Löneutbetalning

Allmänt

• Senast 5:e i varje månad ska alla anställda ha lämnat in alla reserapporteringar och underlag för arbetstid, semester, och frånvaro.
• Löneutbetalningarna läggs upp i Swedbank senast den 18:e och attesteras senast den 20:e av föreningens kassör. Utbetalning sker den 25:e.
• Wikimedia är medlem i arbetsgivarorganisaitonen IDEA. Wikimedia har anslutit sig till kollektivavtalet.
• Lönen gås stegvis igenom med hjälp av checklistan för den aktuella månaden.
• Lönen förbereds av ekonomiassistent och godkänns av verksamhetschef eller kassör.

Förarbete

• Skapa en dropboxmapp för aktuell månad på formen "01 Lön" under Ekonomi/År/Personal där 01 är aktuell månad. Mappar som ska finnas i den mappen är:
  • Bluegarden
  • Tidrapporter
  • Reserapporter (filnamnet "Resa 201x-xx")
  • Övrigt
• Förarbetet görs med fördel i ett separat dokument som kan delas mellan de som gör lönen. Efter att förarbetet är klart, spara en kopia (som pdf) av denna i dropboxmappen för aktuell månad (gör efter vi har betalat lönen i Bluegarden).

Tidsrapporteringar

• Beräkning av flextidkonto sker manuellt.
• Scanna in alla tidrapporter och döp till "Tidrapport Namn.pdf" och spara i mappen Tidrapporter.
• Dokumentera i checklistan när alla tidrapporter finns attesterade och sparade i mappen.

Traktamenten och restid

• Styrelsen har beslutat att föreningens anställda har rätt till skattefria traktamenten enligt Skatteverkets regler om reserapporten och reseräkningen har kommit in i tid. Vissa anställda har rätt till restidsersättning vilket regleras i arbetskontraktet. Ser även Resepolicy.
• Varje anställd fyller i sin reseräkning (/Dropbox/Mallar/Reskostnader.ods) och lämnar den in senast 3:e i efterföljande månad efter resans slut, alternativt första arbetsdagen i månaden.
• Inkommen reseräkning ankomststämplas, kontrolleras i ekonomiadministrationen och attesteras av behörig person.
• Scanna in alla tidrapporter och döp dem med Rese-ID och spara i mappen Reserapporter.
• Dokumentera i checklistan när alla reserapporter finns attesterade och sparade i mappen.
• Särskilda punkter att kontrollera i reseräkningar:
  • Är restid hög/låg korrekt uppdelad?
  • Har tiden dubbelt rapporterats som arbetstid och restid (avstäm med tidsrapporteringen)?
  • Är avdrag för måltider korrekta (kontrollera mot fakturor i samband med resor). Vid hotellräkningar: Om det finns en eget post för frukost i fakturan med pris för frukost ska det inte göras ett frukostavdrag för traktamenten eftersom det inte anses som att det obligatoriskt ingår i priset (svar från Skatteverket: "hur det är specificerat avgör hur det blir med eventuell förmånsbeskattning") utan det görs ett avdrag av hotelpriset (linknande mobilavdrag), eller i undantagsfall en förmånsbeskattning.
• Om samtliga reseräkningar (kontrollera mot de som listas på tidsrapporteringen) har attesterats ska detta markeras i checklistan, tillsammans med eventuella avvikelser.

Mobilavdrag

• Kontrollera telefonräkningen för den senaste perioden om det finns några avvikelser. Exempel kan vara extra avgifter för användning utomlands. Kontrollera med den anställda om denna användning har varit tjänst eller privat och markera detta på telefonräkningen. Notera att kostnader upp till 50 sek ej behöver kontrolleras utan betalas av föreningen/aktuellt projekt.
• Scanna in filen och spara i mappen Övrigt. Gör detta även om inga avvikelser finns.
• Dokumentera i checklistan att mobilavdrag har kontrollerats.

Övriga relevanta löneunderlag

• Detta kan vara till exempel friskvårdsbidrag. Spara alla sådana i mappen Övrigt.
• Dokumentera i checklistan att detta har kontrollerats.

Bluegarden

• Bluegarden känner inte till anställningsnummer. Istället används kostnadsställen som har samma nummer som contact-ID i civicrm.
• Ersättningar och avdrag som är inte allmänna Lönekostnader (allmänna Lönekostnader är t.ex. resultatlön, retroaktivt lön, semesterersättning, tillfällig föräldrarpenning, sjukavdrag, friskvårdsersättning etc.) ska direkt bokföras på rätt contribution type i civicrm. Därför används raden "Detaljer" i löneredigeringen. Under Projekt anges projektnummret i civicrm, t.ex. 2600 för telefonavdrag, Kostnadsbärare används ej och är tomt. Som Kostnadsställe används anställdas contact-ID (liksom Ursprungskostnadsställe), och som Konto rätt BAS-konton (ofta samma som Ursprungskonto, t.ex. 6210 för telefonavdrag). Som Informationstext anges en närmare specifikation, t.ex. "mobilavdrag maj" eller "resa 2013-12". På vissa avvikelsetyper går det ej att specifiera projektet, då används fältet för kostnadsställe i form "<kostnadsställe>:<projekt>".

