Krisplan
Krisplan antagen på styrelsemötet 25 augusti 2013.
Avsikt
Krisplanen fastslår enkla regler om första omgång åtgärder inom föreningen vid 1) kris av personkaraktär inom föreningen och 2) vid negativ uppmärksamhet av viss storleksordning, på riktiga eller oriktiga grunder, beträffande något som gjorts – eller påståtts ha gjorts – klandervärt inom Wikimediarörelsen eller inom Wikimediaprojekten.
Definitioner
- Med Wikimediarörelsen avses Wikimedia Sverige, Wikimedia Foundation och andra Wikimediachapters än Wikimedia Sverige.
- Med Wikimediaprojekten avses uppslagsverket Wikipedia och dess systerprojekt i olika språkupplagor, samt gemenskaperna för svenskpråkiga Wikipedia och dess systerprojekt på svenska.
I händelse av olycks- eller dödsfall inom föreningen
- Verksamhetschefen tar initiativ till åtgärder, om kris rör anställd eller annan berörd person inom verksamheten.
- Om krisen i väsentlig utsträckning avser verksamhetschefen, övertar styrelseordföranden ansvar att vidta initiala åtgärder.
- Ansvarig tar vid behov initiativ att tillsätta krisgrupp.
- Ansvarig har rätt att ta erforderliga medel i anspråk, i avvaktan på senare beslut i ekonomiska frågor enligt reguljär ordning.
Kris inom Wikimediarörelsen och/eller Wikimediaprojekten
- Vid en kris, eller en potentiell kris, av detta slag är det framför allt väsentligt att föreningen snabbt och redigt kan respondera genom att informera utomstående, gemenskap, föreningsmedlemmar och anställda om sakförhållanden och om föreningens ställningstagande.
- Det analyseras noggrant om en kris eller potentiell kris avser enbart Wikimedia Sverige eller annan del av Wikimediarörelsen, ett eller flera Wikimediaprojekt enbart eller eventuellt berör både Wikimediarörelsen och Wikimediaprojekt.
- Om krisen berör enbart Wikimediaprojekten, följer verksamhetschefen utvecklingen, klargör vid behov distinktionen utåt samt överväger eventuella vidare åtgärder.
- Om krisen berör både Wikimediaprojekten och Wikimediarörelsen, upprättar verksamhetschefen samband med presstalespersonen för svenskspråkiga Wikipedia.
- Om krisen berör Wikimedia Sverige eller annan del av Wikimediarörelsen, tar verksamhetschefen initiativ till att agera på lämpligt sätt med vägledning av denna krisplan.
- Om krisen i väsentlig utsträckning avser verksamhetschefen, övertar styrelseordföranden ansvar att vidta initiala åtgärder.
Förebyggande
- Föreningen publicerar enligt sin filosofi om transparens löpande mesta möjliga information av intresse för utomstående parter på webben.
- Tydlig information om samband och olikheter mellan olika entiteter och deras roller/ansvar (WMSE, WMF, svenskspråkiga Wikipediagemenskapen, andra språkupplagors gemenskaper, andra chapters) finns skrivna och inlagda på webbplatsen, för att lätt ompubliceras på mer framträdande plats vid behov vid en kris.
- Goda rutiner vid rekrytering av medarbetare, inklusive rutinmässig erforderlig bakgrundskontroll och referenstagning.
Ansvariga för krishantering
- Det är väsentligt, för att konsistent information ska lämnas, att föreningen har talesperson, och att det är tydligt i varje skede vem som är talesperson. Vid behov delas arbetet som talesperson på talesperson för extern kontakt och talesperson för kontakt inom Wikimediarörelsen.
- Föreningen företräds av verksamhetschef eller ordförande, eller – om så beslutas – av för ändamålet utsedd annan person.
- Vid tecken till kris träder verksamhetschefen ex officio i funktion som föreningens talesperson.
- Vid lämpligt tillfälle, och så snart som möjligt, samråder verksamhetschef och ordförande om vem som ska vara talesperson i fortsättningen, således i första hand antingen verksamhetschefen, eller ordföranden.
- Ordföranden tar initiativ till lämplig information till styrelsen och eventuellt utlysande av extra styrelsesammanträde.
- Om krisen förutses bli långvarig kan styrelsen överväga att utse ett krisutskott för att understödja talespersonen.
Förhållningssätt vid en kris
- Talespersonen ansvarar för att grundläggande information av relevans för ärendet snarast läggs ut på föreningens webbplats, samt att hänvisningar dit sker från föreningens Facebooksida och blogg. Det är viktigt att man inte börjar med spekulationer när man ger informationen, utan att man är klar och saklig. Saknas det information skall detta klart uttalas för att minska risken för ryktesspridning.
- Talesperson ansvarar för att eventuella andra omedelbara proaktiva åtgärder vidtas, som till exempel pressmeddelande eller -konferens.
- Verksamhetschefen utser någon som ansvarar för fortsatt uppdatering av webbplatsen och hjälpa till med andra informationsaktiviteter.
- Om krisen gäller andra delar av Wikimediarörelsen eller Wikimediaprojekten utser verksamhetschefen någon som upprätthåller samband samt håller sig informerad om vad som händer och om berörda parters agerande.
- Talesperson upprätthåller hög tillgänglighet att svara på externa frågor genom riktiga besked, så långt som kraften räcker till och detta kan ske utan att annan väsentlig verksamhet allvarligt försummas.