Årsmöte 2020/Verksamhetsinriktning och ekonomiska ramar för 2021
Bakgrund
Kansliet arbetar på uppdrag från styrelsen med att under verksamhetsåret ta fram en verksamhetsstrategi och budget för kommande verksamhetsår.
Arbetet innefattar ett medlemsmöte under perioden augusti–november för att delge arbetet och ta del av tankar och idéer som hjälper till att utveckla planerna.
Verksamhetsinriktning
Programmen, strategierna och målen för perioden 2021–2025 kommer att fastställas under 2020. Majoriteten av projekten förväntas fortsätta, om än i något reviderad form baserat på erfarenheterna från 2020.
Wikimedia Sverige har fått förtroendet att under 2020 utveckla den första tematiska hubben inom Wikimediarörelsen. Hubben fokuserar på att ta fram mjukvara, metoder, stödmaterial och att koordinera arbetet internationellt gällande tillgängliggörande av material från olika partners. Under 2021 förväntas den tematiska hubben vara aktiv med ett inledande team på plats, bestående av främst utvecklare men även ett antal personer som kommunicerar och håller utbildningar med målgrupperna (volontärer, institutioner m.fl.), de som bedriver undersökningar för att utveckla produkterna samt de som dokumenterar och utvecklar stödjande material.
Arbetet med Wikispeech kommer att fortsätta i huvudsak genom extern finansiering via olika projektbidrag. Även andra initiativ kan under 2021 skalas upp genom ytterligare projektbidrag från olika myndigheter. Detta då offentlig finansiering kunde hållas ned 2019–2020 kan den markant ökas under 2021 (offentlig finansiering får uppgå till maximalt 5 miljoner på en rullande treårsperiod).
Det arbete med att stärka vår medlemsbas som påbörjade 2019 kommer att utvecklas vidare under 2020 och 2021. Genom att engagera volontärer till att arbeta med medlemsvärvningen kan arbetet fortsätta skalas upp. Därtill kommer en större kommunikationskampanj att öka möjligheten att värva medlemmar. På detta sätt bedömer vi att vi under 2021 effektivt kommer att kunna skala upp vårt utåtriktade arbete, samtidigt som personalen kan fokusera på långsiktigt strategiskt arbete. Genom de större summor som säkerställts genom verksamhetsbidrag samt donationer och medlemsavgifter kommer stödet till volontärernas insatser att kunna ökas.
För att kunna öka personalstyrkan kommer det arbete med HR- och organisationskonsulter som vi kommer påbörja 2020 att fortsätta under 2021. Personalstyrkan beräknas vara 18–22 heltidstjänster samt runt 5–8 konsulter på deltid i slutet av 2021. Därtill kommer praktikanter och personalutbyten med andra Wikimediaföreningar att ske. En sådan omfattande ökning kommer dock endast att ske om långsiktig finansiering från Wikimedia Foundation eller Postkodlotteriet har säkrats (se nedan under rubriken Ekonomiska förutsättningar för mer information).
Arbetet med att bli en första klassens arbetsgivare fortsätter. Detta sker genom riktade insatser från vår HR-personal. Fortbildning för personalen fortsätter vara centralt och de stora antalet nyanställningar fortsätter ske med strategiskt mångfaldsarbete för att gruppen skall ha en bred mångfald med personer med olika bakgrunder. Utbytet av personal mellan Wikimediaföreningar som initierades 2019–2020 fortsätter för att säkerställa att kunskap överförs men även för att erfaren personal lättare skall kunna byta jobb och organisation men stanna inom rörelsen. En aktiv kampanj för att attrahera talanger på universitet pågår kontinuerligt, där ett fellowship-program är en central del.
Genom deltagande i den accelerator som kommer att etableras av Wikimedia Deutschland under 2020 säkerställs en fortsatt experimentering och innovation. Wikimedia Sverige är en av endast två Wikimediaföreningar som har bjudits in till samarbetet i dagsläget.
Ekonomiska förutsättningar
Översikt
Föreningens ekonomiska situation har avsevärt förbättrats genom ett omfattande och långsiktigt arbete med etablerade finansieringsplaner som iordningställts av en intern beredningsgrupp (med representanter från styrelsen och kansli). Utöver de tidigare intäktsmöjligheterna såsom projektbidrag, effektivare medlemshantering och konsultarbete beräknas större långsiktiga intäkter vara på plats under 2020.
