Mötesprotokoll/Protokoll 2019-11-24
Utseende
- Det här är ett protokoll för Wikimedia Sverige. Vid frågor kontakta Mattias Blomgren.
Justerat:
Ordförande Historiker (diskussion) 13 december 2019 kl. 19.25 (CET)
Justeringsman JONSSSVE (diskussion) 13 december 2019 kl. 13.36 (CET)
- Tid
- Söndag 24 november 2019 klockan 10.00–16.25 på kontoret.
- Närvarande
- Mattias Blomgren, Sven-Erik Jonsson, Bengt Oberger, Brit Stakston, Göran Konstenius, Sofie Jansson (till kl. 16.00), John Andersson (föredragande)
- Frånvarande
- Kristina Berg, Ylva Pettersson, Elza Dunkels
Mötets öppnande
- Mötet öppnades.
Val av justeringsman
- Sven-Erik Jonsson valdes.
Anmärkningar från senaste mötesprotokollet
- 2019-10-05
- Inga anmärkningar togs upp.
Beslutsuppföljning
- Genomförande av krishanteringsövning bör planeras in. Ansvariga: Verksamhetschef och ordförande.
- 2017-05-27: Styrelsen diskuterade hur ett scenario skulle kunna simuleras. Mattias och John kontaktar övriga ordförande och verksamhetschefer och hör efter vilka erfarenheter som finns i andra föreningar.
- 2017-09-10: Punkten kvarstår. Offentlig konst-frågan har under sommaren varit en form av krishantering.
- 2018-01-20: Föreslogs att ta upp frågan framåt sommaren.
- 2018-03-17: Punkten kvarstår.
- 2018-04-15: Punkten kvarstår.
- 2018-05-26: Punkten kvarstår.
- 2018-09-22: Punkten kvarstår. Diskussion om krishantering har förts med WMF inför Wikimania.
- 2018-10-21: Punkten kvarstår.
- 2019-01-12: Punkten kvarstår.
- 2019-03-16: Punkten kvarstår.
- 2019-04-28: Kontakt med WMF:s krishanteringsteam inför Wikimania.
- 2019-10-05: Punkten kvarstår. Följande krishanteringsåtgärder noterade:
- Hjärt- & lungräddning i samband med Wikimania för volontärer.
- Trust & safety team hos WMF i samband med Wikimania. Ett dokument, som kan användas framöver togs fram.
- Inga övningar i teamet på kansliet har genomförts.
- Sammanställning över kontaktuppgifter till anhöriga till anställda framtagen.
- 2019-11-24: Punkten kvarstår.
- Från styrelsemötet 2019-04-28
- Styrelsen beslöt att John och Mattias tar fram en plan och prioritering för revidering av övriga policyer.
- Från styrelsemötet 2019-05-28
- Styrelsen beslöt att uppdra åt Kristina, Sofie, Elza och Göran att ta fram förslag på reviderade inköps- och resepolicyer.
- Styrelsen beslöt att uppdra åt Sven-Erik, Mattias och John att ta fram förslag på reviderad placeringspolicy
- 2019-11-24: Se beslutspunkt nedan.
Projekt/budget 2019
Budgetuppföljning
- Viss underspendering har skett på grund av glapp i anställningar.
- Finding GLAMs förlängt till 2020-02-29, så pengar kan flyttas fram.
- Ekonomin är stabil.
Ledningsrapporter för projekt
- Ledningsrapport 2019
- Ingen genomgång gjordes.
Rapportering från verksamhetschefen
- Nya ansökningar
- Medlemskap i Giva Sverige
- Teknisk utveckling inom GLAM med stöd från WMF
- Donationskampanj med Wenderfalck. Kommer att dras igång på sociala medier under andra veckan i december 2019 och i februari 2020.
- Viktiga händelser
- WikiGap blir av nästa år igen. Equal edit i Göteborg. Fotoutställning planeras. UN Women och United Nations Population Fund nya partners.
- FindingGLAMs-kampanjen sker i början av 2020 efter projektförlängning till 29 februari. Event på UNESCO förhoppningsvis i mitten av januari.
- Wikipedia i biblioteken: Artiklar om Fri kunskap och Wikipedia publicerade i Digiteket. Utbildningsturné planerad för januari-februari.
- Första testuppladdningar från UNESCO Archive är genomförd.
- Biblioteksdata: Slutrapport för första projektet avslutat. Nytt projekt påbörjat.
