Ekonomiska rutiner

Från Wikimedia
Hoppa till navigering Hoppa till sök

Ekonomiska rutiner

Rutinerna ska revideras årligen. Senaste revideringen gjordes av John Andersson (WMSE) (diskussion) 25 januari 2018 kl. 17.27 (CET)

Ansvarig för respektive uppgift anges inom parentes efter varje punkt.

Veckovis

Måndag/tisdag - Bokföra fakturor, kvitton och insättningar, samt lägga in utbetalningar i bank för betalning, fylla på kanslipersonalens bankkort upp till 15 000 SEK, etc. (Opad)

Måndag - Skicka uppmärkt lista med senaste veckans inbetalningar till bankgiro och Swish till Opad. (Ekonomiassistent)

Måndag - Spara listan med inbetalningar i mappen Medlemskap&Donationer > Donationer i Drive. Gå igenom listan, registrera inbetalningar som är medlemsavgifter i Zynatic och notera på varje inbetalning vad det är för något. Skicka tillbaka listan till Opad. Tacka för donationer. (Ekonomiassistent)

Tisdag - Skicka fakturor, kvitton, inbetalningar, kontrakt och andra ekonomiska papper som kommit in under veckan till OPAD. Scanna och lägg in i ekonomimappen, samt skicka originalen. (Ekonomiassistenten)

Fakturor och kvitton 1 - Verksamhetschefen eller kassören (beroende på belopp och art) attesterar. För de fall det är kassören som ska attestera, upplyser verksamhetschefen hen om det.

Fakturor och kvitton 2 - Opad bokför i Fortnox och lägger in i banken för betalning. (Opad)

Fakturor och kvitton 3 - Verksamhetschefen kontrasignerar i banken. (Även belopp över 100 000 SEK om de redan attesterats i Fortnox av kassören, annars kontrasignerar kassören i banken.)

Månadsvis

Opad mejlar en lista på vilka utlägg som saknar kvitton till ekonomiassistenten. (Opad)

Den 15:e (efterföljande månad) - Sammanställning av kostnader och intäkter för uppdatering av föreningens burnchart. Skickas till verksamhetschefen. (Opad)

Den 15:e (efterföljande månad) - Färdigt ekonomisk rapport för föregående månad som rapport att ladda upp på wikin, skapas genom att huvudbok tas ut för föregående månad. (Wikimedia Sverige)

Löneutbetalningar

Den 5:e - Tidsregistrering. (Kansliet)

Den 8:e - Attestering i Fortnox. (Verksamhetschefen och kassören)

Efter den 8: Lönebehandling. (Opad)

Före den 23: Lägga in löneutbetalning i bank. (Opad)

Den 23:e - Kontrasignera i bank. (Kassören)

Den 30:e - Rapportera till Collectum. (Opad)

Den 5:e (efterföljande månad) - Rapportera till Skatteverket. (Opad)

Den 5:e (efterföljande månad) - Lägga upp betalning av arbetsgivaravgifter etc i banken. (Opad)

Den 7:e (efterföljande månad) - Kontrasignera skatteinbetalningen i banken. (Kassören)

Den 15:e (efterföljande månad) - Färdigt ekonomisk rapport för föregående månad. (Opad)

Den 15:e (efterföljande månad) - Lägg ut månadsrapporten på wikin. (Ekonomiassistent)

Kvartalsvis

Ekonomisk kvartalsrapport. (Opad)

Årsvis

Januari - Rapportera till Fora. (Opad)

Januari - Kontrolluppgifter rapporteras till Skatteverket. I detta ingår även posten bjudluncher för styrelsen i samband med styrelsemöten samt för volontärer. (Opad)

Januari - Begär in engagemangsbesked från Swedbank, Marginalen, SKAB och Landshypotek och skicka till revisorn. (Verksamhetschefen)

Februari/mars - Bokslut. (Opad)

25 februari - Rapportera in medlemsuppgifter till Idea. (Opad)

Mars/april - Revision. (Grant Thornton)

Mars - Omcertifiering för Benevity görs varje år. Datumet för omcertifieringen är ett år sedan den senaste certifieringen gjordes. År 2020 måste den göras senast den 8 mars. Benevity skickar ut en påminnelse ett par månader i förväg, men om ingen påminnelse kommer är vi själva ansvariga för att komma ihåg att förnya certifieringen. (Projektassistent)

Mars - Ekonomisk rapport till FDC. (Opad tar fram siffror, kansliet skriver rapport)

April - Årsmöte. (Kansliet, styrelsen)

Juli - Deklaration. (Opad)

Juli/augusti - Ekonomisk rapport till FDC. (Opad tar fram siffror, kansliet skriver rapport)

Oktober - Rapportera in lönestatistik till Idea. (John får mejl med uppmaning från Idea, Opad tar fram siffror och rapporterar)

Se även

Följande sidor länkar till olika ekonomiska rutiner för föreningen.