Mötesprotokoll/Protokoll 2019-11-24

Från Wikimedia
Hoppa till navigering Hoppa till sök
Det här är ett ojusterat protokoll för Wikimedia Sverige. Protokollet gäller inte innan det är justerat. Vid frågor kontakta Mattias Blomgren.

Justeras:
Ordförande '
Justeringsman '


Tid
Söndag 24 november 2019 klockan 10.00–16.25 på kontoret.
Närvarande
Mattias Blomgren, Sven-Erik Jonsson, Bengt Oberger, Brit Stakston, Göran Konstenius, Sofie Jansson (till kl. 16.00), John Andersson (föredragande)
Frånvarande
Kristina Berg, Ylva Pettersson, Elza Dunkels

Mötets öppnande

  • Mötet öppnades.

Val av justeringsman

  • Sven-Erik Jonsson valdes.

Anmärkningar från senaste mötesprotokollet

Beslutsuppföljning

  • Genomförande av krishanteringsövning bör planeras in. Ansvariga: Verksamhetschef och ordförande.
    • 2017-05-27: Styrelsen diskuterade hur ett scenario skulle kunna simuleras. Mattias och John kontaktar övriga ordförande och verksamhetschefer och hör efter vilka erfarenheter som finns i andra föreningar.
    • 2017-09-10: Punkten kvarstår. Offentlig konst-frågan har under sommaren varit en form av krishantering.
    • 2018-01-20: Föreslogs att ta upp frågan framåt sommaren.
    • 2018-03-17: Punkten kvarstår.
    • 2018-04-15: Punkten kvarstår.
    • 2018-05-26: Punkten kvarstår.
    • 2018-09-22: Punkten kvarstår. Diskussion om krishantering har förts med WMF inför Wikimania.
    • 2018-10-21: Punkten kvarstår.
    • 2019-01-12: Punkten kvarstår.
    • 2019-03-16: Punkten kvarstår.
    • 2019-04-28: Kontakt med WMF:s krishanteringsteam inför Wikimania.
    • 2019-10-05: Punkten kvarstår. Följande krishanteringsåtgärder noterade:
      • Hjärt- & lungräddning i samband med Wikimania för volontärer.
      • Trust & safety team hos WMF i samband med Wikimania. Ett dokument, som kan användas framöver togs fram.
      • Inga övningar i teamet på kansliet har genomförts.
      • Sammanställning över kontaktuppgifter till anhöriga till anställda framtagen.
    • 2019-11-24: Punkten kvarstår.
Från styrelsemötet 2019-04-28
  • Styrelsen beslöt att John och Mattias tar fram en plan och prioritering för revidering av övriga policyer.
Från styrelsemötet 2019-05-28
  • Styrelsen beslöt att uppdra åt Kristina, Sofie, Elza och Göran att ta fram förslag på reviderade inköps- och resepolicyer.
  • Styrelsen beslöt att uppdra åt Sven-Erik, Mattias och John att ta fram förslag på reviderad placeringspolicy
    • 2019-11-24: Se beslutspunkt nedan.

Projekt/budget 2019

Budgetuppföljning

  • Viss underspendering har skett på grund av glapp i anställningar.
  • Finding GLAMs förlängt till 2020-02-29, så pengar kan flyttas fram.
  • Ekonomin är stabil.