- Möte för Biståndsorganisationer. UD och OCHCR kommer!
- Svar gällande implementering av Upphovsrättsdirektivet. Ca. 35 sidor inskickat. Även FAQ skapad (översättning för att andra ska kunna återanvända den).
- Uppföljning av Wikimania. Inklusive två möten med volontärerna. Stort intresse för fortsatt deltagande.
- Wikispeech påbörjat. Avtal undertecknade och planering påbörjad.
- ORES-funktionen för att kunna automatiskt bedöma artikelkvalitet aktiveras.
- Förankrat hubben med all personal.
- Wiki Loves Monuments genomförd. 2 573 bilder (upp från 1 327 förra året).
- Medarbetarsamtal och stressenkät genomförd.
- Ny tjänst publicerad för Projektledare utbildning och lärande.
- Organigram påbörjat.
- Verksamhetsplan 2020 publicerad.
- Budget färdigställd.
- Verksamhetsinriktning 2021 publicerad.
- Struktur på policyer färdigställd.
- Tillgänglighetspolicy för personal färdigställd.
- Uppförandekod färdigställd.
- Utveckling med WMF
- Valerie D’Costa har slutat. Avdelningen slås samman med andra delar av WMF.
- Beslut om extra teknisk utveckling Q1 2020 med WMF.
- Mål utarbetas.
- Teknisk färdplan utarbetas.
- Forskning av WMF.
- Finansieringsmöjligheter identifieras och diskuteras.
- Kommande händelser
- Uppstart Wikispeech.
- Färdigställande av kampanj.
- WikiGap 2020.
- Projektledarutbildning planeras.
- Nyanställningar.
- Antagande av Insamlingspolicy.
- Ansökan till Giva Sverige.
- På Kommission för diskussion om digitalisering i EU.
- Förbättringsarbete 2019
- John rapporterade status på aktiviteterna.
Verksamhetsplan 2020
- Styrelsen beslöt att anta Verksamhetsplan 2020.
Budget 2020
- Styrelsen beslöt att fastställa budget 2020.
- Cirka 11 miljoner kr i budget.
- Ökning med 550 000 kr i förstärkning av ekonomisk buffert år 2020.
- 10,5 heltidstjänster (cirka 7 år 2019).
- 16,67 % overhead.
Verksamhetsinriktning 2021
- Verksamhetsinriktning 2021 diskuterades.
- Förslag på komplettering med konsekvenser i riskanalysen kommer att skickas ut till styrelsen.
Regler, riktlinjer och policyer
- Antagande av ny enhetlig struktur för policyer.
- Styrelsen beslöt att anta föreslagen enhetlig struktur för policyer.
- Styrelsen beslöt att anta Tillgänglighetspolicy för personal.
- Styrelsen beslöt att anta Uppförandekod, vilken är ett villkor för att bli medlem i Giva Sverige.
- Styrelsen beslöt att komplettera Riktlinjer för inkluderande möten med formuleringen om trakasserier i enlighet med uppförandekoden.
- Styrelsen beslöt att anta uppdatering av Placeringspolicy.
Medlemskap i föreningar
- Giva Sverige - Branschorganisation för organisationer som bedriver insamling. 3 000 kr/år fast avgift samt 0,15 % av allt insamlat (från 3 000 kr upp till 90 000 kr).
- Styrelsen beslöt att bli medlem i Giva Sverige.
- SweSoft - Ideell förening för organisationer som utvecklar mjukvara i Sverige. Medlemskap för att kunna delta i deras evenemang och påverkansarbete samt nå ut om nya tjänster vi har. Kostar 10 000 kr/år för oss.
- Styrelsen beslöt att bli medlem i SweSoft.
Wikimedias strategiarbete
- Stående punkt under 2019 angående Wikimedias strategiarbete.
- John informerade.
Representanter Wikimedia Summit 2020
- Wikimedia Sverige får skicka två representanter till Wikimedia Summit 2020 i Berlin i april 2020.
- Styrelsen beslöt att verksamhetschefen och ordföranden representerar föreningen.
Per capsulambeslut
- Ansökan till Wikimedia Foundation 2020 hade godkänts genom per capsulam-beslut.
Styrelseutbildningar
- John och Kristina har varit på Stiftelsedagen.
Personalfrågor
- John informerade.
- Arbetet med organisationsstruktur diskuterades.
Övriga frågor
- Inga övriga frågor togs upp.
Mötets avslutande
- Mötet avslutades.