Ekonomiska rutiner/Kontrasignering
 |
Denna sida behöver uppdateras. Se eventuellt diskussionssidan för mer information. |
Attesterade betalningar och överföringar i Swedbank läggs in och anvisas normalt av ekonomiadministratören. Signering av betalningar och överföringar sker av verksamhetschefen. Dessa måste kontrasigneras av ytterligare en person, normalt kassören. Innan kontrasigneringen görs skall minst följande kontrolleras:
- Är fakturan verkligen inte betalad (dubbelkolla, det har hänt flera gånger att de lagts in i Swedbank flera gånger...)?
- Ligger rätt verifikat i civiCRM?
- Är mottagaren i Swedbank korrekt?
- Är fakturabelopp i CiviCRM och Swedbank korrekt?
- Är OCR-numret i CiviCRM (invoice ID) och Swedbank korrekt?
- Överensstämmer egen notering i Swedbank med det 10-siffriga civiID (vid interna ombokningar: avsändarkonto: ID till negativ händelse, mottagarkonto: ID till positiv händelse)?
- Är fakturadatum = receipt date, och förfallodatum = receive date?
- Finns tillräckligt med pengar på konton?
- Vid utlägg: har samtliga utläggsposter bokförts (ibland händer det att en inte bokförs av utläggsmodulen t.ex. pga felaktigt fakturanummer)?
Om alla frågor besvaras med ja kan betalningen godkännas, annars måste det rättas först. Om betalningarnas förfallodatum riskerar att passeras godkänns betalningen ändå under förutsättning att det finns ett underlag till betalningen som är attesterat exempelvis en faktura.