Sammanfattningsvis räknar vi med att ha en offensiv ansats för 2021 med en budget på runt 12–15 miljoner.
Målet är att fortsatt undvika beroende av Wikimedia Foundation och komplettera med olika externa intäkter. Strukturer, metodik och personal för att säkra dessa intäktsströmmar beräknas vara etablerade vid slutet av 2021 och uppgå till 30 procent av intäkterna år 2023 och 50 procent år 2025.
Som beskrivits ovan under rubriken Verksamhetsinriktning kommer det arbete som sker i Sverige och i Hubben att stärka varandra. Vissa av intäktsströmmarna är dock mer eller mindre sammankopplade med arbete internationellt alternativt nationellt.
Finansiering för internationellt arbete
Genom att Wikimedia Foundation skjuter in ökade mängder finansiering för arbetet som tematisk hubb är Wikimedia Sveriges långsiktiga finansiering säkrad för stora delar av vår internationella verksamhet som tidigare bekostats med externa projektbidrag eller vårt verksamhetsbidrag från Wikimedia Foundation i form av Annual Planning Grants (APG).
En fortsatt central källa till finansiering är projektbidrag från olika finansiärer. Det finns gott om officiella och öppna utlysningar varje år för stora projektbidrag att hålla koll på. Det finns också möjlighet att proaktivt kontakta finansiärer om vårt arbete och se om de är villiga att stödja oss på ett eller annat sätt. Med hubbens globala fokus är bidrag från stora amerikanska finansiärer och från biståndsmedel ytterligare möjligheter för att komplettera projektbidrag från finansiärer i Sverige och EU.
Europeiska unionen beviljar bidrag för att organisera forskningsnätverk inom olika områden, dessa kallas COST. Detta är en typ av nätverksbidrag där även ideella organisationer kan delta. Kärnan av konstellationer måste vara europeisk men de uppmanar starkt organisationer från andra länder att engagera sig. Bidraget täcker kostnaderna för att träffas för att diskutera frågor som är relevanta för nätverket, dela idéer och att arbeta med att leverera olika typer av material etc.
Finansiering för arbete inom Sverige
Grundbulten för det arbete som sker inom Sveriges gränser säkerställs genom finansiering genom vårt APG-bidrag från Wikimedia Foundation. Detta täcker våra fasta kostnader och en kärntrupp av personal som arbetar med projekt och aktiviteter som är speciellt inriktade mot fri kunskap i Sverige.
Vi kommer att ansöka om generellt operativt stöd från det svenska Postkodlotteriet, och bli det som kallas Förmånstagare. Vi har förberett oss för denna ansökan under 2019 (då vi säkrade 90-konto och implementerade nödvändiga policyer och rutiner). Vi räknar med att slutföra ansökan i mitten av 2020. Under andra hälften av 2020 borde vi veta om vi mottar finansiering. Detta skulle innebära en stadig ström av omfattande finansiering. Minst 5 miljoner per år beräknas komma att strömma in den vägen, medel som inte är låsta på samma sätt som projektbidrag. Summan justeras dock baserat på hur stor föreningens ekonomi är. Genom pengarna från Wikimedia Foundation för att etablera den Tematiska hubben kan summan därigenom komma att öka. Upp till 25,5 miljoner tycks teoretiskt vara möjligt baserat på vad andra förmånstagare erhåller. Pengarna är inte begränsade till specifika projekt men kan ha andra begränsningar. I vilken utsträckning dessa medel bör knytas till eller komplettera det arbete som hubben utför återstår fortfarande att besluta om i diskussioner med finansiären.
Det finns åtskilliga mindre projektbidrag att söka i Sverige varje år där intäkten är mindre än 500 000 kr. Dessa pengar är oftast begränsade för arbete nationellt och ofta för experimentell verksamhet. Just för att inte stagnera kommer ett antal sådana ansökningar att färdigställas varje år tillsammans med våra olika team för att utveckla verksamheten. I många fall kan vårt deltagande vara ett sätt att stärka andra positiva nationella aktörer (det vill säga att vi hjälper till att ta fram ansökan för ett projekt som är positivt för fri kunskap, men behåller endast en mindre del av intäkterna).
