Mötesprotokoll/Protokoll 2019-11-24

Från Wikimedia
Hoppa till navigering Hoppa till sök
Det här är ett protokoll för Wikimedia Sverige. Vid frågor kontakta Mattias Blomgren.

Justerat:
Ordförande Historiker (diskussion) 13 december 2019 kl. 19.25 (CET)
Justeringsman JONSSSVE (diskussion) 13 december 2019 kl. 13.36 (CET)


Tid
Söndag 24 november 2019 klockan 10.00–16.25 på kontoret.
Närvarande
Mattias Blomgren, Sven-Erik Jonsson, Bengt Oberger, Brit Stakston, Göran Konstenius, Sofie Jansson (till kl. 16.00), John Andersson (föredragande)
Frånvarande
Kristina Berg, Ylva Pettersson, Elza Dunkels

Mötets öppnande

  • Mötet öppnades.

Val av justeringsman

  • Sven-Erik Jonsson valdes.

Anmärkningar från senaste mötesprotokollet

Beslutsuppföljning

  • Genomförande av krishanteringsövning bör planeras in. Ansvariga: Verksamhetschef och ordförande.
    • 2017-05-27: Styrelsen diskuterade hur ett scenario skulle kunna simuleras. Mattias och John kontaktar övriga ordförande och verksamhetschefer och hör efter vilka erfarenheter som finns i andra föreningar.
    • 2017-09-10: Punkten kvarstår. Offentlig konst-frågan har under sommaren varit en form av krishantering.
    • 2018-01-20: Föreslogs att ta upp frågan framåt sommaren.
    • 2018-03-17: Punkten kvarstår.
    • 2018-04-15: Punkten kvarstår.
    • 2018-05-26: Punkten kvarstår.
    • 2018-09-22: Punkten kvarstår. Diskussion om krishantering har förts med WMF inför Wikimania.
    • 2018-10-21: Punkten kvarstår.
    • 2019-01-12: Punkten kvarstår.
    • 2019-03-16: Punkten kvarstår.
    • 2019-04-28: Kontakt med WMF:s krishanteringsteam inför Wikimania.
    • 2019-10-05: Punkten kvarstår. Följande krishanteringsåtgärder noterade:
      • Hjärt- & lungräddning i samband med Wikimania för volontärer.
      • Trust & safety team hos WMF i samband med Wikimania. Ett dokument, som kan användas framöver togs fram.
      • Inga övningar i teamet på kansliet har genomförts.
      • Sammanställning över kontaktuppgifter till anhöriga till anställda framtagen.
    • 2019-11-24: Punkten kvarstår.
Från styrelsemötet 2019-04-28
  • Styrelsen beslöt att John och Mattias tar fram en plan och prioritering för revidering av övriga policyer.
Från styrelsemötet 2019-05-28
  • Styrelsen beslöt att uppdra åt Kristina, Sofie, Elza och Göran att ta fram förslag på reviderade inköps- och resepolicyer.
  • Styrelsen beslöt att uppdra åt Sven-Erik, Mattias och John att ta fram förslag på reviderad placeringspolicy
    • 2019-11-24: Se beslutspunkt nedan.

Projekt/budget 2019

Budgetuppföljning

  • Viss underspendering har skett på grund av glapp i anställningar.
  • Finding GLAMs förlängt till 2020-02-29, så pengar kan flyttas fram.
  • Ekonomin är stabil.

