Arbetsmiljöpolicy
Policy för arbete med arbetsmiljö för Wikimedia Sverige
Bakgrund
Ansvaret för arbetsmiljö ligger på styrelsen. Styrelsen kan dock avlasta sig stor del av detta ansvar genom att fördela uppgifter om arbetsmiljö till verksamhetschef, det vill säga det som oftast – men ej i lagtexten – kallas delegation. Verksamhetschefen kan returnera uppgift till styrelsen genom skrivelse, i den mån han/hon inte anser sig ha fått resurser att genomföra uppgift. Därmed är ansvaret tillbaka till styrelsen i den frågan.
Arbetsmiljöfrågor är avsedda att hanteras i samverkan mellan arbetsgivare och arbetstagare, varvid arbetstagarna förutses i en organisation med minst fem anställda som i Wikimedia Sveriges fall företrädas av ett av de anställda utsett skyddsombud. Skyddsombud utses vid Wikimedia Sverige av den lokala klubben för Unionen, om och när en sådan bildas, men i dagsläget direkt av de anställda gemensamt. (Det är en rätt och inte en skyldighet för de anställda att utse skyddsombud.) Förekomsten av ett skyddsombud påverkar inte styrelsens/arbetsgivarens ansvar i arbetsmiljöfrågor.
Avsikt med dokumentet
Avsikten är att dokumentera föreningens hantering av arbetsmiljöfrågor vad avser mål, uppgiftsfördelning och genomförande.
Definitioner
- Med skyddsombud avses av de anställda genom fackklubb eller, så länge fackklubb inte finns på arbetsplatsen, av de anställda på annat sätt utsett skyddsombud.
- Med verksamhetschef avses tjänsten som högste exekutive chef inom föreningen.
- Med fördelning av uppgifter avses skriftligt dokumenterade arbetsuppgifter i detta dokument, eller av styrelsen på annat sätt beslutade fördelade uppgifter.
- Med arbetsskydd avses såväl fysiska frågor (som till exempel ergonomi och brandskydd) som psykosociala frågor (som till exempel risk för utbränning och mobbning).
- Med arbetstagare avses personer för vilka verksamhetschefen leder och fördelar arbetet och som för ersättning för detta utöver mer symbolisk ersättning. Det bör dock observeras att arbetsskyddet också i väsentliga avseenden (som till exempel arbetsplatsens ergonomi och psykosociala frågor) också omfattar andra personer än arbetstagare som av föreningen givits möjlighet att arbeta på kontoret för att fullgöra arbetsuppgifter för föreningen.
Mål
- Arbetsmiljön på föreningens kontor och vid arbete i övrigt för föreningen ska vara sådan att risken för olyckor och andra skador är låg för arbetstagare, samt för andra personer i deras arbete för föreningen.
- Föreningen ska bedriva ett systematiskt arbete för att uppnå detta mål, varav denna policy är en del.
Vissa policyfrågor
- Föreningens lokaler ska vara en plats som är fri från droger.
- Ordföranden eller verksamhetschefen har rätt att tillåta att alkohol förtärs i lokalerna. Sådana tillfällen kan vara arrangemang med inbjudna utomstående eller interna fester inom föreningen eller personalfester.
- Föreningens lokaler skall vara rökfria utan undantag.
- Föreningens lokaler skall så långt detta är praktiskt rimligt utnyttjas och möbleras för att minska problem för allergiker, inklusive besökande allergiker.
- Särskild prövning ska ske i varje enskilt fall med avseende på risk i arbetsskyddsfrågor som dessa utsätts för och för vilken föreningen eller person inom föreningen bär ansvar, innan minderåriga engageras inom verksamheten.
Fördelning av uppgifter (delegation)
- Det åligger verksamhetschefen att genomföra ett systematiskt arbetsmiljöarbete, innebärande
- att risker identifieras och bedöms,
- att beslut fattas om eventuella åtgärder för att ta bort eller reducera risker,
- att det tillses att åtgärder vidtas direkt eller noteras i en åtgärdsplan, samt
- att uppföljning av genomförda åtgärder och åtgärdsplan görs.
- Identifiering och bedömning av risker görs initialt två gånger efter inflyttning i de nya kontorslokalerna första halvåret 2013, därefter minst en gång per år under första halvåret och före årlig återrapportering till styrelsen enligt nedan.
- Identifiering och bedömning av fysiska risker kan företrädesvis ske genom skyddsrond tillsammans med skyddsombud.
- Identifiering och bedömning av psykosociala risker bör ske löpande och kontrolleras genom årliga medarbetarsamtal
- Bedömning av risker sker och dokumenteras företrädesvis enligt en matris med axlarna konsekvens av risken respektive sannolikhet för konsekvensen.
- Beträffande åtgärder, skall förutom direkta åtgärder, övervägas behov av information och instruktioner, samt av behov av att påverka kulturen på arbetsplatsen.
- Verksamhetschefen tar själv beslut beträffande inhämtande av erforderlig kunskap för att hantera arbetsmiljöfrågor, eller gör detta i samråd med ordföranden om det avser en större resursinsats.
- Verksamhetschefen ska vid upprättande av årlig budget uppmärksamma behov av resurser för att genomföra arbetsmiljöåtgärder.
Återrapportering av verksamhetschef till styrelse
- Verksamhetschefen rapporterar till styrelsen en gång per år om aktuell situation beträffande arbetsmiljö och erfarenheter från det gångna året. Denna rapportering sker vid något av de närmaste sammanträdena efter det att en ny styrelse valts vid ordinarie föreningsstämma. Rapporten kan vara skriftlig eller muntlig eller en kombination av skriftlig och muntlig rapportering.
- Verksamhetschef rapporterar utöver detta till styrelsen i viss fråga vid behov eller efter särskild begäran av styrelsen.