Ledningsrapporter för projekt

Rapportering från verksamhetschefen

Nya ansökningar
  • Medlemskap i Giva Sverige
  • Teknisk utveckling inom GLAM med stöd från WMF
  • Donationskampanj med Wenderfalck. Kommer att dras igång på sociala medier under andra veckan i december 2019 och i februari 2020.
Viktiga händelser
  • WikiGap blir av nästa år igen. Equal edit i Göteborg. Fotoutställning planeras. UN Women och United Nations Population Fund nya partners.
  • FindingGLAMs-kampanjen sker i början av 2020 efter projektförlängning till 29 februari. Event på UNESCO förhoppningsvis i mitten av januari.
  • Wikipedia i biblioteken: Artiklar om Fri kunskap och Wikipedia publicerade i Digiteket. Utbildningsturné planerad för januari-februari.
  • Första testuppladdningar från UNESCO Archive är genomförd.
  • Biblioteksdata: Slutrapport för första projektet avslutat. Nytt projekt påbörjat.
  • Möte för Biståndsorganisationer. UD och OCHCR kommer!
  • Svar gällande implementering av Upphovsrättsdirektivet. Ca. 35 sidor inskickat. Även FAQ skapad (översättning för att ändra ska kunna återanvända den).
  • Uppföljning av Wikimania. Inklusive två möten med volontärerna. Stort intresse för fortsatt deltagande.
  • Wikispeech påbörjat. Avtal undertecknade och planering påbörjad.
  • ORES-funktionen för att kunna automatiskt bedöma artikelkvalitet aktiveras.
  • Förankrat hubben med all personal.
  • Wiki Loves Monuments genomförd. 2 573 bilder (upp från 1 327 förra året).
  • Medarbetarsamtal och stressenkät genomförd.
  • Ny tjänst publicerad för Projektledare utbildning och lärande.
  • Organigram påbörjat.
  • Verksamhetsplan 2020 publicerad.
  • Budget färdigställd.
  • Verksamhetsinriktning 2021 publicerad.
  • Struktur på policyer färdigställd.
  • Tillgänglighetspolicy för personal färdigställd.
  • Uppförandekod färdigställd.
Utveckling med WMF
  • Valerie D’Costa har slutat. Avdelningen slås samman med andra delar av WMF.
  • Beslut om extra teknisk utveckling Q1 2020 med WMF.
  • Mål utarbetas.
  • Teknisk färdplan utarbetas.
  • Forskning av WMF.
  • Finansieringsmöjligheter identifieras och diskuteras.
Kommande händelser
  • Uppstart Wikispeech.
  • Färdigställande av kampanj.
  • WikiGap 2020.
  • Projektledarutbildning planeras.
  • Nyanställningar.
  • Antagande av Insamlingspolicy.
  • Ansökan till Giva Sverige.
  • På Kommission för diskussion om digitalisering i EU.
Förbättringsarbete 2019
  • John rapporterade status på aktiviteterna.

Verksamhetsplan 2020

Budget 2020

  • Styrelsen beslöt att fastställa budget 2020.
    • Cirka 11 miljoner kr i budget.
    • Ökning med 550 000 kr i förstärkning av ekonomisk buffert år 2020.
    • 10,5 heltidstjänster (cirka 7 år 2019).
    • 16,67 % overhead.

Verksamhetsinriktning 2021

  • Verksamhetsinriktning 2021 diskuterades.
  • Förslag på komplettering med konsekvenser i riskanalysen kommer att skickas ut till styrelsen.

Regler, riktlinjer och policyer

Medlemskap i föreningar

  • Giva Sverige - Branschorganisation för organisationer som bedriver insamling. 3 000 kr/år fast avgift samt 0,15 % av allt insamlat (från 3 000 kr upp till 90 000 kr).
    • Styrelsen beslöt att bli medlem i Giva Sverige.
  • SweSoft - Ideell förening för organisationer som utvecklar mjukvara i Sverige. Medlemskap för att kunna delta i deras evenemang och påverkansarbete samt nå ut om nya tjänster vi har. Kostar 10 000 kr/år för oss.
    • Styrelsen beslöt att bli medlem i SweSoft.

Wikimedias strategiarbete

  • Stående punkt under 2019 angående Wikimedias strategiarbete.
    • John informerade.

Representanter Wikimedia Summit 2020

  • Wikimedia Sverige får skicka två representanter till Wikimedia Summit 2020 i Berlin i april 2020.
    • Styrelsen beslöt att verksamhetschefen och ordföranden representerar föreningen.

Per capsulambeslut

Styrelseutbildningar

  • John och Kristina har varit på Stiftelsedagen.

Personalfrågor

  • John informerade.
  • Arbetet med organisationsstruktur diskuterades.

Övriga frågor

  • Inga övriga frågor togs upp.

Mötets avslutande

  • Mötet avslutades.