Ledningsrapporter för projekt

Rapportering från verksamhetschefen

Nya ansökningar
  • Medlemskap i Giva Sverige
  • Teknisk utveckling inom GLAM med stöd från WMF
  • Donationskampanj med Wenderfalck. Kommer att dras igång på sociala medier under andra veckan i december 2019 och i februari 2020.
Viktiga händelser
  • WikiGap blir av nästa år igen. Equal edit i Göteborg. Fotoutställning planeras. UN Women och United Nations Population Fund nya partners.
  • FindingGLAMs-kampanjen sker i början av 2020 efter projektförlängning till 29 februari. Event på UNESCO förhoppningsvis i mitten av januari.
  • Wikipedia i biblioteken: Artiklar om Fri kunskap och Wikipedia publicerade i Digiteket. Utbildningsturné planerad för januari-februari.
  • Första testuppladdningar från UNESCO Archive är genomförd.
  • Biblioteksdata: Slutrapport för första projektet avslutat. Nytt projekt påbörjat.
  • Möte för Biståndsorganisationer. UD och OCHCR kommer!
  • Svar gällande implementering av Upphovsrättsdirektivet. Ca. 35 sidor inskickat. Även FAQ skapad (översättning för att andra ska kunna återanvända den).
  • Uppföljning av Wikimania. Inklusive två möten med volontärerna. Stort intresse för fortsatt deltagande.
  • Wikispeech påbörjat. Avtal undertecknade och planering påbörjad.
  • ORES-funktionen för att kunna automatiskt bedöma artikelkvalitet aktiveras.
  • Förankrat hubben med all personal.
  • Wiki Loves Monuments genomförd. 2 573 bilder (upp från 1 327 förra året).
  • Medarbetarsamtal och stressenkät genomförd.
  • Ny tjänst publicerad för Projektledare utbildning och lärande.
  • Organigram påbörjat.
  • Verksamhetsplan 2020 publicerad.
  • Budget färdigställd.
  • Verksamhetsinriktning 2021 publicerad.
  • Struktur på policyer färdigställd.
  • Tillgänglighetspolicy för personal färdigställd.
  • Uppförandekod färdigställd.
Utveckling med WMF
  • Valerie D’Costa har slutat. Avdelningen slås samman med andra delar av WMF.
  • Beslut om extra teknisk utveckling Q1 2020 med WMF.
  • Mål utarbetas.
  • Teknisk färdplan utarbetas.
  • Forskning av WMF.
  • Finansieringsmöjligheter identifieras och diskuteras.
Kommande händelser
  • Uppstart Wikispeech.
  • Färdigställande av kampanj.
  • WikiGap 2020.
  • Projektledarutbildning planeras.
  • Nyanställningar.
  • Antagande av Insamlingspolicy.
  • Ansökan till Giva Sverige.
  • På Kommission för diskussion om digitalisering i EU.
Förbättringsarbete 2019
  • John rapporterade status på aktiviteterna.

Verksamhetsplan 2020

Budget 2020

  • Styrelsen beslöt att fastställa budget 2020.
    • Cirka 11 miljoner kr i budget.
    • Ökning med 550 000 kr i förstärkning av ekonomisk buffert år 2020.
    • 10,5 heltidstjänster (cirka 7 år 2019).
    • 16,67 % overhead.

Verksamhetsinriktning 2021

  • Verksamhetsinriktning 2021 diskuterades.
  • Förslag på komplettering med konsekvenser i riskanalysen kommer att skickas ut till styrelsen.

Regler, riktlinjer och policyer

Medlemskap i föreningar

  • Giva Sverige - Branschorganisation för organisationer som bedriver insamling. 3 000 kr/år fast avgift samt 0,15 % av allt insamlat (från 3 000 kr upp till 90 000 kr).
    • Styrelsen beslöt att bli medlem i Giva Sverige.
  • SweSoft - Ideell förening för organisationer som utvecklar mjukvara i Sverige. Medlemskap för att kunna delta i deras evenemang och påverkansarbete samt nå ut om nya tjänster vi har. Kostar 10 000 kr/år för oss.
    • Styrelsen beslöt att bli medlem i SweSoft.

Wikimedias strategiarbete

  • Stående punkt under 2019 angående Wikimedias strategiarbete.
    • John informerade.

Representanter Wikimedia Summit 2020

  • Wikimedia Sverige får skicka två representanter till Wikimedia Summit 2020 i Berlin i april 2020.
    • Styrelsen beslöt att verksamhetschefen och ordföranden representerar föreningen.

Per capsulambeslut

Styrelseutbildningar

  • John och Kristina har varit på Stiftelsedagen.

Personalfrågor

  • John informerade.
  • Arbetet med organisationsstruktur diskuterades.

Övriga frågor

  • Inga övriga frågor togs upp.

Mötets avslutande

  • Mötet avslutades.