Årscykel

Årscykeln beskriver hur föreningens och styrelsens arbete är planerat över året.

Bakgrund och syfte

Föreningens arbete är fördelat mellan kansliet och styrelsen, där det dagliga operativa arbetet bedrivs av kansliet under ledning av verksamhetschefen, medan styrelsen arbetar med de strategiska frågorna och ger verksamhetschefen direktiv för arbetets ledning. Arbets- och delegationsordningen beskrivs i dokumentet Föreningens arbete.

Sedan några år tillbaka har det vid styrelsens konstituerande möte efter årsmötet fastställts en mötesplan, den nu gällande för verksamhetsåret 2017, i vilken huvudsakliga beslutspunkter anges för respektive möte.

Föreningens verksamhet är till vissa delar cyklisk, med årligen återkommande arbeten med årsmöte, budget, verksamhetsplan, FDC-ansökan med mera. För att underlätta arbetet för styrelsen och kansliet har denna årscykel tagits fram.

Aktiviteter

Månad	Aktivitet	Agendapunkter styrelsemöte	Kommentar
April	I början av månaden skicka in Insamlingsstatistik (via mejl Giva Sverige) Årsmöte Konstituerande styrelsemöte Finansiell rapport till Wikimedia Foundation Löneförhandling/-justering med all personal	Fastställande av mötesplan för verksamhetsåret, inklusive nästa ordinarie årsmöte och ort för detta. Genomgång av Regler, riktlinjer och policy Inplanering av social aktivitet för styrelse och anställda under året	För den finansiella rapporten till Wikimedia Foundation behövs både den signerade versionen av förvaltningsberättelsen som förberetts inför årsmötet, samt en engelsk översättning av den
Maj	Utvärdering av högsta tjänstemans prestation görs av HR-utskott och ordförande i samband med utvecklings/lönesamtal Senast sista maj ska rapportpaket och andra dokument in till Svensk Insamlingskontroll. Se mer längst ned på sidan om 90-konto Brandövning på kontoret HLR-övning vartannat år Rapportpaket till Svensk insamlingskontroll, senast 31 maj Genomgång av OSA och planering för andra halvan av året Ändringsanmälan 90-konto	Finansieringsfrågor/strategi Vision Medlemsvärvning Rapportering av arbetsmiljöarbete enligt Arbetsmiljöpolicy Anställda och styrelse träffas på styrelsemötet – agendapunkt Informationspunkt: HR-utskott meddelar vilket datum lönesamtal med verksamhetschef hölls, och redovisar beslut om ny lön till styrelsen	Styrelsen ansvarar för den strategiska finansieringsplanen. (Frågan diskuteras på styrelsemötet i januari 2017.) En plan för medlemsvärvning bör läggas upp i början av året Utvärdering av högsta tjänstemannen görs i förhållande till instruktion och till föreningens mål
Juni	Letter of Intent till Wikimedia Community Grant (WCG) (ej 2022–2024) Mångfaldsrapport publiceras Så snart årsmötesprotokoll är signerat ska ändringsanmälan skickas in till Svensk Insamlingskontroll. Se instruktioner här (PDF)
Juli			I juli hålls inget styrelsemöte
Augusti	Medlemsmöte Verksamhetsplan och budget Mångfaldsrapport publiceras	Vid treårig WCG-ansökan görs uppföljning av första årets verksamhetsplan och budget de år ingen ansökan lämnas in	Vissa år ingår även uppdatering av föreningens strategi. Den nuvarande fastställdes på årsmötet 2021.
September	Arbete med WCG-ansökan (ej 2022–2024) Effektrapport tillgänglig via wikimedia.se, senast 30 september	Fastställande av WCG-ansökan (ej 2022–2024) Verksamhetsplan och budget (inledande diskussion) Mångfaldsrapport presenteras Styrelsen granskar utfall av intäkter och kostnader. I protokoll redovisas även de två senaste tillfällena för granskning av utfall. Styrelsen följer upp och utvärderar organisationens måluppfyllelse och vid behov fattas beslut om förändring av målsättning och/eller aktiviteter. I protokoll redovisas både om en uppföljning och en utvärdering har gjorts (eller ej).	Länk till effektrapport och självdiagnos skickas till Giva Sverige när rapport är uppe.
Oktober	Integritetsrensning Skicka ut enkäter om arbetsmiljön (stress) Utvecklingssamtal med alla medarbetare Genomgång av OSA med alla medarbetare Genomföra en riskanalys för föreningens arbete
November	Verksamhetsinriktning och ekonomiska ramar inklusive argumentation	Föreningens förbättringsarbete Verksamhetsplan och budget (genomgång) Genomgång av styrelsen av föreningens medlemskap i andra organisationer Ta ställning till riskanalys och redovisa i protokoll att detta är gjort	Utvärdering av hur styrelsens och föreningens arbete kan förbättras
December	Uppföljning av projektens måluppfyllnad vid verksamhetsårets slut Uppdatera sammanställningen av föreningens försäkringar. Kontrollera om några uppgifter behöver uppdateras för försäkringarna hos Folksam, Trygg-Hansa eller Gefvert i samband med att de fakturerar Förnyelse av 90-konto ska skickas in till Svensk insamlingskontroll senast några veckor innan giltighetstiden för kontot löper ut. Nuvarande löper ut 2024-12-31. Deadline för förnyelse är vanligtvis två veckor innan giltighetstidens slut. Brev med exakt datum skickas till kontaktperson under våren, och datum med deadline uppdateras under kommentarer här, när brev kommit in. Lägg även till datum för ny beviljad period när Svensk insamlingskontroll har beviljat förlängningen (skickas via brev). Uppdatera anhöriglista för anställda och styrelse Aktivera Checklista för årsmöte		Anställda bekräftar att ingen förändring skett eller uppdaterar informationen i anhöriglistan.
Januari	Budget/uppföljning Offerter för revisor Uppdatera statistik för användning av föregående års uppladdningar Städa upp på Phabricator Vid behov revidera ekonomiska rutiner Slutrapporter för projekten som avslutats i december Projekt- och årssidor sätts upp på föreningswikin av Nyårsbot	Budget/uppföljning Styrelsen godkänner en årlig budget Årsmötesplanering (motionsdatum) Utlysning av Wikimediapriset, fastställ nomineringsperiod Verksamhetsinriktning och ekonomiska ramar Följa upp och utvärdera föreningens måluppfyllelse. Beslutspunkt: vid behov ta beslut om förändring av målsättning och/eller aktiviteter
Februari	Bokslutsarbete Förvaltningsberättelse Årsredovisning Verksamhetsberättelse Årsmötesplanering Utlysning av Wikimediapriset Rapportering till WCG inskickad den 15 februari Finansiell rapportering till WCG inskickad 28 februari
Mars	Kontakter med företag om företagssponsring Uppdatera inventarielistan och skicka den nya listan till försäkringsbolaget Förbereda insamlingsstatistik att Skicka till Giva Sverige (instruktioner kommer via mejl – oftast till verksamhetschef eller organisationsassistent).	Utse Wikimedia-pristagare Styrelsen granskar utfall av intäkter och kostnader. I protokoll redovisas även de två senaste tillfällena för granskning av utfall Styrelsen följer upp och utvärderar organisationens måluppfyllelse och vid behov fattas beslut om förändring av målsättning och/eller aktiviteter. I protokoll redovisas både om en uppföljning och en utvärdering har gjorts (eller ej). Rapportering om efterlevnad av placeringspolicyn och eventuellt fatta beslut om försäljning av värdepapper.