Kvartalslut

För att minska arbetsbelastningen vid stängning av kvartalen ska så många korrigeringar som möjligt tas med i lönekörningarna i mars, juni, september och december. Detta är till exempel alla planerade semesterdagar, alla fram till lönedagen inträffade sjukdomar, föräldraledigheter och VAB i innevarande månad.

Lönekörning

Granskning

• Dubbelkolla att alla tidigare punkter i checklistan är klara
• I transaktionslistan:
  • kontollera att alla löner är korrekta, gör en avstämmning mot förra lönespecifikationer att ingenting blir dubbelt, avstämm en sista gång med alla löneunderlag.
  • Kontrollera att kostnadsställe stämmer, dvs. har form "projektnummer" eller "contactID:projektnummer" när kostnader ska bäras av ett projekt. Om detta blir fel blir det senare fel vid import.

Swedbank

• Logga in på Internetbanken företag hos Swedbank.
• Använd lönelista som finns tillgänglig till hos Internetbanken.
• Välj från vilket konto som utbetalningen av lönen till anställda ska ske från. Detta görs vanligt vis från företagskontot som slutar på 6-3.
• Fyll i utbetalningsdatum när lönen ska utbetalas till anställda.
• Kontrollera att varje anställd har varsitt mottagande konto. Om en anställd saknar ett mottagande konto för löneutbetalning ska den anställde läggas till via "Lägg till ny mottagare" som visas i lönelistan.
• Kontrollera att "Typ" är satt till "Lön" för varje anställd.
• Varje anställd har upplagt varsitt mottagande konto och nettobeloppet fylls i för varje anställd i textfältet "Belopp". Det nettobelopp som fylls i hämtas från dokumentet Banklista som Bluegarden tagit fram.
• Kontrollera att nettobeloppet för lönen för alla anställda är korrekt.
• Välj att klicka på knappen "Lägg till" för att löneutbetalningen ska hamna i betalningslistan.

Granskning

• Kontrollera att rätt siffror har fyllts i från Banklistan, samt att det betalas ut till rätt person.
• Innan det godkänns, kontrollera att det finns tillräckligt med pengar på kontot.

Efterarbete

Efter lönerna har betalats ut börjar efterarbetet

Dokumentation

• Spara samtliga pdf-filer samt arbetsgivardeklaration.xml_ och bokf.si i mappen "Bluegarden" under månadens mapp. OBS: Glöm ej Transaktionslista.pdf
• Skicka lönespecifikation till alla anställda
• Stäng löneperioden och spara ytterligare pdf-filar som finns under respektive löneperiod.

Uppföljning

• Följ upp arbetstidspolicin (flextidkonto), semesterdagar m.m.

Skattedeklaration

• Gå till Skatteverkets hemsida.
• Välj e-tjänst Företag/Skattedeklaration.
• Logga in, det görs enklast med mobilt bank-ID
• Under "Ej lämnade deklarationer" klick på nästa deklarationsdagens datumn, normalt kring den 12e i nästa månad.
• Ett felmeddelande att deklarationsperioden har inte ännu passerads kan uppstår, klicka på OK för att fortsätta.
• Deklarationsblanketten visas. Högst upp, klicka på "Hämta uppgifter på fil".
• Välj fil "arbetsgivardeklaration.xml_", klicka på "Hämta uppgifterna från filen"
• Kontrollera uppgifterna
• Klicka på "fortsätt" längst ned.
• Granska och underteckna.
• Spara kvittens som pdf, spara den under månadens mapp som "kvittens skattedeklaration lön (månad).pdf"
• Dokumentera deklarerad skatt i checklistan.

Rapportering till Collectum

• Gå till https://ik.collectum.se/irj/portal, logga in. OBS: Funkar bara i Firefox.
• Gå till "Anmäla och ändra", "Anmäla lön". Välj företag, ITP1, Wikimedia, Kostnadställe 000, Sök.
• Ange samma datum för alla, välj, lönedagen. Klicka i Fyll i alla.
• Öppna "arbetsgivardeklaration.pdf", första sida.
• I PDF filen, spalt "Avgiftsunderlag", den översta siffran är underlag till Collectum. Fyll i siffrorna i Collectums spalt "ny lön". Runda av till hela kronor. Spalten Ny lön efter avstående lämnas tom.
• Klicka på Nästa. Granska, jämför alla siffror igen samt att de ligger på rätt personnummer.
• Bekräfta, klicka på skriv ut. Spara filen under Personal/Colectum/(månad)/Anmäla lön.pdf
• Logga ut.
• Bekräfta rapporteringen i Checklistan.

