Årscykel

Årscykeln beskriver hur föreningens och styrelsens arbete är planerat över året.

Bakgrund och syfte

Föreningens arbete är fördelat mellan kansliet och styrelsen, där det dagliga operativa arbetet bedrivs av kansliet under ledning av verksamhetschefen, medan styrelsen arbetar med de strategiska frågorna och ger verksamhetschefen direktiv för arbetets ledning. Arbets- och delegationsordningen beskrivs i dokumentet Föreningens arbete.

Sedan några år tillbaka har det vid styrelsens konstituerande möte efter årsmötet fastställts en mötesplan, den nu gällande för verksamhetsåret 2017, i vilken huvudsakliga beslutspunkter anges för respektive möte.

Föreningens verksamhet är till vissa delar cyklisk, med årligen återkommande arbeten med årsmöte, budget, verksamhetsplan, FDC-ansökan med mera. För att underlätta arbetet för styrelsen och kansliet har denna årscykel tagits fram.

Aktiviteter

Månad	Aktivitet	Agendapunkter styrelsemöte	Kommentar
April	I början av månaden skicka in Insamlingsstatistik (via mejl Giva Sverige) Årsmöte Konstituerande styrelsemöte Finansiell rapport till Wikimedia Foundation Löneförhandling med all personal	Fastställande av mötesplan för verksamhetsåret, inklusive nästa ordinarie årsmöte och ort för detta. Genomgång av Regler, riktlinjer och policy Inplanering av social aktivitet för styrelse och anställda under året	För den finansiella rapporten till Wikimedia Foundation behövs både den signerade versionen av förvaltningsberättelsen som förberetts inför årsmötet, samt en engelsk översättning av den
Maj	Utvärdering av högsta tjänstemans prestation görs av HR-utskott och ordförande i samband med utvecklings/lönesamtal Senast sista maj ska rapportpaket och andra dokument in till Svensk Insamlingskontroll. Se mer längst ned på sidan om 90-konto Brandövning på kontoret HLR-övning vartannat år Rapportpaket till Svensk insamlingskontroll, senast 31 maj Genomgång av OSA och planering för andra halvan av året	Finansieringsfrågor/strategi Vision Medlemsvärvning Rapportering av arbetsmiljöarbete enligt Arbetsmiljöpolicy Anställda och styrelse träffas på styrelsemötet – agendapunkt Informationspunkt: HR-utskott meddelar vilket datum lönesamtal med verksamhetschef hölls, och redovisar till styrelsen beslut om ny lön	Styrelsen ansvarar för den strategiska finansieringsplanen. (Frågan diskuteras på styrelsemötet i januari 2017.) En plan för medlemsvärvning bör läggas upp i början av året Utvärdering av högsta tjänstemannen görs i förhållande till instruktion och till förenings mål
Juni	Letter of Intent till Wikimedia Community Grant (WCG) (ej 2022–2024) Mångfaldsrapport för kvartal 1 och 2 publiceras Förnyelse 90-konto till Svensk insamlingskontroll 15 juni (ej tidigare)
Juli			I juli hålls inget styrelsemöte
Augusti	Medlemsmöte Verksamhetsplan och budget	Verksamhetsplan och budget Vid treårig WCG-ansökan görs uppföljning av första årets verksamhetsplan och budget de år ingen ansökan lämnas in Styrelsen granskar utfall av intäkter och kostnader. I protokoll redovisas även de två senaste tillfällena för granskning av utfall	Vissa år ingår även uppdatering av föreningens strategi. Den nuvarande fastställdes på årsmötet 2021.
September	Arbete med WCG-ansökan (ej 2022–2024) Effektrapport tillgänglig via wikimedia.se, senast 30 september	Fastställande av WCG-ansökan (ej 2022–2024)	Länk till effektrapport och självdiagnos skickas till Giva Sverige när rapport är uppe.
Oktober	Integritetsrensning Skicka ut enkäter om arbetsmiljön (stress) Utvecklingssamtal med alla medarbetare Genomgång av OSA med alla medarbetare
November	Mångfaldsrapport för kvartal 3 och 4 publiceras Verksamhetsinriktning och ekonomiska ramar inklusive argumentation Genomgång av styrelsen av föreningens medlemskap i andra organisationer Genomföra en riskanalys för föreningens arbete	Föreningens förbättringsarbete	Utvärdering av hur styrelsens och föreningens arbete kan förbättras
December	Uppföljning av projektens måluppfyllnad vid verksamhetsårets slut Kontrollera om några uppgifter behöver uppdateras för försäkringarna hos Folksam, Trygg-Hansa eller Gefvert i samband med att de fakturerar Uppdatera anhöriglista för anställda och styrelse Aktivera Checklista för årsmöte	Ta ställning till riskanalys och redovisa i protokoll att detta är gjort	Anställda bekräftar att ingen förändring skett eller uppdaterar informationen i anhöriglistan.
Januari	Bokslutsarbete Budget/uppföljning Offerter för revisor Uppdatera statistik för användning av föregående års uppladdningar Städa upp på Phabricator Vid behov revidera ekonomiska rutiner	Budget/uppföljning Styrelsen godkänner en årlig budget Årsmötesplanering Utlysning av Wikimedia-priset, fastställ nomineringsperiod Verksamhetsinriktning och ekonomiska ramar Följa upp och utvärdera föreningens måluppfyllelse. Beslutspunkt: vid behov ta beslut om förändring av målsättning och/eller aktiviteter
Februari	Bokslutsarbete Årsredovisning Verksamhetsberättelse Årsmötesplanering Utlysning av Wikimediapriset Rapportering till WCG inskickad den 15 februari Finansiell rapportering till WCG inskickad 28 februari
Mars	Kontakter med företag om företagssponsring Uppdatera inventarielistan och skicka den nya listan till försäkringsbolaget Förbereda insamlingsstatistik att Skicka till Giva Sverige (instruktioner kommer via mejl – oftast till verksamhetschef eller organisationsassistent).	Utse Wikimedia-pristagare Styrelsen granskar utfall av intäkter och kostnader. I protokoll redovisas även de två senaste tillfällena för granskning av utfall