Checklista för årsmöte

Från Wikimedia
Hoppa till navigering Hoppa till sök

Detta är en minneslista för vad som man kan behöva tänkas på för att ordna ett årsmöte. "Årsmöte skall hållas årligen, innan april månads utgång." Skapa den här checklistan genom att lägga {{subst::Checklista för årsmöte}} (med två kolon) på Årsmöte XXXX/Checklista och bocka av punkterna där när de genomförts.


Före

Början av december

Uppgift Ansvarig Klart Resultat
Utse en ansvarig för anordnandet
Bestäm datum, ort och lokal
Börja leta efter ordförande efter att detta är bestämt
Skapa en sida på wikin för årsmötet (med Mall:Pågår)
Skriva eventuella motioner

Första styrelsemötet på året (20 januari)

Uppgift Ansvarig Klart Resultat
Verksamhetsplan bör fastställas
Budget bör fastställas
Verksamhetsberättelse bör färdigställas
Årsredovisning bör färdigställas
Engelsk översättning av verksamhetsberättelse
Inkomna motioner ska behandlas

Åtta veckor innan

Uppgift Ansvarig Klart Resultat
Skriv kallelsen till årsmötet och, om den hålls i samband med årsmötet, Wikipediadagen. Skicka kallelsen för synpunkter och godkännande till styrelseordföranden, kassören och verksamhetschefen.
Utannonsera på Bybrunnen att det är dags att nominera till Wikimediapriset (exempel från 2019 här).

Sex veckor innan

Uppgift Ansvarig Klart Resultat
Skicka ut kallelse till årsmötet till alla medlemmar. Kallelsen ska innehålla uppgifter om tid och plats för mötet, samt om möteshandlingar. Om Wikipediadagen hålls i samband med årsmötet, skicka även med information om den.
Börja samordna resor.
Kontakta volontärer.

Fyra veckor innan

Uppgift Ansvarig Klart Resultat
Revisorerna ska senast fyra veckor före årsmötet av styrelsen få tillgång till samtliga handlingar som skall ligga till grund för revisionsberättelsen.
Koordinera utskick kring Wikimediapriset, årsmötet och Wikipediadagen i sociala kanaler.
Kontrollera de tekniska förutsättningarna i lokalen (mikrofoner, streaming och så vidare).

En vecka innan

Uppgift Ansvarig Klart Resultat
Påminn revisorerna om revisionsberättelsen
Påminn valberedningen om förslag
Fika?
Förslag till plats för träff före/efter årsmötet
Offentliggör adressen som det kommer att videostreamas ifrån
Förbered en utvärdering, så den är redo att skickas ut efter årsmötet
Förbered kommunikation runt årsmötet och Wikipediadagen, både under dagen och efter dagen.
Gör ett körschema för dagen och håll ett möte med alla inblandade och gå igenom det.

Dagen innan

Uppgift Ansvarig Klart Resultat
Säkerställ att medlemshanteringssystemet går att använda i lokalen för årsmötet
Skriva ut möteshandlingar till mötespresidiet och funktionärer
Färdigställa nödvändiga presentationer, kopiera alla dokument som kan behöva visas på projektorn på ett dator/usb-minne så att de finns snabb tillgänglig under årsmötet
Ta fram mobilen som används för betalningar med Izettle, ladda den och gör de uppdateringar som behöver göras.

Dagen för årsmötet

Uppgift Ansvarig Klart Resultat
Skylta till lokalen
Kontrollera logistiken (catering m.m.)
Gör en säkerhetsgenomgång
Medlemsregistrering
Placera ut give-aways och informationsmaterial
Rigga kamera för livestreamvideo
Städa upp i lokalen

Efter

Detta är en minneslista för vad som man kan behöva tänka på efter ett årsmöte.

Mötesprotokoll

Uppgift Ansvarig Klart Resultat
Få det justerat, först on-wiki, skicka sedan till organisationsassistent för digital signatur.
Skrivskydda protokollet
Skrivskydda alla sidor som lades till handlingarna under mötet

Uppdatera sidor om nya Funktionärer

Uppgift Ansvarig Klart Resultat
Arkivera föregående års funktionärer
Uppdatera funktionärssidorna på andra språk: En, No, Pt, Ru, Fi
Uppdatera uppgifter på Funktionärer#Styrelse
Uppdatera eventuella tidigare funktionärer med tidigare.
Skapa användarsidor med relevanta kvalifikationer för nya i styrelsen.
Uppdatera dokumentet Uppgifter om styrelsen på Drive (Kontaktuppgifter för styrelsen [ÅR])
Om antalet ledamöter i styrelsen eller valberedningen har ändrats, uppdatera https://wikimedia.se/om-oss/

Epost och GSuite

Uppgift Ansvarig Klart Resultat
Uppdatera vilka som får mail som går till listan för styrelse wmse-styrelse(at)styrelse.wikimedia.se
Uppdatera vilka som får mail som går till listan för både styrelse och anställda wmse-all(at)styrelse.wikimedia.se
Uppdatera vilka som får mail som går till valberedningen(at)wikimedia.se
Uppdatera vilka som får mail som går till revisorer(at)wikimedia.se
Skapa konto i GSuite (för alla nya förtroendevalda), inkl. sätta upp aviseringar
Uppdatera drivegrupp-styrelse med nya styrelseledamöter

Wiki

Uppgift Ansvarig Klart Resultat
Kontrollera om tabellen behöver uppdateras http://meta.wikimedia.org/wiki/Wikimedia_chapters
Kontrollera om tabellen behöver uppdateras https://meta.wikimedia.org/wiki/Wikimedia_Gender_Gap_Observatory
Uppdatera Medlemsavgift

Övrigt

Uppgift Ansvarig Klart Resultat
Betala ut reseersättningar
Lägg upp bilder på Commons
Beställ visitkort till nya styrelsemedlemmar
Protokoll med firmateckningsordning skall skickas ut till samtliga berörda (underskriven och vidimerad kopia).
Skicka ut utvärdering till deltagarna
Sammanställ resultatet av utvärderingen som skickades till deltagarna
Om medlemsavgiften har ändrats. Uppdatera i Zynatic (instruktion)
Mejla en kopia av årsmötesprotokollet, konstituerande, och firmateckningsordningen till Swedbank, Nordea, Svensk Insamlingskontroll (har stadgar ändrats ska även dessa skickas med).
Ta kreditupplysningar på de nya styrelsemedlemmarna och skicka även dessa till Svensk insamlingskontroll
Uppdatera https://wikimedia.se/om-oss/ med nya länkar till: Årsmötesprotokoll, Verksamhetsplan, Verksamhetsberättelse samt Årsredovisning
Be nya styrelsemedlemmar presentera sig i ett blogginlägg
Be nya styrelsemedlemmar att skriva en kort presentation på sin wikisida (se tidigare styrelsemedlem för innehåll)
Skicka blommor och tackkort till styrelsemedlemmar och andra förtroendevalda som avgått