Bokföring av Collectum

Fakturorna skapas mellan den 21:a och 23:e varje månad och innehåller avgifter för förra månadens pension samt försäkringar för nuvarande månad.

• Gå till https://ik.collectum.se/irj/portal, logga in. OBS: Funkar bara i Firefox.
• Gå till "Visa fakturaspecifikation", hämta ut filen för aktuella månaden som textfil, Excel och PDF. Spara under Personal/Colectum/(månad)/
• Logga ut.
• I civiCRM, sök efter kontakt "Collectum", och titta på dess contributions. Leta efter en planerad contribution med text "Collectum 2013-(månad)-24", och notera dess civiID (för 2013 någonting nära 674x).
• I Drupal, gå till Uppgifter -> Collectum.
• OBS: ladda aldrig om sidan. Detta kan orsaka att poster importeras dubbelt. Gå alltid via Uppgifter -> Collectum.
• Som collectumfil välj Fakturaspecifikation.txt, och klicka på "ladda upp".
• Välj rätt faktura från listan. Ange den som contribution ID numret du har noterat tidigare.
• Klicka på load. En lista med bokningar som ska skapas laddas. Kontrollera listan noggrant. Fakturaspecifikationen är ingen bokföringsfil och inte heller en standard. Listan bör ses som ett hjälpmedel som borde ta hand om de flesta saker som händer i fakturan och /försöker/ skapa bokföringsposter till detta. Kontrollera därför utgående från fakturan om bokningarna är lämpliga.
• Pappersfakturan som kommer några dagar senare skiljer sig från det elektroniska fakturan som gör en öresjämning.
• Som kvitto ange Fakturaspecifikation.pdf, klicka på importera.
• Nästa sida visar en lång lista av kommunikationen med databasen. Längst ned borde det visa "0 errors occured". Spara hela sidan som "Collectum import (importdatum).pdf"
• Kontrollera via audit/full att importeringen lyckades.
• Dokumentera importen i checklistan.

Bokföring av löneunderlag

OBS: För att slutföra bokföringen krävs att lönen utbetalats och att bekräftelsen från Swedbank mottogs.

• I Drupal, gå till Employees->Bluegarden.
• Under bluegarden-filen, välj filen bokf.si. Klicka på ladda upp (ifall den inte redan finns laddat upp).
• I listan, välj filen du vill importera och klicka på "load".
• Om felmeddelanden uppstår är det vanligtvis någonting som gjordes tidigare fel i Bluegarden, och behöver tyvärr manuella handtaganden på systemet :(
• Om alla felmeddelanden har fixats: granska.
• Notera utbetalningsdagen (Lön utbetalningsdag xxxxxxxx: yyyyyyyy) samt transaction-ID (lonxxxxxxxx) utan :yy
• Som Kvitto, välj filen bokforing.pdf
• Klicka på importera. Spara resultat som Bluegarden import (datum).pdf.
• Sida borde visa "0 errors occured" längst ned. Om det inte görs: utred varför inte.
• Gå till Swedbank, Betala/överföra > Kontohändelser översikt > Historiska kontohändelser, välj Lönelistor. Sök fram på betalningsdatumet och skriv ut som pdf "Swedbank lönelista (datum).pdf" och spara i månadens mapp
• I civiCRM, gå till kontakt "Swedbank" och leta efter den planerade betalningen för månadens lön. Redigera contribution:
  • anpassa belopp, transaction ID (referens) och receive_date (Bokföringsdatum) enligt kontoutdrag från Swedbank.
  • anpassa receipt date enligt det noterade ubetalningsdagen samt invoice ID med det noterade lonxxxxxxxx (utan :xx!)
  • Bifoga "Swedbank lönelista (datum).pdf" som receipt och anpassa status och category (1930 intern)
• Spara
• Dokumentera att bokföringen av löneunderlag är klar.

Bokföring av avsättningar för försäkringar och IDEA

OBS: Detta steg kräver att löneunderlag har bokförts.

