Resepolicy
Tjänsteresepolicy för Wikimedia Sverige.
Tillämpningsområde
Denna resepolicy avser första hand tjänsteresor som görs av föreningens fast anställda, projektanställda samt föreningsmedlemmar som fullgör överenskomna uppdrag för föreningen.
Beträffande ersättning för resor som föreningens medlemmar gör i samband med andra föreningsändamål, utgår ersättning enligt vad som beslutas i varje enskilt fall.
För frivilliga utgår ersättning enbart om överenskommelse om detta gjorts med verksamhetschefen eller kassören i förväg.
Allmänt
- Varje tjänsteresa ska ske i syfte att ge föreningen ett mervärde som står i proportion till kostnader i betald tid och för resan.
- Varje tjänsteresa ska företas i enlighet med miljöpolicyn.
- Tjänsteresa ska föregås av en bedömning om avsett syfte med resan kan uppnås, helt eller till stor del, på mindre resurs- och kostnadskrävande sätt genom till exempel videokonferens eller annat samarbete över telefonnät eller Internet.
Beslut om resor
Beslut om tjänsteresor omfattande mer än en halv arbetsdag fattas skriftligt av ordförande, kassör, verksamhetschef eller, inom ramen för sitt projekt, av projektledaren enligt Arbetsordningen. I beslutet som ska publiceras på wikin anges reseuppdrag samt en uppskattning av resekostnaderna.
Planering och genomförande av resa
Tjänsteresa ska planeras och genomföras på ett sådant sätt att föreningen inte åsamkas onödigt höga kostnader i tid och pengar.
Tjänsteresan ska i första hand ske med kollektiva transportmedel som flyg, tåg och buss. Privat bil och taxi kan utnyttjas i den mån det finns motiverad anledning till det. Bil där ersättning sker till högst skatteverkets norm (Bilersättning, Traktamenten). Taxikostnad som beräknas bli över 500 kronor ersätts endast efter överenskommelse med verksamhetschefen eller kassören.
Övernattning sker på hotell/pensionat/vandrarhem av godtagbar standard, eller privat. Om flera reser i sällskap, bör logi i flerbäddsrum övervägas. Om övernattning sker privat, utgår ersättning (se nedan).
Redovisning av gjorda resor
Tjänsteresa som varar längre än en halv dag ska i efterhand redovisas i en kortfattad reserapport inom fem dagar. Senast den 3:e eller första arbetsdagen i varje månad ska traktamentes- och restidsredovisning vara inlämnad på därtill avsedd blankett.
Ersättningar
Reseräkning ska inlämnas inom en månad efter tjänsteresans avslutning.
- Övernattning privat ersätts med 100 kronor per natt.
- I den mån det finns motiverade skäl att utnyttja bil, utgår milersättning enligt statliga normer. I fall när bil används av andra skäl, ersätts resekostnader med bil till det belopp en motsvarande tågbiljett, inköpt med god tidsplanering, skulle ha kostat.
- Om en kombinerad tjänste- och privat resa medfört högre kostnad, ersätts endast den kostnad en ren tjänsteresa skulle ha medfört.
- Skattefria traktamenten betalas ut enligt Skatteverkets regler om resan har fullständigt redovisats i tid.
- Ytterligare ersättning ges endast för ändmål som tagits upp i resebudgeten och godkänts i resebeslutet.
Kombination med privata syften
Anställda vid Wikimedia Sverige får kombinera en tjänsteresa med att ta ledighet under förutsättning att:
- resebeslutet behovsprövas av annan än den resande, det vill säga att tjänsteresan varit nödvändig för föreningens verksamhet och den anställdes tjänsteutövning,
- den anställde beviljats ledighet eller tar ut flextid,
- det inte uppkommer några merkostnader för föreningen till följd av ledigheten, till exempel dyrare biljetter, och
- den anställde står för samtliga merkostnader till följd av ledigheten.
Kostnaden för tjänsteresan föranleder ingen förmånsbeskattning för den anställde, eftersom resekostnaden hade uppstått även om den anställde inte valt att stanna kvar. Under tiden på resan då den anställde ej är i tjänst gäller ej Wikimedia Sveriges försäkringar för den anställde. Den anställde träder i tjänst igen när hemresan påbörjas och omfattas då av Wikimedia Sveriges försäkringsskydd. Uppehåll i tjänsteresa ska redovisas i reseräkningen då traktamente inte betalas ut för tiden den anställde ej är i tjänst.
Bonus på trafikföretag
Den resande har rätt att utnyttja bonuspoäng för privat bruk.
Utvärdering
Verksamhetschefen ska vid lämpligt tillfälle en gång per år, i samband med budgetarbetet för kommande år, gå igenom föregående års genomförda tjänsteresor med avseende på kostnader och redovisade resultat, analysera materialet och lämna en redogörelse till styrelsen.
Giltighet
Denna resepolicy gäller från det att den antagits av styrelsen och tills vidare.
Ordföranden har rätt att besluta om avsteg.