vilket datum lönesamtal med verksamhetschef hölls, och redovisar till styrelsen beslut om ny lön
  • Styrelsen ansvarar för den strategiska finansieringsplanen. (Frågan diskuteras på styrelsemötet i januari 2017.)
  • En plan för medlemsvärvning bör läggas upp i början av året
  • Utvärdering av högsta tjänstemannen görs i förhållande till instruktion och till förenings mål
Juni
  • Letter of Intent till FDC
  • Mångfaldsrapport för kvartal 1 och 2 publiceras
  • Förnyelse 90-konto till Svensk insamlingskontroll 15 juni (ej tidigare)
Juli
  • Rapportering till FDC
  • I juli hålls inget styrelsemöte
Augusti
  • Medlemsmöte
  • Verksamhetsplan och budget
  • Verksamhetsplan och budget
  • Vid 2-årig FDC-ansökan görs uppföljning av första årets verksamhetsplan och budget de år ingen ansökan lämnas in
  • Styrelsen granskar utfall av intäkter och kostnader. I protokoll redovisas även de två senaste tillfällena för granskning av utfall
  • Vissa år ingår även uppdatering av föreningens strategi. Den nuvarande fastställdes på årsmötet 2016.
September
  • Arbete med FDC-ansökan
  • Effektrapport tillgänglig via wikimedia.se, senast 30 september
  • Fastställande av FDC-ansökan
Länk till effektrapport och självdiagnos skickas till Giva Sverige när rapport är uppe.
Oktober
  • Integritetsrensning
  • Skicka ut enkäter om arbetsmiljön (stress)
  • Utvecklingssamtal med alla medarbetare
November
  • Mångfaldsrapport för kvartal 3 och 4 publiceras
  • Verksamhetsinriktning och ekonomiska ramar inklusive argumentation
  • Genomgång av styrelsen av föreningens medlemskap i andra organisationer
  • Genomföra en riskanalys för föreningens arbete
  • Föreningens förbättringsarbete
  • Utvärdering av hur styrelsens och föreningens arbete kan förbättras
December
  • Uppföljning av projektens måluppfyllnad vid verksamhetsårets slut
  • Kontrollera om några uppgifter behöver uppdateras för försäkringarna hos Folksam, Trygg-Hansa eller Gefvert i samband med att de fakturerar
  • Uppdatera anhöriglista för anställda och styrelse
  • Aktivera Checklista för årsmöte
  • Ta ställning till riskanalys och redovisa i protokoll att detta är gjort
  • Anställda bekräftar att ingen förändring skett eller uppdaterar informationen i anhöriglistan.
Januari
  • Budget/uppföljning
  • Styrelsen godkänner en årlig budget
  • Årsmötesplanering
  • Utlysning av Wikimedia-priset, fastställ nomineringsperiod
  • Verksamhetsinriktning och ekonomiska ramar
  • Följa upp och utvärdera föreningens måluppfyllelse. Beslutspunkt: vid behov ta beslut om förändring av målsättning och/eller aktiviteter
Februari
  • Bokslutsarbete
  • Årsredovisning
  • Verksamhetsberättelse
  • Årsmötesplanering
  • Utlysning av Wikimediapriset
Mars
  • Rapportering till FDC
  • Kontakter med företag om företagssponsring
  • Uppdatera inventarielistan och skicka den nya listan till försäkringsbolaget
  • Utse Wikimedia-pristagare
  • Styrelsen granskar utfall av intäkter och kostnader. I protokoll redovisas även de två senaste tillfällena för granskning av utfall