• I Drupal, gå till Employees->Bluegarden (OBS: ladda aldrig om sidan, detta kan leda till fel i systemet).
• I listan: välj månadens lönefil. Klicka på load accrued Fora&IDEA.
• Kontrollera uppgifterna. Listan skapas automatiskt från importfilen för lönerna och borde därför ses som ett hjälpmedel, inte någonting som är alltid korrekt.
• Välj fil bokforing.pdf som kvitto.
• Klicka på importera. Spara resultat som "Bluegarden Fora-IDEA import (datum).pdf".
• Sida borde visa "0 errors occured" längst ned. Om det inte görs: utred varför inte.
• Dokumentera i checklistan.

Skapa skatteinbetalningarna

OBS: Detta steg kräver att löneunderlag har bokförts.

• I Drupal, gå till Employees->Bluegarden (OBS: ladda aldrig om sidan, detta kan leda till fel i systemet).
• I listan: välj månadens lönefil. Klicka på load tax transfer.
• Kontrollera uppgifterna. Observera att det kan hända att CiviCRM har avrundat uppåt där Bluegarden och Skatteverket avrundar nedåt. Fortsätt då importen men gå tillbaks till bidragen och justera posterna manuellt.
• Välj fil arbetsgivardeklraration.pdf som kvitto.
• Klicka på importera. Spara resultat som Bluegarden skatt import (datum).pdf.
• Sida borde visa "0 errors occured" längst ned. Om det inte görs: utred varför inte.
• Dokumentera i checklistan.

Periodisering

OBS: Detta steg kräver att löneunderlag och avsättningarna har bokförts.

Skatteinbetalning

OBS: detta steg kräver att löneunderlag har bokförts samt skatteinbetalningen skapats i civiCRM.

• Inbetalningar har bokförts som två separata ombokningar för Personalskatt och Arbetsgivaravgift från Girokontot till Skattekontot, och ska göras som två separata inbetalningar.
• OCR-Nummret till WMSEs skattekonto är 1680243783105, Bankgiro 5050­-1055
• som egen notering anges den 10-siffriga ID numret från ombokningen som tillhör girokontot.

En gång om året betalas SLP (Slutlig skatt för året). Här är hur man räknar ut SLP:

• Exempel att räkna ut SLP 2015: Pensionskostnaden för 2015 multiplicerad med skattesatts för särskild löneskatt för pensionskostnaden är det vi ska betala i skatt. Detta plus det för 2014 borde dessutom utgör det som finns på balanskonto 2514 (och borde skrivas in i checklista balanskonton Q4 2015).
• Det som Skatteverket drar i mars 2016 är slutlig skatt på 2015 års deklaration som avser SLP på 2014. Vi kan kalla det i source för "Slutlig skatt SLP 2014". Nu har vi räknad ut SLP för 2015 vilket deklareras 2016 och inbetalas nu och dras nästa år (2017). Vi kan kalla ombokningen för "SLP 2015" i source-fält och när den dras kallar vi det för "Slutlig skatt SLP 2015".
• Skatteverket tar pengarna för beräknad SLP 2015 först nästa år (2016). Så man gör en ombokning i bokföring nu och en planerad nästa år.

Semester

• Under varje semesterår har en arbetstagare rätt till 25 semesterdagar.
• Semesterår: 1 april ett år till 31 mars påföljande år.
• Motsvarande period närmast före semesteråret innan kallas intjänandeår.
• Du tjänar in semesterlön (rätten till ersättning när du är semesterledig) under intjänandeåret, medan du tar ut semesterledigheten under semesteråret.
• En arbetstagare som under ett år har rätt till mer än tjugo semesterdagar kan spara de överskjutande. Normalt man får spara max fem dagar per semesterår alltså.
• Arbetstagaren bestämmer själv när den sparade semestern skall tas ut men det ska ske inom fem år.

Rätt att spara semester

http://www.unionen.se/rad-och-stod/ratt-att-spara-semester

• Du har rätt att spara en viss del av din betalda semester, för att kunna ta ut den under ett annat semesterår. Rätten att spara skiljer sig något åt mellan vad som regleras i semesterlagen och i kollektivavtal.

Hur du kan spara semesterdagar

• Enligt lagen, har du rätt att spara dagar utöver huvudsemesterns 20 dagar, dock högst 5 dagar per år. Du får spara dagarna i högst fem år, men sedan måste du ta ut dem. På så sätt har du rätt att spara dagar under flera år i rad. Du kan inte spara semester samma år som du tar ut sparad semester.

• Semesterdagar ska tas ut i den ordning de sparades.

• Enligt 26a § semesterlagen, kan arbetsgivaren utbetala de dagar som inte tagits ut och som inte är sparade med semesterlön och utbetalas senast en månad efter semesterårets utgång.

• Semesterlön betalas ut för det antal dagar som tillsammans med det antal som intjänats under intjänandeåret överstiger 25.