Det finns svenska bidrag för att bilda olika former av s.k. "labb" (även EU-bidrag för labb har tidigare funnits). I ett labb experimenterar en grupp organisationer inom ett visst område och delar dessa erfarenheter med andra organisationer. Detta är ett sätt att positionera oss på nya områden och fortsätta experimentera. Finansiering är långsiktig och relativt generös. Vi kan antingen skapa labben själva eller gå med i befintliga labb.
Wikimedia Sverige strävar efter att kraftigt öka de lokala insamlingskampanjerna under de kommande åren och har diskuterat detta med WMF:s insamlingsteam i ett par år. Detta arbete beräknas börja bära frukt under 2021. Runt slutet på 2021 är förhoppningen att vi kommer att ha omkring 2 500 betalande medlemmar och 50 organisationsmedlemmar och runt 1 miljon kronor i donationer efterföljande år.
Möjligheten att fortsätta sitta hos Internetstiftelsen är osäkert med den ökade storleken men beror delvis på hur stor andel av personalen som befinner sig i Stockholm. Vi räknar med att anställningar kommer att ske internationellt.
Undersökande av ytterligare finansieringsmöjligheter
Att nå ut till rika individer om finansiering är ett sätt att få intäkter utan restriktioner. Att arbeta med detta lokalt kan vara ett bra sätt att öka stora donationer från rika givare i Europa. Detta är ett område där Wikimedia Sverige för närvarande inte har någon erfarenhet, men är intresserad av att utveckla och lära av insamlingsteamet vid WMF vilket de sagt sig vara villiga att göra. Andra Wikimediaföreningar som Israel och Schweiz har haft en viss framgång på detta område och även WMF.
Att inrätta en stiftelse för långsiktig förvaltning (en s.k. endowment) för långsiktigt underhåll av de verktyg som byggs är en möjlighet. Att med säkerhet kunna säga till partners att de åtaganden vi gör är verkligt långsiktiga skulle kunna vara mycket värdefulla för dem att prioritera att arbeta med oss och särskilja oss från kommersiella aktörer. Att grunda en sådan stiftelse kan också vara en möjlighet att få testamenterade medel till vår verksamhet (Wikimedia Foundations erfarenhet är att personer gärna vill att deras testamenterade gåvor ska gå till en långsiktig endowment).
För närvarande kan Wikimedia Sverige endast ta in en begränsad mängd intäkter genom konsultarbete för att inte riskera vår status som ideell förening. En möjlighet som kommer att undersökas och utvärderas är om det är lämpligt är att bilda ett separat socialt företag där vinsten doneras till föreningen. Detta skulle göra det möjligt för oss att tillhandahålla dedikerad service till betalande kunder för den programvara vi bygger. Detta skulle kunna vara ett sätt för organisationer att kunna bidra till att finansiera teknisk utveckling av mjukvara som de behöver för sitt arbete och få stöd med att säkerställa drift och ge löpande support och underhåll. Att etablera ett separat företag är ett upplägg som bland annat RFSL har.
Ett annat möjligt upplägg vore att ett organisationsmedlemskap ger möjlighet att påverka inriktningen av utvecklingen men att avgiften markant ökar för större organisationer och att de därigenom bekostar utvecklingen för mindre organisationer. Det är här relevant att möjliggöra medlemskap för internationella aktörer då vi utvecklar mjukvara som kommer att användas globalt. Ekonomiskt starka organisationer bär i en sådan modell kostnaden medan ekonomiskt svaga organisationer eller organisationer i länder där ekonomiska transaktioner inte är möjliga erbjuds andra förutsättningar för att delta på likvärdigt sätt.
För delar av vårt arbete kan sponsring och pro-bono-arbete vara en möjlig källa till intäkter eller för att kapa kostnader. Detta kan vara relevant för att täcka kostnader för konferenser (till exempel GLAMwiki-konferensen eller WikiCite-konferensen som skulle kunna ordnas som en del av hubben) och mindre evenemang. Genom sponsring kan även kostnaden för hårdvara eller olika kostsamma mjukvaru- och serverlösningar undvikas. Pro-bono-arbete kan vara ett sätt att minska kostnaderna för tjänster.
