Detta är en minneslista för vad som man kan behöva tänkas på för att ordna ett årsmöte. "Årsmöte skall hållas årligen, innan april månads utgång." Skapa den här checklistan genom att lägga {{subst::Checklista för årsmöte}} (med två kolon) på Årsmöte XXXX/Checklista och bocka av punkterna där när de genomförts.
Skicka ut kallelse till årsmötet till alla medlemmar. Kallelsen ska innehålla uppgifter om tid och plats för mötet, samt om möteshandlingar. Om Wikipediadagen hålls i samband med årsmötet, skicka även med information om den.
Börja samordna resor.
Kontakta volontärer.
Fyra veckor innan
Uppgift
Ansvarig
Klart
Resultat
Revisorerna ska senast fyra veckor före årsmötet av styrelsen få tillgång till samtliga handlingar som skall ligga till grund för revisionsberättelsen.
Verksamhetschef
Koordinera utskick kring Wikimediapriset, årsmötet och Wikipediadagen i sociala kanaler.
Kontrollera de tekniska förutsättningarna i lokalen (mikrofoner, streaming och så vidare).
En vecka innan
Uppgift
Ansvarig
Klart
Resultat
Påminn revisorerna om revisionsberättelsen
Verksamhetschef
Påminn valberedningen om förslag
Verksamhetschef
Catering
Förslag till plats för träff före/efter årsmötet
Offentliggör adressen som det kommer att videostreamas ifrån
Förbered en utvärdering, så den är redo att skickas ut efter årsmötet
Förbered kommunikation runt årsmötet och Wikipediadagen, både under dagen och efter dagen.
Gör ett körschema för dagen och håll ett möte med alla inblandade och gå igenom det.
Dagen innan
Uppgift
Ansvarig
Klart
Resultat
Säkerställ att medlemshanteringssystemet går att använda i lokalen för årsmötet
Skriva ut möteshandlingar till mötespresidiet och funktionärer
Färdigställa nödvändiga presentationer, kopiera alla dokument som kan behöva visas på projektorn på ett dator/usb-minne så att de finns snabb tillgänglig under årsmötet
Ta fram mobilen som används för betalningar med Izettle, ladda den och gör de uppdateringar som behöver göras.
Dagen för årsmötet
Uppgift
Ansvarig
Klart
Resultat
Skylta till lokalen
Kontrollera logistiken (catering m.m.)
Gör en säkerhetsgenomgång
Medlemsregistrering
Placera ut give-aways och informationsmaterial
Rigga kamera för livestreamvideo
Städa upp i lokalen
Efter
Detta är en minneslista för vad som man kan behöva tänka på efter ett årsmöte.
Mötesprotokoll
Uppgift
Ansvarig
Klart
Resultat
Få det justerat, först on-wiki, skicka sedan till organisationsassistent för digital signatur.
Organisationsassistenten
Skrivskydda protokollet
Organisationsassistenten
Skrivskydda alla sidor som lades till handlingarna under mötet
Skapa konto i Google Workspace (för alla nya förtroendevalda), inkl. sätta upp aviseringar
Uppdatera grupper för styrelsemedlemmar som börjat eller slutat. Det gäller grupperna "drivegrupp-styrelse" och "Kansli och styrelse (mejllista)".
Uppdatera vilka som får mail som går till valberedningenwikimedia.se
Uppdatera vilka som får mail som går till revisorerwikimedia.se
Uppdatera vilka som får mail som går till jobbwikimedia.se
Övrigt
Uppgift
Ansvarig
Klart
Resultat
Betala ut reseersättningar
Lägg upp bilder på Wikimedia Commons
Beställ visitkort till nya styrelsemedlemmar
Protokoll med firmateckningsordning skall skickas ut till samtliga signerande firmatecknare (underskriven och vidimerad kopia).
Skicka ut utvärdering till deltagarna
Sammanställ resultatet av utvärderingen som skickades till deltagarna
Om medlemsavgiften har ändrats. Uppdatera i Zynatic (instruktion)
Mejla en kopia av årsmötesprotokollet, konstituerande, och firmateckningsordningen till Swedbank, Nordea, Svensk Insamlingskontroll (har stadgar ändrats ska även dessa skickas med).
Ta kreditupplysning på de nya styrelsemedlemmarna. Antingen gör WMSE detta själv 1. (via abonnemang) eller via Svensk Insamlingskontroll 2.
1. Beställ Kreditupplysning via abonnemang
2. Beställ Kreditupplysning av Svensk Insamlingskontroll, antingen i samband med ansökan av förläning av giltighetstid för 90-konto, alternativt via ändringsblankett (kontakta dem för kompletterande frågor och pris för året)
Uppdatera https://wikimedia.se/om-oss/ med nya länkar till: Årsmötesprotokoll, Verksamhetsplan, Verksamhetsberättelse samt Årsredovisning
wikimedia.se