Årscykeln beskriver hur föreningens och styrelsens arbete är planerat över året.
Bakgrund och syfte
Föreningens arbete är fördelat mellan kansliet och styrelsen, där det dagliga operativa arbetet bedrivs av kansliet under ledning av verksamhetschefen, medan styrelsen arbetar med de strategiska frågorna och ger verksamhetschefen direktiv för arbetets ledning. Arbets- och delegationsordningen beskrivs i dokumentet Föreningens arbete.
Sedan några år tillbaka har det vid styrelsens konstituerande möte efter årsmötet fastställts en mötesplan, den nu gällande för verksamhetsåret 2017, i vilken huvudsakliga beslutspunkter anges för respektive möte.
Föreningens verksamhet är till vissa delar cyklisk, med årligen återkommande arbeten med årsmöte, budget, verksamhetsplan, FDC-ansökan med mera. För att underlätta arbetet för styrelsen och kansliet har denna årscykel tagits fram.
Aktiviteter
Månad
Aktivitet
Agendapunkter styrelsemöte
Kommentar
April
I början av månaden skicka in Insamlingsstatistik (via mejl Giva Sverige)
Inplanering av social aktivitet för styrelse och anställda under året
För den finansiella rapporten till Wikimedia Foundation behövs både den signerade versionen av förvaltningsberättelsen som förberetts inför årsmötet, samt en engelsk översättning av den
Maj
Utvärdering av högsta tjänstemans prestation görs av HR-utskott och ordförande i samband med utvecklings/lönesamtal
Senast sista maj ska rapportpaket och andra dokument in till Svensk Insamlingskontroll. Se mer längst ned på sidan om 90-konto
Förnyelse 90-konto ska skickas in till Svensk insamlingskontroll senast några veckor innan giltighetstiden för kontot löper ut. Nuvarande löper ut 20230630. Deadline för förnyelse ligger vanligtvis två veckor innan giltighetstids slut. Brev med exakt datum skickas till kontaktperson under våren, och datum med deadline uppdateras under kommentarer här när brev kommit in.
Lägg även till datum för ny beviljad period när Svensk insamlingskontroll har beviljat förlängningen (skickas via brev).
Sista datum för inskick av förnyelse är 15 juni 2023.
Ta ställning till riskanalys och redovisa i protokoll att detta är gjort
Utvärdering av hur styrelsens och föreningens arbete kan förbättras
December
Uppföljning av projektens måluppfyllnad vid verksamhetsårets slut
Uppdatera sammanställningen av föreningens försäkringar. Kontrollera om några uppgifter behöver uppdateras för försäkringarna hos Folksam, Trygg-Hansa eller Gefvert i samband med att de fakturerar