Riskanalys av ekonomin
För att bedöma om den offensiva ansatsen är möjlig har vi genomfört en riskanalys.
| Risk # | Risk | Bedömd risk (låg, medel, hög) | Orsak till riskbedömning |
| 1 | Vi får inget stöd från Postkodlotteriet | Låg | Från Postkodlotteriet finns två finansieringsvägar. Den första är projektansökningar och den andra är att bli förmånstagare.
Vi har nu haft två godkända ansökningar till Postkodstiftelsen, vilket, baserat på samtal med deras personal, bedöms stärka chansen att bli förmånstagare. De har även indikerat intresse av en tredje ansökan från oss (vilket vi dock inte kan göra om vi vill bli förmånstagare). Projektet som pågår nu beräknas avslutas i februari 2020 för att möjliggöra ansökan till Postkodlotteriet till juni 2020. Vi har en verksamhet som skiljer sig från och kompletterar övriga förmånstagare vilket är något de tar med i bedömningen. |
| 2 | Wikimedia Foundation finansierar inte att vi utvecklar MediaWiki-mjukvaran | Låg | Vi har valts ut som experimentverkstad för att i nära samarbete med Wikimedia Foundation ta fram ett återanvändningsbart koncept för olika tematiska hubbar som ett sätt att decentralisera arbetet och inte koncentrera allt i Nordamerika. Detta är i linje med de rekommendationer för rörelsen som kommer att publiceras under första halvan av 2020. Det innebär att vi är de som de satsar på och vi är alltså i ett mycket gott förhandlingsläge och har haft ett utmärkt samarbete så här långt.
Till juni 2020 kommer planen att utvecklas vilket kommer att styra hur omfattande detta blir. Det är dock mer än bara teknisk utveckling av mjukvara, utan handlar om att ta en global ledarroll inom ett specifikt område och som sådan är investeringen omfattande. |
| 3 | Vi förlorar personal med central kompetens och kan inte hantera MediaWiki-utvecklingen | Medel | Vi för en aktiv personalpolitik med ökat fokus på fortbildning, teambuilding samt stressreducerande insatser genom att bygga en effektivare och stabilare organisation med överlappande kompetenser.
Vi har arbetat mycket med dokumentation, har tre utvecklare med relevant kompetens samt ett aktivt samarbete med Wikimedia Deutschland om fortbildning av personal. För hubben kommer vi att behöva rekrytera internationellt och genom arbetet under 2020 bör vi ha fler personer med överlappande kompetens på plats. |
| 4 | Tillväxt sker för snabbt | Medel | De olika större intäktsströmmarna är relativt flexibla och vi kan minska antalet av de små externfinansierade projekten vi vanligtvis har (vilka nu finansierar en relativt stor del av verksamheten).
Vi har under åren byggt upp en flexibel och agil organisation som kan öka eller minska aktiviteten inom flera områden utan att övrig verksamhet tar skada. Under planeringsåret 2020 för den Tematiska hubben har Wikimedia Foundation gett generös finansiering för att ta in olika konsulter i stödjande funktioner för att snabbt kunna skala organisationen och två av deras erfarna chefer har även förbundit sig till att aktivt coacha Wikimedia Sveriges kansli (kontrakt är underskrivna). Detta minskar risken. Det som ökar risken är dock frånvaron av tydlig dokumentation och material som förklarar de mer filosofiska aspekterna av vår rörelse och varför vi gör saker på ett visst sätt samt bristen vad gäller aktiviteter för att säkerställa en organisationskultur som nyanställda introduceras till. |
| 5 | Vi blir för beroende av Wikimedia Foundation | Låg | Vi är den Wikimediaförening som är mest framgångsrik med att söka externa projektmedel och kommer att fortsätta med det.
