Ekonomiska rutiner/Manuell hantering av medlemskap

Hantering av inbetalda medlemsavgifter

I dag är instruktionen på wikimedia.se "Medlemskap kostar 100 kr per år för privatpersoner, sätt in pengarna på bankgiro 900-6859 eller Swish 900 6859 och ange: "medlem" och din epost så kontaktar vi dig och tar in namn och övriga kontaktuppgifter."

Information om nya medlemmar kommer därför från Opad, som går igenom alla insättningar till Wikimedia Sverige, däribland insättningar som är gjorda via Swish och bankgiro. De sammanställer en lista med potentiella inbetalade medlemsavgifter två gånger i månaden och mejlar den till ekonomiassistenten som går igenom listan.

Följande fall finns:

1. En person som är medlem sedan tidigare har gjort en inbetalning och det framgår att det är årets medlemsavgift. Ekonomiassistenten kontrollerar i Zynatic om medlemsavgiften är registrerad som inbetald och registrerar den annars.
2. En person som är medlem sedan tidigare har gjort en inbetalning och det framgår inte om det är en medlemsavgift eller en donation. Ekonomiassistenten kontaktar hen och frågar.
   1. Det är en medlemsavgift: Gå vidare enligt fall 1.
   2. Det är en donation: Tacka.
3. En person som inte är medlem sedan tidigare har gjort en inbetalning och det framgår att hen vill bli medlem. Ekonomiassistenten skapar en medlemssida för medlemmen och registrerar att medlemskapet har betalats. Ekonomiassistenen kontaktar sedan medlemmen per mejl (per telefon för att få mejladress om ingen mejladress lämnats) med en länk till medlem.wikimedia.se, medlemsnumret och den mejladress som ska användas för inloggning. Medlemmen loggar in och uppdaterar sina person- och kontaktuppgifter.
4. En person som inte är medlem sedan tidigare har gjort en inbetalning och det framgår inte om det är en medlemsavgift eller en donation. Ekonomiassistenten kontaktar hen per telefon och frågar.
   1. Det är en medlemsavgift: Gå vidare enligt fall 3.
   2. Det är en donation: Tacka.

När alla oklarheter i listan från Opad är utredda meddelar ekonomiassisten Opad vilka inbetalningar som var medlemsavgifter och vilka som var donationer så att bokföringen blir korrekt.

Specialhantering

Det kan finnas fall som inte täcks in av ovanstående, t.ex. om en person vägrar registrera sina uppgifter själv via dator eller om varken mejladress eller telefonnummer finns till hands. Sådant hanteras från fall till fall, till exempel genom att skicka brev.