Ekonomiska rutiner

Från Wikimedia
Hoppa till navigering Hoppa till sök

Ekonomiska rutiner

Rutinerna ska revideras årligen. Senaste revideringen gjordes av John Andersson (WMSE) (diskussion) 25 januari 2018 kl. 17.27 (CET)[svara]

Ansvarig för respektive uppgift anges inom parentes efter varje punkt.

Veckovis

Måndag/tisdag - Bokföra fakturor, kvitton och insättningar, samt lägga in utbetalningar i bank för betalning, fylla på kanslipersonalens bankkort upp till 15 000 SEK, etc. (Opad)

Måndag - Skicka uppmärkt lista med senaste veckans inbetalningar till bankgiro och Swish till Opad. (Organisationsassistenten)

Måndag - Spara listan med inbetalningar i mappen Medlemskap&Donationer > Donationer i Drive. Gå igenom listan, registrera inbetalningar som är medlemsavgifter i Zynatic och notera på varje inbetalning vad det är för något. Skicka tillbaka listan till Opad. Kopiera information om donationer från Swish, bankgiro, Nordea och Benevity till drive-dokumentet _DonationerÅÅÅÅ ("_Donationer 2020"). Tacka sedan för donationer. (Organisationsassistenten)

Tisdag - Skicka fakturor, kvitton, inbetalningar, kontrakt och andra ekonomiska papper som kommit in under veckan till OPAD. Scanna och lägg in i ekonomimappen, samt skicka originalen. (Organisationsassistenten)

Fakturor och kvitton 1 - Verksamhetschefen eller kassören (beroende på belopp och art) attesterar. För de fall det är kassören som ska attestera, upplyser verksamhetschefen hen om det.

Fakturor och kvitton 2 - Opad bokför i Fortnox och lägger in i banken för betalning. (Opad)

Fakturor och kvitton 3 - Verksamhetschefen kontrasignerar i banken. (Även belopp över 100 000 SEK om de redan attesterats i Fortnox av kassören, annars kontrasignerar kassören i banken.)

Månadsvis

Opad mejlar en lista på vilka utlägg som saknar kvitton till organisationsassistenten. (Opad)

Den 15:e (efterföljande månad) - Sammanställning av kostnader och intäkter för uppdatering av föreningens burnchart. Skickas till verksamhetschefen. (Opad)

Den 15:e (efterföljande månad) - Färdigt ekonomisk rapport för föregående månad som rapport att ladda upp på wikin, skapas genom att huvudbok tas ut för föregående månad. (Wikimedia Sverige)

Löneutbetalningar

Den 5:e - Tidsregistrering. (Kansliet)

Den 8:e - Attestering i Fortnox. (Verksamhetschefen och kassören)

Efter den 8: Lönebehandling. (Opad)

Efter den 8: Skicka Tidrapport med flexsaldo (Opad)

Efter den 8: Bekräfta flexsaldo (Operativ chef)

Före den 23: Lägga in löneutbetalning i bank. (Opad)

Den 23:e - Kontrasignera i bank. (Kassören)

Den 30:e - Rapportera till Collectum. (Opad)

Den 5:e (efterföljande månad) - Rapportera till Skatteverket. (Opad)

Den 5:e (efterföljande månad) - Lägga upp betalning av arbetsgivaravgifter etc i banken. (Opad)

Den 7:e (efterföljande månad) - Kontrasignera skatteinbetalningen i banken. (Kassören)

Den 15:e (efterföljande månad) - Färdigt ekonomisk rapport för föregående månad. (Opad)

Den 15:e (efterföljande månad) - Lägg ut månadsrapporten på wikin. (Organisationsassistenten)

Kvartalsvis

Ekonomisk kvartalsrapport. (Opad)

Genomgång av alla resor som skett under kvartalet för att säkerställa att de alla är inrapporterade. (Organisationsassistenten)

Årsvis

Januari - Uppdatera Medlemmar i föreningen med föregående års siffror.

Januari - Rapportera till Fora. (Opad)

Januari - Kontrolluppgifter rapporteras till Skatteverket. I detta ingår även posten bjudluncher för styrelsen i samband med styrelsemöten samt för volontärer. (Opad)

Januari - Begär in engagemangsbesked från Swedbank, Marginalen, SKAB och Landshypotek och skicka till revisorn. (Verksamhetschefen)

Februari/mars - Bokslut. (Opad)

25 februari - Rapportera in medlemsuppgifter till Fremia. (Opad)

Mars/april - Revision. (Grant Thornton)

Mars - Omcertifiering för Benevity görs varje år. Datumet för omcertifieringen är ett år sedan den senaste certifieringen gjordes. År 2020 måste den göras senast den 8 mars. Benevity skickar ut en påminnelse ett par månader i förväg, men om ingen påminnelse kommer är vi själva ansvariga för att komma ihåg att förnya certifieringen. (Organisationsassistenten)

Mars - Ekonomisk rapport till FDC. (Opad tar fram siffror, kansliet skriver rapport)

April - Årsmöte. (Kansliet, styrelsen)

Maj - Efter årsmötet - men senast fem månader efter varje räkenskapsårs slut ska handlingar in till Svensk insamlingskontroll. För information om vilka gå in på sidan om 90-konto, längst ned på sidan hittas rubriken rapportering.

Juli - Deklaration. (Opad)

Juli/augusti - Ekonomisk rapport till FDC. (Opad tar fram siffror, kansliet skriver rapport)

Oktober - Rapportera in lönestatistik till Fremia. (John får mejl med uppmaning från Fremia, Opad tar fram siffror och rapporterar)

Se även

Följande sidor länkar till olika ekonomiska rutiner för föreningen.