Vi kommer även öka fokuset på enskilda donatorer och på att mångdubbla vårt medlemsantal. De medel vi får från Wikimedia Foundation skall enligt plan kompletteras med en genomtänkt finansieringsplan för att säkerställa ett långsiktigt oberoende. Själva konceptet med en hubb handlar om att säkerställa långsiktig säker finansiering där Wikimedia Foundation har mycket mindre att säga till om jämfört med hur det nu fungerar. |
Riskhantering
| Risk # | Riskhantering | |
| 1 | Skulle vi inte bli förmånstagare 2020 kan vi istället ansöka om ytterligare projektbidrag och försöka bli förmånstagare 2021 istället. Ytterligare finansiering bedöms därför som sannolik och en projektplan är redan under framtagande.
Om vi inte blir förmånstagare innebär det att vi behöver fokusera mer resurser på att skaffa fler medlemmar och donationer. Det innebär även att vi kommer att behöva skala upp vårt arbete med att söka projektfinansiering från olika större finansiärer såsom exempelvis Allmänna arvsfonden för att kunna bedriva en ambitiös och framåtsyftande verksamhet. | |
| 2 | De diskussioner som förs med WMF-personal på olika nivåer kommer att intensifieras för att skyndsamt ta det hela framåt. Vi kommer aktivt att presentera initiativet på olika Wikimedia- och GLAM-evenemang samt i personliga diskussioner med engagerade volontärer. Förhoppningen är att även kunna initiera ett mindre pilotprojekt för att visa på tidiga framgångar.
Genom ett fortsatt engagemang i arbetsgruppen Resource Allocations, som arbetar med att ta fram den nya strategin för Wikimediarörelsen, kan vi säkerställa att hubbar får en tydlig plats i rekommendationerna. | |
| 3 | Som en del av detta kommer vi att ta fram en plan för hur centralt placerad personal kan erbjudas nya tjänster med löneökningar. Detta för att säkerställa deras fortsatta arbete i föreningen. Vi kommer även att fortsätta investera i fortbildning för personalen.
Genom att vidareutveckla vår dokumentation ytterligare och säkerställa överlappande kompetenser minskar vi kostnaden för personalrotation när så ändock sker. Ett kontinuerligt engagemang av volontärer och praktikanter i projekten gör det möjligt att engagera de som har utmärkt sig och som har relevant kunskap även som framtida personal. Genom att presentera vår verksamhet på olika universitet och förbereda studentuppgifter kan vi säkerställa att fler studenter har en relevant profil för kommande tjänster och intresse av att arbeta hos oss. Ett aktivt utbyte med andra Wikimediaföreningar för att föra över kompetens och kunna bygga upp ett globalt team kommer att initieras. | |
| 4 | Genom att engagera HR- och organisationskonsulter kan vi säkerställa att då vi skalar upp följer vi alla regler från dag ett samt att vi gör detta på ett sätt som bevarar den fina organisationskultur vi har genom att på ett tydligt och pedagogiskt sätt kommunicera det till våra nya medarbetare.
Vi kommer att arbeta nära Wikimedia Foundation och Wikimedia Deutschland, vilka är de två största organisationerna i Wikimediarörelsen, för att lära från dem och utveckla material och metoder tillsammans med dem. Då vi kommer att kunna anställa globalt för ett intressant nytt koncept, där många i rörelsen tycks ha en mycket positiv bild av vår organisation, kan vi troligtvis attrahera personer som redan väl känner till Wikimediarörelsen. Vi kommer att öka föreningens reserver med minst 750 000 kr under 2021, en ökning från de 550 000 kr som vi planerar lägga till reserverna under 2020. | |
| 5 | Denna finansiering tas från en annan del av WMF:s budget. Vi kommer att anpassa avtal och kontrakt baserat på det avtal vi slutit med WMF.
Därtill kommer vi att fortsätta söka andra projektmedel och enskilda donationer m.m. för att fortsätta ha en god bredd i vår finansiering. Bedömningen är att när vi är en hubb med ett tydligt mandat kommer vi att kunna söka medel globalt på ett helt annat sätt samt snabbt kunna ansluta oss till projektansökningar som andra organisationer leder. Vi har anslutit oss till en större EU-ansökan för Wikispeech, vilken bedöms ha mycket god chans att finansieras. | |
Förslag på beslut
Årsmötet ger styrelsen befogenhet att verka i enlighet med den verksamhetsinriktning samt de ekonomiska ramar som beskrivs ovan.